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三級文件管理制度是指在企業(yè)內部建立的一套系統(tǒng)化、層次化的文檔管理規(guī)則，旨在確保信息的有效傳遞、存儲和利用。這一制度主要涉及三個方面：一級文件（政策與程序）、二級文件（工作流程與指南）和三級文件（操作記錄與日志）。通過明確各級文件的制定、審批、執(zhí)行、更新和歸檔等環(huán)節(jié)，企業(yè)可以提高工作效率，降低溝通成本，保障業(yè)務連續(xù)性和合規(guī)性。
包括哪些方面
1. 一級文件：包括公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、政策聲明、操作手冊和程序指南等，這些文件定義了公司的總體方向和運作規(guī)則。
2. 二級文件：涵蓋各部門的業(yè)務流程、操作標準和作業(yè)指導書，它們詳細說明了如何執(zhí)行一級文件所設定的政策和程序。
3. 三級文件：主要包括日常工作的記錄、報告、檢查表和交接記錄等，它們記錄了實際操作過程，為審計和改進提供依據。
重要性
三級文件管理制度對企業(yè)運營至關重要，原因如下：
1. 確保合規(guī)性：各級文件清晰規(guī)定了企業(yè)的行為準則，有助于遵守法規(guī)和行業(yè)標準。
2. 提高效率：通過標準化的工作流程，減少錯誤和重復勞動，提高工作效率。
3. 支持決策：詳實的三級文件數據為管理層提供了準確的信息，支持決策制定。
4. 促進知識傳承：文件的有序管理，保證了知識和經驗的積累與傳承。
5. 強化責任追究：明確的文件記錄有助于追蹤問題源頭，落實責任。
方案
1. 制定文件管理政策：明確各級文件的編制、審批、發(fā)布、更新和廢除流程，確保文件的權威性和有效性。
2. 設立文件管理部門：負責文件的分類、編碼、存檔和檢索，以及定期審查和更新。
3. 培訓與宣導：對員工進行文件管理培訓，提高他們對文件制度的理解和執(zhí)行力。
4. 電子化管理：利用信息技術實現文件的電子化存儲和流轉，提高效率，減少紙張浪費。
5. 定期審計：定期對文件管理系統(tǒng)進行審計，評估其運行效果，及時發(fā)現并解決問題。
6. 激勵機制：設立激勵措施，鼓勵員工積極參與文件的編制和維護，形成良好的文件管理文化。
通過實施上述方案，企業(yè)能夠建立起完善的三級文件管理制度，從而提升整體管理水平，推動業(yè)務持續(xù)健康發(fā)展。
三級文件管理制度范文
第1篇 倉庫管理規(guī)定c三級文件
倉庫管理規(guī)定三級文件
倉庫管理規(guī)定
倉庫管理制度是指對倉庫各方面的流程操作、作業(yè)要求、注意細節(jié)、7s管理、獎懲規(guī)定、其他管理要求等進行明確的規(guī)定,給出工作的方向和目標,工作的方法和措施;且在廣的范疇內是由一系列其他流程文件和管理規(guī)定形成的,例如“倉庫安全作業(yè)指導書”“倉庫日常作業(yè)管理流程”“倉庫單據及帳務處理流程”“倉庫盤點管理流程”等等。
一、物資的驗收入庫倉庫管理制度
1、物資到公司后庫管員依據清單上所列的名稱、數量進行核對、清點,經使用部門或請購人員及檢驗人員對質量檢驗合格后,方可入庫。
2、對入庫物資核對、清點后,庫管員及時填寫入庫單,經使用人、貨管科主管簽字后,庫管員、財務科各持一聯(lián)做帳,采購人員持一聯(lián)做請款報銷憑證。
3、庫管要嚴格把關,有以下情況時可拒絕驗收或入庫。
a)未經總經理或部門主管批準的采購。
b)與合同計劃或請購單不相符的采購物資。
c)與要求不符合的采購物資。
4、因生產急需或其他原因不能形成入庫的物資,庫管員要到現場核對驗收,并及時補填入庫單。
二、物資保管倉庫管理制度
1、物資入庫后,需按不同類別、性能、特點和用途分類分區(qū)碼放,做到二齊、三清、四號定位。
a)二齊:物資擺放整齊、庫容干凈整齊。
b)三清:材料清、數量清、規(guī)格標識清。
c)四號定位:按區(qū)、按排、按架、按位定位。
2、庫管員對常用或每日有變動的物資要隨時盤點,若發(fā)現誤差須及時找出原因并更正
3、庫存信息及時呈報。須對數量、文字、表格仔細核對,確保報表數據的準確性和可靠性。
三、物資的領發(fā)倉庫管理制度
1、庫管員憑領料人的領料單如實領發(fā),若領料單上主管或總經理未簽字、字據不清或被涂改的,庫管員有權拒絕發(fā)放物資。
2、庫管員根據進貨時間必須遵守先進先出的倉庫管理制度原則。
3、領料人員所需物資無庫存,庫管員應及時通知使用者,使用者按要求填寫請購單,經總經理批準后交采購人員及時采購。
4、任何人不辦理領料手續(xù)不得以任何名義從庫內拿走物資,不得在貨架或貨位中亂翻亂動,庫管員有權制止和糾正其行為。
5、以舊換新的物資一律交舊領新;領用的各種工具均要上工具卡,并由領用人和總經理簽字。
四、物資退庫倉庫管理制度
1、由于生產計劃更改引起領用的物資剩余時,應及時退庫并辦理退庫手續(xù)。
2、廢品物資退庫,庫管員根據廢品損失報告單進行查驗后,入庫并做好記錄和標識。
倉庫管理制度小結:
1、倉庫是企業(yè)物資供應體系的一個重要組成部分,是企業(yè)各種物資周轉儲備的環(huán)節(jié),同時擔負著物資管理的多項業(yè)務職能。它的主要任務是:保管好庫存物資,做到準確,質量完好,確保安全,收民迅速,面向生產,服務周到,降低費用,加速資金周轉。
2、倉庫設置要根據工廠生產需要和廠房設備統(tǒng)籌規(guī)劃,合理布局;內部要加強經濟責任制,進行科學分工,形成物資分口管理的保證體系;業(yè)務上要實行工作質量標準化,應用現代管理技術和abc分類法,不斷提高倉庫管理水平。
一、庫房管理目的:
(一)倉庫標準化管理,保證材料及產品在存儲期間的質量。
(二)及時為生產提供優(yōu)質的材料、零配件以及半成品。
(三)及時為銷售部門提供合格優(yōu)質的產成品。
(四)明晰、完整、及時記錄出入庫情況,定期與財務部匯報數據。
(五)出入庫管理辦法:原材料和成品按以下九個大項分類管理。
1、塑料件;
2、橡膠件;
3、標準件;
4、電子件;
5、電機;
6、軟化劑;
7、外加工;
8、包裝物;
9、產成品;
二、原材料入庫。
外購原材料到貨后,庫房管理員應按實際情況填寫《入庫單》,并仔細核對物資的數量、規(guī)格、型號,核對無誤后入庫。
三、產成品入庫。
(一)經品質部驗收合格并填寫《檢驗移交單》后入庫。
(二)對需要質量驗收的原材料。
四、入庫時先標識。
(一)待驗品,按規(guī)定及時通知質檢部門進行驗收,經認定合格的原材料放入指定合格品區(qū)域。判定不合格則標識“不合格品”標識,隔離堆放。
(二)在驗收過程中發(fā)現數量、規(guī)格型號、顏色、質量及單據等不符合時,應立即向有關部門反映,以便及時查清、解決問題,必要時通告對方。
五、對臨時寄存在庫房的貨品,必要時劃出區(qū)域,隔離存放,做好“待處理品”標識。
六、對退貨產品的處理應按《退貨單》進行清點和出入帳,并查明退貨原因。對退貨屬返修產品,需報生產部與供應部,由生產開具《返修產品領料單》進行返修;對退貨屬報廢產品由品質部驗收簽字后入廢品庫,并報總經理批準后進行報耗。
七、對于不合格品、生產過程中合理消耗產生的廢品需入廢品庫,經品質部和生產相關責任人簽字后方可入庫。廢品庫需明確劃分。
八、入庫物資的堆放必須符合先進先出的原則。
九、入庫物資應及時入庫。
十、原材料的出庫與發(fā)放:
(一)凡屬產品配套原料,由生產部出具生產通知單和生產領料清單。由倉庫保管員進行分解消化,車間專人來領取原材料,嚴格按《生產領料清單》的規(guī)格、型號、數量等發(fā)放。
(二)用于生產過程中造成報廢或損失而需進行補料,則需由生產部開出《補料單》后方可發(fā)放。
(三)非生產所用的物資發(fā)放,需嚴格審批手續(xù)、必要時需務副總經理批準,憑《領料單》發(fā)放。
(四)物資(包括成品)的發(fā)放力求先進先出,具體按倉庫物資先進先出執(zhí)行規(guī)范進行操作。當面點清數量,核對規(guī)格名稱,并及時登記處入帳(手工及電腦帳),做到帳、物相一致,帳、帳相符。
(五)廢品庫內物資由生產部負責處理,并保留處理清單。并負責組織出庫,倉庫人員嚴格清點數量,出庫時開具產品出庫單,并及時登記入帳。
十一、物資貯存與防護
(一)物資定期盤點數量,確認庫存的余缺情況,上報相關部門,并有財務部進行抽查。
(二)倉庫應編制平面定置圖,將物資合理布局,合理存放,禁止混放、倒塌和包裝破損,妥善保管,杜絕積壓,反對浪費,及時提供相關信息。
(三)倉庫做到通風、干燥、清潔、安全,防塵和避光防止產品損壞變質。儲存易燃物品的庫房還應做到密封、并遠離火源、熱源。
(四)有色金屬上貨架,保持通風,非金屬及電器材料,應分品種、規(guī)格、型號存放,擺設合理。
(五)做好物資的標識管理,包括產品標識及監(jiān)視和測量狀態(tài)標識,嚴防誤用。
(六)對有貯存期限要求的物資,按時檢查庫存情況,以便及時發(fā)現變質苗頭。對超期物資標志待處理標識及時開具送驗單交品質部重新驗證,驗證符合要求的標志合格品可繼續(xù)使用,不符合要求的標志“不合格品”識移交廢品庫。并作好記錄。
(七)對于長期庫存(既超過質保期限經質檢部合格的庫存物資)在電腦帳及手工帳中做好標并及時及通知財務部。
(八)非工藝損耗或其他原因而產生的材料多余,倉庫必須及時配合車間做好退料工作,退料需查清余料原因,核對材料的應余數,及時辦理退料手續(xù)及入帳。
(九)對于殘余的原材料或不滿包裝的材料根據實際包裝情況,進行封口或封箱處理。
十二、應急情況處理
(一)遇到緊急情況如失火及突發(fā)性天災時應及時聯(lián)絡值班領導,及時采取相應的措施。
(二)滅火使用泡沫及干粉滅火器(易燃物品需使用泡沫滅火器)。
十三、庫房管理規(guī)定
(一)公司各類庫房由指定專人負責。
(二)采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單,收票時要當面點清數目,檢查包裝是否完好,發(fā)現短缺或損壞,應立即拆包核查,如發(fā)現實物與入庫單數量、規(guī)格、質量不符合,庫房管理人員應向交貨人提出并通知有關負責人。
(三)庫房物品存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別建立帳卡。
(四)嚴格管理賬單資料,所有賬冊、賬單要填寫整潔、清楚、計算準確,不得隨意涂改。
(四)嚴格執(zhí)行出入庫手續(xù),物資出庫必須填寫出庫單。
(五)庫房物資未經允許不得外借,特殊情況須由總經理或副總經理批準,并辦理外借手續(xù)。
(六)每月需對庫房進行盤點、整理,對帳實不符及時上報,不得隱瞞。
(七)嚴格按照公司管理規(guī)定辦事,不允許非工作人員進入庫房。
(八)庫房管理要做到清潔整齊、碼放安全、防火防盜。
(九)庫房內嚴禁吸煙,禁上明火,禁止無關工作人員入內,庫內必須配備消防設施,做到防火、防盜、防潮、防鼠,相關管理制度張貼于明顯位置,禁煙、禁火標識應設置于庫房大門外。
(十)因管理不善造成物品丟失、損壞,物品管理人員應承擔不低于物品價值20%的經濟損失。
十四、本制度自頒布之日起實施。
第2篇 三級文件：物業(yè)業(yè)務投訴及建議管理作業(yè)指導書
物業(yè)三級文件:業(yè)務投訴及建議管理作業(yè)指導書
1、目的
規(guī)范顧客投訴問題的處理程序,以保證業(yè)主的投訴能及時、準確、滿意地得到解決,并以此改進和提高服務質量。
2、適用范圍
適用于各部門受理業(yè)主各種服務項目的有效投訴。
3、職責
3.1管理者代表負責對各部門匯報上來的未能處理的顧客投訴提出處理意見,親自或委托企業(yè)管理部處理業(yè)主直接向本公司上級或政府有關部門的投訴。
3.2企業(yè)管理部是公司所發(fā)生投訴的歸口管理部門,負責督導部門負責人對投訴處理結果進行回訪,并負責所有投訴記錄的歸檔。
3.3部門負責人處理部門業(yè)務范圍內的所有投訴。
3.4管理處及俱樂部前臺負責對用戶投訴的接待、記錄、聯(lián)系處理與上報工作。
3.5所有員工都有向上級及時匯報業(yè)主投訴的責任。
4、方法與過程控制
4.1投訴分類
4.1.1一類投訴:由于我公司自身管理或服務不到位而產生的投訴;
4.1.2二類投訴:由于房屋質量方面的問題而導致的投訴;
4.1.3三類投訴:由于規(guī)劃紅線外問題而產生的投訴。
4.2操作流程
4.2.1對于業(yè)主在工作現場或管理處的當面投訴,當事人需先向業(yè)主致歉,對業(yè)主的意見表示感謝,當場可以解決的須當場處理,并向上級匯報,不能當場處理的,兩小時內通知上級領導,由上級領導給出處理意見進行處理。
4.2.2處理完畢后處理的具體過程、結果、分析及時報客戶接待員,當天記錄在《業(yè)主投訴/建議處理記錄表》中。
4.2.3對于業(yè)主通過信件、電話、電子郵件等途徑提出的投訴,獲得信息的人須在1小時內將投訴內容告知客戶接待員,由接待員將內容記錄在《業(yè)主投訴/建議處理記錄表》上,并根據投訴內容進行分類傳達,向相關責任人下發(fā)《工作聯(lián)系單》,相關責任人接到《工作聯(lián)系單》后要在規(guī)定的時間內給予處理并回復相關意見到客戶接待員(一類投訴4小時內處理,二類投訴當天處理,三類投訴三天內處理)。
4.2.4凡接到《工作聯(lián)系單》的投訴處理負責人在規(guī)定的時間內沒有處理完畢的,客戶接待員將此信息上報上級領導;若投訴在兩天內仍沒有回復,客戶接待員可直接上報高層領導。
4.2.5對于處理難度較大的,或直接到公司、集團或政府有關部門等的投訴必須立即上報
部門第一負責人,有部門第一負責人提出處理意見,再報公司分管領導,處理完畢后統(tǒng)一匯總到管理處客戶接待員處記錄歸檔。
4.2.6一類投訴處理完畢后要形成案例分析,各部門進行學習培訓;二類投訴按《質量缺陷責任期內工程維修流程》進行處理,影響較大的問題則由保修辦以書面形式呈報上級領導,并跟進處理反饋結果;對于三類投訴由客戶接待員向業(yè)主進行相應的解釋,視投訴問題的具體情況、困難程度設法予以解決,對于無法解決的問題可與有關部門協(xié)商共同解決,無法解決的投訴應向業(yè)主做出有關解釋和說明并得到業(yè)主的理解。
4.2.7接受投訴的責任部門在《業(yè)主投訴/建議處理記錄表》上提出處理意見,并由各區(qū)域客戶服務人員簽名確認后報上級領導,每條信息后面都應有相關人員的簽名和日期。
4.2.8投訴處理的完成情況,須在《業(yè)主投訴/建議處理記錄表》中予以體現,客戶接待員保存《工作聯(lián)系單》原件,責任部門保存附件。
4.2.9管理處負責投訴的分析和總結,有關的分析和總結作為管理評審的輸入信息。
4.3處理后的回訪
對業(yè)主的投訴處理后,由部門第一負責人或其委托人在3天之內以電話或上門的形式進行回訪,并在《業(yè)主投訴記錄表》上做好記錄?；卦L工作的主要內容是:
4.3.1征詢業(yè)主對投訴的處理意見,檢查處理的效果。
4.3.2征詢業(yè)主對于以后防止出現類似問題的預防措施。
5、引用文件
__wy7.5.4-s01-01《質量缺陷責任期內工程維修流程》
6、支持記錄表格
__wy8.3-z01-f1《業(yè)主投訴記錄表》
《工作聯(lián)系單》
第3篇 三級文件：物業(yè)空置房管理作業(yè)指導書
物業(yè)三級文件:空置房管理作業(yè)指導書
1、目的
規(guī)范空置房管理,保護業(yè)主切身利益。
2、適用范圍
適用于管理處所轄區(qū)域的空置房管理。
3、職責
3.1客服中心主任負責空置房管理工作的安排、抽檢、督促。
3.2客戶服務員負責對空置房進行管理。
3.3客戶服務員負責空置房申請的辦理工作。
3.4客戶接待員負責空置房鑰匙的管理。
4、解釋:
空置房:指開發(fā)商尚未賣出的房屋、業(yè)主接房后暫未裝修的房屋或業(yè)主裝修后暫不居住并辦理空置房手續(xù)的房屋。
5、方法與過程控制
5.1未賣出房屋的管理
5.1.1客戶服務員每月一次對空置房屋進行檢查,并填寫巡檢記錄。巡檢內容包括室內各設施設備、衛(wèi)生狀況及房屋質量。
5.1.2客戶服務員每月進行空置房水電表底數查抄,確?？罩梅克姳黹y關閉,杜絕產生水電費。
5.1.2客戶服務員根據季節(jié)的變化對空置房屋進行通風、散熱。
5.1.3多雨季節(jié),客戶服務員應及時查看房屋質量,有無裂縫及漏水情況。如遇惡劣天氣如暴雨、狂風天氣,必須對空置房進行全面檢查并填寫《空置房檢查記錄表》。
5.1.4巡檢過程中,發(fā)現異常情況應及時報相關責任人。
5.1.5客戶服務員對此類空置房每月檢查率為100%,入戶率100%。
5.2業(yè)主接房后暫不入住的房屋管理
5.2.1持業(yè)主身份證原件到管理處辦理空置房申請手續(xù)(未裝修的不用申請),并填寫《空置房申請表》,寫清空置時間及空置原由。
5.2.2客戶服務員向業(yè)主告知空置時注意事項,內容包括:水電使用、室內物品管理、取消空置申請的辦法等。
5.2.3客戶服務員簽署《空置房申請表》意見交客服中心主任簽字確認后交管理處收費員處。
5.2.4客戶接待員派單對業(yè)主室內進行停水、電處理,并抄取水電表讀數。
5.2.5空置申請期間業(yè)主的物業(yè)管理費及水電公攤費按50%收取。
5.2.6空置時間到期后,按全額100%收取。空置期間發(fā)生水消耗超過1噸/月;電消耗超過5度/月,視為入住收費。
5.2.7空置時間到期后,業(yè)主繼續(xù)空置,須重新辦理空置房申請。
5.2.8空置時間必須超過三個月才可辦理,空置時間內,管理處將水電進行關閉,以確保安全。
5.2.9客戶服務員對所轄區(qū)域內空置房的日常管理工作,如發(fā)現異常應及時與業(yè)主聯(lián)系。
5.3客戶服務員每月對所轄區(qū)域空置房進行統(tǒng)計檢查,每月檢查率為100%。檢查時填寫《空置房檢查記錄表》。
5.3.1客戶服務員負責空置房的水、電、氣設施跑、冒、滴、漏的檢查,控制費用的發(fā)生。
5.4地下室的檢查等同與空置房檢查,并填寫《地下室檢查記錄表》。
5.5客戶中心主任每月對客戶服務員的空置房檢查情況進行抽查。
6、相關質量記錄表單
__wy7.5.4-k01-04-f1《空置房申請表》
__wy7.5.4-k01-04-f2《空置房檢查記錄表》
__wy7.5.4-k01-04-f3《地下室檢查記錄表》
第4篇 三級文件：物業(yè)鑰匙管理作業(yè)指導書
物業(yè)三級文件:鑰匙管理作業(yè)指導書
1、目的
規(guī)范房屋鑰匙的管理,做到收、發(fā)鑰匙準確、快速、無誤。
2、范圍
適用于各管理處鑰匙的保管工作。
3、職責
3.1鑰匙保管人員做好保管和定期檢查工作。
3.2客戶服務部主管負責對鑰匙保管工作的監(jiān)察。
4、方法和過程控制
4.1所有接管房屋的鑰匙要由專人保管,存放于指定區(qū)域,鑰匙上標識應標注清楚,以便查找。
4.2鑰匙保管人就經常對鑰匙保管情況進行檢查,如發(fā)現標簽破損或模糊不清者應及時更新。
4.4業(yè)主領取/借用鑰匙,鑰匙保管人必須確認身份,業(yè)主須在《鑰匙發(fā)放登記表》/《鑰匙借用申請表上》上簽字。
4.5其他人員如借用鑰匙,要認真盤問鑰匙用途及歸還日期,并在《鑰匙借用登記表》上做好登記,施工維修人員的鑰匙借用應該做到當天借用當天歸還,營銷部人員的鑰匙借用應有營銷部部門主管的簽字。
4.6所有借出的鑰匙由鑰匙保管人員負責追回并及時在《鑰匙借用登記表》上講相關記錄填寫完善。
4.7鑰匙存放地點無關人員不得進入。
5、相關文件
無
6、相關質量記錄表單
__wy7.5.4-k01-02 《鑰匙發(fā)放登記表》
__wy7.5.4-k01-02 《鑰匙借用登記表》
第5篇 三級文件：物業(yè)促銷及宣傳行為管理作業(yè)指導書
物業(yè)三級文件:促銷及宣傳行為管理作業(yè)指導書
1、目的
對所轄區(qū)域內外來商戶的各種促銷及宣傳行為進行管理,確保小區(qū)正常的公共秩序和生活環(huán)境。
2、適用范圍
適用于對外界主動提供上門的或由物管處為方便住戶而聯(lián)系的各種促銷和宣傳活動(政府機構、國家事業(yè)單位組織的各類活動除外)的管理。
3、職責
3.1各管理處負責各類促銷和宣傳活動的申請的洽談,經理負責審批。
3.2管理處專人負責聯(lián)系安排和協(xié)調各種促銷/宣傳活動的進行。
3.3社區(qū)服務員(客戶服務員)負責對促銷/宣傳過程的巡查、監(jiān)督,提供必要的協(xié)助。
4、方法和過程控制
4.1各管理處應確定本社區(qū)可以進行室外展示的地點、部位,報小區(qū)經理批準后執(zhí)行。
4.2對于在小區(qū)進行臨時性展/促銷活動商戶的管理。
4.2.1展示的歸口管理部門為管理處,具體同商家的合作事宜由管理處指定專人負責談判,談判結果的審批權在管理處經理。
4.2.2每個展位6平方米,超過須增加費用,每增加6平方米(含6平方米)按增加一個展位的費用計算。
4.2.3展示費用在公司規(guī)定的框架內根據各小區(qū)實際情況談判。
4.2.4需在小區(qū)內進行臨時性展/促銷活動的商戶,應請其到管理處進行登記并填寫《臨時展位申請表》,并提交營業(yè)執(zhí)照或其復印件。如果展/促銷活動涉及到服務人員技能及政府部門管理規(guī)定要求的行為,須出具政府主管部門的批準文件。
4.2.5對于展/促銷商戶提供的證明,管理處指定的負責人應進行核對。如果其不能提供所要求的證明或對其所提供的證明的真實性產生懷疑,應拒絕其臨時性展/促銷申請的要求。如果申請方是專營廣告業(yè)務的企業(yè)或兼營廣告業(yè)務的單位,還要驗證其《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》或《廣告經營許可證》。
4.2.6管理處與商戶進行洽談合作事宜,并將在展示期間應遵守的規(guī)定予以告知。雙方認可一切事項后商戶交納臨時展示費,報管理處經理批準。
4.2.7展示有以下內容的,不予批準:
a、違反我國法律、法規(guī)的;
b、損害我國民族尊嚴的;
c、有_、淫穢、迷信、荒誕內容的;
d、弄虛作假的;
e、貶低同類產品的;
f、產品質量不符合國家有關標準的。
4.2.8社區(qū)服務部應向促銷/宣傳人員發(fā)放《臨時展位申請表》b聯(lián),并向促銷/宣傳人員指定展示地點,促銷/宣傳人員可憑此單出入小區(qū)。
4.3對需長期在小區(qū)內進行促銷或宣傳的商戶之管理。
4.3.1商戶需要長期在小區(qū)內進行促銷或宣傳活動,應事先向社區(qū)服務部提出申請,并填寫《臨時展位申請表》。促銷和宣傳的產品須出具有關部門的檢驗報告、合格證等資料;涉及服務人員技能及政府部門管理規(guī)定要求的促銷/宣傳行為,須出具政府主管部門的批準文件。
4.3.2若展示期為一個月(含一個月以上),管理處根據行情確定展示費用框架報公司審批;管理處經理根據審批后的范圍與商戶進行洽談;如遇特殊情況需優(yōu)惠或減免展位費的如配合營銷部或舉辦活動進行展示的管理處經理批準后現場出納方可辦理展示聯(lián)辦單。
4.3.3促銷或宣傳活動不得散發(fā)、張貼宣傳單頁及印刷品,不得在園區(qū)懸掛條幅。
4.3.4在接到有關申請后,社區(qū)服務部應對促銷/宣傳單位的營業(yè)執(zhí)照有效期、負責人和相關資信予以驗證,對促銷/宣傳人員進行審核,包括人員的身份、使用的工具及負責人聯(lián)系辦法等。社區(qū)服務部負責對《臨時展位申請表》進行審批并根據實際情況決定是否簽訂合同或協(xié)議。
4.3.5社區(qū)服務部負責人指定人員將批準意見知會促銷/宣傳單位,并安排有關人員予以管理與配合,有關促銷/宣傳單位的各種資料(《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》或《廣告經營許可證》)須建檔保存。
4.3.6進出小區(qū)的促銷/宣傳人員必須按規(guī)定持社服部發(fā)放的《臨時展位申請表》b聯(lián)。
4.4公共秩序管理員負責驗證聯(lián)辦單的有效性,若展示單位無聯(lián)辦單或有效證明,要立即制止并上報管理處。
4.5社區(qū)服務部有關人員須對進場促銷/宣傳人員進行管理和監(jiān)督,對于只準在指定的場合進行的活動,促銷/宣傳人員應按物管處規(guī)定的時間進、出場,自覺遵守小區(qū)的安全管理規(guī)定和清潔衛(wèi)生管理規(guī)定,不得損壞公共設施。
4.5.1促銷/宣傳人員的著裝及宣傳攤位的擺放須符合小區(qū)要求,以保證小區(qū)良好的形象。
4.5.2促銷/宣傳人員攜帶顧客的物品離開小區(qū)時需按物資搬運的有關規(guī)定進行。
4.6社區(qū)服務部對來社區(qū)進行展示的商戶建立目錄,并對其在展示期間的表現結果進行評價和登記。
4.7對于違反有關規(guī)定的商戶,可以將其列為“不受歡迎”的商戶并不允許其今后在小區(qū)內進行展/促銷活動。
5、相關文件
無
6、質量記錄表格
__wy7.5.1-k03-03-f1《臨時展位申請表》
第6篇 三級文件：物業(yè)社區(qū)戶外宣傳張貼管理作業(yè)指導書
物業(yè)三級文件:社區(qū)戶外宣傳、張貼管理作業(yè)指導書
1、目的
對物業(yè)小區(qū)的環(huán)境整潔加強管理,整治社區(qū)環(huán)境。
2、范圍
適用于各管理處社區(qū)戶外宣傳、張貼管理。
3、職責
3.1管理人員負責對小區(qū)內業(yè)主和私自制作、安裝、宣傳板塊門牌,宣傳畫等進行清除。3.2公共秩序維護員負責對外來廣告宣傳、小張貼畫進入小區(qū)的控制及清除。
4、方法和過程控制
4.1社區(qū)內嚴禁私自安裝任何廣告牌、宣傳畫及公司標識、標牌。
4.2由物業(yè)管理處張貼的海報、宣傳畫、公告等,應統(tǒng)一制作,在指定位置張貼。
4.3管理處應定期、定時由專人制作宣傳資料,貼到指定的位置,以求達到和業(yè)主溝通的功能。
4.4戶外各類公共標識,交通指引等應遵照國家有關標準或規(guī)定設計、設置,沒有國家統(tǒng)一規(guī)定的,應統(tǒng)一設計制作。
4.5公共秩序維護員對來訪人員應做詳細認定,特別對做業(yè)務、搬家、做家政服務人員、家裝公司等提示,小區(qū)內不允許私自張貼宣傳物品,發(fā)放傳單,卡片等,如有發(fā)現須立即上報,由班組長或部門主管對其進行處理。
4.6保潔員對已經貼到公共部位或業(yè)主門庭上的傳單等應做清除,如發(fā)現有人做禁止張貼的行為,應制止并及時聯(lián)系公共秩序維護員報到管理處。
4.7任何單位及個人如張貼、懸掛各類出版物、廣告招貼、標牌、條幅懸掛,一經發(fā)現任何工種、管理人員應制止,并及時聯(lián)系管理處。
4.8各業(yè)戶不可于窗戶上裝置任何廣告形式的招貼或牌匾,如發(fā)現應立即告知客戶服務員處理。
4.9宣傳欄管理規(guī)定
4.9.1任一部門如有向小區(qū)發(fā)布通知、海報及其他內容的宣傳信息均需先擬好草稿,請部門經理審批,正式稿出來后要加蓋公章后方可發(fā)布。
4.9.2文件發(fā)布的位置要同社區(qū)服務員(客戶服務員)結合,由社區(qū)服務員(客戶服務員)統(tǒng)一管理。
4.9.3宣傳欄內容要求健康、向上,并張貼整齊,紙張規(guī)范,不允許亂張貼。
4.9.4板報為每月兩次更新內容。
4.9.5保潔部負責宣傳欄的衛(wèi)生。
4.9.6社區(qū)服務員(客戶服務員)要隨時觀察宣傳欄內容的有效性,對過期內容及時撤掉。
5、相關文件
無
6、質量記錄表格
無
