檔案管理制度范本

制定一套有效的檔案管理制度是任何組織管理的基礎工作，它確保了信息的有序性、安全性和可訪問性。檔案管理制度范本的編寫需要考慮多個因素，包括但不限于檔案的分類、保存期限、檢索方式、權(quán)限管理以及安全措施。

規(guī)章制度包括哪些

檔案管理制度通常包括以下幾個核心部分：

1. 檔案管理政策：明確檔案管理的目的、原則和適用范圍，為整個制度提供指導方針。

2. 檔案分類與編碼：定義各類檔案的分類標準和編碼規(guī)則，便于歸檔和查找。

3. 檔案收集與整理：規(guī)定檔案的來源、接收、鑒定、整理和編目流程。

4. 檔案保管與保護：設定檔案的存放條件、保管期限和保護措施，防止物理損壞和數(shù)據(jù)丟失。

5. 檔案利用與借閱：規(guī)定檔案的查詢、借閱和復制程序，以及權(quán)限設置。

6. 電子檔案管理：針對數(shù)字化檔案，說明其存儲、備份、遷移和安全控制的要求。

7. 檔案銷毀：設定檔案到期后的銷毀程序，確保合規(guī)性。

8. 檔案安全管理：包括防火、防盜、防災等應急預案，以及信息安全策略。

9. 檔案工作職責：明確檔案管理人員的職責和權(quán)限，以及各部門在檔案管理中的角色。

作用和意義

檔案管理制度的意義在于：

1. 規(guī)范管理：提供操作指南，確保檔案管理工作有序進行。

2. 保障權(quán)益：通過明確的權(quán)責分配，保護組織和個人的合法權(quán)益。

3. 提升效率：通過標準化流程，提高檔案的檢索和利用效率。

4. 歷史記錄：保存組織的記憶，為決策提供歷史依據(jù)。

5. 法規(guī)遵從：符合法律法規(guī)要求，避免因管理不當引發(fā)的法律風險。

怎么制定

制定規(guī)章制度時，需遵循以下步驟：

1. 需求分析：了解組織的業(yè)務需求和檔案管理現(xiàn)狀，確定制度的目標。

2. 調(diào)研學習：參照國家和行業(yè)的相關標準，借鑒成熟的經(jīng)驗。

3. 起草初稿：結(jié)合需求和學習成果，編寫初步的制度文本。

4. 征求意見：廣泛聽取各部門意見，確保制度的可行性和接受度。

5. 修訂完善：根據(jù)反饋進行調(diào)整，解決矛盾和疏漏。

6. 審批發(fā)布：由管理層批準后正式發(fā)布，并進行必要的培訓和宣導。

檔案管理制度范文

檔案保管制度

第一條 設立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并指派專人負責，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密,任何人不得擅自進入檔案室,以保證維護檔案的完整性和安全性。

第二條 檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科學合理，便于查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

第三條 對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。

第四條 檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

第五條 檔案室在接收同級別人事檔案托管機構(gòu)或企業(yè)移交的檔案后，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保后續(xù)托管業(yè)務能順利開展。

第六條 確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統(tǒng)計、登記電子檔工作。

第七條 各類外借檔案必須嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。

第八條 定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時進行修補或復制。

檔案室管理實施細則

一、必須設有專門庫房或?qū)９駥Ω黝悪n案進行保管。

二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進入檔案庫房。 三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。

四、庫房內(nèi)除密集架、檔案裝具和調(diào)卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關的物品，檔案裝具排放，應做到整齊劃一，符合通風、防塵要求。

五、根據(jù)檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設備，并定期保養(yǎng)，使庫房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14-24℃，相對濕度40%-60%之間的規(guī)定要求。

六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應用白熾燈；檔案室不應靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場所。

七、檔案管理人員必須每季度對庫房內(nèi)的檔案進行核對，做到帳物相符。

八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負責保管，不得丟失。

檔案借（查）閱管理實施細則

為維護檔案的完整與安全性，更好地為后期各項工作服務，特制訂本細則。

一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務， 檔案屬于涉及托管人員隱私，未經(jīng)許可不得外借、外傳。

二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請單》

三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人，經(jīng)過相關審批流程后方可借閱。

四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》并經(jīng)科長簽字批準，方可查閱。

五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管領導批準。

六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。

七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等，應立即知會辦公室進行處置。

八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時做好催還工作。

九、借出和歸還檔案時，應做好清點手續(xù)，由檔案管理員與借閱者當面核對清楚。

對歸檔文件的基本要求

第一條 歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準確，各項簽字手續(xù)完備。

第二條 歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負荷規(guī)范要求，書寫材料要適合長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水及熱敏紙。

第三條 歸檔文件應為原件。

第四條 科技成果鑒定、基建工程驗收必須保存檔案的完整性。文件材料不完整、不系統(tǒng)的不能通過鑒定、驗收。

第五條 移交單位在正式移交前應對移交的文件材料進行組卷并編制移交目錄，雙方履行簽字手續(xù)