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公司電話使用管理制度旨在規(guī)范員工日常工作中對電話系統(tǒng)的運用，確保通信的高效、安全和專業(yè)，同時也維護公司的形象和內(nèi)部溝通秩序。通過明確的規(guī)則，我們可以防止非必要的個人通話占用工作時間，減少通信費用，提高工作效率，同時保護公司的敏感信息不被濫用。
包括哪些方面
該制度主要包括以下幾個方面：
1. 電話權(quán)限分配：明確不同崗位員工的電話使用權(quán)限，如長途通話、國際通話等。
2. 通話時間管理：規(guī)定工作時間內(nèi)個人通話的頻率和時長限制。
3. 通話內(nèi)容規(guī)定：禁止在電話中討論敏感或機密公司信息。
4. 電話費用監(jiān)控：定期審計電話賬單，防止不正當使用。
5. 緊急情況處理：制定緊急情況下電話使用的應急流程。
6. 呼叫禮儀：強調(diào)禮貌、專業(yè)的通話態(tài)度和用語。
重要性
電話作為日常工作的重要工具，其使用規(guī)范直接影響到公司的運營效率和對外形象。有效的電話管理制度能：
1. 提升工作效率：避免無謂的個人通話打擾，使員工專注于工作任務。
2. 保障信息安全：防止敏感信息泄露，保護公司利益。
3. 維護專業(yè)形象：統(tǒng)一的通話禮儀展示公司的專業(yè)素養(yǎng)，增強客戶信任。
4. 控制成本：合理使用電話資源，減少不必要的通訊支出。
方案
1. 制定詳細電話使用手冊：包含電話系統(tǒng)操作指南、通話禮儀及緊急情況處理流程，供員工參考。
2. 培訓與教育：定期進行電話使用規(guī)范培訓，提高員工意識。
3. 監(jiān)控與反饋：通過電話系統(tǒng)監(jiān)控通話記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時給予反饋和指導。
4. 審計與評估：每月審核電話賬單，分析使用情況，必要時調(diào)整策略。
5. 激勵與獎懲：對遵守規(guī)定的員工給予表揚，對違規(guī)行為進行適度警告或處罰。
通過以上方案的實施，我們期望建立起一個高效、安全、專業(yè)的電話使用環(huán)境，為公司的日常運營提供有力支持。
公司電話使用管理制度范文
第1篇 某客運公司電話使用管理辦法
客運公司電話使用管理辦法
為了貫徹落實董事會成本控制目標和“增收節(jié)支、開源節(jié)流”的原則,控制電話費用開支,結(jié)合公司的實際定崗情況制定本辦法。
第一章固定電話使用管理辦法
第一條固定電話指公司用于日常工作、生產(chǎn)、生活所安裝的所有座機電話及公司配置的調(diào)度專用手機。
第二條:固定電話話費標準按公司核定的當年成本分解考核標準執(zhí)行。各部室原則上除經(jīng)營班子成員辦公室、辦公室、傳真和服務熱線可開通長途電話外,不予開通長途,各部室確因工作需要可以申請開通長途、也可到行政事務部撥打長途,但均需落實專人登記,行政事務部憑登記與話費詳單據(jù)實報銷費用,其他部室在限額內(nèi)報銷。
第三條:核報辦法
一、經(jīng)營班子成員辦公室固定電話及服務熱線電話按實報銷。
二、凡有多部固定電話的部門,公司只考核到該部門話費總數(shù),多部開通后的固定電話可調(diào)劑余缺,相互撥打提倡多使用小號。
三、各部室或分部負責人為所轄固定電話的第一責任人,各部室或分部再視情況考核電話管理者。
四、月度電話費用先由計劃財務部統(tǒng)一支付,然后按核定標準列支費用,超額(或節(jié)余)部分列入部室負責人專項往來,按月公布,固定電話費每半年考核清算一次,超額部分由第一責任人承擔50%(第一責任人再追究到電話管理者),節(jié)余部分的50%由各部室調(diào)劑可補充手機費用的不足。
五、各部室和分部需要清查話費明細時,財務部和行政事務部應提供協(xié)助。
第二章手機費用管理
第四條:手機指個人手持移動電話(不含座機電話子機)。
第五條:公司在移動公司開通集團用戶業(yè)務,集團內(nèi)部固定包干話費9元/月由公司統(tǒng)一支付。
第六條:手機費用按崗位區(qū)別對待,報銷標準如下:
一、管理崗位報銷標準
1、一般員工報銷60元/月。其中安全主管、行政事務部小車專職司機120元/月;接待員和計財部出納報銷100元/月。
2、部門副經(jīng)理報銷160元/月(其中未設部門經(jīng)理正職、主持部門工作的報200元/月,分部副經(jīng)理報180元/月)。
3、部門經(jīng)理報銷220元/月(其中:分部經(jīng)理報260元/月)。
4、董事會秘書專職200元/月,兼職120元/月。
5、總助、三總師報300元/月。
6、副總、總監(jiān)報380元/月。
7、總經(jīng)理報560元/月。
二、生產(chǎn)崗位報銷標準
考慮生產(chǎn)崗位個別崗位的特殊性以及便于工作的需要,對于下列崗位報銷手機費用規(guī)定如下:
1、分隊長報50元/月。
2、安全員報50元/月。
3、辦公室文員報60元/月。
4、站長、調(diào)度報40元/月,助理調(diào)度報30元/月。
5、索部廚師長、天部后勤采買員報50元/月
6、水電工報50元/月。
7、系統(tǒng)維護員(各站點線路維護員)報70元/月。
8、熱線電話值班人員報180元/月。
第七條:特殊崗位補貼標準
列入公司服務聯(lián)系卡上的人員報100元/月(具體報銷時間和人員以公司通知為準)。
第八條:報銷辦法
原則上憑票在標準內(nèi)按月?lián)崍箐N,生產(chǎn)崗位由分部文員組織統(tǒng)一定時報銷,特殊崗位(指業(yè)務量不均衡的崗位)一年內(nèi)可統(tǒng)籌結(jié)算,超過自負,節(jié)約歸公。
第三章其他規(guī)定
第九條:凡報銷話費的電話或手機在工作時間(黃金周等特殊時期24小時)內(nèi)一律不得關(guān)機,必須保證暢通。
第十條:無特殊原因不得拒接公司內(nèi)部電話(含集團內(nèi)部手機)。
第十一條:營運時間內(nèi),各站場不得使用調(diào)度電話辦私事。
第十二條:凡違反本辦法第九、十、十一條者,首次罰款50元,第二次罰款200元,第三次取消當季話費報銷資格。
第十三條:本規(guī)定由計劃財務部解釋。
第十四條:本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理辦公會通過后自20__年1月1日起執(zhí)行。
第2篇 物業(yè)公司電話使用管理規(guī)定
物業(yè)管理公司電話使用管理規(guī)定
1、公司所配置的所有電話都要有專人負責,如數(shù)造冊登記;
2、總部電話的號碼都要明碼標注在顯著的位置上,以便方便查詢;
3、確保通訊系統(tǒng)的安全使用,線路暢通無阻;
4、愛護并正確使用電話,如需撥打長途電話,必須由部門主管批準,方可撥打,并將通話時間予以登記,月末將根據(jù)電信局提供的話費清單,按實際通話費,由當事人付費;
5、一律不準撥打聲訊電話或熱線電話,如有違反者,一經(jīng)核實,給予責任人所產(chǎn)生話費十倍的處罰;
6、值班人員要做好接聽電話記錄,并做好交接登記;
7、公司按規(guī)定不準撥打私人電話,遇有急事者,應提前聲明請示,通話時間一般設定在3分鐘之內(nèi);
8、凡享受公司移動電話費補助的員工,應隨時保證公司聯(lián)絡暢通,否則每次對當事人罰款20元。
第3篇 物業(yè)公司電話使用管理規(guī)定
物業(yè)公司電話使用管理規(guī)定
電話使用
1、公司的電話是辦公及業(yè)務聯(lián)系的工具,屬于公司財產(chǎn);
2、本著勤儉節(jié)約的原則,公司員工在使用電話時,通話必須簡短明了,盡量節(jié)約通話時間;
3、使用電話時,必須注意禮貌用語,接聽電話用語:
“您好!__物業(yè)公司,請問… …”
4、對待住戶投訴電話,必須耐心、細致的作解釋、說明,語言需誠懇、平緩,并認真做好記錄,不允許與住戶在電話中發(fā)生爭執(zhí)、吵鬧。
罰則
1、原則禁止公話私用、確實需要使用,每次通話時間不允許超過2分鐘,超過時間費用自付;
2、禁止使用電話聊天和做其他事情,一經(jīng)查實將嚴肅處理并處以使用話費二倍罰款;
3、長途電話使用必需報經(jīng)理批準,私人長途費用自理;對不經(jīng)批準私自打長途電話者,一經(jīng)查實,將處以使用話費的二倍罰款,情節(jié)嚴重將予以除名處分。
公司話費總金額是有控制標準的,凡每月話費超過標準,財務必須從電話局申請話費使用單,以備公司核查,以上條例希望公司員工共同自覺遵守,并互相監(jiān)督檢查。
