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案卷管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，主要涉及對(duì)企業(yè)各類文件、檔案的收集、整理、保管、利用及銷毀等全過程的規(guī)范化管理。這一制度旨在確保企業(yè)信息的安全、完整，提高工作效率，同時(shí)滿足法律法規(guī)的要求。
包括哪些方面
1. 文件分類與編號(hào)：明確各類文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定統(tǒng)一的文件編號(hào)規(guī)則，便于檢索和管理。
2. 收集與歸檔：規(guī)定文件的收集范圍、時(shí)間要求，以及歸檔流程，確保文件的完整性和時(shí)效性。
3. 存儲(chǔ)與保護(hù)：確定文件的存儲(chǔ)方式、地點(diǎn)，制定防潮、防火、防盜等保護(hù)措施。
4. 利用與借閱：設(shè)定文件的查閱權(quán)限，規(guī)范借閱流程，防止信息泄露。
5. 更新與銷毀：規(guī)定文件更新的條件和程序，以及不再需要文件的銷毀流程，保證信息的時(shí)效性。
6. 監(jiān)督與審計(jì)：設(shè)立定期的文件管理檢查機(jī)制，確保制度的執(zhí)行效果。
重要性
1. 信息保障：案卷管理制度能有效保護(hù)企業(yè)的核心信息，防止信息丟失或泄露，維護(hù)企業(yè)利益。
2. 法規(guī)遵循：符合國(guó)家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，避免因管理不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)。
3. 工作效率：規(guī)范化的管理流程，提高員工查找、使用文件的效率，提升辦公效能。
4. 決策支持：完整的案卷資料為企業(yè)的決策提供準(zhǔn)確依據(jù)，減少?zèng)Q策失誤。
方案
1. 建立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)人員負(fù)責(zé)案卷管理工作。
2. 制定詳細(xì)的案卷管理手冊(cè)，明確各項(xiàng)操作流程，并進(jìn)行全員培訓(xùn)，確保員工了解并遵守。
3. 引入電子化管理系統(tǒng)，提高文件管理的自動(dòng)化水平，同時(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)。
4. 定期進(jìn)行文件清理和審計(jì)，確保文件的有效性和安全性。
5. 對(duì)外交流和合作中，建立保密協(xié)議，保護(hù)企業(yè)敏感信息。
6. 設(shè)立獎(jiǎng)懲機(jī)制，鼓勵(lì)員工積極參與案卷管理，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處罰。
通過上述方案的實(shí)施，案卷管理制度將在企業(yè)內(nèi)部形成有效的運(yùn)作機(jī)制，為企業(yè)的發(fā)展提供有力的信息支撐。
案卷管理制度范文
第1篇 煙草案卷管理制度(一)
煙草案卷管理制度,下面是小編整理的煙草專賣執(zhí)法案卷檔案管理制度和淺析煙草企業(yè)內(nèi)部檔案的管理文章,歡迎閱讀!
煙草專賣執(zhí)法案卷檔案管理制度
第一條 為加強(qiáng)對(duì)煙草專賣行政執(zhí)法案卷的管理,進(jìn)一步規(guī)范案卷整理歸檔工作,根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我省實(shí)際,特制定煙草專賣行政執(zhí)法案卷歸檔制度。
第二條 各級(jí)煙草專賣行政主管部門對(duì)已結(jié)案的行政執(zhí)法案件在執(zhí)法過程中所形成的文書材料、圖紙、表格、視聽資料等都應(yīng)列入歸檔的范圍。
第三條 案卷歸檔工作實(shí)行分級(jí)管理、統(tǒng)一保管的原則。
任何部門、個(gè)人不得將檔案材料據(jù)為己有長(zhǎng)期存放或拒絕歸檔。
第四條 各級(jí)專賣管理部門要建立健全日常歸卷制度。
對(duì)日常處理完畢的執(zhí)法案卷材料,由本部門指定一名案卷管理人員統(tǒng)一保管。
案卷管理人員因工作變動(dòng)時(shí)應(yīng)將接收的卷宗材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
第五條 案卷管理人員應(yīng)每月定期對(duì)本單位已經(jīng)結(jié)案的案卷及相關(guān)材料按照一般程序、簡(jiǎn)易程序、行政許可等類別進(jìn)行整理、匯總,編制檢索目錄并按序排列,妥善進(jìn)行保管。
第六條 卷宗的保管期限須按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定填寫于卷宗目錄中。
填寫的字跡要工整。
第七條 凡歸檔的卷宗材料必須完整、準(zhǔn)確、書寫工整、字跡清晰,簽署手續(xù)完備。
卷宗材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫。
第八條 專賣管理部門于每年三月十號(hào)前向本單位檔案管理部門移交上年度已經(jīng)結(jié)案的行政處罰及行政許可案卷。
案卷管理人員須編制移交目錄一式兩份,并認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì),由執(zhí)法機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核簽字后,嚴(yán)格履行移交歸檔手續(xù)。
第九條 本單位檔案管理部門對(duì)已接收的案卷,按照類別、保管期限、年度順序統(tǒng)一編號(hào)排列。
案卷查閱實(shí)行登記制度,由檔案管理人記錄查閱人、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等事項(xiàng)。
本局工作人員因工作需要查閱案卷的,應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定辦理查閱手續(xù);
檢察院、法院等有關(guān)部門需要調(diào)閱案卷的,按有關(guān)規(guī)定辦理。
第十條 對(duì)擅自復(fù)印、遺失、丟失、毀損案卷材料的,將追究相關(guān)人員責(zé)任
淺析煙草企業(yè)內(nèi)部檔案的管理
檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的,作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,檔案學(xué)是一門社會(huì)科學(xué)。
社會(huì)功能和社會(huì)使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù),檔案對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有某種或多種積極的甚至不可缺少的作用。
煙草企業(yè)檔案工作是煙草企業(yè)工作的重要組成部分,是人力資源管理的重要內(nèi)容之一。
做好煙草企業(yè)檔案工作是每個(gè)煙草企業(yè)必須履行的重要職責(zé)。
然而,就歷史而言,不少煙草企業(yè)檔案管理人員更換頻繁,在管理上存在漏洞,現(xiàn)就如何改進(jìn)煙草企業(yè)檔案管理工作中的不足,提出對(duì)策。
一、煙草企業(yè)檔案管理工作中存在的問題
(一)檔案管理意識(shí)還較為淡薄。
一是思想認(rèn)識(shí)模糊。
部分煙草企業(yè)沒有把檔案管理工作放到夯實(shí)基層基礎(chǔ)的戰(zhàn)略高度加以認(rèn)識(shí),存在“檔案歸檔案,業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)”,互不聯(lián)系的模糊認(rèn)識(shí),不知道為什么要開展煙草企業(yè)檔案管理工作,怎樣開展檔案管理。
二是實(shí)際重視不夠。
少數(shù)煙草企業(yè)沒有認(rèn)識(shí)到檔案在信息化時(shí)代的實(shí)用價(jià)值,認(rèn)為檔案管理工作只是收集過時(shí)的文件材料,投入人力、物力、財(cái)力去管理,出不了政績(jī),是得不償失的徒勞,存在“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”的現(xiàn)象。
三是缺乏主觀能動(dòng)性。
重形式輕內(nèi)容,重晉級(jí)輕效能,晉升檔案管理級(jí)別大多是為了應(yīng)付上級(jí)檢查考評(píng),沒有真正從對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)煙草企業(yè)負(fù)責(zé)的高度去做好檔案管理工作。
(二)檔案管理力量還較為薄弱。
一是檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定。
在煙草企業(yè),檔案管理人員均由辦公室勤雜人員兼任,且變動(dòng)頻繁,專業(yè)化程度不高,存在不懂不問、不會(huì)不學(xué)的個(gè)別現(xiàn)象,導(dǎo)致檔案整理、管理不是很規(guī)范。
二是管理質(zhì)量不夠高。
其主要表現(xiàn)在于:首先有的檔案管理員只會(huì)立卷歸檔的基本知識(shí),對(duì)檔案的全宗號(hào)、目錄號(hào)、類別號(hào)、案卷號(hào)、保管期限混淆不清,出現(xiàn)編錯(cuò)號(hào)、蓋錯(cuò)章的情況。
其次檔案的目錄索引不全,年代久遠(yuǎn)的檔案難以找到索引表,致使在用時(shí)用不上,不能很好地為煙草企業(yè)工作服務(wù)。
最后對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足,使檔案的利用價(jià)值顯現(xiàn)不出來,致使檔案管理質(zhì)量一直上不去。
(三)檔案管理觀念還較為落后。
一是管理方式陳舊。
當(dāng)前煙草企業(yè)檔案管理工作以手工管理為主,檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式,較少運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段,致使檔案管理質(zhì)量較低,查找速度慢,使用效率低。
二是資金保障不到位。
煙草企業(yè)檔案經(jīng)費(fèi)不到位,用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足,在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。
(四)管理與服務(wù)還存在脫節(jié)現(xiàn)象。
一是檔案門類不夠豐富。
有的煙草企業(yè)只注重文書、戶籍檔案的收集,而忽視聲像、實(shí)物檔案以及與煙草企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集,影響了煙草企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。
二是檔案資源個(gè)別流失。
由于歷史的或保管不善等原因,個(gè)別檔案存在斷代現(xiàn)象;
部分檔案管理人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作,不愿上交集中管理,導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。
三是重保管輕利用。
一些煙草企業(yè)在工作中,忽視了檔案資料的作用,不愿或不習(xí)慣通過檔案資料為煙草企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、為煙草企業(yè)管理提供服務(wù),以此來提高工作效率,降低工作成本,造成大量信息資源閑置。
二、加強(qiáng)煙草企業(yè)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考
(一)深化認(rèn)識(shí),強(qiáng)化責(zé)任感。
一要提高認(rèn)識(shí)。
要充分認(rèn)識(shí)煙草企業(yè)檔案工作的重要性,把檔案管理工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈,真正列入議事日程,做到定期研究、定期分析、定期檢查。
二要增強(qiáng)責(zé)任感。
煙草企業(yè)檔案管理部門要積極主動(dòng)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況及工作中遇到的困難,增加必要的投入,創(chuàng)造良好的環(huán)境,切實(shí)擔(dān)負(fù)起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任;
要經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī),樹立檔案工作的責(zé)任感,提高做好檔案工作的自覺性。
(二)強(qiáng)化培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。
一要選準(zhǔn)用好檔案管理人員。
將那些較細(xì)心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來,煙草企業(yè)及上級(jí)部門要從政治上愛護(hù)、生活上關(guān)心他們,鼓勵(lì)他們要干一行、愛一行、專一行,充分激發(fā)他們的潛能和熱情。
在崗位調(diào)整時(shí),要考慮到保持煙草企業(yè)檔案管理員隊(duì)伍穩(wěn)定的重要性,盡量少調(diào)整檔案管理員,確保該隊(duì)伍的專業(yè)性。
二要強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
要積極選送煙草企業(yè)檔案干部參加政府檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn),鼓勵(lì)他們自學(xué)檔案管理知識(shí),并從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予保障,提高檔案干部的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。
要根據(jù)煙草企業(yè)檔案工作發(fā)展的需要,又結(jié)合煙草行業(yè)的特殊性,適時(shí)舉辦煙草企業(yè)檔案基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),培養(yǎng)適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展要求的人才。
三要組織觀摩學(xué)習(xí)。
采取“請(qǐng)進(jìn)來、走出去”的辦法,一方面請(qǐng)檔案主管部門的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)專家上門指導(dǎo),另一方面,組織檔案管理人員到一些企業(yè)參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和具體操作技能,以促進(jìn)煙草企業(yè)檔案工作健康、平衡發(fā)展。
要形成煙草專賣局檔案管理部門和煙草企業(yè)人力資源部門在檔案管理工作中相互協(xié)作、和諧發(fā)展的格局,定期或不定期地深入煙草企業(yè)檢查指導(dǎo)檔案工作,發(fā)現(xiàn)問題,要及時(shí)通報(bào),督促整改,力促規(guī)范。
(三)規(guī)范管理,提高檔案質(zhì)量。
一要規(guī)范歸檔材料收集工作。
要制定、完善、健全收集制度,嚴(yán)格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集;
要?jiǎng)?chuàng)新收集手段,運(yùn)用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門尋求等形式,做到廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合;
要把握時(shí)間要求,遵循各類檔案的形成規(guī)律,適時(shí)收集;
要豐富收集范圍,既要收集紙質(zhì)載體,又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價(jià)值的實(shí)物。
二要規(guī)范檔案整理工作。
要嚴(yán)格按照各類檔案管理要求進(jìn)行整理,做到組卷合理、案卷(件)內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明、保管期限準(zhǔn)確、案卷(件)封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷(件)裝訂結(jié)實(shí)美觀。
三要規(guī)范內(nèi)部檔案管理工作。
要實(shí)行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理,方便檔案的保管和利用;
要積極改善檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件,落實(shí)檔案庫(kù)房、辦公用房和閱檔室三分開,全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護(hù)設(shè)備;
要嚴(yán)格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作,對(duì)逾期不還、丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的,必須嚴(yán)肅處理。
(四)更新觀念,強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。
一要提高科技含量。
要積極應(yīng)用煙草企業(yè)檔案管理軟件,實(shí)現(xiàn)檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化,為迅速、準(zhǔn)確和全方位的檔案信息服務(wù)奠定基礎(chǔ)。
二要狠抓檔案編研工作。
在努力編篡好大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、文件匯編等常規(guī)性編研材料的同時(shí),主動(dòng)了解單位工作動(dòng)態(tài),調(diào)查檔案利用需求,深層次、多角度、全方位地開發(fā)檔案信息資源,變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù),事后服務(wù)為超前服務(wù)。
三要改進(jìn)檔案服務(wù)措施。
要研究利用工作的規(guī)律和特點(diǎn),不斷完善檢索手段,建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系,突破傳統(tǒng)單一、狹窄的案卷目錄“一本賬”的狀況。
(五)開發(fā)利用,提高利用效率。
不管煙草企業(yè)內(nèi)部哪種類型的檔案,都有其不容忽視的價(jià)值,即能為現(xiàn)實(shí)工作提供一定的參考、借鑒和依據(jù)作用,有些情況下甚至起到關(guān)鍵性或決定性的作用,所以煙草企業(yè)管理人員要學(xué)會(huì)并熟練運(yùn)用檔案特有的功能,著力做好檔案的維護(hù)工作,盡力使“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y料”,從而更好地為煙草企業(yè)發(fā)展服務(wù)。
為了逐步使煙草企業(yè)檔案開發(fā)利用工作擺上重要位置,不能片面強(qiáng)調(diào)硬件設(shè)施,應(yīng)當(dāng)從軟件建設(shè)入手做工作,強(qiáng)調(diào)平時(shí)運(yùn)作情況的記載,并以此作為考核本年度檔案工作目標(biāo)管理的一項(xiàng)重要措施,以推進(jìn)煙草企業(yè)檔案工作為現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)服務(wù)。
同時(shí)把煙草企業(yè)檔案建設(shè)列入基礎(chǔ)設(shè)施計(jì)劃,統(tǒng)籌解決煙草企業(yè)檔案保管條件、規(guī)范化裝備、現(xiàn)代化設(shè)備及其他實(shí)際困難,積極爭(zhēng)取上級(jí)業(yè)務(wù)部門下?lián)軐？?著眼于檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè),逐步從手工操作轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)管理,大力發(fā)展煙草企業(yè)檔案事業(yè),早日適應(yīng)新形勢(shì)下煙草企業(yè)檔案工作的迫切需要。
第2篇 質(zhì)監(jiān)局行政執(zhí)法案卷管理制度
制度是個(gè)社會(huì)的游戲規(guī)則,更規(guī)范的講,它們是為人們的相互關(guān)系而人為設(shè)定的一些制約。為此,我們一般要求大家共同遵守辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則來提高辦事效率,才設(shè)定一些制度。下面是我們應(yīng)屆畢業(yè)生制度職責(zé)大全提供的制度文章供您參考:
為切實(shí)做好行政執(zhí)法案卷的管理工作,使之規(guī)范化、系統(tǒng)化,特制定本制度。
一、案卷由辦公室統(tǒng)一管理,專人負(fù)責(zé)。
二、案卷管理應(yīng)確定固定的場(chǎng)所、設(shè)備和設(shè)施,專柜專儲(chǔ),要有嚴(yán)密的放火、防盜等防范措施。
三、辦公室負(fù)責(zé)案卷的收集、登記、整理、分類、編號(hào)、裝訂、歸檔、保管。
四、各執(zhí)法單法執(zhí)法完畢的案件文書要齊全,并及時(shí)交辦公室,辦公室接受案卷時(shí)要逐卷登記并辦理交接手續(xù)。
五、對(duì)五大類備案的案卷要專人登記、造冊(cè)管理。
l、上報(bào)質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門及上級(jí)行政部門交辦的案件;
2、跨行政區(qū)域的案件;
3、涉外案件;
4、經(jīng)人民法院判決的案件;
5、向司法部門移送的案件。
六、凡借閱、查看案卷等,必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),辦理必要的手續(xù)方可借閱、查看,并限期收回。
七、管檔人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的規(guī)定,盡職盡責(zé),無案卷管理失誤。
第3篇 應(yīng)急管理局安全生產(chǎn)行政處罰案卷立卷歸檔管理制度
應(yīng)急管理局安全生產(chǎn)行政處罰案卷立卷歸檔管理制度
一?總?則
第一條?為加強(qiáng)和規(guī)范全市安全生產(chǎn)行政處罰案卷管理，提高執(zhí)法工作質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)行政處罰法》、《安全生產(chǎn)違法行為行政處罰辦法》、《安全生產(chǎn)監(jiān)管檔案管理規(guī)定》等規(guī)定，結(jié)合我市實(shí)際，制定本制度。
第二條?本制度所稱行政處罰案卷，是指將對(duì)行政程序本身的記載以及行政行為所根據(jù)的一切文獻(xiàn)資料，按照行政執(zhí)法過程的關(guān)聯(lián)性，進(jìn)行排列、編注頁(yè)碼、填寫目錄并裝訂成冊(cè)的行政執(zhí)法文書組合。
第三條?行政處罰案件具體承辦人應(yīng)當(dāng)收集、核查、修補(bǔ)、整理案件的各種文書及證據(jù)材料，對(duì)案卷制作的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性、科學(xué)性負(fù)責(zé)。
第四條?全市安全生產(chǎn)執(zhí)法工作應(yīng)按本制度做好行政處罰案件案卷立卷歸檔工作。
二?案卷材料排列原則
第五條?適用一般程序作出的行政處罰類案件，涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的案件和一般以上事故處罰案件，原則上應(yīng)當(dāng)實(shí)行一案二卷（正卷、副卷）一號(hào)。依法不宜公開的案件材料和行政處罰集體討論記錄，應(yīng)當(dāng)裝入副卷。適用簡(jiǎn)易程序作出的行政處罰案件和前款規(guī)定以外的其他事故類處罰案件實(shí)行一案一卷。
第六條?案卷文書材料編目順序，應(yīng)遵循行政執(zhí)法程序，按照?qǐng)?zhí)法階段，遵守如下排序原則：
1.證據(jù)及密切關(guān)聯(lián)材料依時(shí)間排序。
2.實(shí)體決定在前，程序決定在后；批復(fù)件在前，請(qǐng)示件在后；正件在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后；結(jié)論件在前，依據(jù)件在后;法律文書在前，其他證據(jù)材料及相關(guān)材料在后。
3.同一案件中行政執(zhí)法對(duì)象不同的，法人文書材料在前，個(gè)人文書材料在后。
4.同一案件中行政處罰對(duì)象同類的，處罰重的在前，處罰輕的在后。
5.附圖或附表的文件材料排序，文字材料在前，附圖或附表在后。
6.事故案卷中，負(fù)責(zé)事故調(diào)查的人民政府的批復(fù)文件（附事故調(diào)查報(bào)告）排在結(jié)論性文書之前，其余事故調(diào)查材料作為證據(jù)材料按時(shí)間順序排列。
三?案卷材料排列順序
第七條?適用簡(jiǎn)易程序作出的行政處罰案卷材料排列順序?yàn)椋?/p>
（一）案卷封面；
（二）卷內(nèi)目錄；
（三）行政（當(dāng)場(chǎng)）處罰決定書；
（四）送達(dá)回執(zhí)；
（五）立案審批表；
（六）罰款收據(jù)；
（七）結(jié)案審批表；
（八）現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄、詢問筆錄及相關(guān)證據(jù)。
第八條?適用一般程序作出的行政處罰案卷材料排列順序?yàn)椋?/p>
（一）正卷
1.案卷封面（注明正卷）；
2.卷內(nèi)目錄；
3.行政處罰決定書；
4.送達(dá)回執(zhí)；
5.案件處理呈批表（決定）；
6.立案審批表；
7.行政處罰集體討論記錄；
8.行政處罰告知書；
9.聽證告知書；
10.案件處理呈批表（告知）；
11.罰款催繳通知書；
12.延期繳納罰款審批表；
13.延期繳納罰款批準(zhǔn)書；
14.強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書；
15.罰款收據(jù)；
16.案件移送審批表；
17.案件移送書；
18.結(jié)案審批表；
19.對(duì)當(dāng)事人制發(fā)的其他法律文書（按照制發(fā)日期先后排列）；
20.證據(jù)材料：
（1）現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄（初次）；
（2）責(zé)令限期整改指令書；
（3）現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄（復(fù)查）；
（4）整改復(fù)查意見書；
（5）現(xiàn)場(chǎng)處理措施決定書；
（6）強(qiáng)制措施決定書；
（7）詢問通知書；
（8）詢問筆錄（附被調(diào)查和被詢問人的身份證明、授權(quán)委托書、委托人的身份證明）；
（9）企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法人代表（企業(yè)負(fù)責(zé)人）及安全管理人員培訓(xùn)合格證書、相關(guān)人員任職文件等證明材料；
（10）當(dāng)事人陳述；
（11）證人證言；
（12）鑒定結(jié)論（包括委托鑒定書、鑒定機(jī)構(gòu)資質(zhì)證明、鑒定報(bào)告、抽樣取證記錄等）；
（13）有關(guān)書證（包括帳冊(cè)復(fù)印件、原始憑證及圖片、合同、協(xié)議、票據(jù)復(fù)印件等）；
（14）有關(guān)物證（包括實(shí)物、現(xiàn)場(chǎng)照片、實(shí)物照片等）；
（15）視聽資料、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)（包括制作人、證明對(duì)象、證明內(nèi)容等說明）；
（16）勘驗(yàn)筆錄；
（17）其他證據(jù)材料。
21.查封、扣押財(cái)物處理憑證（轉(zhuǎn)退還財(cái)物清單、當(dāng)事人收回財(cái)物收據(jù)）；
22.沒收物品的處理記錄（統(tǒng)一入庫(kù)的，附入庫(kù)單；銷毀的，附銷毀記錄及照片；拍賣或變賣的，按規(guī)定保存相應(yīng)手續(xù)材料，包括沒收物品變價(jià)款收據(jù)）；
23.案件處理過程中形成的應(yīng)歸檔并可以公開的其他材料；
（二）副卷
1.案卷封面（注明副卷）；
2.卷內(nèi)目錄；
3.案源材料（包括檢舉材料、申訴材料、控告材料、監(jiān)督檢查報(bào)告、上級(jí)機(jī)關(guān)交辦或者有關(guān)部門移送的材料）；
4.案件調(diào)查終結(jié)報(bào)告；
5.聽證報(bào)告書等材料；
6.其他有關(guān)內(nèi)部討論材料。
第九條?事故行政處罰類案卷材料排列順序?yàn)椋?/p>
（一）正卷
1.案卷封面（注明正卷）；
2.卷內(nèi)目錄；
3.事故調(diào)查報(bào)告批復(fù)；
4.事故調(diào)查結(jié)案請(qǐng)示；
5.事故調(diào)查報(bào)告；
6.行政處罰決定書；
7. 送達(dá)回執(zhí)；
8.案件處理呈批表（決定）；
9.立案審批表；
10.行政處罰集體討論記錄；
11.行政處罰告知書；
12.聽證告知書；
13.案件處理呈批表（告知）；
14.罰款催繳通知書；
15.延期繳納罰款審批表；
16.延期繳納罰款批準(zhǔn)書；
17.強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書；
18.罰款收據(jù)；
19.案件移送審批表；
20.案件移送書；
21.結(jié)案審批表；
22.對(duì)當(dāng)事人制發(fā)的其他法律文書（按照制發(fā)日期先后排列）；
23.證據(jù)材料：
（1）現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄（初次）；
（2）責(zé)令限期整改指令書；
（3）現(xiàn)場(chǎng)處理措施決定書；
（4）強(qiáng)制措施決定書；
（5）詢問通知書；
（6）詢問筆錄（附被調(diào)查和被詢問人的身份證明、授權(quán)委托書、委托人的身份證明）；
（7）企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法人代表（企業(yè)負(fù)責(zé)人）及安全管理人員培訓(xùn)合格證書、相關(guān)人員任職文件等證明材料；
（8）當(dāng)事人陳述；
（9）證人證言；
（10）有關(guān)書證（包括帳冊(cè)復(fù)印件、原始憑證及圖片、合同、協(xié)議、票據(jù)復(fù)印件等）；
（11）有關(guān)物證（包括實(shí)物、現(xiàn)場(chǎng)照片、實(shí)物照片等）；
（12）視聽資料、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)（包括制作人、證明對(duì)象、證明內(nèi)容等說明）；
（13）勘驗(yàn)筆錄；
（14）其他證據(jù)材料。
24.查封、扣押財(cái)物處理憑證（轉(zhuǎn)退還財(cái)物清單、當(dāng)事人收回財(cái)物收據(jù)）；
25.案件處理過程中形成的應(yīng)歸檔并可以公開的其他材料;
（二）副卷
1.案卷封面（注明副卷）；
2.卷內(nèi)目錄；
3.案源材料（包括檢舉材料、申訴材料、控告材料、監(jiān)督檢查報(bào)告、上級(jí)機(jī)關(guān)交辦或者有關(guān)部門移送的材料；頁(yè)碼起始頁(yè)）；
4.安全監(jiān)管部門檢查事故單位整改落實(shí)情況報(bào)告；
5.事故單位落實(shí)防范和整改措施的情況報(bào)告；
6.組成事故調(diào)查組通知；
7.調(diào)查組成員名單及簽字；
8.技術(shù)鑒定報(bào)告（含技術(shù)專家組名單及簽字）；
9.事故單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等主體證明材料；
10.傷亡者基本情況及相關(guān)醫(yī)學(xué)病理證明（含身份、勞動(dòng)關(guān)系、收入等）；
11.調(diào)查詢問筆錄（被詢問人的身份證明材料附后，包括被詢問人的身份證復(fù)印件、授權(quán)委托書、委托人的身份證復(fù)印件）;
12.當(dāng)事人陳述;
13.證人證言;
14.鑒定結(jié)論（包括鑒定委托書、鑒定機(jī)構(gòu)的資質(zhì)證明、鑒定報(bào)告、抽樣取證記錄等）;
15.有關(guān)書證（包括帳冊(cè)復(fù)印件、原始憑證及圖片、合同、協(xié)議、票據(jù)復(fù)印件等）;
16.有關(guān)物證（包括實(shí)物、現(xiàn)場(chǎng)照片、實(shí)物照片等）;
17.視聽資料、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)（包括制作人、證明對(duì)象、證明內(nèi)容等說明）;
18.勘驗(yàn)筆錄;
19.其他證據(jù)材料（與案件定性有關(guān)聯(lián)、具有證明力的其他證據(jù)材料）;
20.財(cái)物處理單據(jù)（轉(zhuǎn)退還財(cái)物清單、當(dāng)事人收回財(cái)物收據(jù)）;
21.事故調(diào)查組內(nèi)部討論記錄及簽名；
22.其他事故調(diào)查組成員單位意見；
23.事故善后處理情況；
24.其他需要搜集整理入卷材料；
四?案卷材料填寫要求
第十條?行政執(zhí)法案卷內(nèi)所有執(zhí)法文書應(yīng)統(tǒng)一使用《安全生產(chǎn)監(jiān)管執(zhí)法手冊(cè)》印發(fā)的執(zhí)法文書式樣。
第十一條?案卷封面內(nèi)容要求為：
（一）題頭：注明案件辦理部門。
（二）文書文號(hào)：文書文號(hào)是案卷首頁(yè)的編號(hào)，由地區(qū)簡(jiǎn)稱+文書簡(jiǎn)稱+年份+序號(hào)組成。序號(hào)可以按照本單位統(tǒng)一編寫，如“福應(yīng)急案〔2019〕1 號(hào)”文書文號(hào)應(yīng)當(dāng)與其他執(zhí)法文書一致。
（三）卷宗類別：正卷和副卷。
（四）案件名稱：案件名稱應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔描述，直接反映案件的要素，并且在案件材料中保持前后一致。
案件名稱表述主要分為以下三類：
1.事故類：事故單位+事故發(fā)生月日+事故等級(jí)+事故類別+案，如“__ 公司12.13 較大坍塌事故案”；
2.違法行為類：違法主體+違法行為+案，如“__ 公司違法轉(zhuǎn)讓安全生產(chǎn)許可證案”。
3.非法行為類：違法主體+非法行為+案，如“__ 公司未取得安全生產(chǎn)許可證案”。
（五）類別：案卷類別分為簡(jiǎn)易程序行政處罰案卷和一般程序行政處罰案卷，一般程序案卷又分為事故案卷和非事故案卷。
（六）案由：案由是對(duì)案件性質(zhì)的初步定性，按照違法行為分類填寫。具體如下：
1.安全生產(chǎn)行政許可類違法；
2.安全生產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)和管理人員類違法；
3.安全生產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目類違法；
4.安全生產(chǎn)規(guī)章制度類違法；
5.安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)類違法；
6.安全生產(chǎn)資金投入類違法；
7.安全生產(chǎn)隱患管理類違法；
8.生產(chǎn)安全事故應(yīng)急救援類違法；
9.安全生產(chǎn)承包租賃類違法；
10.安全生產(chǎn)警示標(biāo)志類違法；
11.重大危險(xiǎn)源管理類違法；
12.安全生產(chǎn)中介機(jī)構(gòu)類違法；
13.安全設(shè)備使用維護(hù)類違法；
14.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)管理類違法；
15.生產(chǎn)安全事故報(bào)告類違法；
16.生產(chǎn)安全事故責(zé)任類違法；
17.其他類違法案件，對(duì)違法行為定性后填寫。
（七）立案日期：同立案審批表的審批時(shí)間。
（八）結(jié)案日期：同結(jié)案審批表的審批時(shí)間。
（九）辦理結(jié)果：處理結(jié)果應(yīng)當(dāng)寫明當(dāng)事人違反的法律規(guī)定、處罰依據(jù)和處罰內(nèi)容，引用法律條文應(yīng)具體到條、款、項(xiàng)、目，并且與行政處罰決定書相一致。
（十）承辦人員：填寫該案件具體承辦人姓名。
（十一）歸檔日期：具體存檔的時(shí)間。
（十二）歸檔號(hào)數(shù)：按照本單位統(tǒng)一的順序排列編號(hào)。
（十三）保存期限：按檔案管理要求填寫。
第十二條?卷內(nèi)目錄內(nèi)容包括序號(hào)、文件名稱及編號(hào)、日期、頁(yè)號(hào)、備注五項(xiàng)。
序號(hào)即卷內(nèi)文件的編號(hào)，以整份文件材料為單位，一文一號(hào)，使用阿拉伯?dāng)?shù)字排列填寫。
文件名稱及編號(hào)應(yīng)當(dāng)填寫文件材料全稱及文件編號(hào)，無編號(hào)的文件應(yīng)填寫制發(fā)或者提供該文件的法人組織和個(gè)人名稱。
日期應(yīng)當(dāng)填寫文件材料制成或印發(fā)的日期。
頁(yè)號(hào)即卷內(nèi)文件所在之頁(yè)的頁(yè)碼，填寫每份文件的起止頁(yè)碼。
備注根據(jù)需要填寫文件說明事項(xiàng),如復(fù)印件。
卷內(nèi)目錄應(yīng)當(dāng)填寫真實(shí)、全面、客觀，與卷內(nèi)材料相符；
無簽字以及行文日期等材料，應(yīng)考證補(bǔ)充清楚再填寫。
第十三條?卷內(nèi)備考表是填寫該卷有需要加以說明與解釋的情況，包括：盒內(nèi)文件情況說明（如卷內(nèi)材料件數(shù)、頁(yè)數(shù)；卷內(nèi)文件是否完整，有無破損；是否有重要價(jià)值或特別意義的文件等）；整理人（由檔案整理者簽名）；檢查人（由案卷質(zhì)量審核者簽名）；日期（由檢查人填寫）。?卷內(nèi)備考表放置于案卷末頁(yè)。
第十四條?案卷封面、目錄、備考表一律采取打印制作。
五?案卷材料的整理
第十五條?整理完畢的案卷，質(zhì)量應(yīng)符合下列標(biāo)準(zhǔn)：
文件材料齊全完整；排列分類系統(tǒng)條理；書寫標(biāo)記整齊規(guī)范；裝訂折疊美觀簡(jiǎn)潔。
第十六條?按照“誰辦案、誰立卷”的原則，從調(diào)查或者立案之日起，承辦人員就應(yīng)當(dāng)開始系統(tǒng)收集有關(guān)文書，做好立卷的前期準(zhǔn)備。承辦人員應(yīng)當(dāng)自案件辦結(jié)之日起15 日內(nèi)立卷完畢。
第十七條?在行政處罰決定發(fā)生法律效力后，當(dāng)事人提起行政復(fù)議或者行政訴訟形成的檔案，可以合并入原案卷保管，或者另立附卷保管。
第十八條?案卷文書材料一般應(yīng)使用打印的文書原件，尺寸規(guī)格為a4 型紙；不能使用文書原件的，可使用與原件核對(duì)無誤的a4 型紙張復(fù)印件，并注明出處及加蓋文書原件保管單位公章。
第十九條?案卷材料確需手工填寫的，不得使用不耐久字跡材料書寫，應(yīng)使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水或墨汁書寫，字體工整、清晰。文書材料有涂改的應(yīng)更換修正后的文書原件，不能更換的，應(yīng)由相關(guān)人員在涂改處按指印確認(rèn)。
第二十條?案卷文書材料整理應(yīng)注意下列事項(xiàng)：
（一）照片與破損、字跡模糊或容易褪色的鉛筆、圓珠筆等文書材料以及紙張較小、輕薄的文書應(yīng)復(fù)印或托裱，復(fù)印件應(yīng)置于原件前面；
（二）大于a4 型標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的紙張應(yīng)折疊，小于a4 型標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的紙張應(yīng)托裱；
（三）案卷裝訂不得覆蓋住字跡或圖表畫面；
（四）需要附卷保存的信封，要打開展平加貼襯紙,并保留郵票、郵戳；
（五）文書材料上的金屬物必須剔除，以防銹蝕；
（六）案卷裝訂應(yīng)當(dāng)采取線裝，加蓋檔號(hào)章。
第二十一條?案卷材料除空白頁(yè)外，凡載有文字、圖表的正反面均一頁(yè)編一號(hào)，依次用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁(yè)編寫頁(yè)碼。編碼可用頁(yè)碼機(jī)戳蓋。正頁(yè)在右上角、反頁(yè)在左上角編寫，案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編頁(yè)碼。
第二十二條?歸檔的錄音帶、錄像帶、視頻等聲像檔案，應(yīng)轉(zhuǎn)換成格式統(tǒng)一的數(shù)字信息進(jìn)行存儲(chǔ)，并在載體上注明當(dāng)事人的姓名、案由、案號(hào)、承辦單位、錄制人、錄制時(shí)間、錄制內(nèi)容，并按形成順序逐盤登記造冊(cè)歸檔。歸檔的證物，凡是能夠附卷保存的，應(yīng)裝訂入卷；不能裝訂入卷的，應(yīng)拍照入卷，證物放入證據(jù)袋內(nèi)，并貼上標(biāo)簽，注明證據(jù)名稱、數(shù)量、種類、制作的時(shí)間、地點(diǎn)和所在案件案卷號(hào)等事項(xiàng)。
六?案卷的移交
第二十三條?案件承辦人應(yīng)在每年3 月底前，將上一年度已辦結(jié)的案件檔案移交本單位檔案室集中統(tǒng)一保管。移交前應(yīng)由檔案管理人員對(duì)案卷和附卷證物進(jìn)行當(dāng)場(chǎng)清點(diǎn)接收，編制移交清冊(cè)，辦理移交手續(xù)。電子文件應(yīng)當(dāng)隨紙質(zhì)案卷一并移交。不符合規(guī)定要求的，退回辦案人員重新整理后歸檔。
第二十四條?案件承辦人調(diào)動(dòng)或者工作崗位調(diào)整的，應(yīng)當(dāng)在調(diào)動(dòng)手續(xù)辦理完畢前或者崗位調(diào)整后一個(gè)月內(nèi)辦理完檔案移交手續(xù)。
第二十五條?受委托的鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）安全生產(chǎn)監(jiān)管部門實(shí)施行政處罰形成的案卷材料，應(yīng)當(dāng)依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，將有關(guān)案卷材料整理完畢后，及時(shí)移送委托機(jī)關(guān)歸檔管理。
第二十六條?已經(jīng)歸檔的案卷，一般不得從中抽取或者增添材料。確需抽取或者增添材料的應(yīng)征求檔案管理員的同意后，應(yīng)當(dāng)經(jīng)執(zhí)法監(jiān)察負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)安全監(jiān)管部門分管執(zhí)法工作的負(fù)責(zé)人審批同意后，按立卷要求辦理。
第二十七條?案卷的借閱必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行審批手續(xù)。安全監(jiān)管系統(tǒng)內(nèi)因工作需要查閱和摘錄案卷材料的，應(yīng)當(dāng)填寫檔案借閱登記表，經(jīng)執(zhí)法監(jiān)察負(fù)責(zé)人審核、分管執(zhí)法工作負(fù)責(zé)人審批同意后，方可查閱和摘錄。查閱和摘錄原則上在檔案室進(jìn)行，不劃道、涂改、拆卷、裁剪、拍照、撕毀等。確需復(fù)制案卷材料的，應(yīng)經(jīng)主要負(fù)責(zé)人審批同意。
安全監(jiān)管系統(tǒng)外的單位和個(gè)人需要查閱、摘錄和復(fù)制案卷材料的，應(yīng)當(dāng)出示公函、工作證（居民身份證）等有效證明，經(jīng)執(zhí)法監(jiān)察負(fù)責(zé)人審核、分管執(zhí)法工作負(fù)責(zé)人審批同意后，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行查閱、摘錄和復(fù)制。外借案卷的，應(yīng)經(jīng)主要負(fù)責(zé)人審批同意。借出單位禁止轉(zhuǎn)借其他單位和個(gè)人使用。
接收借出的案卷時(shí)，要認(rèn)真驗(yàn)收和清點(diǎn)核對(duì)。對(duì)存在的短缺、涂改、增刪、污損等情況，應(yīng)報(bào)告分管執(zhí)法工作負(fù)責(zé)人及時(shí)追查處理。珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不得借出。
七?案卷的保管和銷毀
第二十八條?案件檔案保存期限分為永久和定期兩種，定期采用標(biāo)時(shí)制，根據(jù)歸檔材料的價(jià)值定為30 年或者10 年。保存期限自立卷之日起開始計(jì)算。簡(jiǎn)易程序案卷的保存期限為10 年。一般程序案卷中，未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人集體討論決定的非事故案件的保存期限為30 年；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人集體討論決定的非事故案件、所有事故案件、具有典型意義的案件、有本級(jí)人民政府領(lǐng)導(dǎo)或者上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示的案件、涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密或者個(gè)人隱私的案件的保存期限為永久。
第二十九條?按照國(guó)家規(guī)定的檔案銷毀標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)執(zhí)法監(jiān)察負(fù)責(zé)人鑒定后，書面報(bào)主要負(fù)責(zé)人審批，填寫案卷銷毀登記表，由兩人以上（一名銷毀人、一名監(jiān)督人）負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀登記表上簽名，嚴(yán)禁把銷毀的檔案出售給任何單位和個(gè)人。銷毀檔案的請(qǐng)示報(bào)告和銷毀登記表應(yīng)立卷存檔。
八?附則
第三十條?本制度屬于福泉市安全生產(chǎn)行政執(zhí)法工作規(guī)范，用于指導(dǎo)和規(guī)范全市安全生產(chǎn)行政處罰工作，涉及相關(guān)法律問題處理上以上位法為準(zhǔn)。國(guó)家、省對(duì)實(shí)施行政處罰及法律文書制作另有明確規(guī)定的，從其規(guī)定。
第三十一條?本制度由福泉市應(yīng)急管理局負(fù)責(zé)解釋。
第三十二條?本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。
