包括哪些
企業(yè)公文管理制度是確保組織內部溝通有效、高效進行的重要組成部分，它涵蓋了公文的起草、審批、發(fā)布、存檔和銷毀等一系列環(huán)節(jié)。主要包括以下幾個方面：
1. 公文格式規(guī)范：定義各類公文的標題、正文、附件、簽署等格式標準。
2. 公文分類與編號：為便于管理和檢索，制定統(tǒng)一的公文分類體系和編號規(guī)則。
3. 起草與審批流程：明確公文起草者的職責，設定審批權限和流程。
4. 發(fā)布與傳達：規(guī)定公文的發(fā)布方式、時間、范圍以及接收者的處理責任。
5. 存檔管理：設立公文存檔標準，包括保存期限、存儲介質、檢索機制等。
6. 保密與安全：規(guī)定敏感信息的處理方式，確保公文信息安全。
7. 銷毀規(guī)定：明確過期或無保留價值公文的銷毀程序。
體系框架
企業(yè)公文管理制度的體系框架如下：
1. 制度總則：闡述制度的目的、適用范圍和基本原則。
2. 公文分類與編號：詳細列出各類公文的分類依據(jù)和編號規(guī)則。
3. 起草與審批：詳細說明公文起草的步驟、審批權限和時間要求。
4. 發(fā)布與傳達：規(guī)定公文的發(fā)布渠道、接收確認和反饋機制。
5. 公文管理：涵蓋公文的接收、登記、分發(fā)、保管和借閱等環(huán)節(jié)。
6. 保密與安全：設定保密等級，明確保密協(xié)議和違規(guī)處理措施。
7. 存檔與銷毀：規(guī)定存檔期限、銷毀條件和程序。
8. 監(jiān)督與考核：設立公文管理的監(jiān)督機制，對執(zhí)行情況進行定期評估和考核。
9. 附則：包含制度修訂、解釋權歸屬等相關事項。
重要性
企業(yè)公文管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 提升效率：標準化的公文處理流程可以減少溝通成本，提高工作效率。
2. 維護秩序：明確的權限劃分和流程規(guī)定有助于防止混亂，保持組織運行有序。
3. 保障信息準確：統(tǒng)一的格式和審批機制確保信息傳遞的準確性和權威性。
4. 遵守法規(guī)：合規(guī)的公文管理有助于企業(yè)遵守相關法律法規(guī)，降低法律風險。
5. 歷史記錄：完善的存檔系統(tǒng)為企業(yè)決策提供歷史參考，便于追溯和審計。
6. 保護機密：嚴格的保密制度保護企業(yè)核心信息，防止信息泄露。
企業(yè)公文管理制度是企業(yè)內部管理的基礎，它確保了信息的有效流通，維護了組織的正常運作，同時也是企業(yè)文化和專業(yè)精神的體現(xiàn)。通過不斷優(yōu)化和完善，企業(yè)公文管理制度將更好地服務于企業(yè)的長期發(fā)展。
企業(yè)公文管理制度范文
第1篇 房地產(chǎn)企業(yè)公文管理制度
房地產(chǎn)企業(yè)公文管理制度
公文是公司在管理過程中形成的具有法律效率,規(guī)范體式的文書,公文管理是加強公司管理的重要內容。為使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,提高文件使用效率,促進公司各項經(jīng)營管理的運轉,特制定本辦法。
1、公司辦公室是公司公文處理的職能部門,負責公文的辦理、管理、歸檔等工作。公文處理要遵循實事求是、精簡、高效的原則,做到及時準確、安全。同時必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定,確保國家、公司秘密的安全。
2、公文的種類
(1)、決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關部門和人員。
(2)、通知:傳達公司的決定和需要有關部門周知或者執(zhí)行的事項,任免人員。
(3)、通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或情況。
(4)、報告:適用于向上級匯報工作,反映情況,答復上級的詢問。
(5)、請示:適用于向上級請求指示、批準。
(6)、批復:適用于答復下級的請示事項。
(7)、意見:適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(8)、函:適用于不相隸屬單位之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(9)、會議紀要:適用于記載、傳達會議情況及會議議定事項。
3、公文格式
公文一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位等部分組成。具體處理方式是:
(1)、涉及公司秘密的公文應當標明秘密等級和保密期限。
(2)、發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱。
(3)、發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號。
(4)、給上級單位的行文要注明簽發(fā)人、會簽人姓名。請示應當在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。
(5)、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并表明公文種類。
(6)、主送單位應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(7)、公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。
(8)、公文除會議紀要或以電報形式發(fā)出的以外,應當加蓋印章。
(9)、成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準。
4、行文規(guī)則
(1)、符合國家法律、法規(guī)及方針、政策有關規(guī)定。
(2)、行文應當確有必要,注重效用。
(3)、行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。
(3)、公文要用國家法定計量單位。
(4)、公司對外正式行文,由公司相關業(yè)務主管部門起草,部門經(jīng)理審核,主管副理審查,公司總經(jīng)理批準,辦公室最后核定蓋章。
5、公文辦理
(1)、發(fā)文辦理程序:擬稿、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀。
(2)、收文辦理程序:簽收、登記、傳遞、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。
6、公文的歸檔和管理
(1)、歸檔:公文辦理完畢后,要根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理歸檔,歸檔公文要保證公文的齊全、完整,便于保管和使用。
(2)、管理:公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。同時對公文的貫徹落實情況進行督促檢查。
第2篇 煤礦企業(yè)公文管理規(guī)定
某某煤礦公文管理規(guī)定
某某煤礦公文管理規(guī)定
一、發(fā)文管理
(一)行文格式
公文一般由發(fā)文機關、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄報抄送機關等部分組成。
1、發(fā)文機關應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱。
2、機要公文分“絕密”、“機密”、“秘密”三種,緊急文件分“特急”、“加急”、“平急”三種。
3、發(fā)文字號由機關代字、年份、序號組成。
4、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容,一般應當標明發(fā)文機關、公文種類。除發(fā)布和轉發(fā)政府規(guī)章性文件外,標題一般不加書名號,也不用其他標點符號。如轉發(fā)上級黨政或部門的文件和批轉下級文件,原標題文字過長,可重新概括確定標題。
5、公文如有附件,應在正文之后,成文時間之前注明附件順序和名稱。
6、公文成文時間以領導簽發(fā)的日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)領導的簽發(fā)日期為準。
7、公文主題詞標注在文件末頁下部,抄報抄送范圍上方。使用公文主題詞以省委、省政府頒發(fā)的主題詞表為準。
8、礦行政及礦黨政(行政)辦公室發(fā)文格式,主送單位為:基層各單位、機關各部室,抄送單位為:礦領導、副總、井領導;礦黨委及黨政(黨委)辦公室發(fā)文格式,主送單位為:各黨(總)支部,抄送單位為:礦領導、副總、井領導、機關各部室。主送單位為部分單位的,應限定發(fā)文范圍,抄送可直接寫明單位或部門。
(二)行文規(guī)則
1、_某某煤礦委員會、徐州礦務集團有限公司某某煤礦、某某煤礦黨政辦公室、_某某煤礦紀律檢查委員會、某某煤礦工會、共青團某某煤礦委員會、某某煤礦張小樓井、_某某煤礦張小樓井總支委員會、某某煤礦東城井、_某某煤礦東城井總支委員會可以單獨行文,礦(井)黨政也可以聯(lián)合行文,聯(lián)合行文須經(jīng)礦(井)黨政主要領導簽發(fā)。黨政聯(lián)合行文的編黨委(黨總支)文號。黨委、行政、黨政辦公室文件由黨政辦公室履行審批、核稿、簽發(fā)、存檔程序,紀委、工會、團委文件由各部門起草,履行審批、核稿、簽發(fā)程序,統(tǒng)一歸礦黨政辦公室建檔管理。兩井文件由各井自行管理。
2、基層單位及機關部室上報的報告、請示按文種分別處理?！罢埵尽睉斠晃囊皇?“報告”中不得夾帶請示事項。如涉及多個部門、多個事項,原則上應退回原單位重新行文。
3、原則上不越級行文,如需越級行文,應視內容抄送被越級的機關。
4、“報告”或“請示”只能寫一個主送機關,如涉及有關部門可以抄送,但不得同時抄送下級機關。除領導直接交辦的事項外,“請示”不得直接送領導者個人,必須交礦黨政辦公室按程序辦理。上級機關對下級機關請示的問題必須在規(guī)定期限內給予批復。
5、凡礦職能部門和黨群辦事機構的一般性工作安排,可以以某某煤礦黨政辦公室文件向基層行文,紀委、工會、團委可以單獨行文,由礦分管領導簽發(fā),重要事宜需經(jīng)礦主要領導簽發(fā)。
(三)公文形成
發(fā)文辦理程序為:起草人擬稿→部門主管審核簽字→黨政辦公室秘書核稿→主管領導簽發(fā)(視情況有時先由分管領導會簽)或分管領導簽發(fā)→機要文書登記編號→打字室根據(jù)領導審核意見修改文稿→起草人校核定稿→排版印刷→蓋印裝訂。
1、公文起草
礦黨政和黨政辦公室下發(fā)或上報的所有公文由礦職能部門、黨群辦事機構代擬或由礦黨政辦公室負責組織起草。擬寫公文應遵守以下幾點:
(1)擬寫公文必須符合國家法律、法規(guī),符合黨和政府的文件、政策及有關規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定,應加以說明。
(2)內容真實,觀點鮮明,條理清楚,層次分明,文字精練、通順,標點準確,篇幅力求簡短。
(3)用詞準確、規(guī)范,人名、地點、專用術語、數(shù)字、事物名稱準確無誤,使用簡稱應規(guī)范,并加以說明,日期應寫具體的年月日。
(4)公文中的數(shù)字,除成文時間、部分結構層次序號和詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩的語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字書寫外,應使用阿拉伯數(shù)碼書寫。
(5)引用材料應核對原件,做到準確無誤。引用公文還應注明所引用公文的發(fā)文日期、機關、標題和發(fā)文字號。日期應寫具體的年月日。
(6)正文部分如需使用序數(shù)符號標明層次時,一般排列順序是:第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1、”,第四層為“(1)”。
(7)必須使用國家法定計量單位。
(8)根據(jù)公文的內容和行文規(guī)則,準確使用文種,標明主題詞。根據(jù)需要標明緊急程序和密級。
(9)所有文稿一律使用計算機打印。
2、公文核稿及簽發(fā)
(1)草擬好的公文,應先由黨政辦公室秘書進行核稿,填寫發(fā)文標簽。擬稿人、主辦部門負責人和核稿人要分別在發(fā)文標簽上簽字,并注明日期,不得違反程序越級直接送礦領導簽發(fā)文稿。核稿的重點是:是否需要發(fā)文,以什么名義發(fā)文;是否符合國家的法律、法規(guī)及有關規(guī)定,提出的意見和辦法是否切實可行;需要同有關部門協(xié)商的事項是否已協(xié)商一致;內容是否準確屬實;文字表述、文種使用、公文格式、密級標引和處理程序等是否符合有關規(guī)定。對內容雜亂、主題不清或修改較亂的文稿,礦黨政辦公室一律退還擬稿人重新起草。
(2)公文從起草到簽發(fā)所使用的筆、墨要符合存檔要求(用鋼筆或毛筆及藍黑、炭素墨水、墨汁書寫)。對不符合要求的文稿,應按要求重新處理。
(3)礦黨政上報集團公司黨委、行政及上級有關部門的請示、報告,由黨政辦公室秘書審核后,根據(jù)具體情況報送有關礦領導審簽。
(4)礦黨委、行政下發(fā)的政策性、綜合性文件,干部任免文件,獎懲決定,全礦性工作意見,重大事件、項目、工程批復等,經(jīng)黨政辦公室秘書核稿后,由礦黨委書記或礦長簽發(fā),或由黨委書記、礦長委托的副礦級領導審核、簽發(fā)。
(5)以黨政辦公室名義下發(fā)的一般性文件或批轉部門工作意見,經(jīng)黨政辦公室秘書核稿后,根據(jù)文件內容,由業(yè)務對口副礦級領導簽發(fā)。
(6)公文簽發(fā)后,由礦黨政辦公室機要文書根據(jù)文稿內容,核對文種、簽發(fā)人、發(fā)放范圍等項。符合發(fā)文要求的,進行登記編號。公文編號一文一號,按年依次編注,不得重復編號或空號。
(7)以礦黨政或黨政辦公室印發(fā)的專業(yè)會議紀要,由辦公室秘書核稿,會議主持人簽發(fā);涉及重要內容的,報請黨委書記、礦長或其他副礦級領導簽發(fā)。
(8)礦黨政辦公室下發(fā)的會議通知,由辦公室主任簽發(fā)。需要基層各單位黨政主要領導、機關負責人出席會議的,事前要報請黨委書記或礦長審批;需要基層各單位和機關部門副職干部參加會議的,事前要報請分管礦領導審批。
(9)付印前的公文,由擬稿人負責校對。校稿人要按照公文處理規(guī)范格式認真細致校對文稿,經(jīng)確認無誤、簽字后,交付打字室工作人員印刷。
(10)公文要嚴格按規(guī)定格式打印。機要公文密級和緊急字樣分別標在公文眉首的右上角,字體為3號黑體,緊急字樣列秘密字樣之上。公文標題字體為2號小標宋體,正文為3號仿宋體。“主題詞”用3號黑體字,詞目用3號宋體字。正文一般每頁排22行,每行排28個字,字體行距符合規(guī)范要求,公文用紙用us型紙(條件具備后逐步過渡到規(guī)定的a4格式打印),付印的文頭紙與發(fā)文機關應相符。公文頁數(shù)超過兩頁的,必須編印頁碼。涉密文件應指定專人打印,所使用的計算機軟盤專用并加密,必要時要做消除處理。
(11)繕印后的公文在用印前,由主辦部門相關人員負責與文稿核對準確后方可用印。公文用印要端正、清晰,印章的下部邊緣壓蓋成文日期。公文用印后,不再另署發(fā)文機關名稱。
(四)公文分發(fā)及報送
1、以礦黨委、行政、黨政辦公室名義下發(fā)的公文,無論何部門起草,成文后一律交礦黨政辦公室統(tǒng)一分發(fā);其它各類文件由成文單位負責發(fā)放,嚴禁在各類會議上發(fā)放文件。公文發(fā)放要建立《文件發(fā)放清單》?；鶎痈鲉挝缓蜋C關各部室應有專人負責文件領取,如有緊急文件應根據(jù)黨政辦公室通知隨時領取。
2、凡主送集團公司黨委、行政的請示或報告,只報送一份給集團公司黨政辦公室機要科,嚴禁多頭報送。抄報、抄送集團公司黨委、行政或有關部室的文件,由黨政辦公室機要文書定期集中報送,緊急情況下須隨時報送。
(五)公文歸檔
1、公文形成后,由礦黨政辦公室機要文書負責將領導簽發(fā)原件及3份正式文件暫集中保管,次年3月底前由機要文書向檔案室核對交清。歸檔的公文必須符合存檔要求。
2、礦黨政及礦黨政辦公室召開的各類會議所形成的會議文件、材料,由承辦部門人員負責收集整理后,及時交檔案室歸檔。
(六)隨著無紙化辦公的逐步推行,今后紙質文件將逐步取消,改由網(wǎng)上審批、簽發(fā)、發(fā)放,以電子文檔傳輸,相關管理規(guī)定屆時另行下發(fā)。
二、收文管理
(一)礦黨政辦公室接收的外來各類文件、電報、傳真、公函等公文,由黨政辦公室機要文書負責簽收、分類、登記、編號、傳閱、辦理、保管、存檔等工作。所接收公文由黨政辦公室主任提出擬辦意見,送礦有關領導批示后按順序傳閱或辦理。
(二)對集團公司通過辦公網(wǎng)絡下發(fā)的各類文件材料,機要文書應及時接收,原則上當日下發(fā)的文件必須當日接收,緊急文件隨時接收。同時,要根據(jù)領導批示的意見,及時轉有關領導和部門辦理。
(三)公文承辦部門(人員)要將公文辦理情況及時向領導和黨政辦公室反饋,并在公文處理單上簽字注明。
(四)公文處理必須準確、及時、安全,運轉的每一個環(huán)節(jié)應建立登記、簽字制度,避免延誤或丟失。未經(jīng)領導批準,不準對外提供公文,不準隨意復印文件。
(五)礦黨政領導及職能部室參加國家、省、市及外地區(qū)召開的各種會議所發(fā)的文件、材料,原則上由隨行人員或相關職能部室人員收集后,交礦黨政辦公室機要文書按收文程序處理,次年初交檔案室分類歸檔,以便調閱和使用。
三、考核規(guī)定
(一)礦黨政辦公室為全礦公文管理的主管部門,負責公文管理制度的制定和日常管理及考核工作。
(二)公文主辦部門違反公文審核程序的,每出現(xiàn)一次對所在部門罰款100元。
(三)對手續(xù)不完備的公文,黨政辦公室機要文書不得予以編號,否則每發(fā)生一次,對機要文書罰款50元。
(四)公文校稿人要認真對照核稿修改的意見,對付印前的文稿認真細致地校對,并履行簽字手續(xù)。否則,每出現(xiàn)一次錯誤沒有校對改正,對校對人罰款50元,并責成改正。
(五)公文印刷人員要嚴格按規(guī)范要求進行公文打印。否則,每出現(xiàn)一次不符合規(guī)范,對責任人罰款50元。
(六)公文凡發(fā)生漏蓋、錯蓋印章或裝訂不規(guī)范的,每次對責任人罰款50元,并責成整改。
(七)黨政辦公室要加強文件的發(fā)放管理,建立健全文件發(fā)放臺帳,落實專人負責,及時督促機關各部室和基層單位領取文件。否則,凡出現(xiàn)文件漏發(fā)或錯發(fā)的,每次對責任人罰款50元。
(八)黨政辦公室機要文書要加強收文管理,確保準確、及時、安全。否則,每發(fā)生一次延誤,對責任人罰款50元。
(九)黨政辦公室秘書要增強工作責任心,做好全礦各類公文的核稿工作,確保公文處理的質量和效率。否則,每發(fā)生一次失誤,對責任人罰款50元。
第3篇 a企業(yè)公文管理規(guī)定
電力公司公文管理規(guī)定
1 總則
1.1 為提高公文處理工作的效率和質量,使之規(guī)范化、科學化、制度化,結合公司(以下簡稱公司)實際工作情況,特制定本規(guī)定。
1.2 公司綜合管理部是公文的歸口管理部門,負責建立健全公文工作制度,加強公文的統(tǒng)一協(xié)調與管理,按期進行匯總分析,保證公文處理工作高效運轉。
1.3 公司綜合管理部配備文秘人員負責公文處理工作。文秘人員應忠于職守、廉潔正派、保密觀念強且具備有關專業(yè)知識。
1.4 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。
1.5 公文處理應堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全、規(guī)范。公文由綜合管理部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。
1.6 公司各類發(fā)文在有效期內均實行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導和布置公司工作的文件。有效文件分兩類,一是有效的業(yè)務指導性文件,二是有效的工作安排性文件。明確文件的有效性并通過受控的方式管理公文,是防止各級機構出現(xiàn)執(zhí)行無效文件的主要措施。
2 公文種類及使用范圍
2.1 公司的公文種類主要有:命令(令)、決定、決議、通告、報告、請示、通知、通報、批復、函、會議紀要等。
2.2 各類公文使用范圍
2.2.1 命令(令)。
適用于采取重大或強制性措施嘉獎或懲戒管理權限內的有關人員;撤銷分公司不適當?shù)臎Q定等。
2.2.2 決定、決議。
對重要事項或重大行動做出的安排,用“決定”。
經(jīng)過會議討論通過,并要求貫徹執(zhí)行的事項,用“決議”。
2.2.3 通告。
適用于在一定范圍內向員工或者往來單位公布應當遵守或者需要知曉的事項。
2.2.4 通知。
適用于發(fā)布規(guī)章制度(包括規(guī)定、辦法、章程、規(guī)程、細則等)和措施;傳達上級有關單位的指示;要求下級單位辦理或者需要知曉的事項;轉發(fā)上級有關單位、同級單位和不相隸屬單位的公文;批轉下級單位的公文;印發(fā)公司領導的講話;人事任免事項等。
2.2.5 通報。
適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
2.2.6 報告。
適用于向上級單位匯報工作,反映情況,提出意見或建議,回復上級單位詢問或交辦事項的處理結果。
2.2.7 請示。
適用于向上級單位請求指示、批準的事項。
2.2.8 批復。
適用于答復下級單位或相關單位的請示事項。
2.2.9 函。
適用于平級單位之間或不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題。
2.2.10 會議紀要。
適用于記載和傳達會議情況和議定事項。
2.3 公司的公文類別主要包括:
2.3.1 公司文件(格式一)。
公司的發(fā)字文件文種代號為“字[____]___號”。
公司人事勞資配備單獨發(fā)文字號,發(fā)文字號為“字[____]___號”。
2.3.2 公司批件(格式二)。
公司批件文種代號為“字[____]___號”。
2.3.3 公司函件(格式三)。
公司函件文種代號為“函字[____]___號”。
2.3.4 公司傳真電報(格式四)。
公司傳真電報文種代號為“傳字[____]___號”。
2.4 “簽報”作為內部文件,是各部門向公司主管領導請示或報告工作的一種形式?！昂瀳蟆币{入公文一體管理。“簽報”必須由主辦部門負責人親筆簽名?！昂瀳蟆痹粓笠环?交綜合管理部登記編號后送公司主管領導批示,或由公司主管領導根據(jù)情況分送其他領導批示。公司領導批閱的原件由綜合管理部登記、復印后將復印件退各部門(綜合管理部保留原件,并存檔),各部門須妥善保管,并按公司領導批示要求落實有關工作。
3 公文格式和行文規(guī)則
3.1 公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、收文單位標識、收文字號、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、文件編號、印章、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位等部分組成。
3.1.1 涉密公文應當根據(jù)密級分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”?！敖^密”、“機密”還應當標明份數(shù)序號。公文是否定為密級文件由擬稿部門和綜合管理部根據(jù)公文內容共同掌握。
3.1.2 緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。
3.1.3 發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱。
3.1.4 發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號。
3.1.5 公文標題應當準確簡要地概括公文主要內容并標明公文種類,一般應當標明發(fā)文單位。
3.1.6 主送單位指公文的主要受理單位,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。主送單位置于標題之下、正文之上,頂格排列。有些不便于在首頁列出主送單位的公文,如決定、決議、會議紀要、法規(guī)性文件等,主送單位可以寫在公文末頁抄送單位之前。主送、抄送、內部發(fā)送單位一律用全稱或規(guī)范的簡稱。
3.1.7 公文如有附件,應當在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。
3.1.8 公文除會議紀要外,應當加蓋印章。
3.1.9 公文成文日期以負責人簽發(fā)日期為準。
3.1.10 抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位;應當使用全稱或規(guī)范化簡稱。
3.1.11 公文用紙一般采用國際標準a4型(210mm×297mm),左側裝訂。
3.2 公文行文要按照隸屬關系和職權范圍行文。一般不越級行文,因特殊情況,必須越級行文時,應同時抄送越過的機關。
3.3 公司發(fā)文行文規(guī)則:
3.3.1 凡是對公司外發(fā)文;公司發(fā)布指令、決定、決議;頒布規(guī)章制度、管理辦法和操作規(guī)程等用__電字或__電函字。
3.4 上行文(報告、請示等),應根據(jù)內容寫明主送單位,如需同時發(fā)送其他單位,還應寫明抄送單位?！罢埵尽睉獔猿忠晃囊皇?一般只寫一個主送單位;“請示”不得抄送下級單位。
3.5 “報告”中不得夾帶請示事項。
3.6 精簡公文。對可發(fā)可不發(fā)的和能用電話、面談等方式解決問題的事項,不要行文。
4 發(fā)文辦理
4.1 發(fā)文辦理是指以公司名義制發(fā)公文的過程,包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、校對、印制、用印、登記、分發(fā)立卷、存檔等程序。
4.2 擬稿。擬稿一般按照職能部門分工負責的原則和日常工作程序,誰主管誰主辦。涉及兩個部門以上的事項,應以一個部門為主,與有關部門協(xié)商一致后再辦理行文。
4.2.1 草擬公文應當做到:
4.2.1.1 符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)和上級機關的有關規(guī)定。
4.2.1.2 情況屬實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清晰,字詞規(guī)范,標點正確,篇幅力求簡短。
4.2.1.3 人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應先引標題,后引發(fā)文字號。公文中的數(shù)字除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的字必須使用漢字外,其它應當使用阿拉伯數(shù)字。
4.2.1.4 公文結構層次數(shù),第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”。
4.2.1.5 應當使用國家法定計量單位。
4.2.1.6 公文內使用非規(guī)范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。
4.2.1.7 公文呈批要按照“公司發(fā)文稿紙(見附件一)”要求,詳細、準確填寫有關內容。
4.2.1.8 公文擬稿應采用a4紙型,同時必須提供電子版文件;會簽、核稿、簽發(fā)必須用鋼筆、簽字筆書寫,簽名應寫清姓名、日期。
4.2.1.9 對公司重大事項或涉及多個部門,又需有關部門配合解決的事項,主辦部門應先征求相關部門意見,再簽報主辦部門的分管領導審閱,分管領導根據(jù)情況簽署是否發(fā)文或提出處理意見。如公司主管領導批示發(fā)文,則由主辦部門草擬文稿。
4.3 公文審核。
4.3.1 公文審核實行層層負責制。擬文部門負責人要嚴格把關,對所擬公文進行初審,對發(fā)文的必要性、文稿內容、文內數(shù)字的真實性、準確性負責,并簽名后送綜合管理部。
4.3.2 各類發(fā)文在送綜合管理部后,由綜合管理部負責核稿把關。
4.3.2.1 核稿工作要求。審核文稿與已發(fā)文件的口徑是否一致;審核文稿內容是否需要行文;審核文稿內容是否符合有關政策;審核文稿內容部門間的一致性;審核文稿中所提解決問題的意見、辦法、措施是否切實可行;審核文稿格式是否符合有關規(guī)定,文字表達是否準確精練,專用術語和人名、地名、引文是否正確,標點使用是否正確,文字書寫是否規(guī)范;審核公文主送、抄送單位,內部發(fā)送范圍是否恰當?shù)鹊取?/p>
4.3.2.2 綜合管理部預對文稿做大的改動,應征求主辦部門的意見;對不合格的文稿,綜合管理部有權退回擬稿部門進行修改。
4.3.2.3 發(fā)文需會簽的,應由擬文部門送有關部門會簽后,再交綜合管理部核稿。根據(jù)來文擬辦的文稿,必須把來文原件附在文稿后。
4.4 發(fā)文編號、打印、校對、蓋章、分發(fā)。
4.4.1 公文打印、編號由綜合管理部負責。密級公文要指定專人打印,并根據(jù)先急后平、先上報后下發(fā)、先公文后資料的原則進行安排。急件隨到隨辦。
4.4.2 公文校對由擬稿人或擬稿部門負責。屬于密級的公文和上報的各類報表均由經(jīng)辦人親校,要求做到準確無誤;校對人如發(fā)現(xiàn)原稿有問題時,應及時與有關人員聯(lián)系,未經(jīng)簽發(fā)人同意不得隨意改動。
4.4.3 公文蓋章按《公司印章管理暫行辦法》辦理。
4.4.4 公文分發(fā)。公文發(fā)放范圍由擬稿人提出,公司相關領導審核確定。發(fā)放公文時要在《公司文件發(fā)放登記表》(見附件一)上登記領用部門,并要求領用部門的經(jīng)辦人簽名。凡發(fā)出的公文,要嚴格登記手續(xù)并進行編號、注明密級、郵寄地點、單位要書寫準確,封閉要嚴密,絕密文件還要在封口處加蓋封章。
4.5 公文的更改。
4.5.1 公文的更改應由文件原起草部門擬定文件修改稿或補充稿,經(jīng)部門負責人審核,交綜合管理部核稿后,報公司主管領導簽發(fā)。
4.5.2 文件修改稿或補充稿應在原文件受控范圍內發(fā)放,即保證修改后的文件發(fā)放到所有擁有原文件及原文件復印件的各級機構和部門。
5 收文處理
5.1 公文收文一般包括分發(fā)、登記、擬辦、批辦、送閱(傳閱)、承辦、督辦、立卷歸檔、銷毀等程序。
5.2 分發(fā)。凡署名公司的正式公文、會議文件、重要資料及信件,由綜合管理部負責分發(fā);署名部門的收件,由部門簽收和處理;署名領導的收件,送交領導本人收處。
5.3 登記。有關部門、單位的正式公文,領導參加的各種會議的文件,及有關部門的重要資料由綜合管理部人員采用“收文登記表”對來文時間、單位、文號、標題、承辦單位等進行登記,并填制“文件呈批閱辦表”(見附件二)。
5.4 擬辦。綜合管理部確定專人負責公文擬辦工作。由綜合管理部人員填制“文件呈批閱辦表”后,即送擬辦人提出擬辦意見,經(jīng)綜合管理部負責人閱審后,由綜合人員按擬辦意見統(tǒng)一傳送。擬辦工作從收到公文起,一般不得超過二小時,擬辦人不在時,直接送辦公室領導閱處。急件和限時辦理的公文,應隨到隨登記、隨擬辦、隨送批、隨送辦。
5.4.1 傳閱卷由擬辦人根據(jù)公司部門職責提出擬辦意見,確定傳閱順序,經(jīng)綜合管理部負責人閱審后,由綜合人員按擬辦意見先送公司領導傳閱,再送有關部門傳閱。
5.4.2 涉及兩個以上部門處理的請示件公文,由主辦部門提出處理意見,協(xié)辦部門會簽辦理,再送主辦部門公司主管領導批示;涉及公司發(fā)展的重大事項請示,由主辦部門提出處理意見,協(xié)辦部門會簽后,先送主辦部門公司主管領導、再送總經(jīng)理批示。
5.5 送閱(傳閱)和處理。
5.5.1 公文送閱的范圍:公司領導、以及其他相關的閱文部門。
5.5.2 公文傳閱。綜合人員要根據(jù)批辦、送閱欄中簽署的閱文公司領導和閱文部門,用送文方式進行傳閱。上級有關重要文件及“絕密”、“機密”文件,應采取保密措施直接送總經(jīng)理閱示。
5.5.3 領導閱批公文和各部門在閱完公文后,均應在“文件呈批閱辦表”有關欄目簽上姓名和時間。
5.5.4 公文要求處理的事項由主辦部門辦理,辦完后應在“公文呈批閱辦表”中寫明處理結果。
5.5.5 請示件公文主辦部門必須明確提出處理意見,會簽部門明確表示意見后報主辦部門公司主管領導批示。
5.6 立卷歸檔。收處的公文辦結后,應將收文、文件呈批閱辦表、辦理結果的文件底稿立卷歸檔。
6 公文的處理時限、承辦和催辦
6.1 公司綜合管理部從收到文件到送閱的處理時限為一個工作日;對擬發(fā)文稿的處理,包括核稿、審核、公司領導閱批和打印發(fā)送,其時限一般為二個工作日。
6.2 各部門的處理時限。對傳閱件來文,傳閱部門的處理時限一般為一個工作日;請示件來文,主辦部門的閱辦時限一般不超過二個工作日,會簽部門的閱辦時限一般不超過一個工作日。對轉發(fā)的文件,直接轉發(fā)的公文,主辦部門的擬文時限為一個工作日;轉發(fā)公文需研究相應措施,或結合本公司實際提出貫徹方案的,主辦部門的擬文時限為二個工作日。上述公文處理,如有特殊情況可適當延長,但急件要隨時處理。
7 公文歸檔
7.1 公文辦結后,綜合管理部收集整理文件、文件底稿、附件及有關的簽報、批示等附屬材料,按規(guī)定立卷歸檔。
7.2 分工立卷的具體方法。
7.2.1 與外單位聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位立卷;
7.2.2 本公司各類發(fā)文,以及以公司名義召開的會議文件,部門發(fā)文等文件的原稿、定稿、正本由綜合管理部立卷。
7.3 部門公文材料立卷程序。
部門公文材料立卷程序包括:案卷類目的編制、文件的平時歸卷。
7.3.1 案卷類目的編制
各部門文書管理人員應根據(jù)本部門工作情況和任務,按照便于管理、查找、利用的原則制定本部門的案卷類目,對具有保存價值的文件及時收集、歸檔。
7.3.2 文件的平時歸卷
根據(jù)案卷類目的條款名稱,為每一條款準備一個卷夾。文件處理完畢,立卷人員根據(jù)文件所針對的條款,歸入有關卷夾內并在文件登記簿上注明文件存入的卷號,以備查找。
8 公文管理
8.1 秘密、機密文件、資料的復印件視同正式文件、資料,閱辦后須按規(guī)定保管、立卷、歸檔或清退、銷毀。
8.2 公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
8.3 不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)綜合管理部負責人批準,可以銷毀。銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文應當進行登記。
8.4 工作人員調離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退,個人不得保存文件。
9 附則
9.1 本規(guī)定由公司綜合管理部負責解釋。
第4篇 q企業(yè)公文管理制度
第一條 本公司公文,是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題,指導或商洽工作的重要工具。
第二條 本公司公文,實行統(tǒng)一管理。公文的管理,要做到規(guī)范、準確、及時、安全。行文單位,要克服官僚主義和文牘主義。
第三條 各部室、各單位及各有關人員,對公文中涉及國家、政府或本公司應保密的事項,必須嚴守機密,不準隨便向他人泄露。
第四條 公文保密等級分為:絕密、機密、秘密三種,其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機密文件按審閱人數(shù)打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。
文件機密級數(shù),由發(fā)文單位的主管領導根據(jù)文件內容確定。
第五條 公司發(fā)文的程序為:擬搞、審核(部門領導)、簽發(fā)(公司領導)打印、發(fā)文、 催辦、立卷、歸檔、銷毀等。
第六條 公司收文的處理程序為:收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。
草擬公文應注意以下事項:
(一)內容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。
(二)反映情況要客觀,實事求是。
(三)文字要準確、精煉,條理要清楚,層次要分明,結構要緊密,用語要規(guī)范。
(四)人、地、物名、引文及時間要具體、準確。
第七條 各級領導對送來的公文要及時閱批,急件的,當天批復;一般文件的,三天內批復。
第八條 各級領導閱、批公文應仔細認真,閱完后要簽名并注明日期,不得圈閱。需要簽署具體意見的,要明確、具體。
第九條 公司所有發(fā)文,發(fā)文單位應有存檔,并將文件原稿(經(jīng)領導簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。有領導指示的,還應附批復件。
第十條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負責?？偛棉k收文后,應先做好歸類、登記,然后根據(jù)文件的內容,分送有關領導閱示。閱示完畢后,由總裁辦收回歸檔。
第十一條 所有文件發(fā)放,一定要有登記、簽收手續(xù)。
第十二條 公司發(fā)文,一定要由總裁辦統(tǒng)一編號:
(一)以公司名義對外發(fā)文,一律×××字(××年)××號;
(二)公司黨總支發(fā)文,用××黨字(××年)××號;
(三)以工會、共青團、婦聯(lián)名義發(fā)文,用××政字(××年)××號;
(四)公司監(jiān)事會發(fā)文,用××監(jiān)字(××年)××號;
(五)董事局發(fā)文,用××董字(××年)××號;
(六)董事局委員會發(fā)文,用××董×字(××年××號;
(七)董事局委員會所屬機構發(fā)文,用××董××字(××年)××號;
(八)其他管理部門的發(fā)文,用×××字(××年)××號。
第十三條 董事會機構及經(jīng)營管理部門除經(jīng)對方同意,一般不對外發(fā)文。
第十四條 紅頭文件,只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命等,其他文件一般用公司信箋印發(fā)。
