第1篇 合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)工作程序
一、目的
規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進(jìn)、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽(yù)得到保障。
二、適用范圍
適用于物業(yè)部所有合同的管理工作。
三、職責(zé)
1、總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有合同的簽署及重要合同的評審。
2、行政部負(fù)責(zé)公司所有合同的審核、監(jiān)管及歸檔(員工勞動合同除外)。
3、人事部負(fù)責(zé)公司員工勞動合同的審核、監(jiān)管及歸檔。
四、程序要點
1、合同管理的范圍:包括對外提供服務(wù)的合同和對外委托服務(wù)的合同。
(1)對外提供服務(wù)的合同,包括以下幾類:
①開發(fā)/建設(shè)單位或業(yè)主委員會委托進(jìn)行物業(yè)管理的合同;
②投標(biāo)書;
③對外租賃合同;
④公司承諾提供的常規(guī)服務(wù)和管理;
⑤顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進(jìn)行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)及其他有償服務(wù)的合同;
⑥公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同;
⑦其他對外提供服務(wù)的合同。
(2)對外委托服務(wù)的合同,包括以下幾類:
①采購合同;
②招標(biāo)合同;
③勞動合同;
④公司委托顧客(供應(yīng)商或其他受委托單位)進(jìn)行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)等合同;
⑤其他須進(jìn)行對外委托服務(wù)的合同。
2、合同的形式包括以下幾種形式
(1)書面的和非書面的。
(2)協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求。
(3)規(guī)范合同和格式合同。
(4)口頭承諾。
(5)招、投標(biāo)書。
3、合同的制定
(1)一般情況下由合同的執(zhí)行部門負(fù)責(zé)制定,其內(nèi)容包括以下條款:
①標(biāo)的;
②數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容);
③價款或酬金;
④履約期限、地點方式及其他履約條件;
⑤合同終止條件;
⑥違約責(zé)任;
⑦專用合同約定的其他必要條款。
(2)各種合同若有合同范本,可依照全同范本填寫或修改各項條款。
4、合同的評審
(1)評審權(quán)限:
①標(biāo)的在10萬元以下的合同,由總經(jīng)理委托分管副總經(jīng)理組織合同執(zhí)行部門及及行政部經(jīng)理進(jìn)行評審;
②標(biāo)的在10~50萬元的合同,由總經(jīng)理組織有關(guān)人員進(jìn)行評審;
③標(biāo)的50萬元以上的合同,由董事會進(jìn)行評審。
(2)評審內(nèi)容:
①對外提供服務(wù)合同的評審內(nèi)容:
――公司的履約能力;
――顧客提供的價格;
――合同的風(fēng)險;
――合同的條款是否明確;
――合同是否合法;
――合同的社會效益;
――其他需要評審的內(nèi)容。
②對外委托服務(wù)合同的評審內(nèi)容:
――分供方的履約能力;
――分供方提供的價格;
――分供方的信譽(yù);
――分供方提供服務(wù)的售后服務(wù);
――合同的條款是否明確;
――合同是否違法;
――合同的風(fēng)險;
――合同履約監(jiān)控能力;
――其他需要評審的內(nèi)容。
5、合同的簽署與生效
(1)合同經(jīng)評審合格,由總經(jīng)理簽署。非書面的合同除外。
(2)經(jīng)總經(jīng)理簽署的合同按《印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》辦理蓋章審批手續(xù)。
(3)所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數(shù)一頁以上的必須加蓋騎縫章。
(4)經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,需公證的合同,經(jīng)公證后生效。
(5)公司承諾提供常規(guī)服務(wù)和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條塊的限制。
(6)生效的合同原則上一式肆份,公司與顧客各兩份,需進(jìn)行公證的報公證機(jī)關(guān)一份備案。
6、合同的編號與歸檔
(1)書面合同統(tǒng)一進(jìn)行編號,編號的方法按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》辦理。
(2)一般情況下書面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》辦理。
(3)行政部歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務(wù)部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》辦理復(fù)印審批程序后,由部門負(fù)責(zé)人保管一份復(fù)印件。合同執(zhí)行完畢后,須將合同反還行政部歸檔。
(4)合同條款涉及保密事項的,有關(guān)部門均承擔(dān)保密責(zé)任。
7、合同的履約
(1)對外提供服務(wù)的合同,由提供合同服務(wù)的部門負(fù)責(zé)履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。
(2)對外委托服務(wù)的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。
(3)合同執(zhí)行部門需將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報,重要合同須以書面形式匯報。
(4)行政部監(jiān)控所有書面合同(員工勞動合同除外)的履約進(jìn)度,對違反合同進(jìn)度的及時向總經(jīng)理匯報。
(5)合同履約完畢,對重要合同的執(zhí)行效果再次進(jìn)行評審。
8、合同的變更與廢止
合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中需變更廢止情況出現(xiàn)需進(jìn)行合同條款變更或廢止時,由合同執(zhí)行部門向行政部提出合同變更申請,行政部按合同評審程序跟進(jìn)評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。
9、合同的續(xù)約
合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知行政部,由行政部經(jīng)理按合同評審程序跟進(jìn)評審,重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評審。
10、合同的統(tǒng)計
每年12月31日前,由行政部對書面合同進(jìn)行清查統(tǒng)計,寫出專題報告。專題報告內(nèi)容包括:合同清單,履約完成情況,存在或需跟進(jìn)的問題等報總
經(jīng)理審閱?？偨?jīng)理給出批示意見,由行政部按總經(jīng)理批示意見辦理。
11、記錄:書面合同必須有書面的評審記錄,與合同一起歸檔保管。
五、記錄
1、《合同評審記錄》
2、《合同更改通知單》
六、相關(guān)支持文件
1、《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》
2、《對外委托服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》
3、《有償便民服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》
4、《對外投資管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》
第2篇 物業(yè)管理合同簽定工作程序
物業(yè)管理合同簽定程序
1.目的
對物業(yè)管理合同在簽定前進(jìn)行評審,以確?？蛻粢竺鞔_,公司有能力滿足客戶要求。
2.適用范圍
適用于公司新承接及合同期滿的物業(yè)項目管理合同的簽訂。
3.引用文件
3.1質(zhì)量手冊4.3章。
3.2iso9002標(biāo)準(zhǔn)第4.3章。
4.職責(zé)
4.1總經(jīng)理或副總經(jīng)理負(fù)責(zé)合同評審的組織工作。
4.2保安部負(fù)責(zé)對清潔衛(wèi)生、綠化、消防安全、治安、信件收發(fā)、內(nèi)容進(jìn)行評審。
4.3工程部負(fù)責(zé)對設(shè)備保養(yǎng)運(yùn)行、維修管理等內(nèi)容進(jìn)行評審。
4.4財務(wù)室負(fù)責(zé)對管理收支費(fèi)內(nèi)容進(jìn)行評審。
4.5物管部負(fù)責(zé)對人力資源等內(nèi)容進(jìn)行評審。
5.工程程序
5.1合同的評審
5.1.1總經(jīng)理或副總經(jīng)理組織物管部、保安部、工程部、財務(wù)室對管理合同進(jìn)行評審。
5.1.2物管部、保安部根據(jù)現(xiàn)行物業(yè)管理的各項法規(guī)、條例及公司現(xiàn)有的資源能力對委托方在治安、消防安全、清潔衛(wèi)生、綠化、信件收發(fā)管理等各方面的要求進(jìn)行評審并記錄,提出滿足委托方要求應(yīng)增加的資源。
5.1.3工程部根據(jù)現(xiàn)行的各項有條例及公司現(xiàn)有的資源能力對委托方在設(shè)備保養(yǎng)運(yùn)行維修的要求進(jìn)行評審并記錄,提出需要增加的資源。
5.1.4財務(wù)室根據(jù)物業(yè)管理行業(yè)及公司的有關(guān)規(guī)定對物業(yè)的各項收支費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),零星維修服務(wù)收費(fèi)等方面進(jìn)行評審并記錄存檔。
5.1.5物管部根據(jù)有關(guān)的勞動法規(guī)要求和公司管理的需要,對人力資源方面進(jìn)行評審,并記錄。
5.1.6制定物業(yè)管理方案的籌備小組根據(jù)各部門合同評審記錄、編制物業(yè)管理方案,按物業(yè)管理方案的制定(qp-2.1)文件執(zhí)行,修訂標(biāo)準(zhǔn)合同,報總經(jīng)理或副總經(jīng)理審查批準(zhǔn)后提交法律顧問咨詢,然后根據(jù)法律顧問的意見修改后再報總經(jīng)理或副總經(jīng)理審查批準(zhǔn)后形成合同草案。
5.2合同的磋商
5.2.1籌備小組制定合同計劃,并與委托方聯(lián)系約定時間進(jìn)行磋商。
5.2.2合同的磋商由總經(jīng)理或副總經(jīng)理組織,有需要時可安排各部門代表及法律顧問參加。
5.2.3籌備小組對合同的磋商形成備忘錄。內(nèi)容包括討論的情況和修改的意見。
5.2.4總經(jīng)理或副總經(jīng)理決定合同需繼續(xù)磋商的,由籌備小組聯(lián)系,直至委托方達(dá)成一致意見,現(xiàn)經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)形成正式的物業(yè)管理方案和合同文本。
5.3合同的簽訂與公證
5.3.1籌備小組聯(lián)系合同雙方舉行簽署儀式,合同由總經(jīng)理或授權(quán)副總經(jīng)理與委托方簽署并加蓋公章。
5.3.2總經(jīng)理或副總經(jīng)理或法律顧問認(rèn)為需要辦理公證的,由籌備小組辦理有關(guān)手續(xù)。
5.3.3合同簽署后正本由物管部專人保管,副本交財務(wù)部、工程部部門保管。
5.3.4籌備小組根據(jù)正式簽訂的合同修訂《物業(yè)管理方案》具體內(nèi)容參見qp-2.1《管理方案的制訂》。
5.4根據(jù)物業(yè)管理項目的管理方案、合同有關(guān)的法律法規(guī)編制業(yè)主公約及有償服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),并評定公司具有滿足規(guī)定要求的能力。
6.支持文件與記錄
6.1合同評審記錄(qr-1.1-01)
第3篇 合同管理監(jiān)理工程師工作職責(zé)
在總監(jiān)或駐地監(jiān)理工程師領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)合同管理監(jiān)理工作的具體實施。
(1)、熟悉合同文件,調(diào)查施工環(huán)境條件。
(2)、參與編制監(jiān)理計劃(規(guī)劃)或監(jiān)理細(xì)則。
(3)、參與審批施工單位提交的總體進(jìn)度計劃,初審調(diào)整計劃。
(4)、確認(rèn)施工單位提交的場地占用計劃。
(5)、核算施工單位對工程量清單的復(fù)核結(jié)果。
(6)、編制開工預(yù)付款支付證書。
(7)、參加監(jiān)理交底會。
(8)、參加第一次工地會議。
(9)、審查工程分包申請和分包協(xié)議。
(10)、審核施工單位月進(jìn)度計劃,檢查和監(jiān)督進(jìn)度計劃的實施。
(11)、參與審核分項、分部工程的開工申請。
(12)、初審或?qū)徍耸┕挝惶峤坏墓こ套兏陥?按施工合同規(guī)定編制工程變更令。
(13)、初審或?qū)徍耸┕挝惶峤坏墓こ萄悠谝庀?、工程延期申?提出處理意見。
(14)、初審或?qū)徍耸┕挝惶峤坏馁M(fèi)用索賠意向和費(fèi)用索賠申請,編制費(fèi)用索賠報告。
(15)、按合同規(guī)定初審或核定施工單位提交的價格調(diào)整和計日工。
(16)、檢查工程保險的辦理情況。
(17)、調(diào)查分析違約事件,依據(jù)合同規(guī)定和有關(guān)證據(jù)評估損失,提出處理意見。
(18)、調(diào)解一方或雙方提出的爭端協(xié)調(diào)申請,提出解決建議。
(19)、參加工地例會或?qū)ｎ}工地會議。
(20)、參與審查交工驗收申請。
(21)、編制交工結(jié)賬證書。
(22)、參與編寫監(jiān)理月報。
(23)、參與編制項目監(jiān)理竣工文件。
(24)、完成總監(jiān)理工程師或駐地監(jiān)理工程師委派的其他監(jiān)理工作。
第4篇 物業(yè)合同管理工作程序
物業(yè)管理有限公司程序文件
--合同管理程序
1.目的
為合同的訂立、履行、保管提供指引,降低法律風(fēng)險,規(guī)范公司及各部門的合同管理。
2.范圍
適用于公司或公司某部門作為一方當(dāng)事人的所有合同和合同管理的各個階段。
3.職責(zé)
3.1總經(jīng)理辦公室是公司的合同管理部門。
3.2以公司名義簽訂的合同由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)管理。
3.3以部門名義簽訂的合同由本部門負(fù)責(zé)管理。
4.方法和過程控制
4.1合同的訂立
4.1.1合同的訂立應(yīng)遵循以下原則:
4.1.1.1事前簽訂原則
所有合同或協(xié)議應(yīng)在依照本程序完成訂立、審核、簽署、生效后才予以履行,不應(yīng)未簽合同即先行履行。
4.1.1.2合同審核原則
所有合同或協(xié)議需依照本程序相關(guān)條款所規(guī)定的程序報批,不得在合同內(nèi)容未經(jīng)審核的情況下即擅自簽訂或者直接報簽。采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本或者政府有關(guān)部門制定的合同文本,且合同當(dāng)事人對合同條款沒有提出增加或者刪減的合同,可作為本原則的例外。增加補(bǔ)充條款的,視為對合同條款的增加或者刪減。
4.1.2合同內(nèi)容
4.1.2.1合同內(nèi)容一般應(yīng)包括但不限于以下條款:
a.當(dāng)事人的名稱或者姓名、住所、電話;
b.標(biāo)的;
c.數(shù)量;
d.質(zhì)量;
e.價款或者報酬;
f.履行期限、地點和方式:買賣合同以及其他涉及標(biāo)的轉(zhuǎn)讓(所有權(quán)、使用權(quán)或占有權(quán)轉(zhuǎn)讓)的合同,應(yīng)以公司或項目所在地為合同履行地;在公司為付款方時,應(yīng)將付款時間與對方當(dāng)事人履行義務(wù)的時間相結(jié)合,若對方履行義務(wù)時間較長,應(yīng)盡量選擇分期付款的方式。采購、工程、勞務(wù)類合同合同期不得超過1年,以利于定期對其進(jìn)行評估。
g.違約責(zé)任:包括構(gòu)成違約的條件、不構(gòu)成違約的除外條件、承擔(dān)違約責(zé)任的方式等;
h.解決爭議的方法。
4.1.2.2根據(jù)合同性質(zhì)與客觀需要,合同內(nèi)容還可以有保修、保密、驗收、風(fēng)險、權(quán)利歸屬等條款:
a.工程合同、買賣合同等,在公司為付款方時,應(yīng)有保修條款;
b.涉及知識產(chǎn)權(quán)(包括商業(yè)秘密)的合同,應(yīng)有保密條款和權(quán)利歸屬的條款;
c.涉及標(biāo)的轉(zhuǎn)讓(所有權(quán)、使用權(quán)或占有權(quán)轉(zhuǎn)讓)或成果移交的合同,應(yīng)有驗收條款和風(fēng)險承擔(dān)或轉(zhuǎn)移條款。
4.1.2.3合同內(nèi)容應(yīng)具體、確定,能明確界定各方當(dāng)事人的權(quán)利、義務(wù);客觀情況在簽約時確實無法明確規(guī)定的,應(yīng)規(guī)定能明確權(quán)利、義務(wù)的依據(jù)。
4.1.3合同的草擬
4.1.3.1合同由經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)草擬,公司已制訂并實施合同標(biāo)準(zhǔn)文本的,應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)文本。
4.1.3.2采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的,經(jīng)雙方協(xié)商,可以對標(biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行修改,也可增加補(bǔ)充條款,但必須履行合同報批手續(xù)。
4.1.3.3政府有關(guān)部門有強(qiáng)制性規(guī)定的,可采用所要求的合同文本;公司尚未制定或不宜采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù),應(yīng)參照以往的合同或最相類似的合同標(biāo)準(zhǔn)文本或合同示范文本另行擬定合同。
4.1.4合同的報批
4.1.4.1合同報批前,經(jīng)辦部門須對對方的主體資格、履約能力、資信情況、恪守合同的信譽(yù)狀況及背景等進(jìn)行審查,并保存加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件和相關(guān)資格證明。
4.1.4.2經(jīng)辦人員應(yīng)將草擬好的合同分別報部門經(jīng)理及公司相關(guān)部門審批,各審批部門應(yīng)在各自職權(quán)范圍內(nèi)對合同提出書面修改意見,經(jīng)辦人員根據(jù)修改意見整理出最終的合同文本。
4.1.4.3不同性質(zhì)、類別和內(nèi)容的合同,審批程序可以有差異,但在合同范本有修改的情況下或公司沒有形成范本的、涉及總金額在5000元以上的合同,
必須經(jīng)過法律人員審核。并且將法律人員審核過的合同作為同類合同的范本,由總經(jīng)理辦公室存入'合同范本庫'。所有涉及款項收付的合同均須有財務(wù)人員審核。
4.1.4.4各管理處可以根據(jù)實際需要,對b類合同的范本動議更改,填寫《文件更改申請表》由部門經(jīng)理簽署意見后報品質(zhì)部和法律人員審核,總經(jīng)理辦公室審批并備案。然后由申請部門在本部門范圍內(nèi)使用。
4.1.5合同的簽署
4.1.5.1 物業(yè)委托管理合同、公司與其它方簽訂的保險及法律合同、公司統(tǒng)一結(jié)算的a類物資及其它采購合同、電梯維護(hù)保養(yǎng)合同、小區(qū)改造施工合同、出租公司的物業(yè)或公司租賃其它物業(yè)的租賃合同、新管理處成立前管理處有關(guān)業(yè)務(wù)合同及其它由公司職能部門經(jīng)手簽訂的合同,均以公司名義簽訂,加蓋公司印章。其他合同以業(yè)務(wù)部門名義簽訂,加蓋業(yè)務(wù)部門公章。
4.1.5.2對于以公司名義簽定,對方須由法人代表或經(jīng)法人書面授權(quán)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人親自簽約,法人授權(quán)書須與合同一同由總經(jīng)理辦公室保存。
4.1.5.3各審核部門在合同審批表上均簽字同意后,經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)辦理合同簽章手續(xù)。合同規(guī)定由雙方代表簽字并蓋章生效的,應(yīng)先由公司代表(法定代表人或者法定代表人委托的代理人)簽字,然后報公司總經(jīng)理辦公室蓋章,未明確加蓋公章的,應(yīng)盡量蓋合同專用章。
4.1.5.4公司合同專用章由公司總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)保管,除非公司法定代表人或者總經(jīng)理簽字同意,否則不得向任何人出借。合同內(nèi)容在一頁以上的,應(yīng)在每頁加蓋騎縫章。條件允許的,每件合同應(yīng)保證公司擁有兩份原件。
4.1.5.5部門對外簽訂合同必須由部門經(jīng)理簽約,如經(jīng)理出差、假休原因應(yīng)委托分管總經(jīng)理助理簽約,不允許向下授權(quán)。
4.1.5.6體系文件中格式化協(xié)議或合同、顧客委托租賃協(xié)議,可以長期授權(quán)形式(書面授權(quán)書)指定專人負(fù)責(zé)簽約。
4.1.5.7合同一般應(yīng)由雙方同時簽字蓋章;不能同時簽字蓋章的,應(yīng)避免我方先行簽字蓋章;對方簽字蓋章應(yīng)在我方報批審核程序結(jié)束之后進(jìn)行。
4.2合同的履行
4.2.1合同訂立之后,經(jīng)辦部門與經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)對合同的履行進(jìn)行跟蹤;財務(wù)部負(fù)責(zé)對合同的收、付款內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督;公司其他相關(guān)部門應(yīng)對合同的履行給予必要的協(xié)助。
4.2.2經(jīng)辦人員應(yīng)密切關(guān)注合同的履行情況,按照合同規(guī)定及時行使我方的權(quán)利,全面履行我方的義務(wù),特別是對應(yīng)收、應(yīng)付款須及時報批結(jié)算,不得擅自延期履行。
4.2.3合同訂立后,因客觀條件發(fā)生變化需變更合同內(nèi)容,或者對方提出變更要求的,經(jīng)辦人員應(yīng)及時向部門經(jīng)理請示,依照合同訂立的有關(guān)程序辦理報批,另行簽
訂合同或補(bǔ)充合同。
4.2.4合同訂立后,對方當(dāng)事人提出把合同的全部或者部分義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三人的,或者我方需要將合同的全部或者部分權(quán)利、義務(wù)轉(zhuǎn)讓給他人的,需由經(jīng)辦人員按照合同訂立的有關(guān)程序辦理報批,另行簽訂合同或補(bǔ)充合同。
4.2.5在合同當(dāng)事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時,或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭議時,經(jīng)辦人員須及時向部門經(jīng)理報告并知會公司相關(guān)部門,由公司相關(guān)部門協(xié)商并請示公司領(lǐng)導(dǎo)決定依法采取何種措施。
4.2.6合同的解除
4.2.6.1合同當(dāng)事人提出解除合同或因客觀條件發(fā)生變化(如不可抗力)需要解除合同的,參照合同訂立的有關(guān)程序辦理審批手續(xù),合同當(dāng)事雙方須就合同解除另行簽訂合同或補(bǔ)充合同。4.2.6.2合同一方當(dāng)事人提出合同約定的解除合同條件成就,據(jù)此要求或通知或以其他方式解除合同的,經(jīng)辦人員應(yīng)立即報部門經(jīng)理并知會公司相關(guān)部門,以決定解約條件是否成就或解約方式是否有效。
4.3合同的保管
4.3.1合同保管應(yīng)遵循下列原則
4.3.1.1及時歸檔原則;
4.3.1.2完整保存原件原則;
4.3.1.4便于查找原則。
4.3.2合同保管的范圍應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容:
4.3.2.1合同(包括附件);
4.3.2.2合同評審的相關(guān)記錄;
4.3.2.3合同訂立與履行過程中的所有書面材料。
4.3.3合同保管部門
4.3.3.1公司業(yè)務(wù)部門在職權(quán)范圍內(nèi),對以本部門名義簽訂的合同原件進(jìn)行保管。
4.3.3.2公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)以公司名義簽訂的合同的保管工作。因履行合同進(jìn)行款項結(jié)算而發(fā)生的單據(jù)由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)保管。
4.3.3.3公司各業(yè)務(wù)部門以本公司名義對外簽訂合同時應(yīng)當(dāng)一式兩份(含一式兩份)以上,公司總經(jīng)理辦公室備份一份合同原件,業(yè)務(wù)部門保留一份影印件存檔,其他由合同其他當(dāng)事人和政府部門持有(具體份數(shù)根據(jù)合同當(dāng)事人和需要報批部門數(shù)目確定)。
4.3.3.4財務(wù)部可保存有付款內(nèi)容的合同影印件;其它部門因業(yè)務(wù)需要,可經(jīng)公司總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)保存有關(guān)合同復(fù)印件。
4.3.4合同的歸檔
4.3.4.1經(jīng)辦人員對合同履行過程中的各種材料,除款項結(jié)算與收、付款等原因而必須提交合同其他當(dāng)事人或者公司其他部門的材料外,所有材料應(yīng)在合同履行過程中作為合同附件及時妥善歸檔;并在發(fā)生糾紛需要法律人員協(xié)助解決時,按要求將有關(guān)材料提交公司總經(jīng)理辦公室。
4.3.4.2與履行合同有關(guān)的材料必須提交給其他當(dāng)事人且公司沒有備份的,經(jīng)辦人員應(yīng)保留影印件并按4.3.4.1的規(guī)定處理。
4.3.4.3各部門合同管理員負(fù)責(zé)保管應(yīng)由本部門保存的所有合同,并依照《合同登記表》進(jìn)行分類、編號、登記、存檔,保證存檔的合同內(nèi)容完整,便于管理。
4.3.4.4所有合同均應(yīng)永久保存。
4.3.5合同的使用登記
4.3.5.1合同在歸檔之后,公司各部門調(diào)閱、復(fù)印合同須向總經(jīng)理辦公室申請,并在《借閱登記表》中進(jìn)行登記。;絕密級合同的調(diào)閱,須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任與調(diào)閱者所在部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
4.3.5.2歸還被調(diào)閱的合同時,合同管理員應(yīng)當(dāng)場檢查合同是否有損壞、涂改或缺失,并予登記,由調(diào)閱者簽字確認(rèn);如合同有被損壞、涂改或缺失的情況,合同管理員應(yīng)及時登記并向總經(jīng)理辦公室主任及調(diào)閱者所在部門經(jīng)理做出書面匯報。
4.3.6合同的保管形式
4.3.6.1合同檔案保存形式為文本原件。
4.3.6.2為研究和借鑒需要,絕密級以外的合同可在保存文本原件的同時,由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)以電子文檔形式存放,并設(shè)定訪問權(quán)限。
4.3.7合同的保密
4.3.7.1各部門應(yīng)根據(jù)合同的重要性,將不同性質(zhì)和內(nèi)容的合同劃分適當(dāng)?shù)拿芗墶?/p>
4.3.7.2合同密級一般分為絕密、機(jī)密和保密三級。絕密級合同僅限公司高層領(lǐng)導(dǎo)和為正常經(jīng)營管理而必須知悉合同內(nèi)容的人員知悉;機(jī)密級合同僅限公司中層領(lǐng)導(dǎo)以上人員和為正常經(jīng)營管理而必須知悉合同內(nèi)容的人員知悉;其他合同為保密級,除為正常開展業(yè)務(wù)所需外,不得對外傳播(集團(tuán)內(nèi)各公司之間的交流除外)。
4.3.7.3合同經(jīng)辦人員、合同管理員對合同的保密負(fù)責(zé);所有有條件知悉合同內(nèi)容的人員都應(yīng)按密級要求對合同內(nèi)容予以保密。
4.3.7.4經(jīng)辦部門須在合同扉頁上注明本合同的密級。
4.4.公司總經(jīng)理辦公室可根據(jù)公司合同管理的需要,會同相關(guān)職能部門就公司某類合同管理制定具體實施辦法。
5.質(zhì)量記錄表格
**wy7.2.2-z02-f1《合同登記表》
第5篇 物業(yè)管理公司合同評審工作程序
質(zhì)量管理程序文件
--物業(yè)管理公司合同評審程序
1.0 目的
通過對標(biāo)書、合同(草案)或訂單進(jìn)行評審,確保其內(nèi)容明確,并能準(zhǔn)確理解用戶或發(fā)展商的要求,使合同得以順利履行。
2.0 適用范圍
適用于本公司各類租賃和提供物業(yè)管理服務(wù)的標(biāo)書、合同的草案及正常服務(wù)范圍以外的維修或安裝訂單及口頭訂單等的評審。
3.0 定義
訂單:指對要求進(jìn)行說明的文件或記錄。
4.0 職責(zé)
4.1 總經(jīng)理主持并組織有關(guān)部門或人員對物業(yè)委托管理合同或標(biāo)書等重大項目合同的評審。
4.2 房屋、電話租賃合同及其他一般性服務(wù)合同由合同涉及的部門負(fù)責(zé)人組織評審,公司主管負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批。
4.3 正常服務(wù)范圍以外的維修或安裝訂單由機(jī)電班長或訂單接收人進(jìn)行評審。
4.4 合同評審記錄由辦公室負(fù)責(zé)保存。
5.0 工作程序
5.1重大項目合同(如物業(yè)管理項目標(biāo)書、物業(yè)委托管理合同等)的評審。
5.1.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門或人員通過與顧客了解接觸、溝通聯(lián)絡(luò)以及對市場的調(diào)查和分析來了解顧客的真實需要。
5.1.2 在投標(biāo)或合同簽訂之前,總經(jīng)理主持召集專題會議,有關(guān)部門或人員對標(biāo)書或合同草案內(nèi)容以及服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行評審,確認(rèn)本公司有能力達(dá)到用戶或發(fā)展商要求。
5.1.3 對合同的評審確保
a)在簽訂合同之前,各項條款內(nèi)容明確、合理;
b)公司具有滿足合同能力,與投標(biāo)不一致的地方已得到解決;
c)當(dāng)合同變更時,應(yīng)重新評審,評審后更改的內(nèi)容及時準(zhǔn)確傳達(dá)到有關(guān)部門o
5.1.4各相關(guān)部門負(fù)責(zé)對合同涉及到本部門的內(nèi)容進(jìn)行評審,并在《合同評審記錄》上填寫評審記錄,經(jīng)總經(jīng)理簽字確認(rèn)。
5.1.5 《合同評審記錄》由公司辦公室負(fù)責(zé)保存o
5.2一般性服務(wù)合同(如業(yè)主公約或物業(yè)管理契約,房屋、攤位租賃及電話出租合同等)的評審。
5.2.1 在合同簽定之前,由合同簽訂部門負(fù)責(zé)人組織有關(guān)人員對合同的草案內(nèi)容進(jìn)行評審。如合同有標(biāo)準(zhǔn)合同文本(通用范本),只需對標(biāo)準(zhǔn)合同文本進(jìn)行評審,報公司主管負(fù)責(zé)人審批。
5.2.2《合同評審記錄》由合同簽訂部門負(fù)責(zé)保存。
5.3維修或安裝訂單的評審
5.3.1 以口頭或書面等方式出現(xiàn)的屬于正常服務(wù)范圍之外的維修或安裝訂單電主管或訂單接收人評審,或記錄后預(yù)約現(xiàn)場評審。
5.3.2 如用戶的要求內(nèi)容不明確時,由專業(yè)人員在現(xiàn)場進(jìn)行評審并做出答復(fù),將結(jié)果記錄在《維修通知單》上。
5.3.3 上述評審記錄由管理處負(fù)責(zé)保存。
5.4合同的修改
5.4.1 合同的雙方發(fā)現(xiàn)合同中存在需修改問題時,均有義務(wù)就待修改條款通知對方,并取得一致意見。修改后的合同要進(jìn)行重新評審并做好評審記錄。
6.0 相關(guān)文件
6.1 《質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)安全管理手冊》'文件資料控制程序' 4.3章
6.2 《質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)安全管理手冊》'職責(zé)描述'3.2章
6.3 《合同評審記錄》***-qp-08-1/b
6.4 《維修通知單》***-qp-06-4/b
6.5 《經(jīng)濟(jì)效益分析意見》或《可行性分析》(不定格)
6.6 《物業(yè)管理投標(biāo)書》或《物業(yè)管理方案》(不定格)
6.7 《物業(yè)委托管理合同》(不定格)
第6篇 合同管理員工作職責(zé)與職位要求
職位描述：
1、負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)合同的編號、匯總和統(tǒng)計；
2、對銷售業(yè)務(wù)分單次維修、科室全保、醫(yī)院整包三類進(jìn)行管理；
3、審核設(shè)備服務(wù)派工的保內(nèi)外屬性；
4、按服務(wù)合約要求按月向客服部遞交設(shè)備保養(yǎng)服務(wù)任務(wù)；
5、合同數(shù)據(jù)記錄與核對，并根據(jù)數(shù)據(jù)出具分析月度、季度和年度報告；
6、在合同處理流程中進(jìn)行協(xié)調(diào)與監(jiān)督，確保相關(guān)信息的準(zhǔn)確、保密和無遺漏遺失；
7、合同歸檔與催收。
職位要求：
1、大專以上，文檔管理類專業(yè)，有合同管理經(jīng)驗，獲得合同管理師資格優(yōu)先；
2、熟悉使用辦公軟件，對于新系統(tǒng)的適應(yīng)能力較強(qiáng)；
3、良好的數(shù)據(jù)處理能力；
4、邏輯清晰，責(zé)任心強(qiáng)，統(tǒng)籌與應(yīng)變能力較佳。
第7篇 勞動合同管理工作程序
1.總則
1.1勞動合同是根據(jù)《中華人民共和國勞動法》和國家有關(guān)勞動法規(guī)的規(guī)定,由公司與轉(zhuǎn)正員工在雙方平等協(xié)商、一致同意的情況下為建立勞動關(guān)系而簽定的勞動協(xié)議。為了加強(qiáng)對勞動合同的管理,特制定此項制度。
1.2勞動合同簽訂后作為人事檔案進(jìn)行管理。勞動合同屬公司秘密級資料,由行政部指定專人按照公司保密制度進(jìn)行。
1.3勞動合同的管理分為勞動合同的簽訂和勞動合同的解除。
2.勞動合同的簽訂
2.1公司勞動合同實行一年一簽。
2.2勞動合同包含以下基本內(nèi)容:
1)基本情況--合同雙方的稱呼,即企業(yè)名稱和職工的姓名。
2)勞動合同期限--規(guī)定合同的有效期。
3)工作內(nèi)容--員工的工作時間,崗位職責(zé)及應(yīng)遵守的有關(guān)守則。
4)勞動保護(hù)和勞動條件
5)勞動::報酬
6)社會保險和福利待遇。
7)勞動紀(jì)律--規(guī)定員工如違背合同應(yīng)受到的處罰措施及程序。
8)勞動合同變更、終止、續(xù)訂和解除條件。
9)違反和解除勞動合同的責(zé)任。
10)簽署:由員工親筆簽署,公司法定代表人簽章,加蓋公司公章。
11)律師見證:由律師見證后簽字并加蓋律師見證章。
2.3簽訂勞動合同的程序
2.3.1可使用公司格式勞動合同,雙方須協(xié)商另立的條款可簽訂補(bǔ)充協(xié)議。
2.3.2正式簽訂勞動合同、補(bǔ)充協(xié)議及公司保密協(xié)議,雙方簽字蓋章。
2.3.3律師加蓋見證章。
3.勞動合同的解除
3.1勞動合同解除的條件
3.1.1自然解除:合同到期、簽訂合同人死亡或公司破產(chǎn),自然解除。
3.1.2中途解除
3.1.2.1雙方協(xié)商一致,可以提前解除勞動合同;
3.1.2.2員工主動提出辭職;
3.1.2.3員工在試用期間被證明不符合錄用條件的;
3.1.2.4嚴(yán)重違反勞動紀(jì)律和公司規(guī)章制度的;
3.1.2.5嚴(yán)重失職、營私舞弊,給公司造成重大損害的;
3.1.2.6被依法追究刑事責(zé)任的;
3.1.2.7員工患病或非因工負(fù)傷,醫(yī)療期滿后,不能從事原工作也不能從事公司另行安排的工作的;
3.1.2.8員工不能勝任工作,經(jīng)過培訓(xùn)或調(diào)整崗位后仍不能勝任工作的;
3.1.2.9勞動合同訂立時所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化,致使原勞動合同無法履行,經(jīng)雙方協(xié)商不能就變更勞動合同達(dá)成協(xié)議的;
3.1.2.10甲方瀕臨破產(chǎn)進(jìn)行法定整頓期間或者生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)生嚴(yán)重困難,符合國家有關(guān)規(guī)定確需裁減人員。
3.2員工有下列情形之一的,不準(zhǔn)或暫時不準(zhǔn)辭職。
3.2.1公司重要工作尚未處理完畢,須由該員工繼續(xù)處理,或該員工辭職將對工作造成較大損失或不良影響的。
3.2.2由公司出資培訓(xùn)、進(jìn)修或由公司負(fù)擔(dān)學(xué)費(fèi)參加業(yè)余學(xué)習(xí),服務(wù)期限未滿的。
3.2.3正在接受公司審查,有經(jīng)濟(jì)或其他問題上未做結(jié)論的。
3.2.4其他原因暫不宜辭職的。
3.3勞動合同解除程序
3.3.1員工自動辭職,必須提前半個月書面報告公司行政部,公司因工作事由與員工解除勞動合同,必須提前半月向被該員工發(fā)出書面通知。管理層人員須提前一個月。
3.3.2員工進(jìn)行工作交接,管理人員和財務(wù)部門的所有人員在辦理離職前應(yīng)進(jìn)行離任審計。
3.3.3員工填寫員工離職清單,并由本部門負(fù)責(zé)人,公司領(lǐng)導(dǎo)簽字。
3.3.4財務(wù)結(jié)算。員工解除勞動合同須結(jié)清所有財務(wù)往來帳目后結(jié)算工資,由公司提出解除勞動合同的已轉(zhuǎn)正員工除支付員工工作期工資外,應(yīng)每年多支付一月工資以作補(bǔ)償,自動辭職員工和試用期員工不享受此款。
3.3.5填寫勞動合同解除表。
3.4離任審計內(nèi)容
3.4.1工作審計
3.4.1.1外聯(lián)關(guān)系的交接。凡工作涉及的外聯(lián)關(guān)系,包括聯(lián)系人、聯(lián)系方式、聯(lián)系地址都應(yīng)有所交接,對重要的外聯(lián)關(guān)系進(jìn)行引見。
3.4.1.2重要的工作文件的交接
3.4.2財務(wù)審計
3.4.2.1資金收支的審計
3.4.2.2資產(chǎn)管理的審計
3.4.2.3個人和公司債權(quán)債務(wù)的審計及清理
3.4.3離任審計小組
對需要進(jìn)行離任審計的人員,由行政部、財務(wù)部、離職員工所在部門組成離任審計小組進(jìn)行審計,在完成審計內(nèi)容的工作后,由行政部確認(rèn)方可辦理離職手續(xù)。
第8篇 校舍工程四大控制合同信息管理監(jiān)理工作方法
(一)工程質(zhì)量控制
1、工程質(zhì)量控制的原則
工程質(zhì)量控制的原則是以施工驗收規(guī)范、驗收評定標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),按合同約定的質(zhì)量目標(biāo),符合設(shè)計要求,滿足使用功能要求、安全可靠。對工程項目(全過程、全方位、全天候)的質(zhì)量控制,緊緊抓住(人、機(jī)、料、法、環(huán))五個因素,認(rèn)真檢查落實總包單位的質(zhì)量保證體系。
2、提高全員質(zhì)量意識
一個優(yōu)秀的建筑產(chǎn)品是靠科學(xué)管理、嚴(yán)密施工、精心組織和優(yōu)秀的項目隊伍,一步一個腳印,實打?qū)嵏沙鰜淼?。我們要把?chuàng)精品創(chuàng)杯各方面的工程質(zhì)量要求和標(biāo)準(zhǔn)滲透到施工的每一人?，F(xiàn)今的工程不僅僅是要求按圖紙和規(guī)范施工,更重要是如何把工程干好干精,精中求精,只有這樣才能真正稱之為品牌管理,品牌工程。
3、遵循以工序質(zhì)量保證分項工程質(zhì)量,以分項工程質(zhì)量保分部工程質(zhì)量,以分部工程質(zhì)量保單位工程質(zhì)量。嚴(yán)格執(zhí)行和堅持本道工序未經(jīng)驗收或質(zhì)量不合格的不進(jìn)入下道工序,尤其是隱蔽工程。
4、把好施工組織設(shè)計和專項方案的審查關(guān)。
施工組織設(shè)計是指導(dǎo)施工全局,統(tǒng)籌施工全過程,在建設(shè)施工中起指導(dǎo)的重要技術(shù)文件,也是創(chuàng)杯檢查的主要依據(jù)之一,施工單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)真編制。如在施工過程中,承包單位對已批準(zhǔn)的施工組織設(shè)計進(jìn)行調(diào)整、補(bǔ)充或變動時,應(yīng)經(jīng)監(jiān)理審核批準(zhǔn)。對于重點分項工程和關(guān)鍵工序應(yīng)要求總包單位報送專項施工方案。
5、把好進(jìn)場工程材料、構(gòu)配件和設(shè)備的審核關(guān)。
本工程對主要材料及大部分材料的規(guī)格、品牌均進(jìn)行了約定,施工單位在采購上應(yīng)嚴(yán)格按約定的品牌進(jìn)行采購,用于工程。如實際采購困難,需協(xié)商確定后方可進(jìn)行采購。項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將嚴(yán)格按照合同要求審查質(zhì)量證明資料,為業(yè)主把好工程中最關(guān)鍵的材料關(guān)。并按有關(guān)質(zhì)量文件要求頻率進(jìn)行見證取樣送檢。凡未經(jīng)監(jiān)理人員驗收或驗收不合格的工程材料,我們監(jiān)理人員有權(quán)拒絕簽認(rèn),并簽發(fā)監(jiān)理通知,限期退場。
6、把好工程報驗關(guān),尤其是隱蔽工程。
要求嚴(yán)格執(zhí)行總承包單位先自檢,復(fù)檢后,報監(jiān)理工程師檢測、檢查,合格后方予簽證。往往這一點很多施工單位做不到,致使增加驗收頻率。施工班組把施工完的工序首先是交給項目部,不是交由監(jiān)理先驗,施工單位要注意,以免引起誤會。
7、關(guān)于工程資料的要求
1)施工階段監(jiān)理用表和施工用表采用的原則
(1)資料表格應(yīng)符合國家、浙江省標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)要求。
(2)施工單位用表采用浙江省建設(shè)工程施工質(zhì)量驗收資料的質(zhì)量驗收記錄。
(3)施工單位填報監(jiān)理報審和監(jiān)理單位用表應(yīng)采用監(jiān)a類、b類表格,通用表格比如監(jiān)理工作聯(lián)系單、工程變更單應(yīng)采用監(jiān)c類表。
(4)監(jiān)理單位內(nèi)部用表采用d類表和我公司相關(guān)的表格要求。
2)填表的基本原則
(1)a、b、c、d類表格應(yīng)按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》gb/t50328-20014.2條管理規(guī)定,采用碳素墨水或打印。
(2)填寫應(yīng)使用規(guī)范的語言,法定計量單位,簽署人應(yīng)具有相關(guān)的資格,對號入座,嚴(yán)禁代簽、替簽,除非有書面授權(quán)證明,表格中要求加蓋公章的尚應(yīng)加蓋公章方可完整。請注意,由承包單位提供附件的,在附件上應(yīng)加蓋公章以示認(rèn)可。
(3)不論是總包單位選擇的或是建設(shè)單位為主選擇的分包單位,分包項目范圍內(nèi)的有關(guān)申報或申報表須統(tǒng)一由總承包項目經(jīng)理簽字,加蓋總承包單位公章。
(4)表格的填報時間要同工程實際情況相符一致,原則上是資料與工程同步。
以上是我需強(qiáng)調(diào)的,其他有關(guān)要求望施工單位下去認(rèn)真學(xué)習(xí)一下。
3、資料報驗與驗收的相互關(guān)系
(1)工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報審表。
材料進(jìn)場后應(yīng)及時上報該表,并附上有關(guān)證明文件。監(jiān)理要核對資料與實際的相符性,并按照實際的數(shù)量進(jìn)行見證取樣,復(fù)試報告回來后再將報告報監(jiān)理審查。
(2)鋼筋隱蔽報驗
鋼筋隱蔽報驗包括鋼筋原材、鋼筋加工、鋼筋安裝、鋼筋連接四個檢驗批,我重點說一下鋼筋連接中接頭試件的要求。為確保工程進(jìn)度,不影響下道工序施工,要求承包單位提前做好鋼筋接頭取樣試驗工作,如報告不能及時回復(fù),應(yīng)提供相應(yīng)的證明文件。
(3)砼施工檢驗批報驗
試塊留置要求:樁基工程每根樁留置一組標(biāo)準(zhǔn)條件養(yǎng)護(hù)試塊;主體工程每同一強(qiáng)度等級的砼100m3留置一組標(biāo)養(yǎng)試塊,不足100m3留置一組標(biāo)養(yǎng)試塊;一次澆筑超過1000m3,200m3留置一組標(biāo)養(yǎng)試塊;同一等級的砼抗?jié)B試塊每500m3留置一組試塊;同一強(qiáng)度等級的砼同條件養(yǎng)護(hù)試塊,每幢留置不應(yīng)少于3組。(商品砼)
(4)監(jiān)理工程師通知回復(fù)單
監(jiān)理通知是施工監(jiān)理中重要文件,是一種工作方法,希望施工單位收到通知后,按照通知要求執(zhí)行,并把情況以文件形式回復(fù)。
(二)工程進(jìn)度控制
工程進(jìn)度控制是建設(shè)單位非常關(guān)心的問題,如何確保總的進(jìn)度目標(biāo),也就是合同工期。我方人為在確保工程質(zhì)量和安全的原則下,采用動態(tài)管理,對工程進(jìn)度進(jìn)行主動控制,使工程按合同約定的工期目標(biāo)完成。
首先,施工單位在編制施工總進(jìn)度計劃時,要綜合考慮工程的規(guī)模、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工藝復(fù)雜程度、施工現(xiàn)場條件、施工人員素質(zhì)條件及其它外部環(huán)境因素影響,完全做到施工進(jìn)度計劃的合理性、可行性。
我們監(jiān)理方在審批承包單位編制總進(jìn)度計劃時,應(yīng)堅持做好日進(jìn)度、周進(jìn)度完成情況的記錄、統(tǒng)計工作。嚴(yán)格督促周計劃、月計劃、季計劃的實施,要求周進(jìn)度計劃保月計劃、月計劃保季計劃至總體計劃的完成。把督促進(jìn)度計劃的實施檢查作為例會的主要議題之一,要求在每次例會中,承包單位提交本周完成計劃和下周施工計劃,詳細(xì)說明完成情況,沒有完成的原因。針對進(jìn)度滯后的現(xiàn)象,我們將指令承包方采取措施,要堅持勤檢查、常調(diào)整,使實際工程進(jìn)度符合計劃進(jìn)度,并制定出總工期突破的補(bǔ)救計劃。但是,要掌握一個原則,搶工期不能損于工程質(zhì)量及施工安全。
(三)工程造價控制
1)工程造價控制的原則
(1)嚴(yán)格執(zhí)行施工合同中確定的合同價,單價和約定的工程款支付方式。
(2)在報驗資料不全,與合同的約定不符,未經(jīng)質(zhì)量檢驗簽認(rèn)合格或有違約行為時,監(jiān)理堅持不予審核、計量與付款。
(3)工程量與工作量的計算應(yīng)按合同的約定,并符合有關(guān)的計算規(guī)則。
(4)處理由于設(shè)計變更、工程洽商、合同變更及違約索賠等引起工程造價的增加減時,我們會在甲方授權(quán)的情況下,堅持公正、公平、合理的原則。
(5)工程量計量原則上每月一次,每月25日前提交,完成工程量截止時
間為每月18日,工程量的確認(rèn)按gb50500-2008《建設(shè)工程工程量清單計價規(guī)范》,招標(biāo)時工程量清單及有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。
(6)對有爭議工程量計量和工程款,應(yīng)采取協(xié)商的方式解決,協(xié)商不成時,應(yīng)按施工合同中關(guān)于雙方爭議的處理辦法解決。
(7)對工程量的審核,工程款的審核與支付,監(jiān)理單位及建設(shè)單位均應(yīng)在施工合同規(guī)定的時限進(jìn)行。
(四)合同管理
加強(qiáng)對施工合同、委托監(jiān)理合同及建設(shè)單位與第三方簽定的涉及監(jiān)理業(yè)務(wù)的合同管理。
施工單位按圖施工是最基本的原則,凡圖紙中存在的設(shè)計問題和建設(shè)單位或承包單位提出的工程變更均應(yīng)征得設(shè)計部門的同意,并出具正規(guī)設(shè)計變更文件。如未經(jīng)設(shè)計或建設(shè)單位同意,施工單位善自更改圖紙,后果應(yīng)由施工單位自負(fù)。
對于工期和費(fèi)用索賠方面,我們各方都應(yīng)盡量避免。如有發(fā)生,我們應(yīng)按照程序處理。
(五)信息管理
現(xiàn)場會議是參加工程建設(shè)各方交流信息、經(jīng)驗的重要形式,我們將按期召開監(jiān)理例會,根據(jù)需要我們還要組織召開各種專題會議,并在會后編發(fā)會議紀(jì)要。
每月我們將編制監(jiān)理月報,向建設(shè)單位匯報本月工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資等情況,并對本月的監(jiān)理工作予以總結(jié),提供工程實際完成情況與總進(jìn)度計劃比較表、本月實際完成情況與進(jìn)度比較表兩表。
(六)監(jiān)理的工作方法
剛才我已提到,我們是全程服務(wù),對于現(xiàn)場我們有總監(jiān)理工程師,為確保工程工期,我方均24小時監(jiān)理。這就得要求承包單位提前做好驗收計劃,以便于我方予以安排。另外我們在施工過程中,主要是服務(wù)于配合,是監(jiān)理而不是施工單位的質(zhì)檢員、施工員、安全員,要求項目部加強(qiáng)內(nèi)部隊伍建設(shè),完善質(zhì)量保證體系。對于工程中需要我們監(jiān)理提供的技術(shù)咨詢我們將全力配合。在技術(shù)交流中發(fā)生意見不一致的爭議是難免的,希望處理這些技術(shù)問題時,不要產(chǎn)生極端,更不要做一些違法亂紀(jì)的事,基層存在的問題可以找相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)解決。
第9篇 建筑項目合同管理員崗位工作標(biāo)準(zhǔn)
1、編制目的
本工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定各項目合同管理員工作職責(zé)、內(nèi)容,應(yīng)保存的資料和應(yīng)熟悉的法律、法規(guī)和制度。
2、工作職責(zé)
(1)貫徹執(zhí)行國家和企業(yè)頒發(fā)的有關(guān)合同管理的方針、政策和法律、法規(guī)。
(2)負(fù)責(zé)合同評審、參與合同的談判、簽訂、變更和爭議處理。
(3)負(fù)責(zé)對合同的履行進(jìn)行監(jiān)督。
(4)負(fù)責(zé)對分包方的考核。
(5)負(fù)責(zé)合同和分包方原始資料的管理。
3、工作內(nèi)容
(1)及時獲取工程建設(shè)施工合同文件。合同性文件包括:招標(biāo)文件及附件、投標(biāo)書及附件、建設(shè)工程施工合同。
(2)熟悉和研究工程建設(shè)施工合同文件,全面了解和明確施工合同各條款,負(fù)責(zé)施工合同的二次交底,二次交底應(yīng)面向項目部全體管理人員、各班組負(fù)責(zé)人及分包單位負(fù)責(zé)人。
(3)參與項目分包合同、分供方合同的談判、評審和簽訂,審核并留存分包方的資證、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量鑒定等盡可能完善的資料,經(jīng)審定合格的分包方納入合格分包方名冊,并提交公司主管部門備案。
(4)負(fù)責(zé)對各類合同的履約進(jìn)行跟蹤監(jiān)督,及時發(fā)現(xiàn)違約的原因、責(zé)任及可能產(chǎn)生的后果,每月按時向公司書面匯報合同履約情況。
(5)對合同履行中發(fā)生的變更、違約、爭議事宜進(jìn)行協(xié)調(diào)處理,并做好資料的收集和整理。
(6)每月定期整理和匯總工程的工期簽證、經(jīng)濟(jì)簽證等資料,登記匯總結(jié)果并上報公司。
(7)在各類合同管理中,注意預(yù)防相關(guān)方的索賠,收集有利證據(jù),做好索賠與反索賠工作。
(8)對合同文件進(jìn)行分類、編號管理,保證合同文件不丟失、不損壞、不失密,并方便使用。
(9)接受上級各部門的合同管理情況檢查,對檢查中提出的問題及時整改。
(10)完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)。
4、本崗位需要存檔資料
(1)合同臺帳
(2)合同履約分析記錄
(3)合格分包方名冊 .
(4)合格分包方考核、重新考察記錄
(5)分包、分供合同草案評審記錄
(6)合同變更臺帳
(7)其他應(yīng)保存的資料
(8)各類合同及協(xié)議
5、本崗位應(yīng)熟悉的主要法律、法規(guī)、制度
(1)《中華人民共和國建筑法》
(2)《中華人民共和國合同法》
(3)《中華人民共和國招投標(biāo)法》
(4)《中華人民共和國統(tǒng)計法》
(5)《中華人民共和國民事訴訟法》
(6)《中華人民共和國公司法》
(7)《中華人民共和國環(huán)境保護(hù)法》
(8)《中華人民共和國工會法》
(9)《中華人民共和國檔案法》
(10)《中華人民共和國保守國家秘密法》
(11)《中華人民共和國保險法》
(12)工程所在地地方政府法規(guī)和要求
(13)建筑工程施工合同
(14)定額及相關(guān)配套文件
第10篇 合同管理監(jiān)理工作任務(wù)方法
合同管理的監(jiān)理工作任務(wù)和方法
(一)、合同管理的主要任務(wù)
建設(shè)工程合同管理,是對工程建設(shè)項目有關(guān)的各類合同,從擬定、協(xié)商、簽署、履行情況的檢查和分析等環(huán)節(jié)進(jìn)行的科學(xué)管理工作,以期通過合同管理實現(xiàn)工程項目'三大控制'的任務(wù),維護(hù)當(dāng)事人雙方的合法權(quán)益。
(二)、合同管理的方法
1、在建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)下,積極參與施工合同、供貨合同及其他合同的商談工作,并提出自己的意見,供業(yè)主參考;
2、監(jiān)督合同簽訂的程序,并進(jìn)行當(dāng)事人合法資格的審查;
3、在施工過程中安排專人負(fù)責(zé)合同管理工作,認(rèn)真做好工程監(jiān)理記錄,按照合同管理辦法分類、整理、保管好各種合同文件以及有關(guān)工程變更文件,為日后正確處理工程索賠提供依據(jù);
4、積極參與施工合同的修改補(bǔ)充工作,并著重考慮它對投資控制的影響,通過合同管理,使工程各方處于受控狀態(tài),敦促合同各方認(rèn)真履行合同,避免合同糾紛;
5、做好合同糾紛的調(diào)解工作
(1)及時了解合同糾紛的詳細(xì)情況,并進(jìn)行調(diào)查和取證;
(2)及時與合同糾紛的雙方進(jìn)行協(xié)商、溝通;
(3)在項目監(jiān)理部提出調(diào)解方案后,由項目總監(jiān)理工程師進(jìn)行調(diào)解;
(4)在調(diào)解未能達(dá)成一致時,總監(jiān)理工程師在合同規(guī)定的期限內(nèi)提出處理該合同糾紛的意見;
(5)在糾紛調(diào)解過程中,除已達(dá)到了合同規(guī)定的暫停履行合同的條件外,雙方應(yīng)繼續(xù)履行合同。
(三)、監(jiān)理工程師對承包商索賠的反駁
能否有力地反駁索賠是衡量監(jiān)理工程師工作成效的重要尺度,對承包商的索賠進(jìn)行反駁主要從以下幾個方面進(jìn)行:
1、索賠事項不屬于業(yè)主或監(jiān)理工程師的責(zé)任,而是其它第三方的責(zé)任;
2、業(yè)主和承包商共同負(fù)有責(zé)任,承包商必須劃分和證明雙方責(zé)任大小;
3、事實依據(jù)不足;
4、合同依據(jù)不足;
5、承包商未遵守意向通知要求;
6、合同中的開脫責(zé)任已經(jīng)免除了業(yè)主的補(bǔ)償責(zé)任;
7、承包商以前已經(jīng)放棄(明示或暗示)了索賠要求;
8、承包商沒有采取適當(dāng)措施避免或減少損失;
9、承包商必須提供進(jìn)一步的證據(jù);
10、損失計算夸大等等。
(四)、監(jiān)理工程師對索賠的工作內(nèi)容
為協(xié)助業(yè)主處理好索賠事宜,現(xiàn)場監(jiān)理工程師應(yīng)做好以下工作:
1、認(rèn)真研究合同文件,正確理解合同規(guī)定;
2、對承包商施工材料和設(shè)備到貨情況進(jìn)行檢查記錄,包括材料質(zhì)量、數(shù)量和存儲方式以及設(shè)備種類、型號、規(guī)格和數(shù)量等,如果承包商到貨情況不符合合同要求或雙方同意的計劃,將會直接影響到工程的進(jìn)度和質(zhì)量,毫無疑問會成為監(jiān)理工程師直接反駁索賠的重要依據(jù);
3、做好日常監(jiān)理工作,隨時與業(yè)主及承建商保持協(xié)調(diào),預(yù)防索賠事件發(fā)生。
對承建商的施工活動進(jìn)行日常現(xiàn)場檢查是工程監(jiān)理工作的基礎(chǔ),現(xiàn)場監(jiān)理工程師必須始終留在現(xiàn)場,保持有關(guān)情況記錄,做好監(jiān)理日志,并應(yīng)特別指出承建商在哪一方面沒有達(dá)到合同或計劃要求,并由監(jiān)理部將有關(guān)問題以書面形式通知承建商,為今后反駁索賠提供依據(jù);同時,及時與業(yè)主和承建商做好協(xié)調(diào)工作,盡量避免索賠事件的發(fā)生。
第11篇 合同管理工作職責(zé)內(nèi)容
1.負(fù)責(zé)公司各類合同的審查,提出法律修改意見。
2.協(xié)助完善公司合同管理制度,規(guī)范合同審查工作流程。
3.參與合同示范文本的制定和修訂工作。
4.指導(dǎo)省公司合同管理工作。
5.其他與合同相關(guān)的法律事務(wù)。
第12篇 合同管理專員崗位工作職責(zé)
1、管控業(yè)務(wù)合同及費(fèi)用的審批流程,防范潛在風(fēng)險,確保各環(huán)節(jié)銜接無誤;
2、定期對部門合同進(jìn)行審查,發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決;
3、負(fù)責(zé)部門合同的管理與歸檔;
4、分析行業(yè)情況,把握行業(yè)動態(tài),為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供支持;
5、上級分配的其他工作。
第13篇 業(yè)務(wù)科合同管理員工作標(biāo)準(zhǔn)職責(zé)
一、編制依據(jù)
《安全生產(chǎn)法》、《安全生產(chǎn)責(zé)任制度》、西物段安〔2022〕18號《****干部月度崗位履責(zé)考核辦法》等規(guī)定。
二、標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容
1.參與安全風(fēng)險研判,確定風(fēng)險項點及控制措施,明確量化檢查標(biāo)準(zhǔn),落實管控措施。
2.在主管業(yè)務(wù)副段長和科室負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下,認(rèn)真貫徹執(zhí)行上級和段長發(fā)布的有關(guān)工作指示、指令、措施及各項物資質(zhì)量規(guī)章制度。
3.自覺遵守黨紀(jì)國法、物資紀(jì)律,嚴(yán)格執(zhí)行段及各級物資管理部門的要求,堅持原則,廉潔奉公,不以權(quán)謀私,為鐵路運(yùn)輸和安全生產(chǎn)搞好物資供應(yīng)工作。
4.認(rèn)真學(xué)習(xí)《****合同管理辦法》、《****合同管理辦法》和《****法律事務(wù)管理信息系統(tǒng)管理辦法》,嚴(yán)格貫徹落實執(zhí)行,且要根據(jù)鐵路的改革形勢,不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識,努力提高專業(yè)技能。
5.認(rèn)真遵守各項制度,確保不發(fā)生任何事故。
6.按各項規(guī)章制度認(rèn)真執(zhí)行落實。
7.在實際操作中,本著平等、公平原則,根據(jù)具體情況需要增減條款,合同簽訂雙方協(xié)商解決爭議問題,減少合同糾紛。
8.根據(jù)中標(biāo)方出具《中標(biāo)通知書》,起草合同文本,登陸****法律事務(wù)信息管理系統(tǒng),填寫《****合同審查聯(lián)簽表》,送計劃、業(yè)務(wù)、財務(wù)等相關(guān)部門分別審查,根據(jù)審查意見,對合同文本進(jìn)行修改后送主管領(lǐng)導(dǎo)審核后,上報行政負(fù)責(zé)人簽字,并加蓋段電子印章。
9.對于采購金額在五十萬以上的合同,還應(yīng)上報至局法律事務(wù)處審核,采購金額超過一百萬的合同,必須申辦《****法人授權(quán)委托書》。
10.審核完畢的合同文本,由法定代表人或委托代理人在合同文本上簽字、加蓋合同專用章。
11.合同簽訂完成后,要及時制作合同檔案,合同管理人員填寫《合同檔案封面》和《合同基礎(chǔ)資料目錄》后,歸檔保管。
第14篇 業(yè)務(wù)科合同管理員工作標(biāo)準(zhǔn)
一、編制依據(jù)
《安全生產(chǎn)法》、《安全生產(chǎn)責(zé)任制度》、西物段安〔2013〕18號《****干部月度崗位履責(zé)考核辦法》等規(guī)定。
二、標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容
1.參與安全風(fēng)險研判，確定風(fēng)險項點及控制措施，明確量化檢查標(biāo)準(zhǔn)，落實管控措施。
2.在主管業(yè)務(wù)副段長和科室負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，認(rèn)真貫徹執(zhí)行上級和段長發(fā)布的有關(guān)工作指示、指令、措施及各項物資質(zhì)量規(guī)章制度。
3.自覺遵守黨紀(jì)國法、物資紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行段及各級物資管理部門的要求，堅持原則，廉潔奉公，不以權(quán)謀私，為鐵路運(yùn)輸和安全生產(chǎn)搞好物資供應(yīng)工作。
4.認(rèn)真學(xué)習(xí)《****合同管理辦法》、《****合同管理辦法》和《****法律事務(wù)管理信息系統(tǒng)管理辦法》，嚴(yán)格貫徹落實執(zhí)行，且要根據(jù)鐵路的改革形勢，不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識，努力提高專業(yè)技能。
5.認(rèn)真遵守各項制度，確保不發(fā)生任何事故。
6.按各項規(guī)章制度認(rèn)真執(zhí)行落實。
7.在實際操作中，本著平等、公平原則，根據(jù)具體情況需要增減條款，合同簽訂雙方協(xié)商解決爭議問題，減少合同糾紛。
8.根據(jù)中標(biāo)方出具《中標(biāo)通知書》，起草合同文本，登陸****法律事務(wù)信息管理系統(tǒng)，填寫《****合同審查聯(lián)簽表》，送計劃、業(yè)務(wù)、財務(wù)等相關(guān)部門分別審查，根據(jù)審查意見，對合同文本進(jìn)行修改后送主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，上報行政負(fù)責(zé)人簽字，并加蓋段電子印章。
9.對于采購金額在五十萬以上的合同，還應(yīng)上報至局法律事務(wù)處審核，采購金額超過一百萬的合同，必須申辦《****法人授權(quán)委托書》。
10.審核完畢的合同文本，由法定代表人或委托代理人在合同文本上簽字、加蓋合同專用章。
11.合同簽訂完成后，要及時制作合同檔案，合同管理人員填寫《合同檔案封面》和《合同基礎(chǔ)資料目錄》后，歸檔保管。
