會(huì)議室管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，旨在確保會(huì)議的有效性和高效性。它規(guī)范了會(huì)議室的使用、預(yù)約、維護(hù)以及相關(guān)資源的分配，防止資源浪費(fèi)，提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率，同時(shí)保證會(huì)議的安全和秩序。
包括哪些方面
1. 會(huì)議室預(yù)訂：詳細(xì)規(guī)定預(yù)訂流程，包括提前申請的時(shí)間、方式，以及優(yōu)先級設(shè)定。
2. 使用規(guī)則：涵蓋會(huì)議開始與結(jié)束的時(shí)間管理，設(shè)備操作指南，以及會(huì)議期間的行為規(guī)范。
3. 維護(hù)保養(yǎng)：明確會(huì)議室的清潔、設(shè)備檢查與報(bào)修程序，保持良好的會(huì)議環(huán)境。
4. 資源管理：包括會(huì)議材料的準(zhǔn)備、分發(fā)和回收，以及茶水、文具等物品的使用與補(bǔ)充。
5. 安全規(guī)定：確保會(huì)議室的消防安全，緊急情況下的疏散路線及應(yīng)急措施。
6. 會(huì)議記錄與跟進(jìn)：規(guī)定會(huì)議紀(jì)要的制作、分發(fā)與執(zhí)行情況的跟蹤。
重要性
1. 提升效率：明確的會(huì)議室管理制度能避免會(huì)議沖突，減少等待時(shí)間，提高員工的工作效率。
2. 保障秩序：規(guī)范的使用規(guī)則可以維持會(huì)議的秩序，減少不必要的干擾，確保會(huì)議質(zhì)量。
3. 資源優(yōu)化：合理分配和使用會(huì)議室資源，避免浪費(fèi)，降低成本。
4. 促進(jìn)溝通：通過標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)議流程，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)間的溝通協(xié)調(diào)，提升團(tuán)隊(duì)合作水平。
5. 風(fēng)險(xiǎn)防控：安全規(guī)定有助于預(yù)防和應(yīng)對可能的風(fēng)險(xiǎn)，保障人員和財(cái)產(chǎn)的安全。
方案
1. 建立在線預(yù)訂系統(tǒng)：通過企業(yè)內(nèi)部平臺實(shí)現(xiàn)會(huì)議室的實(shí)時(shí)查看和預(yù)訂，自動(dòng)處理沖突，提高預(yù)訂效率。
2. 制定行為準(zhǔn)則：明確參會(huì)人員應(yīng)遵守的禮儀，如準(zhǔn)時(shí)參會(huì)、關(guān)閉手機(jī)等，確保會(huì)議順利進(jìn)行。
3. 設(shè)立責(zé)任人：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理和維護(hù)，確保設(shè)施完好。
4. 實(shí)施定期評估：定期收集反饋，評估制度執(zhí)行情況，適時(shí)調(diào)整和完善管理制度。
5. 培訓(xùn)與宣傳：組織員工學(xué)習(xí)會(huì)議室管理制度，確保每位員工了解并遵守相關(guān)規(guī)定。
通過上述方案的實(shí)施，我們可以構(gòu)建一個(gè)有序、高效、安全的會(huì)議室使用環(huán)境，進(jìn)一步提升企業(yè)的運(yùn)營效率和團(tuán)隊(duì)凝聚力。
會(huì)議室管理制度(范本)范文
【第1篇】會(huì)議室管理制度(范本)
為了加強(qiáng)會(huì)議室的管理,保證各類會(huì)議的順利召開及規(guī)范有序使用,提高會(huì)議室的利用率,特制定會(huì)議室管理規(guī)定。
一、會(huì)議室的管理,由局辦公室負(fù)責(zé)。各科室安排的各種會(huì)議需提前登記,由辦公室負(fù)責(zé)安排時(shí)間,避免發(fā)生沖突。
二、辦公室按每周會(huì)議安排表提前準(zhǔn)備好會(huì)議室。及時(shí)做好會(huì)議室內(nèi)設(shè)施設(shè)備、會(huì)務(wù)方面的一切安排。做到會(huì)議室干凈整潔,桌椅排放整齊,按會(huì)議需要備好茶杯,飲用水,會(huì)后及時(shí)打掃清理。
三、凡使用會(huì)議室的科室負(fù)責(zé)會(huì)議室內(nèi)席簽擺放及座次的安排,提供會(huì)議用品,使用人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室的公共設(shè)備,會(huì)議室內(nèi)不得隨意亂貼亂畫。
四、會(huì)議室的衛(wèi)生、照明、空調(diào)、設(shè)備的使用及管理由辦公室負(fù)責(zé)。會(huì)議室配置的設(shè)備、桌椅未經(jīng)許可,不得隨意搬動(dòng)挪作它用。
五、會(huì)議室使用完畢后,應(yīng)隨時(shí)關(guān)閉門、窗和全部設(shè)施設(shè)備電源,切實(shí)做好防火、防盜及其他安全工作,如因會(huì)服人員造成的損失將追究個(gè)人的責(zé)任。
六、會(huì)服人員須嚴(yán)格按管理處各項(xiàng)規(guī)章制度,努力做好服務(wù)及協(xié)調(diào)工作,保障各類會(huì)議、接待活動(dòng)的正常進(jìn)行。
【第2篇】會(huì)議室使用管理制度格式怎樣的
會(huì)議室是公司舉行會(huì)議、接待外賓和客戶的場所,為加強(qiáng)其使用管理,特制定本制度
⑴ 會(huì)議室由行政部歸口管理
⑵ 各部門需要使用會(huì)議室須事先向行政辦公室提出使用申請。會(huì)議室拘役申請方法如下:
①各部門有重要會(huì)議需要使用大會(huì)議室時(shí),需由會(huì)議主管部門事先填寫〈會(huì)議申請單〉經(jīng)行政辦公室主管批準(zhǔn)方可使用
②審核之后的申請單需貼于會(huì)議室門口,會(huì)議完畢后由行政辦公室人員將此單收走
③其他部門如有重要會(huì)議與此預(yù)約相沖突時(shí),由行政辦公室協(xié)調(diào)解決
⑶ 會(huì)議室只限公司內(nèi)部各部門和子公司使用,外單位借用會(huì)議室需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并到行政辦公室辦理借用手續(xù)。任何部門和子公司無權(quán)將會(huì)議室借給外單位使用
⑷ 各部門和子公司使用會(huì)議室需經(jīng)行政辦公室同意,領(lǐng)取會(huì)議嗣后要鑰匙
⑸會(huì)議室布置前必須考慮周詳,根據(jù)布置任務(wù)來確定執(zhí)行人員,并做好明確分工
⑹會(huì)議現(xiàn)場要做好清潔保護(hù)工作
⑺會(huì)議室一切公物未經(jīng)行政辦公室主管許可,不得隨意搬離辦公室
⑻愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)施,保持會(huì)議室清潔
附表:
會(huì)議室使用申請表 附表11-7
__ 年 月__ 日
日期
時(shí)間
會(huì)議名稱
主持人
地點(diǎn)
人數(shù)
備注
——
——
申請使用單位
管理單位
名稱
填表人
主管
管理人
事務(wù)科長
副經(jīng)理
__ 會(huì)議室使用登記簿__ 附表11-8
時(shí)刻
日期
7
8
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19
20
備注
1日
2日
3日
4日
5日
【第3篇】會(huì)議室使用管理制度(范本)
一、會(huì)議室使用細(xì)則
1、會(huì)議室由總務(wù)處負(fù)責(zé)管理、使用登記與調(diào)度、設(shè)備維護(hù)等相關(guān)事宜,未經(jīng)允許不得擅自使用、不得擅自挪用會(huì)議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。本管理辦法所指的會(huì)議室包括:1212波司登培訓(xùn)教室(大會(huì)議室)、1221會(huì)議室1、1312培訓(xùn)教室、1321會(huì)議室4、1319會(huì)議室5、1406黨員活動(dòng)室(四樓)、1408會(huì)議室。
2、會(huì)議室實(shí)行提前預(yù)約制度。為避免會(huì)議發(fā)生沖突,相關(guān)人員(部門)使用會(huì)議室,須提前3天通知總務(wù)處,填寫<會(huì)議室使用申請表>,以便統(tǒng)一安排。臨時(shí)召開的緊急會(huì)議需用會(huì)議室時(shí),要及時(shí)向總務(wù)處提出申請并在會(huì)后進(jìn)行補(bǔ)辦相關(guān)登記。各部門使用會(huì)議室使用時(shí)領(lǐng)取會(huì)議室鑰匙。
3、各部門申請使用會(huì)議室時(shí),需明確使用時(shí)間、參加會(huì)議人數(shù)等,如有需總務(wù)處協(xié)辦的事項(xiàng)請?zhí)崆白⒚?總務(wù)處可根據(jù)實(shí)際情況做好相關(guān)工作的的準(zhǔn)備工作。如需使用會(huì)議室的設(shè)備,應(yīng)提前向總務(wù)處說明,以便提前準(zhǔn)備,確保會(huì)議順利進(jìn)行。
4、如遇會(huì)議之間發(fā)生沖突,要堅(jiān)持局部服從整體的原則,學(xué)校會(huì)議優(yōu)先于部門會(huì)議,部門會(huì)議之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。
5、使用會(huì)議室的部門,必須愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)施,保持會(huì)議室清潔。用后應(yīng)及時(shí)整理:檢查安全(電源),關(guān)好窗、空調(diào),鎖好門,將鑰匙交還總務(wù)處。
6、開會(huì)期間,請愛惜會(huì)議室的設(shè)備及物品,自覺保持衛(wèi)生,禁止吸煙,禁止亂扔紙屑,盡量保持室內(nèi)清潔。
7、會(huì)議結(jié)束后,使用人應(yīng)進(jìn)行必要的檢查,關(guān)閉會(huì)議室內(nèi)各種電器設(shè)備的電源,特別注意必須等待投影儀散熱,指示燈變紅后方可切斷電源,關(guān)好門窗。相關(guān)人員及時(shí)整理會(huì)議場地,如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或公務(wù)損壞及時(shí)報(bào)至總務(wù)處,及時(shí)維修,確保其他會(huì)議的準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行。安全責(zé)任人為申請者所屬處室主任或系部主任。
8、與會(huì)人員要愛護(hù)會(huì)議室內(nèi)的公共設(shè)施,損壞賠償,任何部門和個(gè)人未經(jīng)總務(wù)處同意不得將會(huì)議室的各種設(shè)施拿出會(huì)議室或轉(zhuǎn)做他用。
9、平時(shí)衛(wèi)生由學(xué)校衛(wèi)生員每天早晨負(fù)責(zé)打掃。會(huì)議室活動(dòng)結(jié)束后,由學(xué)校衛(wèi)生員對會(huì)議室進(jìn)行清掃和整理,將移動(dòng)的桌椅及時(shí)放回原位(必要時(shí)請相關(guān)部門協(xié)助幫忙),以方便其他部門使用。
10、當(dāng)組織活動(dòng)或培訓(xùn)時(shí),由活動(dòng)的組織者臨時(shí)負(fù)責(zé)會(huì)議室衛(wèi)生及設(shè)備安全。任課教師使用會(huì)議室,要安排學(xué)生課后做衛(wèi)生。
二、本規(guī)定由總務(wù)處制定,經(jīng)審批后自頒布之日起執(zhí)行。
【第4篇】會(huì)議室管理制度
會(huì)議室管理規(guī)定
為了加強(qiáng)會(huì)議室的管理,保證各類會(huì)議的順利召開及規(guī)范有序使用,提高會(huì)議室的利用率,特制定大廈管理處會(huì)議室(禮堂)管理規(guī)定。
一、會(huì)議室(禮堂)的管理,由物業(yè)辦公室負(fù)責(zé)。各部門安排的各種會(huì)議需提前登記,由區(qū)委、區(qū)政府負(fù)責(zé)安排時(shí)間,避免發(fā)生沖突。
二、凡使用會(huì)議室(禮堂)的部門負(fù)責(zé)會(huì)議室(禮堂)內(nèi)席簽擺放及座次的安排,提供會(huì)議用品(包括茶葉、水果、面巾紙等),會(huì)議室(禮堂)內(nèi)不得隨意亂貼亂畫。
三、會(huì)議室的衛(wèi)生、照明、空調(diào)、設(shè)備的使用及所有會(huì)務(wù)工作由物業(yè)辦公室
負(fù)責(zé),根據(jù)主辦部門要求懸掛會(huì)標(biāo),專題會(huì)議后將會(huì)標(biāo)撤銷。
四、會(huì)服人員按每周會(huì)議安排表提前準(zhǔn)備好會(huì)議室。及時(shí)做好會(huì)議室內(nèi)設(shè)施設(shè)備、會(huì)務(wù)方面的一切安排。做到會(huì)議室干凈整潔,桌椅排放整齊,按會(huì)議需要備好茶杯,飲用水,會(huì)后及時(shí)打掃清理。
五、會(huì)議室配置的設(shè)備、桌椅未經(jīng)許可,不得隨意搬動(dòng)挪作它用,室內(nèi)物品不得隨意拿出或挪用,若確因需要借用,必須征得管理部門同意后方可動(dòng)用,事后歸還原處。
六、會(huì)議室使用完畢后,應(yīng)隨時(shí)關(guān)閉門、窗和全部設(shè)施設(shè)備電源,切實(shí)做好防火、防盜及其他安全工作,如因會(huì)服人員造成的損失將追究個(gè)人的責(zé)任。
七、會(huì)議室配置的影音設(shè)備由物業(yè)辦公室負(fù)責(zé)管理。各部門使用人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室的公共設(shè)備,會(huì)服人員發(fā)現(xiàn)使用部門操作不當(dāng)及人為造成損壞的,應(yīng)及時(shí)向物業(yè)辦公室報(bào)告,分析原因,明確責(zé)任。
八、會(huì)服人員每天做好會(huì)議室場地及消防安全及設(shè)備檢查工作,保障會(huì)議室資源不流失,完成好規(guī)定的日巡視工作。
九、會(huì)服人員須嚴(yán)格按管理處各項(xiàng)規(guī)章制度,努力做好服務(wù)及協(xié)調(diào)工作,保障各類會(huì)議、接待活動(dòng)的正常進(jìn)行。
【第5篇】會(huì)議室管理規(guī)定制度
會(huì)議室管理規(guī)定
文件編號:dzhr0403018
版次:a
頁次:1/1
實(shí)施日期:
1、目的:會(huì)議室是公司用于舉行會(huì)議、教育訓(xùn)練、借閱圖書,開展招聘工作之綜合型多功能場所,為做到合理使用,有效管理,故制定本規(guī)定。
2、范圍:公司全體員工。
3、內(nèi)容:
3.1 會(huì)議室僅限于本公司用于舉行會(huì)議,教育訓(xùn)練,借閱圖書,招聘等工作,未經(jīng)允許不得借于他人使用,如借他人使用,需通過申請經(jīng)副總經(jīng)理批準(zhǔn)方可。
3.2 各單位凡因公使用會(huì)議室,需填寫《會(huì)議室使用申請表》(附件一)報(bào)備人力資源部,經(jīng)人力資源部協(xié)調(diào)安排后,方可在總務(wù)文員處領(lǐng)用鑰匙,并使用會(huì)議室。
3.3 各使用單位在使用會(huì)議室時(shí),不得抽煙、大聲喧嘩,僅用于正常工作。
3.4各單位在使用會(huì)議室的過程中,必須愛護(hù)公物,保持會(huì)議室的整潔,用完后所有設(shè)備放置原位。
3.5會(huì)議室內(nèi)所使用設(shè)備、工具、辦公用品未征得公司同意任何人不得拿出會(huì)議室或作為他用。
3.6使用完備后及時(shí)將鑰匙退回人力資源部總務(wù)文員處,并由人力資源部核查使用后物品狀況。
擬文
審核
核準(zhǔn)
【第6篇】二中會(huì)議室管理制度
波寧二中會(huì)議室管理制度
學(xué)校會(huì)議室是學(xué)校舉行會(huì)議、接待賓客、舉辦各種活動(dòng)的重要場所。為提高學(xué)校會(huì)議室的使用效率，保證學(xué)校會(huì)務(wù)、對外接待及重要活動(dòng)的正常開展，制定本管理辦法。
（一）會(huì)議室的功能定位
1．竹洲大講堂：主要用于年級重大活動(dòng)、大型報(bào)告會(huì)、學(xué)術(shù)交流、學(xué)校大型外事活動(dòng)等。
2、思賢樓一樓會(huì)議室：主要用于學(xué)校教工大會(huì)、政治學(xué)習(xí)、學(xué)術(shù)報(bào)告、學(xué)術(shù)交流。
3、思賢樓二樓中型會(huì)議室：主要用于兄弟學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)來訪、重要客人接見活動(dòng)、高三年級教師會(huì)議和學(xué)科研討會(huì)議等使用。
4、思賢樓二樓貴賓接待室：主要用于上級領(lǐng)導(dǎo)來訪、重要客人接見以及重要外事活動(dòng)等使用。
5、松苑行政樓三樓會(huì)議室：主要用于學(xué)校校長辦公會(huì)議、黨政聯(lián)席會(huì)議、行政會(huì)議、校領(lǐng)導(dǎo)召集的各類會(huì)議及教研組長、班主任會(huì)議、高一高二年級教師會(huì)議、上級教育部門及教研部門組織的學(xué)科研討會(huì)等。
（二）會(huì)議室的申請
1、會(huì)議室由學(xué)校辦公室統(tǒng)一管理，統(tǒng)一安排使用。
2、會(huì)議室只限學(xué)校內(nèi)部使用，外單位借用會(huì)議室須報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同意。各部門無權(quán)將會(huì)議室轉(zhuǎn)借給外單位或他人使用。
3．學(xué)校會(huì)議室實(shí)行預(yù)約申請制度。各部門確需使用會(huì)議室，一般應(yīng)提前1天向校辦提出申請，并登記，接待校外人員的會(huì)議申請應(yīng)填寫《波寧二中會(huì)議（活動(dòng)）管理登記表》，由校辦主任確認(rèn)登記內(nèi)容。凡列入學(xué)校一周工作安排的會(huì)議，要確保其正常使用。若各部門預(yù)定的會(huì)議室與學(xué)校臨時(shí)性重要會(huì)議或活動(dòng)發(fā)生沖突，應(yīng)以學(xué)校會(huì)議或活動(dòng)為先。
（三）會(huì)議室的使用
1、會(huì)議室的使用遵循“誰使用誰負(fù)責(zé)”的原則。凡學(xué)校層面的工作會(huì)議，由辦公室負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)工作，辦公室主任為會(huì)議校內(nèi)負(fù)責(zé)人，明確一名接待人員，兼任會(huì)議室各類設(shè)施設(shè)備的使用和管理。屬職能處室組織或承辦的會(huì)議，由相關(guān)處室承擔(dān)各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作，處室負(fù)責(zé)人為校內(nèi)會(huì)議負(fù)責(zé)人，并確定一名接待人員，負(fù)責(zé)會(huì)議室的各類設(shè)施設(shè)備的使用和管理。
2、接待人員使用會(huì)議室要求：
（1）向校辦或指定人員領(lǐng)取鑰匙，提前1小時(shí)開門開窗通風(fēng)。
（2）檢查會(huì)議室衛(wèi)生情況，如不整潔應(yīng)立即與政教處聯(lián)系保潔員打掃。
（3）調(diào)試投影、話筒等多媒體設(shè)備，保證正常使用。如有異常應(yīng)立即與戎松挺或俞棟老師聯(lián)系。
（4）愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施和物品，節(jié)約使用紙杯、茶葉等公共用品。
（5）不隨意移動(dòng)室內(nèi)家具、物品。
（6）會(huì)議結(jié)束，關(guān)閉各類多媒體、電器設(shè)備，通知保潔員打掃衛(wèi)生，鎖好門、關(guān)好窗。
（7）無特殊情況，會(huì)后立即將鑰匙交還校辦或門衛(wèi)。
3、竹洲校區(qū)和松苑校區(qū)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備技術(shù)方面負(fù)責(zé)人分別為戎松挺和俞棟。技術(shù)負(fù)責(zé)人的職責(zé)：
（1）學(xué)校層面的重大會(huì)議、活動(dòng)或接待來訪，要求全程負(fù)責(zé)投影、音箱的使用和關(guān)閉。
（2）校內(nèi)會(huì)議或處室承辦的會(huì)議，由技術(shù)負(fù)責(zé)人對具體使用管理員進(jìn)行技術(shù)上的指導(dǎo)，如使用過程中遇技術(shù)上的問題，應(yīng)能隨時(shí)聯(lián)系到并第一時(shí)間趕到會(huì)場處理。
（3）定期檢查設(shè)施、設(shè)備完好情況。
（四）會(huì)議室安全管理
在會(huì)議、活動(dòng)期間，參加人員不得攜帶危險(xiǎn)性、污染性物品進(jìn)入會(huì)議室，愛護(hù)室內(nèi)各種設(shè)備、用品，因人為因素?fù)p壞或丟失的由使用部門或當(dāng)事人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
五、凡非學(xué)校公務(wù)活動(dòng)使用會(huì)議室，將實(shí)行有償使用。具體細(xì)則另訂。
