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會議室管理制度是企業(yè)管理中不可或缺的一部分，它旨在確保會議室資源的有效利用，提高會議效率，減少無謂的時間浪費，并維護良好的工作環(huán)境。通過規(guī)范會議室的預(yù)約、使用、保養(yǎng)和管理，可以優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)部溝通，提升團隊協(xié)作的有序性和專業(yè)性。
包括哪些方面
1. 預(yù)約制度：明確會議室的預(yù)訂流程，包括提前申請時間、優(yōu)先級設(shè)定、取消預(yù)訂的規(guī)定等。
2. 使用規(guī)定：規(guī)定會議的開始和結(jié)束時間，以及會議期間的行為規(guī)范，如設(shè)備使用、環(huán)境衛(wèi)生等。
3. 設(shè)備管理：對會議室內(nèi)的硬件設(shè)施、投影設(shè)備、音響系統(tǒng)等進行定期檢查和維護。
4. 清潔與維護：制定清潔標準和周期，保持會議室整潔，確保設(shè)施完好。
5. 安全與保密：確保會議內(nèi)容的安全，尤其是涉及敏感信息的會議，應(yīng)有相應(yīng)的保密措施。
6. 反饋與改進：收集使用者的反饋，持續(xù)優(yōu)化會議室管理制度。
重要性
1. 資源優(yōu)化：避免會議室閑置或過度使用，合理調(diào)配有限的資源。
2. 效率提升：通過規(guī)范流程，減少因會議室沖突導(dǎo)致的會議延誤。
3. 企業(yè)文化：體現(xiàn)企業(yè)對時間和效率的尊重，塑造專業(yè)的工作氛圍。
4. 信息安全：保護企業(yè)機密，防止信息泄露，增強員工的安全意識。
方案
1. 建立在線預(yù)訂系統(tǒng)：通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)或第三方應(yīng)用，實現(xiàn)會議室的在線預(yù)訂和狀態(tài)實時更新。
2. 制定使用指南：詳細說明會議室的使用規(guī)則，包括設(shè)備操作、會議禮儀等。
3. 定期維護檢查：設(shè)立專門的設(shè)施管理部門，定期對會議室設(shè)施進行檢查和保養(yǎng)。
4. 設(shè)立監(jiān)督機制：由行政部門或指定人員負責(zé)監(jiān)督會議室的使用情況，處理違規(guī)行為。
5. 引入評價體系：鼓勵使用者對會議室的使用體驗進行評價，以此為依據(jù)進行持續(xù)改進。
6. 培訓(xùn)與教育：對員工進行相關(guān)培訓(xùn)，確保他們了解并遵守會議室管理制度。
以上方案旨在構(gòu)建一個高效、有序的會議室管理體系，促進企業(yè)內(nèi)部溝通的順暢，同時提高員工的工作滿意度。只有當每個環(huán)節(jié)都得到妥善處理，會議室才能真正發(fā)揮其在企業(yè)運營中的重要作用。
會議室管理制度范文
【第1篇】會議室管理制度
會議室管理規(guī)定
為了加強會議室的管理,保證各類會議的順利召開及規(guī)范有序使用,提高會議室的利用率,特制定大廈管理處會議室(禮堂)管理規(guī)定。
一、會議室(禮堂)的管理,由物業(yè)辦公室負責(zé)。各部門安排的各種會議需提前登記,由區(qū)委、區(qū)政府負責(zé)安排時間,避免發(fā)生沖突。
二、凡使用會議室(禮堂)的部門負責(zé)會議室(禮堂)內(nèi)席簽擺放及座次的安排,提供會議用品(包括茶葉、水果、面巾紙等),會議室(禮堂)內(nèi)不得隨意亂貼亂畫。
三、會議室的衛(wèi)生、照明、空調(diào)、設(shè)備的使用及所有會務(wù)工作由物業(yè)辦公室
負責(zé),根據(jù)主辦部門要求懸掛會標,專題會議后將會標撤銷。
四、會服人員按每周會議安排表提前準備好會議室。及時做好會議室內(nèi)設(shè)施設(shè)備、會務(wù)方面的一切安排。做到會議室干凈整潔,桌椅排放整齊,按會議需要備好茶杯,飲用水,會后及時打掃清理。
五、會議室配置的設(shè)備、桌椅未經(jīng)許可,不得隨意搬動挪作它用,室內(nèi)物品不得隨意拿出或挪用,若確因需要借用,必須征得管理部門同意后方可動用,事后歸還原處。
六、會議室使用完畢后,應(yīng)隨時關(guān)閉門、窗和全部設(shè)施設(shè)備電源,切實做好防火、防盜及其他安全工作,如因會服人員造成的損失將追究個人的責(zé)任。
七、會議室配置的影音設(shè)備由物業(yè)辦公室負責(zé)管理。各部門使用人員應(yīng)愛護會議室的公共設(shè)備,會服人員發(fā)現(xiàn)使用部門操作不當及人為造成損壞的,應(yīng)及時向物業(yè)辦公室報告,分析原因,明確責(zé)任。
八、會服人員每天做好會議室場地及消防安全及設(shè)備檢查工作,保障會議室資源不流失,完成好規(guī)定的日巡視工作。
九、會服人員須嚴格按管理處各項規(guī)章制度,努力做好服務(wù)及協(xié)調(diào)工作,保障各類會議、接待活動的正常進行。
【第2篇】二中會議室管理制度
波寧二中會議室管理制度
學(xué)校會議室是學(xué)校舉行會議、接待賓客、舉辦各種活動的重要場所。為提高學(xué)校會議室的使用效率，保證學(xué)校會務(wù)、對外接待及重要活動的正常開展，制定本管理辦法。
（一）會議室的功能定位
1．竹洲大講堂：主要用于年級重大活動、大型報告會、學(xué)術(shù)交流、學(xué)校大型外事活動等。
2、思賢樓一樓會議室：主要用于學(xué)校教工大會、政治學(xué)習(xí)、學(xué)術(shù)報告、學(xué)術(shù)交流。
3、思賢樓二樓中型會議室：主要用于兄弟學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)來訪、重要客人接見活動、高三年級教師會議和學(xué)科研討會議等使用。
4、思賢樓二樓貴賓接待室：主要用于上級領(lǐng)導(dǎo)來訪、重要客人接見以及重要外事活動等使用。
5、松苑行政樓三樓會議室：主要用于學(xué)校校長辦公會議、黨政聯(lián)席會議、行政會議、校領(lǐng)導(dǎo)召集的各類會議及教研組長、班主任會議、高一高二年級教師會議、上級教育部門及教研部門組織的學(xué)科研討會等。
（二）會議室的申請
1、會議室由學(xué)校辦公室統(tǒng)一管理，統(tǒng)一安排使用。
2、會議室只限學(xué)校內(nèi)部使用，外單位借用會議室須報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同意。各部門無權(quán)將會議室轉(zhuǎn)借給外單位或他人使用。
3．學(xué)校會議室實行預(yù)約申請制度。各部門確需使用會議室，一般應(yīng)提前1天向校辦提出申請，并登記，接待校外人員的會議申請應(yīng)填寫《波寧二中會議（活動）管理登記表》，由校辦主任確認登記內(nèi)容。凡列入學(xué)校一周工作安排的會議，要確保其正常使用。若各部門預(yù)定的會議室與學(xué)校臨時性重要會議或活動發(fā)生沖突，應(yīng)以學(xué)校會議或活動為先。
（三）會議室的使用
1、會議室的使用遵循“誰使用誰負責(zé)”的原則。凡學(xué)校層面的工作會議，由辦公室負責(zé)會務(wù)工作，辦公室主任為會議校內(nèi)負責(zé)人，明確一名接待人員，兼任會議室各類設(shè)施設(shè)備的使用和管理。屬職能處室組織或承辦的會議，由相關(guān)處室承擔各項會務(wù)工作，處室負責(zé)人為校內(nèi)會議負責(zé)人，并確定一名接待人員，負責(zé)會議室的各類設(shè)施設(shè)備的使用和管理。
2、接待人員使用會議室要求：
（1）向校辦或指定人員領(lǐng)取鑰匙，提前1小時開門開窗通風(fēng)。
（2）檢查會議室衛(wèi)生情況，如不整潔應(yīng)立即與政教處聯(lián)系保潔員打掃。
（3）調(diào)試投影、話筒等多媒體設(shè)備，保證正常使用。如有異常應(yīng)立即與戎松挺或俞棟老師聯(lián)系。
（4）愛護室內(nèi)設(shè)施和物品，節(jié)約使用紙杯、茶葉等公共用品。
（5）不隨意移動室內(nèi)家具、物品。
（6）會議結(jié)束，關(guān)閉各類多媒體、電器設(shè)備，通知保潔員打掃衛(wèi)生，鎖好門、關(guān)好窗。
（7）無特殊情況，會后立即將鑰匙交還校辦或門衛(wèi)。
3、竹洲校區(qū)和松苑校區(qū)會議室設(shè)施設(shè)備技術(shù)方面負責(zé)人分別為戎松挺和俞棟。技術(shù)負責(zé)人的職責(zé)：
（1）學(xué)校層面的重大會議、活動或接待來訪，要求全程負責(zé)投影、音箱的使用和關(guān)閉。
（2）校內(nèi)會議或處室承辦的會議，由技術(shù)負責(zé)人對具體使用管理員進行技術(shù)上的指導(dǎo)，如使用過程中遇技術(shù)上的問題，應(yīng)能隨時聯(lián)系到并第一時間趕到會場處理。
（3）定期檢查設(shè)施、設(shè)備完好情況。
（四）會議室安全管理
在會議、活動期間，參加人員不得攜帶危險性、污染性物品進入會議室，愛護室內(nèi)各種設(shè)備、用品，因人為因素損壞或丟失的由使用部門或當事人承擔相應(yīng)責(zé)任。
五、凡非學(xué)校公務(wù)活動使用會議室，將實行有償使用。具體細則另訂。
【第3篇】會議室管理規(guī)定制度
會議室管理規(guī)定
文件編號:dzhr0403018
版次:a
頁次:1/1
實施日期:
1、目的:會議室是公司用于舉行會議、教育訓(xùn)練、借閱圖書,開展招聘工作之綜合型多功能場所,為做到合理使用,有效管理,故制定本規(guī)定。
2、范圍:公司全體員工。
3、內(nèi)容:
3.1 會議室僅限于本公司用于舉行會議,教育訓(xùn)練,借閱圖書,招聘等工作,未經(jīng)允許不得借于他人使用,如借他人使用,需通過申請經(jīng)副總經(jīng)理批準方可。
3.2 各單位凡因公使用會議室,需填寫《會議室使用申請表》(附件一)報備人力資源部,經(jīng)人力資源部協(xié)調(diào)安排后,方可在總務(wù)文員處領(lǐng)用鑰匙,并使用會議室。
3.3 各使用單位在使用會議室時,不得抽煙、大聲喧嘩,僅用于正常工作。
3.4各單位在使用會議室的過程中,必須愛護公物,保持會議室的整潔,用完后所有設(shè)備放置原位。
3.5會議室內(nèi)所使用設(shè)備、工具、辦公用品未征得公司同意任何人不得拿出會議室或作為他用。
3.6使用完備后及時將鑰匙退回人力資源部總務(wù)文員處,并由人力資源部核查使用后物品狀況。
擬文
審核
核準
【第4篇】會議室使用管理制度格式怎樣的
會議室是公司舉行會議、接待外賓和客戶的場所,為加強其使用管理,特制定本制度
⑴ 會議室由行政部歸口管理
⑵ 各部門需要使用會議室須事先向行政辦公室提出使用申請。會議室拘役申請方法如下:
①各部門有重要會議需要使用大會議室時,需由會議主管部門事先填寫〈會議申請單〉經(jīng)行政辦公室主管批準方可使用
②審核之后的申請單需貼于會議室門口,會議完畢后由行政辦公室人員將此單收走
③其他部門如有重要會議與此預(yù)約相沖突時,由行政辦公室協(xié)調(diào)解決
⑶ 會議室只限公司內(nèi)部各部門和子公司使用,外單位借用會議室需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準,并到行政辦公室辦理借用手續(xù)。任何部門和子公司無權(quán)將會議室借給外單位使用
⑷ 各部門和子公司使用會議室需經(jīng)行政辦公室同意,領(lǐng)取會議嗣后要鑰匙
⑸會議室布置前必須考慮周詳,根據(jù)布置任務(wù)來確定執(zhí)行人員,并做好明確分工
⑹會議現(xiàn)場要做好清潔保護工作
⑺會議室一切公物未經(jīng)行政辦公室主管許可,不得隨意搬離辦公室
⑻愛護會議室的設(shè)施,保持會議室清潔
附表:
會議室使用申請表 附表11-7
__ 年 月__ 日
日期
時間
會議名稱
主持人
地點
人數(shù)
備注
——
——
申請使用單位
管理單位
名稱
填表人
主管
管理人
事務(wù)科長
副經(jīng)理
__ 會議室使用登記簿__ 附表11-8
時刻
日期
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
備注
1日
2日
3日
4日
5日
【第5篇】會議室管理制度(范本)
為了加強會議室的管理,保證各類會議的順利召開及規(guī)范有序使用,提高會議室的利用率,特制定會議室管理規(guī)定。
一、會議室的管理,由局辦公室負責(zé)。各科室安排的各種會議需提前登記,由辦公室負責(zé)安排時間,避免發(fā)生沖突。
二、辦公室按每周會議安排表提前準備好會議室。及時做好會議室內(nèi)設(shè)施設(shè)備、會務(wù)方面的一切安排。做到會議室干凈整潔,桌椅排放整齊,按會議需要備好茶杯,飲用水,會后及時打掃清理。
三、凡使用會議室的科室負責(zé)會議室內(nèi)席簽擺放及座次的安排,提供會議用品,使用人員應(yīng)愛護會議室的公共設(shè)備,會議室內(nèi)不得隨意亂貼亂畫。
四、會議室的衛(wèi)生、照明、空調(diào)、設(shè)備的使用及管理由辦公室負責(zé)。會議室配置的設(shè)備、桌椅未經(jīng)許可,不得隨意搬動挪作它用。
五、會議室使用完畢后,應(yīng)隨時關(guān)閉門、窗和全部設(shè)施設(shè)備電源,切實做好防火、防盜及其他安全工作,如因會服人員造成的損失將追究個人的責(zé)任。
六、會服人員須嚴格按管理處各項規(guī)章制度,努力做好服務(wù)及協(xié)調(diào)工作,保障各類會議、接待活動的正常進行。
【第6篇】會議室使用管理制度(范本)
一、會議室使用細則
1、會議室由總務(wù)處負責(zé)管理、使用登記與調(diào)度、設(shè)備維護等相關(guān)事宜,未經(jīng)允許不得擅自使用、不得擅自挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。本管理辦法所指的會議室包括:1212波司登培訓(xùn)教室(大會議室)、1221會議室1、1312培訓(xùn)教室、1321會議室4、1319會議室5、1406黨員活動室(四樓)、1408會議室。
2、會議室實行提前預(yù)約制度。為避免會議發(fā)生沖突,相關(guān)人員(部門)使用會議室,須提前3天通知總務(wù)處,填寫<會議室使用申請表>,以便統(tǒng)一安排。臨時召開的緊急會議需用會議室時,要及時向總務(wù)處提出申請并在會后進行補辦相關(guān)登記。各部門使用會議室使用時領(lǐng)取會議室鑰匙。
3、各部門申請使用會議室時,需明確使用時間、參加會議人數(shù)等,如有需總務(wù)處協(xié)辦的事項請?zhí)崆白⒚?總務(wù)處可根據(jù)實際情況做好相關(guān)工作的的準備工作。如需使用會議室的設(shè)備,應(yīng)提前向總務(wù)處說明,以便提前準備,確保會議順利進行。
4、如遇會議之間發(fā)生沖突,要堅持局部服從整體的原則,學(xué)校會議優(yōu)先于部門會議,部門會議之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。
5、使用會議室的部門,必須愛護會議室的設(shè)施,保持會議室清潔。用后應(yīng)及時整理:檢查安全(電源),關(guān)好窗、空調(diào),鎖好門,將鑰匙交還總務(wù)處。
6、開會期間,請愛惜會議室的設(shè)備及物品,自覺保持衛(wèi)生,禁止吸煙,禁止亂扔紙屑,盡量保持室內(nèi)清潔。
7、會議結(jié)束后,使用人應(yīng)進行必要的檢查,關(guān)閉會議室內(nèi)各種電器設(shè)備的電源,特別注意必須等待投影儀散熱,指示燈變紅后方可切斷電源,關(guān)好門窗。相關(guān)人員及時整理會議場地,如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或公務(wù)損壞及時報至總務(wù)處,及時維修,確保其他會議的準時進行。安全責(zé)任人為申請者所屬處室主任或系部主任。
8、與會人員要愛護會議室內(nèi)的公共設(shè)施,損壞賠償,任何部門和個人未經(jīng)總務(wù)處同意不得將會議室的各種設(shè)施拿出會議室或轉(zhuǎn)做他用。
9、平時衛(wèi)生由學(xué)校衛(wèi)生員每天早晨負責(zé)打掃。會議室活動結(jié)束后,由學(xué)校衛(wèi)生員對會議室進行清掃和整理,將移動的桌椅及時放回原位(必要時請相關(guān)部門協(xié)助幫忙),以方便其他部門使用。
10、當組織活動或培訓(xùn)時,由活動的組織者臨時負責(zé)會議室衛(wèi)生及設(shè)備安全。任課教師使用會議室,要安排學(xué)生課后做衛(wèi)生。
二、本規(guī)定由總務(wù)處制定,經(jīng)審批后自頒布之日起執(zhí)行。
