團(tuán)會管理制度是一項(xiàng)旨在提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率、維護(hù)團(tuán)隊(duì)秩序、促進(jìn)團(tuán)隊(duì)凝聚力的重要管理機(jī)制。它涵蓋了會議的籌備、執(zhí)行、后續(xù)跟進(jìn)等多個環(huán)節(jié)，包括會議的規(guī)劃、參與者的角色定義、會議流程的設(shè)定、決策制定與執(zhí)行、會議記錄與反饋等核心內(nèi)容。
包括哪些方面
1. 會議規(guī)劃：明確會議目的、確定參與者、安排會議時間與地點(diǎn)，以及準(zhǔn)備必要的會議資料。
2. 參與者角色：定義主持人、報告人、參會者等角色職責(zé)，確保每個人清楚自己的任務(wù)。
3. 會議流程：設(shè)定會議議程，規(guī)定討論主題的順序和時間分配。
4. 決策制定：確立決策程序，如投票、共識或領(lǐng)導(dǎo)決定等，保證決策的公正與高效。
5. 會議執(zhí)行：遵守會議紀(jì)律，保持會場秩序，確保會議按計劃進(jìn)行。
6. 記錄與反饋：記錄會議要點(diǎn)，形成會議紀(jì)要，及時向相關(guān)人員傳達(dá)會議決議，并跟進(jìn)執(zhí)行情況。
重要性
團(tuán)會管理制度的重要性在于：
1. 提升效率：通過規(guī)范化的流程，減少無效討論，提高會議效率。
2. 增強(qiáng)協(xié)作：明確角色分工，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員間的溝通與協(xié)作。
3. 促進(jìn)決策：提供決策制定的框架，確保決策的科學(xué)性和可行性。
4. 維護(hù)秩序：建立會議規(guī)則，維持良好的會議氛圍，防止混亂。
5. 確保執(zhí)行：通過記錄與反饋，追蹤決策執(zhí)行，保證工作落實(shí)。
方案
1. 制定詳細(xì)會議章程：編寫包含上述各方面的會議管理手冊，供團(tuán)隊(duì)成員參考。
2. 定期培訓(xùn)：定期組織培訓(xùn)，讓團(tuán)隊(duì)成員了解并熟悉團(tuán)會管理制度。
3. 評估與改進(jìn)：每次會議后進(jìn)行評估，收集反饋，對制度進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化。
4. 領(lǐng)導(dǎo)示范：管理層應(yīng)模范遵守制度，以身作則，引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員尊重并執(zhí)行制度。
5. 引入技術(shù)輔助：利用會議管理軟件，自動化處理會議通知、記錄和跟進(jìn)，提高管理效率。
團(tuán)會管理制度的實(shí)施需要全員參與，持續(xù)調(diào)整和完善，以適應(yīng)團(tuán)隊(duì)的發(fā)展變化。通過這樣的制度，我們可以期待團(tuán)隊(duì)合作更加有序，決策更為明智，從而推動團(tuán)隊(duì)的整體效能。
團(tuán)會管理制度范文
第1篇 后勤集團(tuán)會議室接待室使用管理規(guī)定
后勤集團(tuán)會議室、接待室使用管理規(guī)定
第一條 會議室、接待室是集團(tuán)舉行會議、接待客戶的場所,為加強(qiáng)管理,保證集團(tuán)會議室、接待室的功能合理使用,為集團(tuán)營造一個良好的工作環(huán)境,特制訂如下管理規(guī)定。
第二條 各單位如需使用會議室,要提前到集團(tuán)黨政辦公室申請,在《會議室使用登記薄》上登記,由黨政辦公室統(tǒng)一安排。
第三條 集團(tuán)所有單位及員工未經(jīng)允許或批準(zhǔn),不得隨意進(jìn)入和使用接待室和會議室。
第四條 凡使用接待室的單位,應(yīng)安排有專人負(fù)責(zé)引見、接待、接送來客。
第五條 任何單位及員工未經(jīng)允許不得隨意移動會議室、接待室的家具及物品。
第六條 愛護(hù)會議室、接待室的設(shè)施。任何單位及員工不得隨意拿走接待室茶葉、杯子等公用物品。
第七條 會議室、接待室內(nèi),嚴(yán)禁吸煙、隨地吐痰,不得亂扔紙屑、雜物,墻面等部位不得隨意張貼、涂寫。
第八條 使用會議室、接待室期間,要遵守辦公樓里的秩序,嚴(yán)禁大聲喧嘩,不得攜帶與會議不相關(guān)的物品進(jìn)入,要保持和維護(hù)好集團(tuán)辦公樓內(nèi)肅靜的氣氛。
第九條 會議結(jié)束,要整理會場,保持清潔,并將會議相關(guān)的物品帶走,并去黨政辦公室辦理結(jié)交手續(xù)。
第十條 以上規(guī)定希望各單位及全體員工自覺遵守,損壞公物或違反規(guī)定者將酌情給予經(jīng)濟(jì)處罰。
第2篇 某大學(xué)后勤集團(tuán)會議管理規(guī)定
大學(xué)后勤集團(tuán)會議管理規(guī)定
實(shí)行會議管理是為了規(guī)范集團(tuán)的各種會議,研究集團(tuán)工作運(yùn)行中的重大事宜;對集團(tuán)人事、勞資、經(jīng)營策略等,經(jīng)集體討論做出決策,形成決議;布置工作,貫徹會議決議;聽取集團(tuán)和各單位工作運(yùn)行報告;掌握運(yùn)行方向和進(jìn)展;為集團(tuán)健康發(fā)展打好基礎(chǔ)。
集團(tuán)會議通常包括:
集團(tuán)黨政聯(lián)席會
1. 集團(tuán)黨政聯(lián)席會是集團(tuán)議事決策的基本形式,主要研究貫徹落實(shí)上級和學(xué)校布置的重要工作,討論和決定集團(tuán)工作中的重大事項(xiàng)。
2. 會議成員包括集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)和黨委委員?？偨?jīng)理助理、黨政辦主任等列席,根據(jù)會議內(nèi)容和工作需要,可另行研究確定列席人員。
3. 黨政聯(lián)席會議實(shí)行例會制度,原則上每周召開一次。如遇特殊情況可提前或延期召開,必要時也可隨時召開。
4. 會議根據(jù)議題由集團(tuán)總經(jīng)理或黨委書記主持,原則上行政工作由總經(jīng)理主持,黨務(wù)工作由黨委書記主持。
5. 會議要求:
(1)會議須有三分之二以上應(yīng)出席人員到會方可召開,因故不能出席會議的成員應(yīng)向會議主持人請假。
(2)會議議題應(yīng)一事一議,各單位需在會議前一天將擬上會討論的請示提交到黨政辦公室審核。審核通過后由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提交黨政聯(lián)席會討論。
(3)黨政聯(lián)席會議實(shí)行民主集中制,涉及“三重一大”(集團(tuán)重大決策、重要干部任免、重大項(xiàng)目安排和大額資金使用)等問題,必須經(jīng)過黨政聯(lián)席會議集體討論確定,任何人不得擅自決定。
(4)會議討論做出決定時,須經(jīng)應(yīng)到會人員半數(shù)以上成員通過方為有效,未到會成員的書面意見可計入票數(shù)。
(5)會議表決可采取口頭、舉手和無記名投票等方式。意見基本一致時,可以口頭表決;分歧較大時可以采取舉手或無記名投票的方式表決,并當(dāng)場宣布結(jié)果。
(6)對存在分歧較大的重大問題,一般應(yīng)暫緩做出決定,待進(jìn)一步調(diào)研、論證并充分交換意見后再行上會討論,必要時可向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)請示。
(7)會議由黨政辦公室負(fù)責(zé)記錄和存檔備查。會議內(nèi)容經(jīng)參會成員審定并經(jīng)總經(jīng)理或黨委書記審批后,以會議紀(jì)要形式在一定范圍內(nèi)公布和傳閱,并妥善保存。
二、集團(tuán)干部會議
1.集團(tuán)干部會議主要是傳達(dá)、貫徹上級和集團(tuán)的精神、決議、決定等;根據(jù)集團(tuán)工作運(yùn)行情況提出意見,布置工作任務(wù),提出工作要求;聽取、收集各單位有關(guān)人事、財務(wù)、經(jīng)營情況的匯報及建議等。
2.參加集團(tuán)干部會人員一般為公司副總經(jīng)理級以上干部。根據(jù)會議內(nèi)容,由會議主持人確定參加人員,集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)通知有關(guān)人員到會。
3.干部會一般由總經(jīng)理或黨委書記主持,辦公室負(fù)責(zé)會議記錄。
4.干部會議召開時間、地點(diǎn)、參加人等一般由黨政辦公室列入集團(tuán)會議安排表。臨時召開的干部會議由集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)通知有關(guān)人員到會。
三、總經(jīng)理聯(lián)席會
1.總經(jīng)理聯(lián)席會主要是執(zhí)行總經(jīng)理項(xiàng)目分管制的工作會議,負(fù)責(zé)傳達(dá)貫徹上級領(lǐng)導(dǎo)的指示、決定、決議;交流各單位發(fā)展戰(zhàn)略、工作計劃;聽取和討論各單位發(fā)展情況匯報;通報或決定管理工作中的重大事宜。
2.參加會議人員包括集團(tuán)總經(jīng)理、各公司總經(jīng)理、幼兒園園長、機(jī)關(guān)各部門主任等,會議可以邀請其他相關(guān)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)參加。
3.總經(jīng)理聯(lián)席會一般每個月召開一次,由集團(tuán)總經(jīng)理主持,并由實(shí)體單位輪流承辦,會議記錄人由承辦單位委派。
4.會議議題由集團(tuán)黨政辦主任和承辦單位總經(jīng)理確定,相關(guān)人員應(yīng)及時做好會議準(zhǔn)備。
5.會議記錄人員應(yīng)做好會議記錄及相應(yīng)的會議材料整理工作。會議決定事項(xiàng)不具備強(qiáng)制性,根據(jù)需要可以由相關(guān)部門上報到集團(tuán)黨政聯(lián)席會做出決議。
四、黨支部書記會議
1.黨支部書記會議主要是傳達(dá)貫徹上級黨組織會議精神、決定、決議和集團(tuán)黨委會議決定、決議;布置黨委工作計劃、工作要求;聽取各黨支部年度工作計劃和工作總結(jié)匯報;通報或決定黨務(wù)工作中的重大事宜。
2.參加會議人員一般為集團(tuán)黨委書記、各黨支部書記等。
3.黨支部書記會一般由集團(tuán)黨委書記主持,會議由黨政辦公室組織,集團(tuán)黨務(wù)秘書負(fù)責(zé)會議記錄并整理。
五、黨員大會
1.黨員大會主要是傳達(dá)貫徹上級黨委文件和工作報告;傳達(dá)貫徹集團(tuán)黨委會議決定、決議和精神;選舉產(chǎn)生新一屆黨委委員;傳達(dá)貫徹集團(tuán)其他黨務(wù)工作。
2.黨員大會一般由集團(tuán)黨委書記主持,集團(tuán)黨務(wù)秘書負(fù)責(zé)會議記錄并整理。
六、職工代表大會
1.職工代表大會主要議題包括對集團(tuán)總體工作的指導(dǎo)思想、發(fā)展規(guī)劃、重大改革方案、職工隊(duì)伍建設(shè)及其他有關(guān)工作發(fā)展的重大問題提出意見和建議等。
2.職工代表大會一般由工會主席或副主席主持,由職工代表大會指定人員負(fù)責(zé)會議記錄并整理。
七、集團(tuán)或各單位因工作需要召開臨時性會議,可由會議主持人根據(jù)會議內(nèi)容確定參加人員,由黨政辦公室或單位辦公室負(fù)責(zé)通知與會人員。
八、集團(tuán)黨政辦公室應(yīng)根據(jù)學(xué)校會議安排和集團(tuán)工作情況制作《北京z大學(xué)后勤集團(tuán)會議安排表》,并在每周一上午發(fā)出會議通知。各單位應(yīng)及時查詢會議安排,按時到會。
九、與會人員因特殊情況不能到會時,提前向會議組織單位辦公室說明情況,辦公室人員應(yīng)及時向會議主持人報告。
十、集團(tuán)各種會議記錄等文書應(yīng)由各級辦公室負(fù)責(zé)整理、歸檔妥善保管。
十一、本規(guī)定由后勤集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)解釋。
十二、本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。
第3篇 某某集團(tuán)會議大型活動管理
某集團(tuán)會議及大型活動管理
會議紀(jì)律
第一條集團(tuán)所有大型會議與活動,除特殊要求外,均須穿著集團(tuán)統(tǒng)一的管理人員深色西服套裝,標(biāo)準(zhǔn)見業(yè)務(wù)技術(shù)管理中心相關(guān)文件。
第二條會議實(shí)行簽到制度,凡不能參加會議或不能準(zhǔn)時參加會議者,要向主管領(lǐng)導(dǎo)請假,并通知會議主辦方,不請假又不按時到場者,將按曠工處理。
第三條與會人員提前10分鐘入場,會議安排休息時間,會議中途如需出入,須提前知會會議主辦人員,同意后方能離開會場。
第四條會議期間手機(jī)關(guān)機(jī)或設(shè)為振動,不得在會場接打手機(jī),特珠情況由上級審批。
第五條會議期間不許大聲喧嘩、交頭接耳或打瞌睡。
第六條會場內(nèi)不得隨地吐痰,不得亂扔廢棄物。
第七條與會人員不要做與會議無關(guān)的雜事。
第八條妥善保管會議材料,不向無關(guān)人員泄露會議內(nèi)容。
第九條與會發(fā)言人使用普通話,發(fā)言人內(nèi)容要“精、短、實(shí)”。
第十條大型活動中,如演講、體育賽事、出游期間,各相關(guān)單位要準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)目谔?用以提高員工士氣。
第十一條大型活動時服從統(tǒng)一指揮,不擅自行動。
第十二條違反會議及活動紀(jì)律者,視行為嚴(yán)重程度,酌情通報批評,以及處以50-500元的處罰。處罰標(biāo)準(zhǔn)由會議主辦方核定。
第十三條特殊情況另行通知。
總部例會制度
第一條總部例會每月召開兩次,每隔一周的周四下午15時召開一次。每次例會約在40分鐘左右。
第二條未參加例會人員需提前請假,在oa系統(tǒng)內(nèi)填寫例會請假單(并注明本中心出差人員),開會當(dāng)天下午14時前,各中心向行政管理中心秘書匯總名單。未請假而未參會人員,扣罰日工資15%。
第三條例會也可不拘泥具體時間安排,每逢重大活動的開始或結(jié)束,一定要及時召開例會進(jìn)行動員或總結(jié)。
第四條會議由行政管理中心主持,過一階段形成模式后各中心輪值主持。
第五條會議期間遵守集團(tuán)公司會議紀(jì)律。
第六條各中心如果需要在會上進(jìn)行宣講,請先與行政管理中心溝通,以便于安排議程。
第七條例會大體議程如下;
1、新人秀風(fēng)采:新入職人員的集體登臺每人30秒的自我介紹,并選出新人代表致詞2分鐘。
2、通過向員工通報公司近期工作計劃和工作成果情況,既能滿足員工的知情權(quán),又能提高員工參政議政的積極性,充分激發(fā)員工工作中的創(chuàng)造熱情。因?yàn)槔龝膮⑴c成員是全體員工,所以,會議組織者要認(rèn)真準(zhǔn)備材料,搜集員工關(guān)心的問題,將公司近期的經(jīng)營情況,近期的工作總結(jié)、預(yù)期的工作計劃,員工們關(guān)注的問題等等,通過會議傳遞相關(guān)信息給全體員工。
3、司旗下的講話:各管理中心按指定順序輪值,在本中心內(nèi)選取員工,在司旗下做關(guān)于工作、理想、生活的講話。計時8分鐘。
4、公司新出臺的重大決策、制度、方針?biāo)枷氲募w學(xué)習(xí),由發(fā)文中心負(fù)責(zé)講解。
5、各中心職能培訓(xùn):各中心需要全體職員知道的事情。
6、共同觀看當(dāng)期《____時間》,學(xué)習(xí)《____》報評論員文章。
7、集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)講話。
第八條例會各項(xiàng)輪值秩序:
行政招聘開發(fā)培訓(xùn)財務(wù)服務(wù)營銷企業(yè)文化物資人力業(yè)務(wù)
會議主持正序輪值,司旗下講話倒序輪值。
會議室、多功能廳管理制度
第一條會議室、多功能廳由行政管理中心負(fù)責(zé)管理。
第二條使用會議室、多功能廳的部門要提前到辦公系統(tǒng)填寫《集團(tuán)公司會議室使用登記表》,說明使用時間、使用事由、規(guī)模等情況,由行政管理中心統(tǒng)一安排。
第三條使用會議室、多功能廳期間,組織者應(yīng)指導(dǎo)參與活動者服從管理人員管理,愛護(hù)設(shè)施、設(shè)備,并保證設(shè)施、設(shè)備的完好,保持室內(nèi)清潔,不得隨意將會議室、多功能廳內(nèi)用品帶走或挪作他用。損害公物由使用單位賠償。
第四條使用后桌椅必須恢復(fù)原樣。開水瓶、茶杯、煙缸放置有序。茶杯必須經(jīng)過消毒后方能使用。
第五條保持室內(nèi)安靜,嚴(yán)禁大聲喧嘩。
第六條會議結(jié)束后,使用會議室、多功能廳的部門負(fù)責(zé)室內(nèi)衛(wèi)生打掃和物品管理,離開前,按操作程序關(guān)閉使用后的儀器的電源,然后關(guān)閉電燈、空調(diào)或電扇,再切斷總電源,關(guān)好窗,設(shè)置(啟用)報警系統(tǒng),最后關(guān)好門。
第七條始終保持室內(nèi)清潔、整齊,以備隨時使用。
第八條加強(qiáng)防火、防盜的安全保衛(wèi)工作,定期檢查防火、防盜設(shè)施。
第九條會議室使用遵循先全局性會議后各部門會議、先緊急性會議后一般性會議的原則。
第4篇 z集團(tuán)會議管理制度
制度是個社會的游戲規(guī)則,更規(guī)范的講,它們是為人們的相互關(guān)系而人為設(shè)定的一些制約。為此,我們一般要求大家共同遵守辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則來提高辦事效率,才設(shè)定一些制度。下面是我們應(yīng)屆畢業(yè)生制度職責(zé)大全提供的制度文章供您參考:
__集團(tuán)會議管理制度
1、 目 的
為規(guī)范公司會議管理,提高會議質(zhì)量,降低會議成本,加強(qiáng)信息溝通,促進(jìn)公司各部門更好地發(fā)揮職能,特制定本制度。
2、 適用范圍
本制度適用于__集團(tuán)會議管理。
3、 管理權(quán)責(zé):
3.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。
3.2 會議組織人或主辦部門負(fù)責(zé)會議的組織工作,并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。
3.3 會議的審批權(quán)限詳見“5.1會議組織與審批”。
4、 會議分類:
序號
會議名稱
主題/特點(diǎn)
類 別
主 持 人
參 加 人
1
例 會
固定時間、固定匯報程序,盡量解決即席提出的問題
公司例會
主辦部門負(fù)責(zé)人
部門/公司全體
2
動員會
發(fā)言固定、沒有討論程序
公司臨時行政會議
主辦部門負(fù)責(zé)人
會議組織人提擬
3
研討會
對某一課題或問題切磋、探討,不一定有結(jié)果
公司臨時行政會議
部門負(fù)責(zé)人
會議組織人提擬
4
鑒定/ 評審會
對某事物的價值、性能,質(zhì)量鑒別,必須有結(jié)論
公司臨時行政會議
集團(tuán)總經(jīng)理或指定人
會議組織人提擬
5
專題會
為某一專題而開,必須有結(jié)論
公司臨時行政會議
會議組織人指定
會議組織人提擬
6
評比會
一般在年底或某一重大活動結(jié)束后召開
公司例會
人力資源總監(jiān)
會議組織人提擬
7
總結(jié)會
總結(jié)前一段工作,研究、部署下階段工作
公司例會
部門負(fù)責(zé)人
會議組織人提擬
8
匯報會
下級向上級或有關(guān)人員匯報工作情況
公司臨時行政會議
會議組織人提擬
會議組織人提擬
9
調(diào)度會
任務(wù)安排,人員派遣,設(shè)備物資情況的調(diào)動
公司臨時行政會議
會議組織人提擬
會議組織人提擬
10
部門例會
部門固定匯報程序
部門會議
部門負(fù)責(zé)人
自定
5、 會議管理內(nèi)容
5.1 會議組織與審批。
5.1 1 公司月度例會無須提擬和審批。
5.1.2 公司臨時行政會議、公司年度例會由集團(tuán)總經(jīng)理直接組織或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負(fù)責(zé)人組織、集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.1.3 部門會議由各部門自行安排,但會議時間、參加人等,不得與公司會議沖突。其中,部門會議屬非例會性質(zhì)且需另行核給專項(xiàng)費(fèi)用的,應(yīng)向上一級主管部門報批同意;屬例會性質(zhì)的,由各部門自行提擬方案呈報集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
5.2 會議計劃與統(tǒng)籌。
5.2.1 每月28日前,總經(jīng)辦應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月計劃召開的臨時行政會議,統(tǒng)一報集團(tuán)總經(jīng)理審批后,匯同公司月例會編制《月度會議計劃》,于月底前發(fā)放至各部門負(fù)責(zé)人。
5.2.2 凡總經(jīng)辦已列入計劃的會議,如需改期,或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時,會議召集部門應(yīng)提前2天完成會議提擬和報批手續(xù),并報請總經(jīng)辦調(diào)整會議計劃。未經(jīng)總經(jīng)辦同意,任何人不得隨意打亂正常會議計劃。
5.2.3 會議安排的原則為:小會服從大會,局部服從整體,臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序?yàn)?公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。
5.3 會議準(zhǔn)備。
5.3.1 會議通知遵照以下規(guī)定:
5.3.1.1 已列入月度會議計劃表的會議,月中無調(diào)整的,不再另行通知,由各部門按計劃表直接通知與會人。
5.3.1.2 屬下列情況之一者,按“誰組織,誰通知”的原則進(jìn)行會議通知:
1) 未列入月度會議計劃而臨時組織的會議。
2) 雖然已列入月度會議計劃,但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明。
3) 其它組織人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。
5.3.1.3 會議通知期一般應(yīng)提前一天以上,通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門;如有外來客戶參加的會議應(yīng)至少提前三個工作日送達(dá)邀請函。
5.3.1.4 會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議,會議通知單以郵件形式發(fā)放;涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議,主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會議計劃通知相關(guān)部門。
5.3.2 會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定:
5.3.2.1 會議組織部門應(yīng)至少提前一天通知與會人會議主題、時間、地點(diǎn)、需準(zhǔn)備的文件資料等。
5.3.2.2 會議組織部門應(yīng)提前做好會議資料(如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交的發(fā)言稿及文件資料等)準(zhǔn)備的組織工作。
5.3.2.3 有客人參加的大型、正式會議時,會議組織部門應(yīng)提前確定會務(wù)引導(dǎo)人員,負(fù)責(zé)引導(dǎo)客人入場、介紹領(lǐng)導(dǎo)等工作,由會議主持人指定人員擔(dān)任。
5.3.2.4 會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作,如落實(shí)會場,布置會場,設(shè)置會標(biāo)橫幅、布置飾品鮮花、按會議類型備好座位、設(shè)置坐次牌、準(zhǔn)備會議器材、擺放禮品、紙、筆、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等。
5.3.2.5 公司總部召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。
5.3.2.6 部門在總部召開的會議需用公共會場的,應(yīng)向會議室管理部門書面提出,由會議室管理部門統(tǒng)籌安排。
5.3.2.7 有外部客戶及分公司同事參加的會議,會議組織部門應(yīng)提前做好食宿及車輛接送安排。
5.4 會議組織。
5.4.1 會議組織遵照“誰提擬,誰組織”的原則。
5.4.2 會議主持人須遵守以下規(guī)定:
5.4.2.1 主持人應(yīng)不遲于會前10分鐘到達(dá)會場,檢查會務(wù)落實(shí)情況,做好會前準(zhǔn)備。
5.4.2.2 主持人一般應(yīng)于會議開始后,將會議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等,進(jìn)行必要的說明。
5.4.2.3 會議進(jìn)行中,主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實(shí)際情況,對議程進(jìn)行適時、必要的控制,引導(dǎo)與會人依次發(fā)言并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言,以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。
5.4.2.4 屬討論、決策性議題的會議,主持人應(yīng)引導(dǎo)會議做出結(jié)論。對須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述,適時提交與會人表明意見;對未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。
5.4.2.5 主持人應(yīng)將會議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人(部門)、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時間等會后跟進(jìn)安排向與會人明確。
5.4.3 與會人須遵守以下規(guī)定:
5.4.3.1 應(yīng)準(zhǔn)時到會,并在《會議簽到表》(詳見附件1)上簽到。
5.4.3.2 會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅,緊扣議題。
5.4.3.3 遵循會議主持人對議程控制的要求。
5.4.3.4 屬工作部署性質(zhì)的會議,原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言。
5.4.3.5 如無特殊要求,會議發(fā)言應(yīng)按職位排列或按座次順序依次進(jìn)行。
5.4.3.6 遵守會議紀(jì)律,與會期間應(yīng)按要求關(guān)閉(或調(diào)至振動)手機(jī)等通訊工具,原則上不允許接聽電話,如須接聽,請離開會場;會議過程中不私下討論與會議無關(guān)的事。
5.4.3.7 做好本人的會議紀(jì)錄。
5.4.4 多個部門參加的臨時行政會議原則上由集團(tuán)總經(jīng)理主持,集團(tuán)總經(jīng)理另有授權(quán)的,從集團(tuán)總經(jīng)理授權(quán)。
5.4.5 公司月度例會、臨時行政會議一般應(yīng)控制在2小時以內(nèi),根據(jù)會議進(jìn)行情況確需延時的,主持人須征得與會人員同意。
5.4.6 主持人為會議考勤的核準(zhǔn)人,考勤記錄由會議記錄員負(fù)責(zé)。
5.5 會議記錄。
5.5.1 公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會議記錄。
5.5.2 公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定:
5.5.2.1 各部門應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員(名單報總經(jīng)辦備案),負(fù)責(zé)本部門會議及本部門負(fù)責(zé)組織的會議的記錄工作。
5.5.2.2 會議記錄遵照“誰組織,誰記錄”的原則,如有必要,主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要,臨時指定會議記錄員。
5.5.2.3 集團(tuán)總經(jīng)理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由集團(tuán)總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)會議記錄工作,集團(tuán)總經(jīng)理另有指定的,從集團(tuán)總經(jīng)理指定。
5.5.3 會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定:
5.5.3.1 以專用會議記錄本作好會議的原始記錄及會議考勤記錄,根據(jù)需要整理會議紀(jì)要。
5.5.3.2 會議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格,確保記錄的原始性。
5.5.3.3 對會議已議決事項(xiàng),應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。
5.5.3.4 會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。
5.5.3.5 做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作,及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。
5.5.4 下列情況下,應(yīng)整理會議紀(jì)要:
5.5.4.1 公司各類臨時行政會議。
5.5.4.2 須會后對會議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會議。
5.5.4.3 其它主持人要求整理會議紀(jì)要的會議。
5.5.5 會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀(jì)要須報行政部一份存檔備查。
5.5.6 會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定:
5.5.6.1 本部門負(fù)責(zé)組織的公司各類行政會議的會議記錄,由本部門常設(shè)會議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管,但用完后的記錄本應(yīng)作為機(jī)要檔案及時轉(zhuǎn)交行政部統(tǒng)一歸檔備查。
5.5.6.2 本部門會議記錄由本部門常設(shè)會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。
5.5.7 會議記錄為公司的機(jī)要檔案,保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司檔案管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.6 會議跟進(jìn)。
5.6.1 會議決議、決策事項(xiàng)須會后跟進(jìn)落實(shí)的,遵照“誰組織,誰跟進(jìn)”的原則;會議主持人另有指定的,從主持人指定。
5.6.2 集團(tuán)總經(jīng)理主持的會議的會后跟進(jìn)工作原則上由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)落實(shí),集團(tuán)總經(jīng)理另有指定的,從集團(tuán)總經(jīng)理指定。
5.6.3 會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀(jì)要為準(zhǔn)。
5.7 獎懲。
5.7.1 獎勵。按《獎懲制度》執(zhí)行。
5.7.2 遲到、早退、缺席。
5.7.2.1 遲到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的,計為遲到。
5.7.2.2 早退。凡參加會議人員,如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前5分鐘提前離開會場的,計為早退。
5.7.2.3 缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加會議的,計為缺席。
5.7.3 處罰。
5.7.3.1 無正當(dāng)理由遲到、早退每次處10元的罰款。
5.7.3.2 無正當(dāng)理由缺席每次處以20元的罰款。
5.7.3.3 凡因通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的,以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。
5.7.3.4 與會人未在會議前向組織部門提交發(fā)言稿及相關(guān)會議資料者處以20元的罰款。
5.7.3.5 因接打電話或手機(jī)鈴聲影響會議進(jìn)程者處以10元/次的罰款。
5.7.3.6 會議過程中因私下交流與會議無關(guān)的話題被主持人點(diǎn)名者,處以10元/次的罰款。
5.7.3.7 會議結(jié)束與會人未將各自桌面資料、水杯、煙灰及桌椅等清理整潔者,處以10元的罰款。
6、 附則
6.1 本制度由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。
6.2 凡本制度未明確規(guī)定的獎懲,按有關(guān)處罰規(guī)定執(zhí)行。
6.3 本制度由集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效,自頒布之日起執(zhí)行。
第5篇 投資集團(tuán)會議管理辦法
投資集團(tuán)會議管理辦法(試行)
第一章 總則
第一條 為規(guī)范某省某投資集團(tuán)有限公司(以下簡稱“集團(tuán)公司”)的會議安排,完善集團(tuán)公司決策程序,提高集團(tuán)公司各種會議的質(zhì)量和效率,根據(jù)集團(tuán)公司章 程有關(guān)規(guī)定,制定本辦法。
第二條 本辦法所述的集團(tuán)公司會議包括:年度工作會議、總經(jīng)理辦公會、司務(wù)會議、各種專題業(yè)務(wù)會議、部務(wù)會議等;集團(tuán)董事會會議、監(jiān)事會會議、黨委會會議的管理辦法另行制定。
第三條 綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)集團(tuán)公司會議的安排工作,集團(tuán)公司其他部門根據(jù)會議的類別或內(nèi)容負(fù)責(zé)或參與有關(guān)會議的準(zhǔn)備工作。
第四條 集團(tuán)公司會議遵循安排規(guī)范有序、內(nèi)容緊湊精簡、決定事項(xiàng)跟蹤落實(shí)等原則。
第二章 會議計劃與預(yù)算
第五條 集團(tuán)公司綜合事務(wù)部應(yīng)在每年十二月中旬,將各部門提交的下年度各類型會議的計劃進(jìn)行匯總,制定集團(tuán)公司年度會議計劃,報集團(tuán)公司辦公會議通過后執(zhí)行。
第六條 集團(tuán)公司年度工作會議、各種專題業(yè)務(wù)會議需要支出費(fèi)用的,有關(guān)會議費(fèi)用支出納入集團(tuán)公司本部預(yù)算,集團(tuán)公司會議費(fèi)用預(yù)算由綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)編制,交預(yù)算財務(wù)部合并到集團(tuán)公司本部預(yù)算。綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)會議費(fèi)用的支出。
第三章 年度工作會議
第七條 年度工作會議是集團(tuán)公司總結(jié)上一年度工作情況和部署本年度工作計劃的會議。集團(tuán)公司年度工作會議原則上在每年度第一季度舉行,工作會議議題、具體舉行時間等事項(xiàng)由集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定。
第八條 在每年一月十五日前,綜合事務(wù)部應(yīng)擬定工作會議的預(yù)案,填好《會議預(yù)案表》,會議預(yù)案經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱后,應(yīng)提交集團(tuán)公司總經(jīng)理辦公會議討論,由辦公會議研究決定年度工作會議議題和舉行時間。
第九條 綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)集團(tuán)公司年度工作會議的具體組織工作,總經(jīng)理工作報告由綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)起草;黨建和廉政建設(shè)方面的材料由黨群工作部負(fù)責(zé)起草;集團(tuán)公司各部門與所屬企業(yè)應(yīng)配合做好有關(guān)材料準(zhǔn)備、會務(wù)安排等工作。會議錄像、拍照及宣傳工作由黨群工作部負(fù)責(zé)。
第十條 集團(tuán)公司年度工作會議結(jié)束后兩周內(nèi),綜合事務(wù)部應(yīng)將會議簽到表、有關(guān)會議材料、錄像、照片資料等送保密室按照規(guī)定建檔。需要印發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)講話或其它會議材料,按照發(fā)文管理規(guī)定辦理。
第四章 總經(jīng)理辦公會議
第十一條 總經(jīng)理辦公會議是集團(tuán)公司研究處理生產(chǎn)經(jīng)營重大問題的會議,總經(jīng)理辦公會議議題的范圍包括:提交董事會審議的議案;組織實(shí)施董事會決議;董事會授權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)集團(tuán)公司生產(chǎn)經(jīng)營管理的重大事項(xiàng)決策;提交監(jiān)事會的報告;集團(tuán)公司制定的各種規(guī)章 制度;涉及集團(tuán)公司員工切身利益的重大問題等。
第十二條 總經(jīng)理辦公會議分為例會和臨時會議。例會原則上在每周一上午舉行。臨時會議由總經(jīng)理提議隨時召開。
第十三條 總經(jīng)理辦公會議議題由總經(jīng)理審定。各部門需提交總經(jīng)理辦公會議討論的問題,由有關(guān)部門填報《總經(jīng)理辦公會議題呈批表》,經(jīng)集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批同意后,方可列入會議議題。總經(jīng)理批示在辦公會議討論決定的事項(xiàng),可直接列入會議議題。
第十四條 總經(jīng)理辦公會議議題由綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)收集匯總。各部門應(yīng)及時將集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)同意列入總經(jīng)理辦公會議討論的議題送綜合事務(wù)部匯總。綜合事務(wù)部應(yīng)在每周四下班前將收集的需由總經(jīng)理辦公會討論的議題列出清單,向總經(jīng)理報告,由總經(jīng)理確定下一次辦公會議召開的時間和討論的議題。
第十五條 總經(jīng)理辦公會議由總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的副總經(jīng)理召集和主持,其他出席人員包括:集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門主要負(fù)責(zé)人、董事會秘書以及由總經(jīng)理根據(jù)議題指定的其他人員。綜合事務(wù)部秘書列席會議并負(fù)責(zé)會議記錄。根據(jù)議題的內(nèi)容,各部門可提議增加部門列席人員,具體名單在議題審批時一并確定。
第十六條 總經(jīng)理辦公會議組織工作由綜合事務(wù)部負(fù)責(zé),各部門提交總經(jīng)理辦公會議討論的問題由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人匯報。辦公會議材料由議題主辦部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備。經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)列入辦公會議討論的問題,主辦部門應(yīng)形成書面材料于會議召開前半天送綜合事務(wù)部,再由綜合事務(wù)部提前將材料給與會人員。
第十七條 總經(jīng)理辦公會議所討論的重大事項(xiàng),必須進(jìn)行科學(xué)、審慎的可行性研究、論證,經(jīng)辦公會議集體充分討論后,由總經(jīng)理作出決定。
第十八條 總經(jīng)理辦公會議紀(jì)要草擬和呈批,以及會議材料的管理由綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)。綜合事務(wù)部秘書應(yīng)于會后三個工作日內(nèi)擬出會議紀(jì)要或整理出會議決定事項(xiàng),經(jīng)綜合事務(wù)部主要負(fù)責(zé)人審核后報會議主持人簽發(fā)。
第十九條 辦公會議會議紀(jì)要發(fā)出后,會議記錄及有關(guān)材料送檔案室按照規(guī)定建檔。會議紀(jì)要發(fā)送范圍為:集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門、董事會秘書以及辦公會議決定事項(xiàng)涉及的所屬企業(yè)。
第二十條 總經(jīng)理辦公會決定事項(xiàng)的督辦工作由綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)。對決定事項(xiàng)中需由有關(guān)部門或所屬企業(yè)辦理的事項(xiàng),綜合事務(wù)部根據(jù)情況可口頭通知,或在會議紀(jì)要中明確主辦部門、協(xié)辦部門、辦結(jié)時間及要求等。對會議紀(jì)要發(fā)出后,綜合事務(wù)部應(yīng)定期跟蹤督辦,并對公會議決定事項(xiàng)辦理情況進(jìn)行匯總。有關(guān)部門或所屬企業(yè)應(yīng)按要求提供辦理情況。
第二十一條 承辦總經(jīng)理辦公會決定事項(xiàng)的部門、所屬企業(yè)及其子企業(yè),應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求認(rèn)真辦理,并按照規(guī)定時間報送辦理結(jié)果。在規(guī)定期限內(nèi)未能辦結(jié)的,應(yīng)說明理由并提出加快辦理的措施。
第二十二條 在總經(jīng)理辦公會議決定事項(xiàng)推進(jìn)過程中,若主辦部門、協(xié)辦部門、有關(guān)所屬企業(yè)發(fā)現(xiàn)需由集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步明確或協(xié)調(diào)的問題,主辦部門應(yīng)及時向總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)報告。經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)同意作出的變動事項(xiàng),主辦部門應(yīng)及時通知綜合事務(wù)部。
第五章 司務(wù)會議
第二十三條 司務(wù)會議是集團(tuán)公司各部門匯報上月工作情況、當(dāng)月工作計劃,并由領(lǐng)導(dǎo)班子對各部門當(dāng)月工作進(jìn)行布置的會議。集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員認(rèn)為需要向其他成員通報的事項(xiàng),各部門負(fù)責(zé)人認(rèn)為應(yīng)該向集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)匯報或需要向其他部門通報的事項(xiàng),或者涉及集團(tuán)公司日常行政事務(wù)安排的事項(xiàng)可作為司務(wù)會議的議題。
第二十四條 司務(wù)會議原則上在每月第一周的星期一上午舉行。司務(wù)會議由總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的副總經(jīng)理召集和主持,其他出席人員包括:集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門領(lǐng)導(dǎo)、董事會秘書及會議主持人指定的其他人員。綜合事務(wù)部秘書列席會議并負(fù)責(zé)會議記錄。
第二十五條 司務(wù)會議組織工作由綜合事務(wù)部負(fù)責(zé),各部門應(yīng)在司務(wù)會召開前一周的星期四下班前,將本部門經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱后的上月工作總結(jié)、當(dāng)月工作計劃及各部門認(rèn)為需要提交的其他材料,交綜合事務(wù)部,由綜合事務(wù)部提前將材料給與會人員。
第二十六條 各部門上月工作總結(jié)和當(dāng)月工作計劃由部門主要負(fù)責(zé)人匯報,部門其他領(lǐng)導(dǎo)可以補(bǔ)充說明。各部門完成匯報后,由集團(tuán)經(jīng)營班子對有關(guān)工作安排進(jìn)行審議,經(jīng)
會議主持人最后確認(rèn)后執(zhí)行。
第二十七條 司務(wù)會議紀(jì)要的草擬和呈批,以及各部門工作總結(jié)、計劃等材料的保管由綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)。綜合事務(wù)部秘書應(yīng)于會后三個工作日內(nèi)擬出會議紀(jì)要,經(jīng)綜合事務(wù)部主要負(fù)責(zé)人審核后報會議主持人簽發(fā)。
會議紀(jì)要應(yīng)送檔案室按照規(guī)定建檔。會議紀(jì)要發(fā)送范圍為:集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門、董事會秘書。各部門應(yīng)及時完成司務(wù)會議確定的計劃事項(xiàng)。
第六章 專題業(yè)務(wù)會議
第二十八條 專題業(yè)務(wù)會議是集團(tuán)公司組織的研究集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)各類專項(xiàng)工作的會議,或由集團(tuán)公司承辦的集團(tuán)系統(tǒng)以外單位參加的研究重大專題事項(xiàng)的會議。集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)的專題業(yè)務(wù)會議主要包括:
(一)各部門定期舉行的歸口管理事務(wù)的總結(jié)會議,包括但不限于:經(jīng)營分析會、黨建工作會議、工會工作會議、安全生產(chǎn)工作會議、法律事務(wù)工作會議等;
(二)根據(jù)上級部門統(tǒng)一要求集團(tuán)公司舉行的各類專題會議;
(三)集團(tuán)公司研究決定召開的大型會議。
第二十九條 集團(tuán)公司各部門組織的歸口管理事務(wù)總結(jié)會議,有關(guān)部門應(yīng)在會議召開前三十天,擬定書面的專題業(yè)務(wù)會議預(yù)案,填好《會議預(yù)案表》,會議預(yù)案經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱后,呈集團(tuán)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。集團(tuán)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)專題業(yè)務(wù)會議預(yù)案后,有關(guān)部門負(fù)責(zé)該專題業(yè)務(wù)會議的組織工作,綜合事務(wù)部配合做好后勤保障工作,黨群工作部負(fù)責(zé)會議錄像、拍照及宣傳工作。
其他專題業(yè)務(wù)會議,由集團(tuán)公司總經(jīng)理指定部門填寫《會議預(yù)案表》,參照上款規(guī)定制定專題業(yè)務(wù)會議預(yù)案,并負(fù)責(zé)會議的組織工作,綜合事務(wù)部配合做好后勤保障工作。對于臨時決定召開的專題業(yè)務(wù)會議,主辦部門可在會議召開后,補(bǔ)充填寫《會議預(yù)案表》和制定會議預(yù)案。
第三十條 專題業(yè)務(wù)會議的記錄工作由會議主辦部門負(fù)責(zé)。主辦部門應(yīng)在會議結(jié)束后兩周內(nèi),將經(jīng)集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱后的《會議情況報告》、會議簽到表、其他會議材料、錄像、照片資料等送保密室按照規(guī)定建檔。
需要印發(fā)的專題業(yè)務(wù)會議領(lǐng)導(dǎo)講話或其它會議材料,由會議主辦部門按照發(fā)文管理規(guī)定辦理。
第七章 附則
