- 目錄
有哪些
1. 用戶基本信息管理:包括業(yè)主姓名、聯(lián)系方式、身份證號(hào)、房屋產(chǎn)權(quán)證明等。
2. 服務(wù)記錄管理:記錄用戶的報(bào)修、投訴、建議等服務(wù)請(qǐng)求及處理結(jié)果。
3. 繳費(fèi)信息管理:保存用戶的物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)等繳費(fèi)記錄。
4. 特殊情況管理:如租戶信息、特殊需求、緊急聯(lián)系人等。
5. 法律文件管理:包括租賃合同、物業(yè)管理協(xié)議等相關(guān)法律文件。
模板
1. 用戶檔案表格模板:應(yīng)包含用戶基本信息欄、服務(wù)記錄欄、繳費(fèi)信息欄和特殊情況欄,每個(gè)欄下設(shè)置子項(xiàng),如基本信息欄下設(shè)姓名、性別、聯(lián)系方式等。
2. 服務(wù)記錄單模板:包括服務(wù)日期、問(wèn)題描述、處理人員、處理結(jié)果、用戶反饋等字段。
3. 繳費(fèi)記錄表模板:列出費(fèi)用類(lèi)型、繳費(fèi)日期、金額、狀態(tài)(已繳/未繳)等信息。
4. 法律文件存儲(chǔ)模板:電子版文件應(yīng)有序編號(hào)、命名清晰,便于查找;紙質(zhì)文件應(yīng)分類(lèi)存放,標(biāo)明文件類(lèi)型和生效日期。
標(biāo)準(zhǔn)
1. 信息準(zhǔn)確性:所有用戶信息必須準(zhǔn)確無(wú)誤,定期更新,確保能及時(shí)聯(lián)系到用戶。
2. 信息安全:用戶信息應(yīng)嚴(yán)格保密,非授權(quán)人員不得查看,防止信息泄露。
3. 記錄完整性:每次服務(wù)請(qǐng)求和處理結(jié)果都應(yīng)詳細(xì)記錄,便于追蹤和改進(jìn)服務(wù)。
4. 更新及時(shí)性:繳費(fèi)信息每月更新,確保賬目清晰,避免錯(cuò)漏。
5. 文件管理規(guī)范:法律文件應(yīng)妥善保管,隨時(shí)可查,合同到期前需提前通知用戶續(xù)簽。
6. 系統(tǒng)化管理:采用物業(yè)管理軟件,實(shí)現(xiàn)檔案電子化,提高管理效率和數(shù)據(jù)安全性。
7. 權(quán)限控制:設(shè)定不同層級(jí)的訪問(wèn)權(quán)限,確保敏感信息僅限相關(guān)人員查閱。
8. 審計(jì)機(jī)制:定期進(jìn)行檔案審查,檢查數(shù)據(jù)完整性和準(zhǔn)確性,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。
本規(guī)程旨在規(guī)范某物業(yè)項(xiàng)目的用戶檔案管理工作,確保信息的安全、準(zhǔn)確和有效利用,為用戶提供高效、貼心的服務(wù)。執(zhí)行過(guò)程中,各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)程執(zhí)行,如有疑問(wèn)或建議,應(yīng)及時(shí)向物業(yè)管理部門(mén)反映,共同優(yōu)化檔案管理體系。
某物業(yè)項(xiàng)目用戶檔案管理規(guī)程范文
物業(yè)項(xiàng)目用戶檔案管理規(guī)程
1目的
規(guī)范用戶檔案的保管與跟蹤工作。
2適用范圍
適用于管理中心用戶檔案的保管與跟蹤。
3職責(zé)
3.1物業(yè)助理負(fù)責(zé)監(jiān)控用戶檔案保管與跟蹤工作。
3.2物業(yè)管理員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施用戶檔案的建立、保管與跟蹤。
4工作流程
4.1建立《用戶檔案》,其內(nèi)容包括:
4.1.1《入伙通知書(shū)》;
4.1.2購(gòu)房合同;
4.1.3《用戶檔案資料表》(用戶營(yíng)業(yè)執(zhí)照的復(fù)印件張貼于表后面);
4.1.4經(jīng)用戶簽署后的《委托物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議》;
4.1.5經(jīng)用戶簽署后的《用戶公約》;
4.1.6經(jīng)用戶簽署后的《裝修管理責(zé)任書(shū)》;
4.1.7《房屋交付驗(yàn)收表》;
4.1.8《裝修申報(bào)表》、相關(guān)圖紙及裝修單位資料;
4.1.9《委托銀行代收費(fèi)協(xié)議書(shū)》;
4.1.10《違章處理通知書(shū)》及處理結(jié)果資料;
4.1.11各類(lèi)申請(qǐng)電話、有線電視、管道燃?xì)獾乳_(kāi)通的申請(qǐng)書(shū)等其他應(yīng)保存的資料。
4.2檔案盒的制作
4.2.1根據(jù)檔案盒的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
4.2.2在檔案標(biāo)簽貼紙上打印出不同字號(hào)的檔案類(lèi)別名稱(chēng),其格式一般是由文檔名稱(chēng)、組織機(jī)構(gòu)、編號(hào)、棟號(hào)樓層號(hào)房號(hào)等幾部分組成,表達(dá)式如下:
×××-××-×××
以yk大廈為例:cpm-avic-001
cpm:__物業(yè)管理有限公司
avic:--園管理中心
001:編號(hào)001
標(biāo)簽效果圖如右所示:
4.2.3將制作好的檔案標(biāo)簽紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
4.3用戶檔案的建立
4.3.1準(zhǔn)備適量的 26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。
4.3.2將寫(xiě)有棟號(hào)、樓層號(hào)、房號(hào)的標(biāo)簽貼紙貼在檔案袋封面上。
4.3.3將用戶的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。
4.3.4將各用戶的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。
4.3.5按檔案盒內(nèi)的各用戶的檔案排列順序,將檔案有關(guān)內(nèi)容登記在《用戶檔案》內(nèi)。其內(nèi)容包括:序號(hào)、用戶姓名、棟號(hào)房號(hào)、聯(lián)系電話、檔案編號(hào)、入住時(shí)間、備注等欄目。
4.4用戶檔案的跟蹤
4.4.1當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí),物業(yè)管理員應(yīng)將變化情況記錄在《用戶檔案》中:
a.通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);
b.用戶產(chǎn)權(quán)發(fā)生更替時(shí);
c.住房使用人發(fā)生變化時(shí)。
4.4.2《用戶檔案》跟蹤管理,由事務(wù)管理員每季度進(jìn)行一次用戶情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他費(fèi)用一個(gè)月以上的用戶,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。
4.5《用戶檔案》屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報(bào)管理中心經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)行政部資料檔案員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
4.6《用戶檔案》應(yīng)永久保存。
4.7將各用戶資料輸入電腦進(jìn)行無(wú)紙化管理。
4.8本規(guī)程執(zhí)行情況作為行政部資料檔案員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《管理處文件、資料管理規(guī)程》
5.2《入伙登記冊(cè)》