有哪些
物業(yè)檔案室管理制度主要包括以下幾個方面：
1. 檔案分類與編碼：根據(jù)檔案性質(zhì)和內(nèi)容，制定統(tǒng)一的分類標準和編碼規(guī)則，確保檔案有序存放。
2. 檔案收集與整理：明確檔案收集的時間節(jié)點和程序，保證檔案的完整性和時效性。
3. 檔案保管：設(shè)定適宜的保管條件，如溫度、濕度控制，防止檔案損壞。
4. 檔案利用：制定借閱流程，確保檔案安全，同時滿足用戶需求。
5. 檔案安全：設(shè)立防火、防盜、防潮等安全措施，預(yù)防檔案遺失或損壞。
6. 檔案更新與銷毀：定期審查檔案，更新過時信息，對無保留價值的檔案進行合規(guī)銷毀。
7. 檔案信息化：推進檔案電子化，實現(xiàn)數(shù)字化管理，提高檢索效率。
實施細則
1. 檔案分類與編碼： - 按照物業(yè)管理活動的不同階段（如前期籌備、日常運營、維修保養(yǎng)等）進行分類。 - 設(shè)計邏輯清晰的編碼體系，如年份-部門-項目編號，便于查找。
2. 檔案收集與整理： - 定期收集各部門產(chǎn)生的文件資料，確保及時歸檔。 - 對新收集的檔案進行初步整理，去除無關(guān)或重復(fù)內(nèi)容。
3. 檔案保管： - 設(shè)立專門的檔案室，保持清潔干燥，避免陽光直射。 - 定期檢查檔案狀況，及時修復(fù)破損文件。
4. 檔案利用： - 建立借閱登記制度，記錄借閱人、借閱時間及歸還情況。 - 對敏感或重要檔案，需經(jīng)管理層批準后方可借閱。
5. 檔案安全： - 安裝監(jiān)控設(shè)備，配備消防設(shè)施，確保檔案室的安全。 - 建立應(yīng)急處理預(yù)案，應(yīng)對突發(fā)事件。
6. 檔案更新與銷毀： - 每年進行一次全面的檔案審查，更新過期信息。 - 對無保留價值的檔案，按照法律法規(guī)要求進行銷毀，并做好記錄。
7. 檔案信息化： - 逐步將紙質(zhì)檔案掃描成電子版，建立數(shù)據(jù)庫。 - 提供在線查詢系統(tǒng)，方便員工和業(yè)主查閱。
上墻內(nèi)容
1. 檔案室管理制度概要
2. 檔案分類與編碼示例
3. 借閱流程圖
4. 檔案安全規(guī)定
5. 檔案更新與銷毀流程
6. 檔案信息化服務(wù)說明
通過以上各項細則的實施，物業(yè)檔案室將實現(xiàn)高效、安全、有序的管理，為物業(yè)管理工作的順利開展提供有力保障。
物業(yè)檔案室管理制度范文
第1篇 s物業(yè)檔案室管理規(guī)定
檔案室管理規(guī)定
一、歸檔制度
1、歸檔范圍
公司在物業(yè)管理服務(wù)、內(nèi)部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤,光盤等材料。
2、歸檔要求
歸檔文件應(yīng)原件(特別情況下可用復(fù)印件代替),要完整、準確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備,字跡清晰。
3、歸檔時間:輸完畢后,應(yīng)立即歸檔。
4、歸檔份數(shù):各類文件材料一般歸檔一式一份。
5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續(xù),由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。
二、保管制度
1、歸檔的文件材料,應(yīng)保持文件材料之間的歷史聯(lián)系,進行科學分類、立卷和編目、編號。
2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時,應(yīng)按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。
3、定期對庫存檔案進行清進核對,做到帳物相符。
4、檔案室應(yīng)有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。
5、檔案室保持適當?shù)臏囟?、濕?一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的規(guī)定范圍內(nèi)。
6、檔案的移出、外借必須履行登記手續(xù),借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應(yīng)放原處。
7、公司對檔案進行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。
三、檔案借閱、復(fù)印程序
提出申請-->有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準-->檔案室辦理手續(xù)-->使用檔案-->歸還檔案室
具體要求:
1、借閱、復(fù)印檔案應(yīng)先批準,再辦理登記手續(xù);
2、要愛護檔案,::不得丟失;
3、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調(diào)、剪裁檔案;
4、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;
5、辦理完畢,應(yīng)立即歸還,如有差錯,應(yīng)追究當事者責任;
6、調(diào)離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調(diào)離手續(xù)。
