有哪些
檔案收集管理制度是企業(yè)運(yùn)營中不可或缺的一環(huán)，旨在規(guī)范檔案的收集、整理、存儲(chǔ)和利用，確保檔案的安全性和有效性。主要包括以下幾個(gè)方面：
1. 檔案分類標(biāo)準(zhǔn)：設(shè)定清晰的檔案類別，如財(cái)務(wù)、人力資源、項(xiàng)目文檔等，便于管理和檢索。
2. 收集流程：規(guī)定檔案來源、收集方式、時(shí)間點(diǎn)以及責(zé)任人。
3. 審核機(jī)制：設(shè)立檔案質(zhì)量審核標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的真實(shí)性和完整性。
4. 存儲(chǔ)規(guī)定：明確檔案的物理存儲(chǔ)條件和電子存儲(chǔ)方式，保護(hù)檔案安全。
5. 利用規(guī)則：制定檔案借閱、復(fù)制和銷毀的規(guī)定，防止信息泄露。
6. 更新維護(hù)：規(guī)定檔案的更新頻率和方式，保持檔案的時(shí)效性。
7. 監(jiān)控與審計(jì)：定期進(jìn)行檔案管理的檢查和評估，確保制度執(zhí)行。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：各部門應(yīng)根據(jù)預(yù)設(shè)的分類標(biāo)準(zhǔn)，對新產(chǎn)生的文件進(jìn)行歸類，并賦予唯一的檔案編號(hào)，便于檢索。
2. 收集與登記：檔案產(chǎn)生后，應(yīng)在一周內(nèi)由責(zé)任人提交至檔案管理部門，同時(shí)填寫詳細(xì)的檔案登記表，記錄檔案的基本信息。
3. 質(zhì)量審核：檔案管理人員對提交的檔案進(jìn)行初步審核，確保內(nèi)容完整、無誤，不符合要求的檔案需退回修改。
4. 物理存儲(chǔ)：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在防潮、防火、防盜的檔案室，電子檔案則需備份在兩個(gè)以上的安全服務(wù)器上。
5. 利用權(quán)限：員工需憑有效證件申請借閱檔案，特殊檔案需經(jīng)部門主管審批。嚴(yán)禁擅自復(fù)制或泄露檔案內(nèi)容。
6. 更新維護(hù)：每年至少進(jìn)行一次檔案清理，過期或無效的檔案需按規(guī)定程序銷毀。
7. 監(jiān)控審計(jì)：每季度進(jìn)行一次檔案管理審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并對表現(xiàn)優(yōu)秀的個(gè)人或部門給予獎(jiǎng)勵(lì)。
上墻內(nèi)容
1. 檔案管理制度概覽：簡明扼要地列出主要制度要點(diǎn)，提醒員工遵守。
2. 檔案分類圖示：用圖表形式展示各類檔案及其對應(yīng)編號(hào)，方便查閱。
3. 借閱流程圖：繪制借閱檔案的步驟圖，明確各環(huán)節(jié)要求。
4. 應(yīng)急處理流程：展示檔案丟失或損壞時(shí)的應(yīng)對措施，提高應(yīng)急處理能力。
5. 保密協(xié)議：掛出保密協(xié)議樣本，強(qiáng)調(diào)檔案的保密性。
6. 聯(lián)系方式：公布檔案管理部門的聯(lián)系人和電話，便于員工咨詢。
通過以上制度的實(shí)施，我們將構(gòu)建一個(gè)高效、有序、安全的檔案管理體系，為企業(yè)的日常運(yùn)營和長遠(yuǎn)發(fā)展提供有力的支持。
檔案收集管理制度范文
第1篇 某學(xué)院重大活動(dòng)重要工作檔案收集管理規(guī)定
學(xué)院重大活動(dòng)、重要工作檔案收集管理規(guī)定
重大活動(dòng)、重要工作檔案是學(xué)校發(fā)展軌跡的重要原始記錄,是學(xué)校檔案資源的重要組成部分。為確保學(xué)校重大活動(dòng)、重要工作檔案的完整、安全以及有效利用,根據(jù)《湖北省重大活動(dòng)檔案管理試行辦法》、《__學(xué)院檔案管理辦法》等規(guī)定,結(jié)合學(xué)校實(shí)際,特制定__學(xué)院重大活動(dòng)、重要工作檔案收集管理規(guī)定。
一、定義
本規(guī)定所稱重大活動(dòng)、重要工作檔案,是指學(xué)校在從事重大教學(xué)、科研以及管理活動(dòng)過程中直接形成的具有保存價(jià)值的紙質(zhì)、電子、聲像以及標(biāo)志性實(shí)物等不同形式的信息載體。
二、收集范圍
1.重要領(lǐng)導(dǎo)和國內(nèi)外知名人士在學(xué)校的公務(wù)活動(dòng);
2.重要?jiǎng)?chuàng)建、考核、評估、申辦等活動(dòng);
3.與省、市政府、社會(huì)團(tuán)體等的重要合作活動(dòng);
4.各類重大黨政、學(xué)術(shù)會(huì)議以及重大慶典、紀(jì)念活動(dòng);
5.舉辦或承辦的重大國內(nèi)外競賽、會(huì)展活動(dòng);
6.學(xué)校重大項(xiàng)目開工、奠基、落成(竣工)典禮、揭牌儀式等;
7.重大國家級(jí)、省市級(jí)教學(xué)、科研課題和獲獎(jiǎng)項(xiàng)目;
8.重大突發(fā)事件處置活動(dòng);
9.其他具有較大社會(huì)影響的活動(dòng)。
三、收集要求
1.責(zé)任人:
學(xué)校重大活動(dòng)、重要工作中形成的檔案材料由主辦部門負(fù)責(zé)收集、整理、移交歸檔。主辦部門應(yīng)將檔案材料的收集、整理、移交工作納入重大活動(dòng)、重要工作實(shí)施方案中統(tǒng)一制訂,明確檔案收集的責(zé)任部門和人員。檔案館負(fù)責(zé)指導(dǎo)、敦促收集立卷、接受整理、編目保管并提供利用。
2.信息傳送:
在重大活動(dòng)、重要工作的籌備階段,檔案館應(yīng)主動(dòng)了解相關(guān)信息,并積極指導(dǎo)收集立卷,有關(guān)職能部門也應(yīng)及時(shí)向檔案館通告信息,保證學(xué)校重大活動(dòng)、重要工作建檔完整歸檔及時(shí)。
3.時(shí)間:
重大活動(dòng)、重要工作檔案須在活動(dòng)結(jié)束后一月內(nèi)由主辦部門及時(shí)向檔案館移交。承辦部門為兩個(gè)及以上的,由主要承辦部門負(fù)責(zé)立卷歸檔,其他承辦部門應(yīng)積極配合,及時(shí)收集整理本部門在工作中形成的檔案材料,并在活動(dòng)結(jié)束后20日內(nèi)向主要承辦部門匯交。
四、利用
檔案館對于學(xué)校重大活動(dòng)、重要工作檔案應(yīng)積極編研以提供利用。對于所有權(quán)屬于個(gè)人的重大活動(dòng)檔案,學(xué)校鼓勵(lì)檔案所有者向檔案館捐贈(zèng)或者寄存,并由檔案館向捐贈(zèng)者頒發(fā)收藏證。捐贈(zèng)者、寄存者對其檔案材料享有優(yōu)先利用權(quán),并可以對其檔案中有保密性的部分提出限制利用的意見,檔案館應(yīng)維護(hù)其合法權(quán)益。
五、重大活動(dòng)、重要工作檔案的內(nèi)容以及利用,將作為檔案工作考核的內(nèi)容。
本規(guī)定自發(fā)布之日起試行,由學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)解釋。
第2篇 化龍物業(yè)檔案收集保管管理制度
雅園物業(yè)檔案收集、保管管理制度
檔案管理工作是公司的一種重要基礎(chǔ)工作,建立健全檔案收集、保管制度是提高工作效率,實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化,工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要舉措之一。各部門在日常工作中產(chǎn)生下列文件均請按有關(guān)要求及時(shí)交行政辦公室歸檔。
一、各種會(huì)議材料(實(shí)時(shí)上報(bào)存檔)
1、董事會(huì)及公司、管理處各類辦公例會(huì)的會(huì)議記錄、紀(jì)要;
2、公司、管理處各種專題工作會(huì)議的會(huì)議記錄、紀(jì)要或報(bào)告;
二、各種文件材料(實(shí)時(shí)上報(bào)存檔)
1、公司、管理處下發(fā)的通知、通報(bào)、決定、規(guī)定;
2、管理處所有對客通知;
3、管理處各種活動(dòng)的紀(jì)實(shí)性材料照片及總結(jié)報(bào)告;
4、工作計(jì)劃、總結(jié);
(1)公司、管理處的年度、月度工作計(jì)劃、總結(jié);
(2)公司、管理處各部門的年度、月度工作計(jì)劃、總結(jié)及各種專項(xiàng)工作方案及總結(jié);
(3)公司、管理處預(yù)算及各階段預(yù)算執(zhí)行情況總結(jié)。
5、公司、管理處各部門的情況匯報(bào)、工作報(bào)告、批示過的請示報(bào)告;
6、公司、管理處制定的工作流程、崗位職責(zé)及各種規(guī)章制度,公司、管理處各部門制定的工作手冊及各種工作規(guī)范;
7、公司、管理處大事記(行政辦公室編寫);
8、公司人力資源部及公司、管理處各部門組織實(shí)施培訓(xùn)的培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)大綱和教案;
9、各管理處設(shè)備臺(tái)帳及建筑檔案(定期變更內(nèi)容)、各種維修改造的施工圖紙和技術(shù)文件。
三、外來文件(實(shí)時(shí)上報(bào)存檔)
1、各行政管理機(jī)關(guān)行業(yè)主管部門下發(fā)的需貫徹執(zhí)行的決定、通知、規(guī)定、條例等;
2、對工作有參考借鑒價(jià)值的各種資料;
四、工作記載性文件(對客資料每周收一次,內(nèi)部管理資料每月收一次,各種工作記錄后延一個(gè)月上報(bào))
1、物業(yè)部:
記載客戶報(bào)修、返修或投訴事宜的記錄和工作票、車位管理檔案、客戶繳費(fèi)歷史記錄,客戶簽署的各種單據(jù)(包括入住手續(xù)文件等),各種經(jīng)營性文件;
2、工程部:
所有值班記錄、運(yùn)行記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄(包括外包單位的工作記錄)、交接班記錄,二次裝修工作記錄;
3、保衛(wèi)部
所有值班記錄、工作記錄(包括外包單位的工作記錄)、交接班記錄及外管局及有關(guān)對口管理單位備案資料,聯(lián)系資料;
4、保潔部
所有工作記錄(包括外包單位的工作記錄);
五、其他材料
如其它材料需要收集,按行政辦公室通知辦理。
注:
1、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案不在此例,自行存檔嚴(yán)格管理。
2、各管理處會(huì)所及租賃單位發(fā)出的各種對客通知及經(jīng)營性文件亦需備案存檔。
