- 目錄
有哪些
記錄和檔案管理制度是企業(yè)管理的核心組成部分，旨在確保信息的有效管理、保護企業(yè)資產(chǎn)和遵守法規(guī)要求。主要包括以下幾個方面：
1. 記錄分類與編碼：建立統(tǒng)一的記錄分類標準，如財務(wù)記錄、人力資源記錄、項目記錄等，并為每類記錄分配唯一的編碼。
2. 記錄的創(chuàng)建與審批：明確記錄的創(chuàng)建流程，包括記錄的發(fā)起、審核、批準和修訂等環(huán)節(jié)，確保記錄的真實性和準確性。
3. 記錄的存儲與保管：規(guī)定記錄的存儲介質(zhì)、期限和保管方式，確保記錄的安全性和可訪問性。
4. 檔案的歸檔與檢索：設(shè)定檔案的歸檔標準，建立高效檢索系統(tǒng)，方便查閱和利用。
5. 記錄的更新與廢棄：明確記錄的更新頻率和廢棄條件，防止過時信息的誤導(dǎo)。
6. 保密與安全：制定嚴格的保密制度，防止敏感信息泄露，同時確保信息安全防護措施到位。
7. 法規(guī)遵從：確保所有記錄和檔案符合相關(guān)法律法規(guī)要求，如稅務(wù)、勞動法、知識產(chǎn)權(quán)等。
實施細則
1. 記錄管理：各部門負責人應(yīng)負責本部門記錄的管理工作，確保記錄的完整性。員工在工作中產(chǎn)生的所有重要信息應(yīng)及時錄入系統(tǒng)，不得私自銷毀或篡改。
2. 審批流程：記錄需經(jīng)直接上級審核，重大事項需經(jīng)過部門經(jīng)理或指定人員審批。審批過程中，相關(guān)人員應(yīng)對記錄內(nèi)容的真實性負責。
3. 存儲方式：電子記錄應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或云存儲平臺，紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在防火、防潮的檔案柜中。定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。
4. 檢索系統(tǒng)：建立電子化檢索系統(tǒng)，通過關(guān)鍵詞、日期、編碼等方式快速定位記錄。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)編制索引，便于查找。
5. 更新廢棄：過期或不再需要的記錄應(yīng)按照規(guī)定程序進行廢棄，廢棄前需進行審查，確保無法律風險。
6. 保密措施：對涉及商業(yè)秘密的記錄，設(shè)置訪問權(quán)限，限制無關(guān)人員接觸。定期進行安全檢查，預(yù)防信息泄露。
7. 法規(guī)培訓(xùn)：定期組織員工進行法規(guī)培訓(xùn)，提高員工的合規(guī)意識，確保所有記錄和檔案管理活動符合法規(guī)要求。
上墻內(nèi)容
1. “記錄真實，信息準確，責任到人。”
2. “妥善保管，及時更新，確保安全。”
3. “尊重隱私，保守秘密，嚴守法規(guī)?！?
4. “檔案歸檔有序，檢索便捷，資源共享?！?
5. “記錄管理，人人有責，共建良好企業(yè)環(huán)境?！?/p>
以上各項制度需全體員工共同遵守，通過規(guī)范化的記錄和檔案管理，提升企業(yè)運營效率，保障企業(yè)利益。
記錄和檔案管理制度范文
第1篇 充裝記錄和氣瓶、槽車檔案管理制度
1 充裝記錄有：氣瓶充裝前后檢查記錄，氣瓶充裝記錄，槽車檢查、充裝記錄，槽車超裝卸車等，充裝記錄由充裝站保管。
2 氣瓶、槽車檔案由生產(chǎn)部負責管理，管理人員要認真負責妥善地保管好氣瓶、槽車原始資料，合格證等，保管年限為壽命期。
3 氣瓶、槽車充裝記錄保管年限為五年。
4 氣瓶、槽車檔案應(yīng)擺放整齊定置管理，便于查閱。
5 各種記錄字跡要清楚，標準化，班組每月對記錄報表檔案檢查評比一次，車間每年一次，并結(jié)合經(jīng)濟責任制考核。
6 氣瓶、槽車登記注冊建檔要憑合格證進行。
7 建立氣瓶檔、槽車案框，把試壓定檢的日期記上。
8 氣瓶、槽車檔案只限本公司內(nèi)查閱，特殊情況外借，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。
第2篇 石料廠安全記錄和檔案管理制度
1目的
為進一步加強安全生產(chǎn)文件資料和有關(guān)記錄的管理，使安全生產(chǎn)檔案管理正規(guī)化、制度化、標準化，制定本制度。
2 職責
安全科：負責安全記錄和安全生產(chǎn)資料檔案的管理。
各相關(guān)部門：配合做好安全記錄和安全文件資料的管理及上報。
3內(nèi)容
3.1安全標準化系統(tǒng)管理文件、安全技術(shù)和設(shè)計資料、安全記錄的日常管理由安全專人負責管理。文件的制定、下發(fā)、作廢和收回按照《文件管理程序》執(zhí)行。各種安全生產(chǎn)記錄按照《記錄管理程序》執(zhí)行，安全生產(chǎn)記錄包括：
管理評審報告；
事故、事件記錄；
風險評價紀錄；
培訓(xùn)記錄；
標準化系統(tǒng)評價報告；
事故事件調(diào)查報告；
檢查記錄；
健康監(jiān)護記錄；
勞動防護用品發(fā)放記錄；
安全會議記錄；
監(jiān)測檢查記錄；
資質(zhì)證書和許可文件；
應(yīng)急演練記錄；
糾正與預(yù)防行動記錄；
其他。
由各采區(qū)和相關(guān)部門的記錄按時上報安全科，并將上述安全記錄納入檔案管理，由安全科分類匯總后進行歸檔保存。
3.2查閱檔案程序
①查閱檔案資料時，必須經(jīng)廠長同意簽批；
②如需將檔案資料拿走，必須填寫《文件/記錄借閱登記表》經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準。
③加強檔案的日常管理，注意防盜、防火、防蛀、防潮濕
3.3保管
必須設(shè)專人負責，安全記錄的整理和檔案的保管工作。
3.4填寫要求
負責檔案和記錄填寫人員需確保記錄的內(nèi)容真實、準確、清晰，填寫及時，簽署完整，標識明確、編號清晰，完整反映相應(yīng)過程，明確保存期限，并按期限保存，對超過保存期限的及時按照《記錄控制程序》要求進行處理。
第3篇 安全記錄和檔案管理制度
1目的
為進一步加強安全生產(chǎn)文件資料和有關(guān)記錄的管理，使安全生產(chǎn)檔案管理正規(guī)化、制度化、標準化，制定本制度。
2 職責
安全科：負責安全記錄和安全生產(chǎn)資料檔案的管理。
各相關(guān)部門：配合做好安全記錄和安全文件資料的管理及上報。
3內(nèi)容
3.1安全標準化系統(tǒng)管理文件、安全技術(shù)和設(shè)計資料、安全記錄的日常管理由安全專人負責管理。文件的制定、下發(fā)、作廢和收回按照《文件管理程序》執(zhí)行。各種安全生產(chǎn)記錄按照《記錄管理程序》執(zhí)行，安全生產(chǎn)記錄包括：
a. 管理評審報告；
b. 事故、事件記錄；
c. 風險評價紀錄；
d. 培訓(xùn)記錄；
e. 標準化系統(tǒng)評價報告；
f. 事故事件調(diào)查報告；
g. 檢查記錄；
h. 健康監(jiān)護記錄；
i. 勞動防護用品發(fā)放記錄；
j. 安全會議記錄；
k. 監(jiān)測檢查記錄；
l. 資質(zhì)證書和許可文件；
m. 應(yīng)急演練記錄；
n. 糾正與預(yù)防行動記錄；
o. 其他。
由各采區(qū)和相關(guān)部門的記錄按時上報安全科，并將上述安全記錄納入檔案管理，由安全科分類匯總后進行歸檔保存。
3.2查閱檔案程序
①查閱檔案資料時，必須經(jīng)廠長同意簽批；
②如需將檔案資料拿走，必須填寫《文件/記錄借閱登記表》經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準。
③加強檔案的日常管理，注意防盜、防火、防蛀、防潮濕
3.3保管
必須設(shè)專人負責，安全記錄的整理和檔案的保管工作。
3.4填寫要求
負責檔案和記錄填寫人員需確保記錄的內(nèi)容真實、準確、清晰，填寫及時，簽署完整，標識明確、編號清晰，完整反映相應(yīng)過程，明確保存期限，并按期限保存，對超過保存期限的及時按照《記錄控制程序》要求進行處理。
第4篇 某石料廠安全記錄和檔案管理制度
1目的
為進一步加強安全生產(chǎn)文件資料和有關(guān)記錄的管理,使安全生產(chǎn)檔案管理正規(guī)化、制度化、標準化,制定本制度。
2 職責
安全科:負責安全記錄和安全生產(chǎn)資料檔案的管理。
各相關(guān)部門:配合做好安全記錄和安全文件資料的管理及上報。
3內(nèi)容
3.1安全標準化系統(tǒng)管理文件、安全技術(shù)和設(shè)計資料、安全記錄的日常管理由安全專人負責管理。文件的制定、下發(fā)、作廢和收回按照《文件管理程序》執(zhí)行。各種安全生產(chǎn)記錄按照《記錄管理程序》執(zhí)行,安全生產(chǎn)記錄包括:
管理評審報告;
事故、事件記錄;
風險評價紀錄;
培訓(xùn)記錄;
標準化系統(tǒng)評價報告;
事故事件調(diào)查報告;
檢查記錄;
健康監(jiān)護記錄;
勞動防護用品發(fā)放記錄;
安全會議記錄;
監(jiān)測檢查記錄;
資質(zhì)證書和許可文件;
應(yīng)急演練記錄;
糾正與預(yù)防行動記錄;
其他。
由各采區(qū)和相關(guān)部門的記錄按時上報安全科,并將上述安全記錄納入檔案管理,由安全科分類匯總后進行歸檔保存。
3.2查閱檔案程序
①查閱檔案資料時,必須經(jīng)廠長同意簽批;
②如需將檔案資料拿走,必須填寫《文件/記錄借閱登記表》經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準。
③加強檔案的日常管理,注意防盜、防火、防蛀、防潮濕
3.3保管
必須設(shè)專人負責,安全記錄的整理和檔案的保管工作。
3.4填寫要求
負責檔案和記錄填寫人員需確保記錄的內(nèi)容真實、準確、清晰,填寫及時,簽署完整,標識明確、編號清晰,完整反映相應(yīng)過程,明確保存期限,并按期限保存,對超過保存期限的及時按照《記錄控制程序》要求進行處理。
第5篇 文件記錄和檔案管理制度
一、 為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。二、 歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、 公司的經(jīng)營管理檔案管理由財務(wù)部門負責記錄整理;公司生產(chǎn)技術(shù)檔案由公司技術(shù)部負責記錄整理;安全、環(huán)保由安環(huán)部負責記錄整理；總經(jīng)理辦公室檔案室檔案由辦公室主任負責記錄整理。
四、 檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3. 凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、 資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、 檔案的借閱
1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4. 檔案借閱者必須做到：
① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、 檔案的銷毀
1. 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2. 當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。
4. 經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀
