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資料管理制度(范文
第1篇 房地產(chǎn)工程管理部資料管理員崗位職責
房地產(chǎn)公司工程管理部資料管理員崗位職責
1.負責按照檔案管理的有關(guān)要求,建立完善資料管理制度;
2.根據(jù)公司工程管理要求,列出必須歸檔的資料、圖紙、文件清單,并加以管理;
3.按照資料管理的要求,負責文件收發(fā)和登記,以及工程資料的收集整理,按項目分類登記、存檔、移交;
4.按照《工程圖紙借閱管理辦法》要求,對工程圖紙進行管理;
5.按照檔案管理的要求,負責資料室技術(shù)資料、圖紙、文件的歸檔整理;
6.負責資料室圖書資料的借閱管理,并對借出文件、資料負責跟蹤和收回;
7.負責跟蹤有關(guān)文件的審核流程,包括現(xiàn)場簽證、設(shè)計變更等其他需要經(jīng)過多個部門或人員審閱的文件;
8.負責對離職或崗位調(diào)整的員工借閱資料歸還的清查工作,并簽署清查意見,上報部門經(jīng)理。
9.負責對必須歸檔的重要資料的收集和存檔;
10.負責上級領(lǐng)導臨時安排的其他工作。
第2篇 房地產(chǎn)案場資料檔案管理辦法
案場資料檔案管理辦法
1.案場資料按其保密性分為三個類別:
a類為內(nèi)部機密資料:包括銷控、日報、周報、月報、售足簽退文件夾、已購、未購表等,可閱范圍為案場經(jīng)理,銷售主管;
b類為內(nèi)部資料:可閱范圍為案場內(nèi)工作人員。
c類為一般性資料。
2.未經(jīng)允許,案場人員不得翻閱公司內(nèi)部資料(包括公司書籍、培訓資料)或復印、外泄內(nèi)部資料。
3.個人銷售夾需隨身攜帶,外出時應把銷售夾收好,不得出現(xiàn)銷售桌無人而放有銷售夾的情況。
4.不得隨意將銷售夾或銷售夾內(nèi)資料帶出售樓處,以免造成資料外泄。
5.銷售夾內(nèi)的資料要封好,不給客戶隨意抽取的機會。
第3篇 某樓盤資料管理制度
樓盤資料管理制度
1、公開宣傳資料:包括樓書、折頁、戶型單頁、報價單、付款方式、宣傳資料、宣傳雜志等。該類資料銷售主管管理,控制用量,保留一定的底線量,當資料用到保留底線時由申領(lǐng),主管應隨時檢查擺放資料是否應增加。對于樓盤資料也應保留一份存檔,以備查閱。
2、銷售資料:包括《銷售員簽到表》、《客戶登記表》、《客戶登記總表》、《尾數(shù)紙》、《樓宇買賣確認書》、《變更通知單》、《入伙通知單》、《客戶檔案登記表》、《物業(yè)推薦表》、交款通知單、銷控表等。該類資料由主管統(tǒng)一向部門內(nèi)勤領(lǐng)用。管理及控制用量,與樓盤資料管理方向基本相同。
銷售員對該類資料使用方法:
客戶登記表--銷售員應詳細填寫每一項內(nèi)容,并做好跟進記錄。于當日填寫《客戶登記總表》,由主管存檔并輸入電腦。
物業(yè)推薦表--在向客戶推薦物業(yè)時填寫,計算必須核對是否正確后,才能交給客戶,以免因此誤導客戶。
尾數(shù)紙--銷售員需在上面注明補定時間,將客戶聯(lián)給客戶,原件于當日上交主管。
認購書--銷售員將客戶聯(lián)交給客戶,復印一份自己保存,將原件于當日交主管。
購房須知--簽訂認購書后附送。
業(yè)主檔案表、客戶身份證復印件--必須附在尾數(shù)紙或認購書后同時上交。
成交卡--銷售員每成交一套填寫一份,附在認購書后同時上交。
繳款通知單--客戶付款時,由銷售員開具繳款通知單(一式二聯(lián)),財務(wù)聯(lián)交給財務(wù),業(yè)務(wù)聯(lián)交主管。
收款收據(jù)--收款收據(jù)一般由財務(wù)自行保管,特殊情況由現(xiàn)場主管負責管理。
變更通知單--變更房號、業(yè)主名、付款方式、折扣點、價格等都必須填寫變更通知單(一式二聯(lián)),銷售主管簽字后將財務(wù)聯(lián)交給財務(wù),把業(yè)務(wù)聯(lián)附在認購書后存檔。
買賣合同及按揭合同--詳見公司規(guī)定。
入伙通知書--銷售員在填寫入伙通知書之前,應先核實業(yè)主是否付清款,簽署買賣合同、按揭合同等。填寫后,經(jīng)財務(wù)審核簽字,才能交給客戶。
3、樓盤檔案資料
(1)已簽定的客戶登記表、尾數(shù)紙、認購書、變更表、客戶身份證復印件、客戶檔案:每日由主管審核并存檔。
(2)客戶付款情況表:每日由主管及時登錄。
(3)合同登記情況表:由主管負責登記,客戶領(lǐng)取時在登記表上簽字。
(4)下月應收款清單及需簽合同、辦理按揭清單:由主管在月初與財務(wù)查核后制定,由主管及時通知業(yè)務(wù)員。
(5)客戶投訴表、客戶反映情況表:由客戶自己填寫或業(yè)務(wù)員指導客戶填寫,處理完畢后及時反饋客戶,并交由主管存檔,在《投訴情況統(tǒng)計表》上登記。
(6)業(yè)主函:寄送的業(yè)主函由協(xié)助主管執(zhí)筆,寄送后原件存檔。
(7)業(yè)務(wù)員簽到及接待順序表:由主管存檔。
4、其他資料,包括樓盤相關(guān)文件(如預售證、建筑平面圖、面積測繪報告、竣工驗收報告等)、公司文件(制度、條例等)、銷售員檔案(銷售員的調(diào)查報告、總結(jié)等)、周邊樓盤資料等。此類資料由分類存檔管理,銷售員查看后須放回原處,如出借需經(jīng)過主管同意并登記,要如期歸還。
本規(guī)定自二○一二年九月十五日起執(zhí)行。
第4篇 房地產(chǎn)企業(yè)辦公設(shè)備辦公用品圖書資料管理辦法
房地產(chǎn)企業(yè)辦公設(shè)備、辦公用品及圖書資料管理辦法
公司辦公設(shè)備、辦公用品及圖書資料的管理,本著勤儉節(jié)約、合理安排、有效使用的原則,特制定本管理辦法。
1、辦公室負責公司辦公設(shè)備、辦公用品及圖書資料的統(tǒng)一管理工作,各部門根據(jù)工作需要提出計劃及請示,獲得批準后,由辦公室統(tǒng)一購置,專業(yè)用品與圖書資料由提出部門自行購置,交公司辦公室管理。
2、辦公設(shè)備管理范圍:計算機及附屬設(shè)備;復印機、傳真機、碎紙機等文件處理設(shè)備;電話、手機等通訊設(shè)備;錄音、錄像、照相器材及附屬設(shè)備;辦公桌椅及其它辦公設(shè)備。
3、辦公用品管理范圍:各種紙、筆、本、文件夾等文具用品;簽約儀式、大型會議及特殊活動需用的物品。
4、公司圖書、資料管理范圍:與公司發(fā)展有關(guān)的各類書籍、專業(yè)書籍、報刊文獻集重要信函、請示材料批件和圖紙資料等。
5、日常辦公用品的購置由辦公室按計劃定期購辦。辦公設(shè)備與圖書資料的購置由各部門提出申請,經(jīng)辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào),提出擬辦意見,報公司總經(jīng)理審批,獲準后方可購置。
6、辦公室為各部門設(shè)立辦公設(shè)備及辦公用品領(lǐng)用臺帳,由部門設(shè)專人負責領(lǐng)取并保管,領(lǐng)取時辦理登記手續(xù)。
7、公司圖書資料由辦公室專人負責登記保管,各部門人員需借閱時到公司辦公室辦理借閱手續(xù);部分業(yè)務(wù)書籍及圖紙資料可由業(yè)務(wù)部門派專人自行登記保管。
8、公司每位員工領(lǐng)用的辦公設(shè)備、辦公用品要合理使用并妥善保管、維護。
9、凡員工調(diào)出或離開公司時,須將其所領(lǐng)用的價值較高的辦公用品如計算器、訂書機、u盤等交回公司辦公室。不得將該物品帶走或私自轉(zhuǎn)交他人保管或使用。
10、本辦法由公司辦公室負責解釋。
第5篇 房地產(chǎn)公司銷售部資料管理辦法
房地產(chǎn)開發(fā)公司銷售部資料管理
一.資料內(nèi)容
文字部份:
1.送董事會資料。
2.公司下發(fā)文件。落款為__公司、董事會的通知、通告、指示、決定、決議等。
3.會議紀要。
4.內(nèi)部資料。包括一般資料和重要資料(需長期保存)。
5.送其他部門資料,主要指部門銜接函。
6.其他部門送本部門資料。銜接函、落款為__部的通知、通報、決定等。
7.策劃部送行業(yè)信息。包括:策劃部送來的《簡報》、其他樓盤信息等。
8.活動方案。包括公司內(nèi)部及對外舉辦的各種活動細則,實施方案,請柬,門票樣本等。
9.報刊雜志信息。分相關(guān)行業(yè)信息、廣告信息等。
10.法律方面資料。主要指法律顧問的意見書、信函。
11.各項目售前資料。包括國土出讓協(xié)議復印件、預售許可證復印件、固定資產(chǎn)投資許可證復印件、建設(shè)工程許可證復印件、建設(shè)規(guī)劃許可證復印件、項目總平圖、戶型圖、鋪面平面圖、售樓資料、住宅和鋪面價目表。
12.各項目運行中資料。包括合同書、預定單、工程變更單、退房申請單及批復、按揭資料、客戶檔案。
13.各項目售后資料。主要指物管公司送來的,如客戶住宅電話等資料。
14.銷售代表檔案。包括入司時間、生日時間、獎罰情況。
15.各項目《銷售日報表》。
16.每天各銷售代表的《工作日志》及每周、每月匯總。
電腦部份:
1.銷售資料。主要指商品房銷售一覽表、合同摘要,營業(yè)用房合同摘要,車庫購銷情況,已售房、余房信息。
2.工作日志。
3.客戶檔案。
4.銷售代表檔案。
二.資料的管理。
銷售助理負責本部門的資料管理工作,主管進行監(jiān)督和督促。
銷售助理作為資料的管理人,應及時做好資料的收集、整理、歸檔,確保資料的完整、正確和安全。
1.文字資料。
報董事會資料。注明所上報的具體董事、時間。
公司下發(fā)文件。在收文的次日早會宣讀,會后存檔。
《銷售日報表》。由經(jīng)辦的銷售主管當日詳細填寫,銷售助理每天早會檢查,會上匯總(包括當日匯總、截止當日匯總),經(jīng)理會后檢查。一本填完后存檔。
《工作日志》。由各銷售代表每天下班前完成,主管助理當日匯總,分項目銷售時間存檔。
合同書的管理。詳見《預定單合同的管理》。
預定單的管理。詳見《預定單合同的管理》。
工程變更單的管理。銷售部保留的工程變更單應分項目長期保存。
項目售前資料。長期保存。
項目售后資料。長期保存。
注意事項:1.每份資料編寫目錄,建立借閱簽字制。如造成售樓資料遺失,須原樣彌補,并罰款200元,如造成其他資料的遺失,須承擔相應的經(jīng)濟及法律責任并罰款200元。
2.大部分文字資料需長期保存,有些資料需永久保存,這些資料主要是指與客戶簽署的易引起爭議的書面資料,如a、客戶的更名、轉(zhuǎn)讓資料(見《更名、轉(zhuǎn)讓手續(xù)的辦理》);b、優(yōu)惠客戶的情況說明;c、公司對客戶的賠償資料(含時間、原因、客戶姓名、購房位置、賠償結(jié)果、領(lǐng)導簽字、經(jīng)辦人簽字、客戶獲賠后的聲明);d、退房資料(見《退房手續(xù)的辦理》)。
二.電腦部分。
主管機要加密,除經(jīng)理、主管、主管助理以外的人員使用需征得主管以上一級領(lǐng)導同意。
涉及保密的郵件要打印出來后妥善管理,郵件刪除。
合同及預定(退款)單的管理
一.填寫
1.由經(jīng)辦的銷售代表填寫,如該經(jīng)辦人員不在,由主管或經(jīng)理安排人員填寫,該被安排的工作人員有義務(wù)保質(zhì)、保量地完成,否則將作為責任人受到處罰。
2.字跡要工整、清楚,使用黑色鋼筆或簽字筆。如有修改,使用涂改液或刀片后再填寫。如發(fā)現(xiàn)字跡潦草、模糊者,用筆不合要求者,一份罰款50元。
3.合同內(nèi)容的填寫。
a.合同包括:主合同、補充協(xié)議、物管協(xié)議。
b.嚴格執(zhí)行規(guī)定的單價、付款時間、既定的條款,如出現(xiàn)金額的優(yōu)惠,合同條款的修改,補充條款的增加等被視作特殊合同,按照評審要求進行合同評審,
c.合同金額四舍五入保留到元,并保證分項金額之和等于總金額,單價乘以面積等于總價。
合同中須注明定金金額,定金統(tǒng)一為壹萬元。
大寫金額處有數(shù)據(jù)前的零可用/代替,數(shù)據(jù)中的零不得簡寫。
d.填寫不得有空白欄,無內(nèi)容填寫應用/劃去,否則造成后果者自行承擔一切后果。
合同上一定要留有客戶的身份證號、通訊電話、通訊地址。
4.合同簽寫的程序。包括從書寫到交由主管助理管理。
合同書分格式化合同與特殊合同,格式化合同由經(jīng)辦銷售代表填寫內(nèi)部審核表,后需另外一位銷售代表、銷售主管復核簽字,復核內(nèi)容包括合同書是否各文本都簽寫了及其中的每一條、每一款及確保正確性和未經(jīng)過任意修改。特殊合同要進行單獨合同評審,是否有相關(guān)領(lǐng)導簽字認可,之后再交給客戶去辦理交款等以后的手續(xù)。
合同一式份,客戶、公司財務(wù)、銷售各一份,銷售保留的一份由主管、經(jīng)理核查后交開發(fā)公司管理,核查的內(nèi)容同上。
不規(guī)范合同的責任三方除查出問題的人以外均將受到50元-1000元的處罰,并承擔由此造成的一切后果,公司不承擔由于工作人員原因造成的任何損失。
5.預定單內(nèi)容的填寫。
嚴格執(zhí)行規(guī)定的單價、預定截止期限(從簽預定單次日起3天),如有調(diào)整視作特殊預定單,單價的優(yōu)惠由經(jīng)理以上一級領(lǐng)導簽字,預定截止日期的延長由主管以上一級領(lǐng)導簽字,否則將視情況給責任人以處罰。
填寫不得有空白欄,無內(nèi)容填寫應用/劃去,否則造成后果者自行承擔一切后果。
單上一定要留有客戶的通訊電話、通訊地址
特別注意單價與付款方式的對應一致,否則自行承擔一切后果。
6.預定單簽寫的程序。
1)填寫電腦確認單,寫明預定單號、客戶姓名、房屋位置、型號、定房日期及銷售代表姓名,將此單交至經(jīng)理處進行電腦輸入,確認無誤;
2)填寫房屋預定單,由另外一位銷售代表進行復核,客戶簽字后交至經(jīng)理處簽字確認;
3)帶客戶到財務(wù)部進
行交款,加蓋經(jīng)濟合同章;
4)將預定單的第一聯(lián)(白色)交至經(jīng)理處進行存檔,第二聯(lián)交給客戶,第三聯(lián)交給財務(wù)。
簽預定單須交納_____元以上的預定金。
7.退房程序
1.)定金:由客戶打電話說明要退房,且定金可不予退還者,由銷售代表填寫情況說明,寫明客戶姓名、定房位置,定房時間及退房原因,交至經(jīng)理處進行存檔。(此種情況大多為已過預留截止日期者)
2.)退房且退定金:由于公司及其他原因造成客戶要求退房的:
a.預定退房:收回客戶的預定單,經(jīng)理簽字后由相應銷售員帶客戶到財務(wù)部退款,退款后將預定單交至銷售經(jīng)理(財務(wù)部)處進行存檔;
b.合同退房:收回客戶的合同、業(yè)主卡等,要求客戶填寫《退房申請單》,交由財務(wù)核算應退金額并簽字確認,銷售主管簽字確認,金額在5萬元以上者由公司領(lǐng)導簽字確認,之后由財務(wù)部與客戶約定時間進行退款,退款后將《退房申請單》原件交至財務(wù)部,復印件交至銷售助理處進行存檔。
二.合同管理。此工作由經(jīng)理助理承擔,經(jīng)理進行監(jiān)督。
1.合同的管理。
時間:從客戶簽合同開始到移交給實業(yè)公司之前。
內(nèi)容:分項目、分住宅和鋪面;建立借閱簽字制。
注意事項:應作為機密資料保存,不得遺失,不得將信息告訴他人;除公司領(lǐng)導、銷售經(jīng)理、合同經(jīng)辦人員以外,其他人員查看合同須經(jīng)主管同意,借閱須簽字。
2.預定單的管理。
時間:從客戶簽單開始須長期保存,該預定單無論是有效的、作廢的、過期的都需長期保存,以備查。
內(nèi)容:分項目、分已退房和未退房、分有效的和失效的。
三.關(guān)于合同評審
1.格式化合同
a.定義:對開盤前的合同進行統(tǒng)一內(nèi)容的擬訂,在經(jīng)過合同評審后,即成為格式化合同。
b.合同評審程序:銷售部擬訂內(nèi)容--填寫合同評審表格--有關(guān)部門負責人簽字--管理者代表簽字--總經(jīng)理簽字
c.簽定此類合同時,須經(jīng)過銷售部內(nèi)部審核過程:銷售代表與客戶簽定合同--經(jīng)辦銷售代表填寫內(nèi)部審核表并簽字確認--復核銷售代表簽字--銷售主管簽字確認--銷售經(jīng)理簽字確認客戶簽字--蓋經(jīng)濟合同章。
d.對于復核人員應確認客戶在現(xiàn)場,對于條款未進行任意修改和增加,如在未修改的前提下增加了條款,確認此條款屬客戶對于公司的約束還是屬公司對客戶的約束,如是前者,則應進行特殊合同的評審,如屬后者,則應在增加條款上進行蓋章確認后進行內(nèi)部審核(此類增加內(nèi)容應首先由銷售主管在審核表上進行書面確認后填寫)。
2.特殊合同:
a.定義:對格式化合同內(nèi)容進行了改變(增加或刪除,其中增加條款屬客戶對公司的約束類),即稱其為特殊合同。
b.評審程序:銷售代表填寫合同評審表格(詳細填寫合同變更的內(nèi)容)--有關(guān)部門進行評審--法律顧問進行評審--管理者代表進行評審--銷售總監(jiān)、總經(jīng)理進行評審
c.對于最終評審結(jié)果與客戶達成一致后,客戶進行合同的簽字確認,蓋經(jīng)濟合同章。
d.若公司對此評審程序有改變,按改變后的程序另行執(zhí)行。
第6篇 學校印章保密資料安全管理制度
學校印章和保密資料安全管理制度
1.學校黨政公章、各部門的公章、財務(wù)專用章、合同專用章都應有專人保管、啟用,嚴格執(zhí)行領(lǐng)導批準使用制度。(黨政公章由政工員管理,部門公章由處室主任管理,財務(wù)專用章、合同專用章由總務(wù)主任管理)
2.任何部門的公章,未經(jīng)單位、部門領(lǐng)導批準不得帶離辦公室或借給他人使用。
3.保管人員要妥善保管好印章,掌握使用原則,不得隨便為他人加蓋公章。
4.所有保密文件、資料都必須經(jīng)學校辦公室保密員登記后方可使用,并按指定對象閱辦,不得私下橫傳。
5.使用保密文件、資料應及時退還保密檔案室,不得長期存放,機密以上文件不準隨便摘抄、復印,防止泄密。
6.保密文件、資料嚴格借閱登記制度,保密員應定期清查收回。保密文件、資料遺失,應及時查明原因,并報告上級保密部門。
7.保密文件、資料,應按密級規(guī)定的機關(guān)負責登記銷毀,嚴格審批手續(xù)。
第7篇 鎮(zhèn)中心幼兒園資料及檔案管理制度
鎮(zhèn)中心幼兒園資料及檔案管理制度
1、資料員定期做好各類資料的收集、登記、整理歸檔、存檔工作。
2、負責向員工及時提供各類資料的查詢。
3、負責做好各類資料的借閱管理。
4、做好各類資料的保管工作,做好防火、防盜、防蟲、防霉工作。
5、對來文和本園文書資料進行綜合分類,以利文件統(tǒng)計、閱辦、保管、查找和保密。
6、文件及時辦理,需轉(zhuǎn)送有關(guān)部門,人員辦理,做到不積壓、不誤事、不錯漏、不遺失、不泄密。
7、對轉(zhuǎn)送辦的文件要跟蹤督促,及時催辦,已辦的文件及時回收。
8、做好四個平時,平時分類、平時鑒定、平時整理、收回后的文件按平時擬好的標題分類存放。
9、年終將全部文件清理歸檔,對跨年未辦畢的文件爭取在下年三月底前清退以便交卷歸檔。
第8篇 北坡中學圖書閱覽資料室管理人員工作職責
第三中學圖書、閱覽、資料室管理人員工作職責
一、熱愛本職工作,牢固樹立為教學服務(wù)的思想,嚴格執(zhí)行圖書、閱覽管理制度,做好圖書、閱覽、資料室日常管理工作。
二、負責課本、圖書、期刊、資料、報紙等的選購、訂購、登記造冊、推薦、分配、領(lǐng)、借工作。做到帳目清楚,帳物相符。
三、做好圖書、閱覽、資料室的內(nèi)務(wù)工作,保持室內(nèi)衛(wèi)生,創(chuàng)造優(yōu)雅的文化氛圍。做好防火、防水工作。
四、按制度組織好圖書、資料的借、閱;組織好師生閱覽;做好活動記錄。最大限度發(fā)揮“三室”功能,起到拓寬師生視野、提高師生素質(zhì)、促進師生個性發(fā)展的作用。
五、加強與書店和兄弟學校的聯(lián)系,加強業(yè)務(wù)知識的學習,努力實現(xiàn)“三室”管理工作標準化、規(guī)范化。
六、為開架借書做好準備。
第9篇 后勤產(chǎn)業(yè)處印章保密資料安全管理制度
后勤產(chǎn)業(yè)處印章和保密資料安全管理制度
第一條 后勤產(chǎn)業(yè)處公章、各部門的公章、合同專用章應有專人保管、啟用,嚴格執(zhí)行領(lǐng)導批準使用制度。
第二條 任何部門的公章,未經(jīng)單位、部門領(lǐng)導批準不得帶離辦公室或借給他人使用。
第三條 保管人員要妥善保管好印章,掌握使用原則,不得隨便為他人加蓋公章。
第四條 所有保密文件、資料都必須經(jīng)后勤產(chǎn)業(yè)處辦公室指定人員登記后方可使用,并按指定對象閱辦,不得私下橫傳。
第五條 使用保密文件、資料應及時退還辦公室,不得長期存放,機密以上文件不準隨便摘抄、復印,防止泄密。
第六條 保密文件、資料嚴格借閱登記制度,保密員應定期清查收回。
第七條 保密文件、資料遺失,應及時查明原因,并報告上級保密部門。
第八條 保密文件、資料,應按密級規(guī)定的機關(guān)負責登記銷毀,嚴格審批手續(xù)。
第10篇 _鄉(xiāng)村社區(qū)檔案資料管理制度
鄉(xiāng)村社區(qū)檔案資料管理制度
一、社區(qū)各種門類的檔案,由社區(qū)村委會指定專人統(tǒng)一管理,做到分類清楚,存放有序,查詢方便。
二、資料一般按年度分類歸檔,各個檔案卷中均附有案卷目錄。
三、原始記錄材料堅持做到隨時發(fā)生、隨時記錄、隨時整理歸檔,因特殊原因一時漏記的要及時補記。
四、根據(jù)氣候變化,做好檔案資料的防火、防潮和防蟲蝕等,確保檔案資料的完好無損。
五、檔案管理人員變動時,必須辦理交接手續(xù),嚴格核實交接的檔案。
第11篇 某某公司文檔資料統(tǒng)一管理的制度
某公司文檔資料統(tǒng)一管理的制度
一、檔案資料的管理規(guī)定
1.為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理,同時也方便各部門有效地使用所有資料,公司的文檔資料實行統(tǒng)一管理制度。
2.由運營中心負責公司所有文檔資料保存和管理工作。
3.各部門例會和重要會議均要有會議紀要并提交運營中心。
4.所有業(yè)務(wù)合同原件一式三份,一份交客戶,另兩份分別由業(yè)務(wù)部、財務(wù)部存檔,各業(yè)務(wù)部每月整理匯總合同清單。
5.圖書資料由各部門自己保管,但各部門需向運營中心提交清單,并在每次新增資料后及時向運營中心提交新增的資料清單。
二、文檔資料的主要范圍
1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復、公司信函、會議紀要、公告等;
2、公司的各種規(guī)劃、計劃、總結(jié)等資料;
3、各部門例會和重要會議的會議紀要;
4、員工個人檔案(員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復印件、學歷復印件及其它相關(guān)重要證件的復印件)以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設(shè)備記錄、績效考核等資料;
5、員工提案、述職報告等文字材料。
三、文檔資料的調(diào)用原則及規(guī)定
1、調(diào)用文檔要嚴格按照分級調(diào)用相關(guān)文檔的原則。
2、調(diào)用本部門文檔,須經(jīng)本部門經(jīng)理申批。
3、調(diào)用外部門文檔,經(jīng)雙方經(jīng)理同意并填寫有關(guān)調(diào)用文檔表格方可調(diào)用。
4、未經(jīng)批準任何人不得擅自越級或跨部門調(diào)用文檔,違者按情節(jié)輕重予以處罰。
第12篇 樓盤現(xiàn)場資料管理制度
1.公開宣傳資料:樓書、折頁、戶型單頁、報價單、付款方式、宣傳資料、宣傳雜志等。每日檢查該類資料是否用到保留底限,應及時增加擺放資料。
2.銷售資料:《客戶來訪登記表》、《____樓盤認購協(xié)議書》、《價格表》、《廣告來電登記表》、《購須知房》、《銷控表》、《變更通知單》《客戶投訴表》《樓盤折扣申請單》等。
銷售員對該類資料使用方法:
客戶登記表--銷售員應詳細填寫每一項內(nèi)容,并做好跟進記錄。于當日填寫《客戶登記總表》,由并輸入電腦。
物業(yè)認購協(xié)議書--在向客戶推薦物業(yè)時填寫,計算必須核對是否正確后,才能交給客戶,以免因此誤導客戶。
廣告來電登記表--登記來電量,用于檢測廣告發(fā)布效果,同時便于對媒體效果監(jiān)控。
購房須知--簽定認購書后附送。
繳款通知單--客戶付款時,由銷售員開具繳款通知單,財務(wù)聯(lián)交給財務(wù),交款人聯(lián)交內(nèi)勤人員。
收款收據(jù)--收款收據(jù)一般由財務(wù)自行保管,特殊情況由銷售經(jīng)理(現(xiàn)場專案經(jīng)理)負責管理。
--變更房號、業(yè)主名、付款方式、折扣點、價格等都必須填寫變更通知單,銷售經(jīng)理(現(xiàn)場專案經(jīng)理)簽字后將財務(wù)聯(lián)交給財務(wù),另一聯(lián)附在認購書后存檔。
買賣合同及按揭合同--另行規(guī)定。
客戶投訴表----用于登記客戶投訴時間、投訴內(nèi)容等。
樓盤折扣申請單----用于客戶如需多套單位或要求更多折扣。
3.樓盤檔案資料
(1)已簽定的客戶登記表、認購書、變更表、客戶檔案:每日由內(nèi)勤人員審核并存檔。
(2)合同登記情況表:由內(nèi)勤人員負責登記,::客戶領(lǐng)取時在登記表上簽字。
(3)下月應收款清單及應簽合同、辦理按揭清單:由內(nèi)勤人員在月初與財務(wù)查核后制定,及時通知銷售員。
(4)客戶投訴表:由客戶自己填寫或銷售員指導客戶填寫,處理完畢后及時反饋客戶,并存檔,在《投訴匯總表》上登記。
(5)客戶基本情況表、客戶付款情況表:每日由內(nèi)勤人員及時登錄。
(6)業(yè)主函:業(yè)主函由內(nèi)勤協(xié)助主管執(zhí)筆,寄送后原件存檔。
(7)銷售員簽到及接待順序表:由內(nèi)勤人員存檔。
4.其他資料,包括樓盤相關(guān)文件(如預售證等相關(guān)五證、建筑平面圖、面積測繪報告、竣工驗收報告等)、公司文件(制度、條例等)、銷售員檔案(銷售員的調(diào)查報告、總結(jié)等)、公司其他樓盤資料、周邊樓盤資料等。此類資料由內(nèi)勤人員分類存檔管理,銷售員查看后須放回原處,如出借需經(jīng)過現(xiàn)場內(nèi)勤人員同意并登記,要如期歸還。
第13篇 健升房地產(chǎn)資料文件管理辦法
1.人員安排
指定專人負責資料文件管理工作,負責公司下達的文件命令、指示,并督促經(jīng)辦人員執(zhí)行。
2.文件收發(fā)基本要求
a、建立收發(fā)文登記簿,收發(fā)文時填寫文件日期、文件編號、文件內(nèi)容、收發(fā)文單位。
b、發(fā)文必須及時準確,并要求收文人簽收。
c、發(fā)出文件必須留底,分類存檔。
d、收到文件后,要做好登記,并及時轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)人員。需要傳閱的,采用發(fā)給甲--收回--再發(fā)給乙--……的方法,并要求閱后簽名。
e、所有收到的文件均須歸檔保管,如屬傳真件要以復印件存檔。
3.資料文件保管要求
做到資料齊全,便于查詢。
a、文件的分類:
資料分類的目的是為了便于使用。不同時期不同的工作重點,相應文件的分類也會有所變化。基本分類原則如下:
⑴公司內(nèi)部:
①公司文件;
②地產(chǎn)部內(nèi)部文件;
③公司各部門往來文件;
⑵往來文件:
①與物業(yè)公司往來文件;
②與業(yè)主或客戶往來文件;
③其他往來文件。
⑶樓宇資料:
①基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件;
②有關(guān)設(shè)計文件;
③報建批文文件;
④銷售有關(guān)文件;
⑤市場調(diào)查文件;
⑥其他文件。
b、根據(jù)以上分類標準將文件分門別類,隨時編制目錄。
c、按時間分類將資料文件裝訂成冊,統(tǒng)一制作封面、目錄,進行妥善保管。
4.資料查詢
a、非本部門人員要查閱有關(guān)資料,必須獲得本部門經(jīng)理許可后方可查閱。
b、查閱人僅限查閱許可的資料。
c、借閱文件資料時,需經(jīng)部門經(jīng)理批準,登記后方可借閱,時間不得超過7天。
d、如需復印,應經(jīng)部門經(jīng)理許可,并由資料管理人員復印并進行登記。
第14篇 房地產(chǎn)銷售合同印鑒顧客資料管理制度
一、購房合同簽署及管理辦法
為規(guī)范公司合同簽署及文檔管理,做好部門協(xié)同工作,特制定本辦法:
領(lǐng)用購房合同(以下簡稱合同)
銷售部根據(jù)需要可一次性從辦公室領(lǐng)取空白合同(已蓋章)五十份,并登記合同編號。銷售部應指定專人保管空白合同,并對領(lǐng)用者進行登記。因誤填等原因作廢的空白合同須交回辦公室銷毀。如有丟失,應即時通知辦公室,并根據(jù)合同編號登報聲明。
簽署過程
1、購房合同由銷售部人員(法人代表委托授權(quán))負責簽署,合同正本一式兩份至五份,銷售部應將公司留存的原件全部交辦公室檔案員保管。
2、收取定金:客戶定金在5000元(含)以下的,由銷售部指定人員收取,并在當日交到財務(wù)部;定金在5000元以上的,由財務(wù)部收取,出納應以最快速度到達銷售現(xiàn)場,時間不得超過40分鐘。
合同條款的依據(jù)(公司方)
1、合同面積以總工室出具的《__暫測面積》為標準。以非標準分割單位出售,須經(jīng)總工室測定,總經(jīng)理簽字認可。
2、合同金額以總經(jīng)理簽發(fā)的《__價格報告書》為標準。以低于標準的價格出售,須經(jīng)總經(jīng)理同意。
3、付款方式、::違約責任、設(shè)計變更、質(zhì)量承諾、產(chǎn)權(quán)登記、物業(yè)管理、保修責任等各項事宜均以總經(jīng)理簽發(fā)的有關(guān)文件為標準。
4、以上標準應交辦公室存檔,財務(wù)部備份。
合同更改
因某種原因須更改合同,經(jīng)雙方協(xié)商后(公司方必須經(jīng)總經(jīng)理同意),簽定程序同上。作廢合同處理辦法同上。
合同查詢及使用
1、辦公室將合同內(nèi)容錄入公司局域網(wǎng)供有關(guān)人士查詢;
2、辦公室負責合同資料的準確性、及時性、保密性;
3、查詢權(quán)限為公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、銷售部正副經(jīng)理及該合同簽署人,財務(wù)部正副經(jīng)理、辦公室正副主任及合同保管員;
4、調(diào)用或查看原件的權(quán)限為總經(jīng)理、副總經(jīng)理、銷售部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、辦公室主任。其余人員須經(jīng)以上人士同意,方能調(diào)用或查看。
合同內(nèi)容審查
財務(wù)部根據(jù)合同條款為依據(jù),及時(三個工作日內(nèi))對每份合同進行審查,如有不符合標準情況,須立即與總經(jīng)理核實。
報表統(tǒng)計
財務(wù)部根據(jù)合同匯總銷售報表,并通過郵件方式每周呈總經(jīng)理,報表主要參數(shù)指標為:客戶姓名、簽約日期、成交面積、成交金額、已付金額、未付金額、本月應收款、本季度應收款、本年度應收款等。
二、銷售部印章的使用和管理:
1.銷售部的印章由內(nèi)管員負責保管。印章的使用只限于公務(wù)用途。
2.員工使用印章時必須填寫《印章使用登記表》,說明用途,由內(nèi)管員審核后方可蓋章。
3.發(fā)現(xiàn)有非法使用印章的員工將被立即開除。
三、顧客資料的管理:
對凡到各售樓處看房的來訪客戶,售樓員都必須詳細、認真地記錄有關(guān)資料,由項目經(jīng)理負責整理和管理,各售樓處的客戶資料共享。
第15篇 機電技術(shù)管理資料備查制度
為了做好電氣安全管理工作,機電管理人員必須熟悉全礦供電系統(tǒng)的運行狀況,并掌握設(shè)備動態(tài),以便能事先預測和判斷事故隱患,以及在發(fā)生事故時能及時制定出正確的處理方案和措施。因此,各礦機電管理部門必須建立健全全礦供電方面的各種技術(shù)管理資料。每一礦井必須備有地面、井下配電系統(tǒng)圖、井下電氣設(shè)備布置示意圖和電力、電話、信號和電機車線路平面敷設(shè)示意圖、并隨著情況的變化定期填繪。圖中應注明:
1.電動機、變壓器、配電設(shè)備、信號裝置、通訊裝置等裝設(shè)地點。
2.每一設(shè)備的型號、容量、電壓、電流種類及其他技術(shù)性能。
3.饋出線的短路、過負荷保護的整定值、熔斷器熔體的額定電流值以及被保護干線和支線最遠點兩相短路電流值。
4.線路電纜的用途、型號、電壓、截面和長度。
5.保護接地裝置的地點。
6.風流方向。
除上述各種圖紙外,各礦機電管理部門,還應設(shè)專人,負責對每臺電氣設(shè)備和每條電纜建立它們的技術(shù)檔案。對設(shè)備的出廠時間、購進時間、安裝時間、運行情況、歷次使用搬遷情況等,尤其是歷次檢查、修理、試驗結(jié)果,都應詳細記入檔案,這些資料,進入機電設(shè)備管理信息庫。加強礦井機電安全管理工作,提高機電安全管理水平。
