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第1篇 公文制發(fā)管理辦法范本
公文制發(fā)管理辦法
為促進__公文制發(fā)工作規(guī)范化、制度化、科學化,提高公文制發(fā)工作的效率和公文質(zhì)量,特制定本辦法。
一、 黨政辦公室是公文制發(fā)的管理部門,負責本機關公文發(fā)文處理工作。由專人具體負責。
二、 文種包括:社區(qū)黨發(fā)、社區(qū)發(fā)、社區(qū)黨辦發(fā)、社區(qū)辦發(fā)、會議紀要、函件以及白頭、黑頭、網(wǎng)上通知等。
三、公文制發(fā)堅持控制數(shù)量,提高質(zhì)量,注重效用,提高效率的原則。年社區(qū)黨發(fā)、社區(qū)發(fā)文件原則上不超過90個;辦公室發(fā)文原則上不超過40個。公文正文字數(shù)原則上不超過3000字。簡報由辦公室統(tǒng)一管理。各類簡報反映的情況力求及時、準確、簡明、生動,篇幅不宜過長,原則上不超過3000字。
四、 公文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、打字、校對、繕印、用印、分發(fā)、歸檔、立卷、銷毀等程序。
五、 擬稿人員擬出初稿后要對文稿進行初步檢查。主要檢查結構、層次是否合理,語句是否通順,數(shù)字、詞句是否準確、規(guī)范。由本人簽字后送本部門主管領導審定簽字后,送辦公室核稿,辦理發(fā)文手續(xù)。
六、 辦公室收到送審文稿后,按要求登記收文時間、擬稿處室、送稿人員、文稿標題。
七、 辦公室對送審文稿從以下幾個方面進行審核:是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關的規(guī)定;是否需要行文;是否需與有關部門協(xié)商、會簽;文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關規(guī)定。文稿技術性問題,由核稿人員直接修改,非技術性問題可提出修改意見,發(fā)回擬稿部門,由擬稿部門負責修改。
八、 送審文稿一律為微機打字稿。
九、 辦公室根據(jù)文稿字數(shù)和緊急程度限時核稿。2000字以內(nèi)文稿在1天內(nèi)核完;2000字以上的3天內(nèi)核完;內(nèi)容復雜、需與有關方面協(xié)商的,適當延長核稿時間,同時有兩件以上文稿,急件先辦;對社區(qū)領導有明確意見,需盡快下發(fā)的文稿或轉(zhuǎn)出會簽的文稿及其他需緊急處理的文稿,優(yōu)先審核,防止壓誤。
十、 文稿審核后,核稿人員要根據(jù)領導分工送分管領導審簽后,由辦公室主任負責審核簽署呈簽意見,送主要領導簽發(fā)。
十二、文稿經(jīng)主要領導簽發(fā)后,不得再行修改,打字和校對后,編號、登記、印發(fā)。
十三、文件印完后辦公室文書負責按印數(shù)加蓋印章,按規(guī)定份數(shù)連同原稿存檔。
第2篇 物業(yè)管理公司公文處理辦法（17）
物業(yè)管理公司公文處理辦法(十七)
第一章 總 則
第一條 為使公司各部門、項目(以下簡稱各部門)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,制定本辦法。
第二條 各部門的公文(包括電報,下同),是各部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。
第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。
第五條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)以及公司的相關規(guī)定,確保公司秘密的安全。
第六條 各部門的負責人應當高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強對本部門公文處理工作的領導和檢查。
第七條 各部門的辦公室是公文處理的管理機構,主管本部門的公文處理工作并指導下級部門的公文處理工作。
第八條 各部門的辦公室應當配備專職人員負責公文處理工作。
第二章 公文種類
第九條 各部門的公文種類主要有:
(一)命令(令)
適用于依照有關法律公布公司規(guī)章;宣布施行重大強制性行政措施;嘉獎有關部門/項目及人員。
(二)決定
適應于公司對重要事項或者重大行為及動作作出安排、獎懲有關單位及個人、變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項,并要在公司內(nèi)部以文件的形勢及下達。
(三)公告
適用于向企業(yè)內(nèi)外宣布重要事項。
(四)通告
適用于公布公司各部門應當遵守或者周知的事項。
(五)通知
適用于公司批轉(zhuǎn)下級部門的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級部門和不相隸屬部門的公文、宣布實施某項制度、傳達要求下級部門辦理和需要有關部門周知或者執(zhí)行的事項、任免人員。
(六)通報
適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
(七)報告
適用于向上級部門匯報工作,反映情況,答復上級部門的詢問。
(八)請示
適用于向上級部門請求指示、批準。
(九)批復
適用于答復下級部門的請示事項。
(十)意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(十一)函
適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十二)會議紀要
適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章 公文格式
第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送部門、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉及公司秘密的公文應當標明密級和保密期限,其中,“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。
(二)緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。
(三)發(fā)文部門標識應當使用發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文,主辦部門排列在前。
(四)發(fā)文字號應當包括部門代字、年份、序號。聯(lián)合行文,只標明主辦部門發(fā)文字號。
(五)上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中,“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類,一般應當標明發(fā)文部門。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。
(七)主送部門指公文的主要受理部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(八)公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。
(九)公文除“會議紀要”和以電子版形式發(fā)出的以外,應當加蓋印章。
(十)成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)部門負責人的簽發(fā)日期為準。電子版形式公文以發(fā)出日期為準。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注。
(十二)公文應當標注主題詞。上行文按照上級部門的要求標注主題詞。
(十三)抄送部門指除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(十四)文字從左至右橫寫、橫排。
第十一條 公文中各組成部分的標識規(guī)則,參照《國家各部門公文格式》國家標準執(zhí)行。
第十二條 公文用紙一般采用國際標準a4型(210mm×297mm),左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小,根據(jù)實際需要確定。
第四章 行文規(guī)則
第十三條 行文應當確有必要,注重效用。
第十四條 行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。
第十五條 各部門依據(jù)本部門職權可以相互行文和向下一級部門的相關業(yè)務部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文。
第十六條 同級部門、上級部門與下一級部門可以聯(lián)合行文;各部門之間、各項目之間可以聯(lián)合行文;
第十七條 屬于部門職權范圍內(nèi)的事務,應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當明確主辦部門。須經(jīng)公司審批的事項,經(jīng)公司同意也可以由部門行文,文中應當注明經(jīng)公司同意。
第十八條 屬于主管部門職權范圍內(nèi)的具體問題,應當直接報送主管部門處理。
第十九條 部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上級部門應當責令糾正或撤銷。
第二十條 向下級部門或者本系統(tǒng)的重要行文,應當同時抄送直接上級部門。
第二十一條 “請示”應當一文一事;一般只寫一個主送部門,需要同時送其他部門的,應當用抄送形式,但不得抄送其下級部門。
“報告”不得夾帶請示事項。
第二十二條 除上級部門負責人直接交辦的事項外,不得以部門名義向上級部門負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。
第二十三條 受雙重領導的部門向上級部門行文,應當寫明主送部門和抄送部門。上級部門向受雙重領導的下級部門行文,必要時應當抄送其另一上級部門。
第五章 發(fā)文辦理
第二十四條 發(fā)文辦理指以本部門名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十五條 草擬公文應當做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等,要切實可行并加以說明。
(二)情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標點正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文部門的職權和與主送部門的行文關系確定。
(四)擬制緊急公文,應當體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。
(六)結構層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。
(七)應當使用國家法定計量單位。
(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。
(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數(shù)字。
第二十六條 擬制公文,對涉及其他部門職權范圍內(nèi)的事項,主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據(jù),提出建設性意見,并與有關部門會簽后報請上級部門協(xié)調(diào)或裁定。
第二十七條 公文送負責人簽發(fā)前,應當由辦公室進行審核。審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。
第二十八條 以本部門名義制發(fā)的上行文,由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā);以本部門名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。
第二十九條 公文正式印制前,行政部應當進行復核,重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。
經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的,應按程序復審。
第六章 收
文辦理
第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第三十一條 收到下級部門上報的需要辦理的公文,行政部應當進行審核。審核的重點是:是否應由本部門辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合公司的有關規(guī)定;涉及其他部門職權的事項是否已協(xié)商、會簽;文種使用、公文格式是否規(guī)范。
第三十二條 經(jīng)審核,對符合本辦法規(guī)定的公文,行政部應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理,需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文,應當明確辦理時限。對不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)辦公室負責人批準后,可以退回呈報單位并說明理由。
第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理,確有困難的,應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的,應當及時退回交辦的行政部并說明理由。
第三十四條 收到上級部門下發(fā)或交辦的公文,由行政部提出擬辦意見,送負責人批示后辦理。
第三十五條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項,主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商;如有分歧,主辦部門主要負責人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報請上級部門協(xié)調(diào)或裁定。
第三十六條 審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。
第三十七條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文,行政部要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。
第七章 公文歸檔
第三十八條 公文辦理完畢后,應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定,及時整理(立卷)、歸檔。
個人不得保存應當歸檔的公文。
第三十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文,應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。
第四十條 聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復制件或其他形式的公文副本。
第四十一條 本部門負責人兼任其他部門職務,在履行所兼職務職責過程中形成的公文,由其兼職部門整理(立卷)、歸檔。
第四十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文應當確定保管期限,按照有關規(guī)定定期整理、存檔。
第四十三條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章 公文管理
第四十四條 公司行政公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十五條 行政部應當建立健全公司公文處理的有關制度。
第四十六條 上級部門的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,下一級部門經(jīng)負責人或者辦公室負責人批準,可以翻印。翻印時,應當注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第四十七條 公開發(fā)布各部門公文,必須經(jīng)發(fā)文部門批準。經(jīng)批準公開發(fā)布的公文,同發(fā)文部門正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第四十八條 公文復印件作為正式公文使用時,應當加蓋復印部門證明章。
第四十九條 公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第五十條 不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)各部門/項目負責人批準,可以銷毀。
第五十一條 銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文應當進行登記。
第五十二條 部門合并時,全部公文應當隨之合并管理。部門撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規(guī)定移交檔案部門。
工作人員調(diào)離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
第九章 附 則
第五十三條 公文處理中涉及電子文件的有關規(guī)定另行制定。統(tǒng)一規(guī)定發(fā)布之前,各部門可以制定本部門或者本地區(qū)、本系統(tǒng)的試行規(guī)定。
第五十四條 各部門對上級部門和本部門下發(fā)公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查并建立督查制度。有關規(guī)定另行制定。
第3篇 a公司公文歸口管理辦法
a公司公文歸口管理辦法
各事業(yè)部(中心):
為提高公文處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學化、制度化,并結合公司公文管理制度,特重申公文歸口管理辦法。
一、公文歸口管理部門
行政部文秘室是公文的歸口管理部門,負責建立健全公文工作制度,加強公文的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理,按期進行匯總分析,保證公文處理工作高效運轉(zhuǎn)。
二、公文歸口管理原則
公文處理應堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全、規(guī)范。由文秘室統(tǒng)一編號、發(fā)文、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。行政部文秘人員的負責公文處理工作時,應忠于職守、廉潔正派、保密觀念強且具備有關專業(yè)知識。
三、公文歸口管理方法
發(fā)文需求部門填寫《文件呈批閱辦表》→發(fā)文需求部門擬定公文→文秘室進行公文審核、編號→發(fā)文需求部門提交至相關領導簽發(fā)(一式兩份)→提交一份公文原件至文秘室留存→文秘室發(fā)文并張貼
上述規(guī)定自20__年6月1日起正式實施。
附件一:《文件呈批閱辦表》
附件二:《發(fā)文格式》
行政中心
二o__年_月_日
第4篇 物業(yè)管理公司公文處理辦法（6）
物業(yè)管理公司公文處理辦法(六)
第一章總則
第一條為使公司各部門、項目(以下簡稱各部門)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,制定本辦法。
第二條各部門的公文(包括電報,下同),是各部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。
第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。
第五條公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)以及公司的相關規(guī)定,確保公司秘密的安全。
第六條各部門的負責人應當高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強對本部門公文處理工作的領導和檢查。
第七條各部門的辦公室是公文處理的管理機構,主管本部門的公文處理工作并指導下級部門的公文處理工作。
第八條各部門的辦公室應當配備專職人員負責公文處理工作。
第二章公文種類
第九條各部門的公文種類主要有:
(一)命令(令)
適用于依照有關法律公布公司規(guī)章;宣布施行重大強制性行政措施;嘉獎有關部門/項目及人員。
(二)決定
適應于公司對重要事項或者重大行為及動作作出安排、獎懲有關單位及個人、變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項,并要在公司內(nèi)部以文件的形勢及下達。
(三)公告
適用于向企業(yè)內(nèi)外宣布重要事項。
(四)通告
適用于公布公司各部門應當遵守或者周知的事項。
(五)通知
適用于公司批轉(zhuǎn)下級部門的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級部門和不相隸屬部門的公文、宣布實施某項制度、傳達要求下級部門辦理和需要有關部門周知或者執(zhí)行的事項、任免人員。
(六)通報
適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
(七)報告
適用于向上級部門匯報工作,反映情況,答復上級部門的詢問。
(八)請示
適用于向上級部門請求指示、批準。
(九)批復
適用于答復下級部門的請示事項。
(十)意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(十一)函
適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十二)會議紀要
適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章公文格式
第十條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送部門、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉及公司秘密的公文應當標明密級和保密期限,其中,“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。
(二)緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。
(三)發(fā)文部門標識應當使用發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文,主辦部門排列在前。
(四)發(fā)文字號應當包括部門代字、年份、序號。聯(lián)合行文,只標明主辦部門發(fā)文字號。
(五)上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中,“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類,一般應當標明發(fā)文部門。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。
(七)主送部門指公文的主要受理部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(八)公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。
(九)公文除“會議紀要”和以電子版形式發(fā)出的以外,應當加蓋印章。
(十)成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)部門負責人的簽發(fā)日期為準。電子版形式公文以發(fā)出日期為準。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注。
(十二)公文應當標注主題詞。上行文按照上級部門的要求標注主題詞。
(十三)抄送部門指除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(十四)文字從左至右橫寫、橫排。
第十一條公文中各組成部分的標識規(guī)則,參照《國家各部門公文格式》國家標準執(zhí)行。
第十二條公文用紙一般采用國際標準a4型(210mm×297mm),左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小,根據(jù)實際需要確定。
第四章行文規(guī)則
第十三條行文應當確有必要,注重效用。
第十四條行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。
第十五條各部門依據(jù)本部門職權可以相互行文和向下一級部門的相關業(yè)務部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文。
第十六條同級部門、上級部門與下一級部門可以聯(lián)合行文;各部門之間、各項目之間可以聯(lián)合行文;
第十七條屬于部門職權范圍內(nèi)的事務,應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當明確主辦部門。須經(jīng)公司審批的事項,經(jīng)公司同意也可以由部門行文,文中應當注明經(jīng)公司同意。
第十八條屬于主管部門職權范圍內(nèi)的具體問題,應當直接報送主管部門處理。
第十九條部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上級部門應當責令糾正或撤銷。
第二十條向下級部門或者本系統(tǒng)的重要行文,應當同時抄送直接上級部門。
第二十一條“請示”應當一文一事;一般只寫一個主送部門,需要同時送其他部門的,應當用抄送形式,但不得抄送其下級部門。
“報告”不得夾帶請示事項。
第二十二條除上級部門負責人直接交辦的事項外,不得以部門名義向上級部門負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。
第二十三條受雙重領導的部門向上級部門行文,應當寫明主送部門和抄送部門。上級部門向受雙重領導的下級部門行文,必要時應當抄送其另一上級部門。
第五章發(fā)文辦理
第二十四條發(fā)文辦理指以本部門名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十五條草擬公文應當做到:
> (一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等,要切實可行并加以說明。
(二)情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標點正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文部門的職權和與主送部門的行文關系確定。
(四)擬制緊急公文,應當體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。
(六)結構層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。
(七)應當使用國家法定計量單位。
(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。
(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數(shù)字。
第二十六條擬制公文,對涉及其他部門職權范圍內(nèi)的事項,主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據(jù),提出建設性意見,并與有關部門會簽后報請上級部門協(xié)調(diào)或裁定。
第二十七條公文送負責人簽發(fā)前,應當由辦公室進行審核。審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。
第二十八條以本部門名義制發(fā)的上行文,由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā);以本部門名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。
第二十九條公文正式印制前,行政部應當進行復核,重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。
經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的,應按程序復審。
第六章收文辦理
第三十條收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第三十一條收到下級部門上報的需要辦理的公文,行政部應當進行審核。審核的重點是:是否應由本部門辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合公司的有關規(guī)定;涉及其他部門職權的事項是否已協(xié)商、會簽;文種使用、公文格式是否規(guī)范。
第三十二條經(jīng)審核,對符合本辦法規(guī)定的公文,行政部應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理,需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文,應當明確辦理時限。對不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)辦公室負責人批準后,可以退回呈報單位并說明理由。
第三十三條承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理,確有困難的,應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的,應當及時退回交辦的行政部并說明理由。
第三十四條收到上級部門下發(fā)或交辦的公文,由行政部提出擬辦意見,送負責人批示后辦理。
第三十五條公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項,主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商;如有分歧,主辦部門主要負責人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報請上級部門協(xié)調(diào)或裁定。
第三十六條審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。
第三十七條送負責人批示或者交有關部門辦理的公文,行政部要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。
第七章公文歸檔
第三十八條公文辦理完畢后,應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定,及時整理(立卷)、歸檔。
個人不得保存應當歸檔的公文。
第三十九條歸檔范圍內(nèi)的公文,應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。
第四十條聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復制件或其他形式的公文副本。
第四十一條本部門負責人兼任其他部門職務,在履行所兼職務職責過程中形成的公文,由其兼職部門整理(立卷)、歸檔。
第四十二條歸檔范圍內(nèi)的公文應當確定保管期限,按照有關規(guī)定定期整理、存檔。
第四十三條擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章公文管理
第四十四條公司行政公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十五條行政部應當建立健全公司公文處理的有關制度。
第四十六條上級部門的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,下一級部門經(jīng)負責人或者辦公室負責人批準,可以翻印。翻印時,應當注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第四十七條公開發(fā)布各部門公文,必須經(jīng)發(fā)文部門批準。經(jīng)批準公開發(fā)布的公文,同發(fā)文部門正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第四十八條公文復印件作為正式公文使用時,應當加蓋復印部門證明章。
第四十九條公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第五十條不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)各部門/項目負責人批準,可以銷毀。
第五十一條銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文應當進行登記。
第五十二條部門合并時,全部公文應當隨之合并管理。部門撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規(guī)定移交檔案部門。
工作人員調(diào)離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
第九章附則
第五十三條公文處理中涉及電子文件的有關規(guī)定另行制定。統(tǒng)一規(guī)定發(fā)布之前,各部門可以制定本部門或者本地區(qū)、本系統(tǒng)的試行規(guī)定。
第五十四條各部門對上級部門和本部門下發(fā)公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查并建立督查制度。有關規(guī)定另行制定。
第五十五條本辦法自2022年3月1日起施行。
第5篇 某大學后勤處公文管理辦法
大學后勤處公文管理辦法
第一章總則
第一條為使公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,根據(jù)學校有關文件精神,結合后勤實際情況,制定本辦法。
第二條公文是在后勤管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。
第三條公文處理工作應貫徹統(tǒng)一領導、分級管理的原則,計劃科分管領導負責公文處理工作,并經(jīng)常檢查督促和給予指導。重要公文必須經(jīng)后勤處領導處理。
第四條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到準確、及時、安全。
第五條公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定,確保國家秘密的安全。
第六條后勤處計劃科是后勤公文處理工作的管理部門,主管后勤處及各實體的日常公文處理工作。
第二章公文種類
第七條后勤處及各實體適用的公文種類主要有:
(一)決定
適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關單位及人員,變更或者撤銷下級部門不適當?shù)臎Q定事項。
(二)公告
適用于向校內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。
(三)通告
適用于公布學校各有關方面應當遵守或者周知的事項。
(四)通知
適用于批轉(zhuǎn)下級部門的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級部門和不相隸屬部門的公文,傳達要求下級部門辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項,任免人員。
(五)通報
適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
(六)報告
適用于向上級部門匯報工作,反映情況,答復上級部門的詢問。
(七)請示
適用于向上級部門請求指示、批準。
(八)批復
適用于答復下級部門的請示事項。
(九)意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(十)函
適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十一)會議紀要
適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章公文格式
第八條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送部門、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。
(一)上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中,'請示'可在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(二)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類,一般應當標明發(fā)文部門。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。
(三)主送部門指公文的主要受理部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(四)公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。
(五)成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)部門負責人的簽發(fā)日期為準。會議通過的文件,以通過日期為準。
(六)公文應當標注主題詞。上行文按照上級部門的要求標注主題詞。
(七)抄送部門指除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
第九條公文用紙一般采用國際標準a4型(210mm×297mm),左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小,根據(jù)實際需要確定。
第四章行文規(guī)則
第十條行文應當確有必要,注重效用。
第十一條行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。
第十二條后勤處及各實體對外正式行文需經(jīng)主管領導批準。
第十四條“請示”應當一文一事,“報告”不得夾帶請示事項。上行文一般應經(jīng)過部門蓋章,對學校上行文由后勤處呈遞。
第五章發(fā)文辦理
第十五條發(fā)文辦理指以后勤處名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第十六條草擬公文應當做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出的新政策、規(guī)定等,要切實可行并加以說明。
(二)情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標點正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應當根據(jù)行文目的、相關職能部門的職權與主送部門的行文關系確定。
(四)擬制緊急公文,應當體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。
(六)結構層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。
(七)應當使用國家法定計量單位。
(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。
(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數(shù)字。
第十七條擬制公文,對涉及其他部門職權范圍內(nèi)的事項,主辦單位應當主動與有關單位協(xié)商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦單位的主要負責人應當出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時,主辦單位可以列明各方理據(jù),提出建設性意見,并與有關單位會簽后報請校領導協(xié)調(diào)或裁定。
第十八條公文送處領導簽發(fā)前,應當由計劃科進行審核并編制文號。審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。
第十九條由職能部門草擬的公文如在核稿過程中改動較大,主辦單位應根據(jù)計劃科提出的修改意見進行修改,修改后主辦單位負責人應再次審核。
第二十條以后勤處名義制發(fā)的上行文,一般由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā);以后勤處名義制發(fā)的下行文或平行文,屬分管處領導職權范圍內(nèi)的一般由分管處領導簽發(fā)。
第二十一條公文正式印制前,計劃科工作人員應當進行復核,重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一規(guī)范等。
第二十二條以后勤處名義簽發(fā)公文,由計劃科統(tǒng)一安排印制和分發(fā)。公文原稿及時存檔,需歸檔公文定時移交校檔案室。
第六章收文辦理
第二十三條收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等程序。
第二十四條對收到的公文,計劃科應當及時送處領導圈閱批示,不得延誤。緊急公文,應當明確辦理時限,對有具體工作事項的公文,需貼公文處理單。
第二十五條審批公文時,對有具體工作事項的,主批人應當在處理單上明確簽署意見,其他審批人簽名視為同意;沒有具體工作事項的,簽名表示已閱知。
第二十六條送處領導批示或者交有關部門辦理的公文,計劃科要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。
第七章公文歸檔
第二十七條 公文辦理完畢后,應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定,及時整理(立卷)、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。
第二十八條 歸檔范圍內(nèi)的公文,應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。
第二十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文應當確定保管期限,按照有關規(guī)定定期向檔案室移交。
第三十條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章公文管理
第三十一條后勤處公文由計劃科統(tǒng)一收發(fā)、用印、歸檔和銷毀。
第三十二條上級部門的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,經(jīng)處領導或者計劃科科長批準,可以翻印。
第三十三條公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第三十四條不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)計劃科科長批準,可以按照銷毀程序銷毀。
第三十五條銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文應當進行登記。
第三十六條工作人員調(diào)離工作崗位,應當將其本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
第九章附則
第三十七條本辦法自2022年1月31日起施行。
第6篇 門業(yè)公司公文管理辦法
門業(yè)制造公司公文管理辦法
第一條 公司對外發(fā)送的公文,除簽呈外,其它公文用紙一律采用國際標準a4型,左側(cè)裝訂。印刷格式參照《國家行政機關公文格式》的規(guī)定執(zhí)行。
第二條 以公司名義發(fā)出的公文須經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā),經(jīng)授權,有的公文可以由公司分管領導簽發(fā)。但對外發(fā)送的公文必須由總經(jīng)理簽發(fā)。
第三條 公司的公文種類規(guī)定如下:
一、e:文種適用于公司向外單位匯報工作、反映情況(即對外行文),要求批準或解決有關事項等內(nèi)容的發(fā)文,文種一般用請示、報告、匯報、議案、情況說明;
二、e文:適用于公司向各部(室)的發(fā)文,文種一般用通知、決定、通報、意見、批復;
二、e人:適用于公司向各部(室)的有關人事任免、獎懲、崗位調(diào)整、機構設置等人事方面的發(fā)文,文種一般用通知、決定、通報;
四、e函:適用于公司向與公司不相隸屬的機關、單位、企業(yè)之間商洽工作、詢問和答復問題等內(nèi)容的公文;
五、e辦:適用于經(jīng)公司領導批準,以行政部名義向公司各部(室)、屬下各企業(yè)布置工作、安排任務、轉(zhuǎn)發(fā)行業(yè)部門的公文,但文中應注明'經(jīng)公司(或公司領導)同意',文種一般用通報、批復、通知、意見、內(nèi)部情況通報等;
第四條 公司公文格式的發(fā)文機關標識由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加'文件'組成;發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。具體舉例如:'e文[2003]1號'。
第五條 凡上行公文(包括簽呈)要按格式要求,在公文規(guī)定位置標注'簽發(fā)人'姓名,簽發(fā)人應是公文制發(fā)機關主要負責或主持工作的負責人。
第六條 公文中的人名、地名、數(shù)字、引文應準確,引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號。日期應當寫具體的年、月、日。結構層次序數(shù),第一層為'一、' 第二層為'(一)'、第三層為'1、'、第四層為'(1)'。
第七條 行文中如在文內(nèi)使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱。
第八條 公文主題詞主要用途是便于計算機檢索和管理公文,凡正式對外行文均應有主題詞,主題詞的標引參照《國務院公文主題詞表》(1997年12月修訂版)。詞表分為三個層次,第一層是對主題詞區(qū)域職能的分類,如'行政'、'人事'、'財務'類等。第二層是類別詞,即對主題詞的具體分類,如'管理'、'經(jīng)濟'、 '任免'類等。最后一層是類屬詞,主要是由公文文種組成。但一份文件除類別詞外最多不應超過5個主題詞。
第九條 公司行政部應參照國務院、省政府規(guī)定的有關公文處理程序辦法及時制訂本企業(yè)的公文處理規(guī)程或公文處理辦法。
附相關表單:
1、上行公文樣式;
2、平行、下行公文樣式;
3、公函公文樣式;
4、簽呈樣式。
第7篇 公文管理規(guī)定辦法
公文管理規(guī)定【1】
1.目的
為加強公司文件管理,做好公文處理工作,使之規(guī)范化、制度化,根據(jù)有關規(guī)定,結合本公司實際,特制定本管理規(guī)定。
2.發(fā)文的處理
1)擬稿:按照各部門誰主管,誰擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的,由主辦部門牽頭擬辦,有關部門協(xié)辦。稿件需填寫公司統(tǒng)一的發(fā)文稿紙作面頁,按規(guī)定要求擬稿。
2)核稿:由部門經(jīng)理初核,在面頁上簽名并簽署日期;送綜合部審核,從公文規(guī)格、內(nèi)容上把關。
3)簽發(fā):以公司名義對外的發(fā)文,由公司總經(jīng)理簽發(fā)。
4)編號:由綜合部統(tǒng)一登記、編號、計算份數(shù)等。
5)打印:擬辦部門打印完畢,擬稿人校對并在頁面上簽名。
6)蓋章:由綜合部辦理有關蓋章手續(xù)。
7)分發(fā):由綜合部助理統(tǒng)一分發(fā),原稿與正文1份(原件)存檔。
3.收文的處理
1)拆封:當天的來文當天拆封。收文單位署名公司的,由綜合部拆封;署名有關部門的,由部門拆封;由政府部門所發(fā)的文件,由綜合部拆封存檔并復印給相關部門。
2)登記:凡明確是公司收文的,不論以何種形式收到,都統(tǒng)一由綜合部登記、編號。 各部門收到的由部門登記、編號。
3)擬辦:綜合部根據(jù)公文內(nèi)容、性質(zhì)提出擬辦意見。
4)呈閱、呈批:根據(jù)擬辦意見,由綜合部助理呈送公司領導批示或分送有關部門辦理。
5)交辦:根據(jù)公司領導的批示傳遞到承辦部門。緊急公文,文書人員應提出辦理時限,加強督促催辦。
6)辦結:經(jīng)辦理的文件要注明辦理結果和日期,然后存檔。
公文管理規(guī)定【2】
公 文 管 理 制 度
一、閱文管理制度
1、凡往來公文(含文件、函件、圖片、資料等下同)統(tǒng)一交由辦公室簽收,編號登記,并及時送主任閱示,任何人不得隱匿或私自存放。
2、經(jīng)主任批示后,由辦公室及時按閱文對象分別送閱,相互之間不許遞閱。
3、閱文人閱后應在閱文簽上簽上姓名、日期,以示閱畢,并及時交給辦公室。
4、閱文人應遵守閱文紀律,保守秘密,嚴禁在夾內(nèi)抽出有關公文自用。如認為公文內(nèi)容重要,可進行必要的摘錄或交由辦公室復印。
二、發(fā)文管理制度
1、凡涉及業(yè)務性的文字材料,一律由相關科室承辦;凡涉及組織、人事、行政管理、總結、綜合材料等由辦公室承辦。
2、草擬公文要按公文的類別要求規(guī)范化,用文件擬稿紙送簽,并列出主送、抄報(送)單位、主題詞、印制份數(shù)等。
3、所有公文經(jīng)過擬稿、審核后,最后由一律由主任簽發(fā)。
4、所有公文一律由辦公室打印,承辦人校對、裝訂,辦公室分發(fā)。
5、所有公文存檔三份,承辦人留存一份,其余份數(shù)由辦公室按要求送(寄)發(fā)。重要公文要履行簽收或掛號郵寄,承辦人如須多加份數(shù),應事先告知辦公室。
三、借文管理制度
1、所在內(nèi)借的公文必須履行登記手續(xù),并注明歸還日期,辦公室到期要催收,外借出,必須由主任審批同意。
2、所有借閱人必須愛惜公文,不得丟失、拆卷、損壞、涂改、抽頁,閱畢主動及時歸還辦公室。
3、借閱人需要復印卷內(nèi)內(nèi)容的,須經(jīng)主任批準同意。
4、對損壞、涂改、丟失公文者,視其情節(jié),相應給予教育、賠款,直到紀律處分。
5、自覺遵守公文保密制度,未經(jīng)允許不得外借、翻印公文,不得有意泄密涉密公文內(nèi)容。
第8篇 物業(yè)管理公司公文處理辦法格式怎樣的
物業(yè)管理公司公文處理辦法(十七)第一章 總則
第一條 為使公司各部門、項目(以下簡稱各部門)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,制定本辦法。
第二條 各部門的公文(包括電報,下同),是各部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。
第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。
第五條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)以及公司的相關規(guī)定,確保公司秘密的安全。
第六條 各部門的負責人應當高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強對本部門公文處理工作的領導和檢查。
第七條 各部門的辦公室是公文處理的管理機構,主管本部門的公文處理工作并指導下級部門的公文處理工作。
第八條 各部門的辦公室應當配備專職人員負責公文處理工作。
第二章 公文種類
第九條 各部門的公文種類主要有:
(一)命令(令)適用于依照有關法律公布公司規(guī)章;
宣布施行重大強制性行政措施;
嘉獎有關部門/項目及人員。
(二)決定適應于公司對重要事項或者重大行為及動作作出安排、獎懲有關單位及個人、變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項,并要在公司內(nèi)部以文件的形勢及下達。
(三)公告適用于向企業(yè)內(nèi)外宣布重要事項。
(四)通告適用于公布公司各部門應當遵守或者周知的事項。
(五)通知適用于公司批轉(zhuǎn)下級部門的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級部門和不相隸屬部門的公文、宣布實施某項制度、傳達要求下級部門辦理和需要有關部門周知或者執(zhí)行的事項、任免人員。
(六)通報適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
(七)報告適用于向上級部門匯報工作,反映情況,答復上級部門的詢問。
(八)請示適用于向上級部門請求指示、批準。
(九)批復適用于答復下級部門的請示事項。
(十)意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(十一)函適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十二)會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章 公文格式
第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送部門、正文、 說明、成文日期、印章、附注、 、主題詞、抄送部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉及公司秘密的公文應當標明密級和保密期限,其中,“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。
(二)緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。
(三)發(fā)文部門標識應當使用發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡稱;
聯(lián)合行文,主辦部門排列在前。
(四)發(fā)文字號應當包括部門代字、年份、序號。
聯(lián)合行文,只標明主辦部門發(fā)文字號。
(五)上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。
其中,“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類,一般應當標明發(fā)文部門。
公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。
(七)主送部門指公文的主要受理部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(八)公文如有 ,應當注明 順序和名稱。
(九)公文除“會議紀要”和以電子版形式發(fā)出的以外,應當加蓋印章。
(十)成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)部門負責人的簽發(fā)日期為準。
電子版形式公文以發(fā)出日期為準。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注。
(十二)公文應當標注主題詞。
上行文按照上級部門的要求標注主題詞。
(十三)抄送部門指除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(十四)文字從左至右橫寫、橫排。
第十一條 公文中各組成部分的標識規(guī)則,參照《國家各部門公文格式》國家標準執(zhí)行。
第十二條 公文用紙一般采用國際標準a4型(210mm__297mm),左側(cè)裝訂。
張貼的公文用紙大小,根據(jù)實際需要確定。
第四章 行文規(guī)則
第十三條 行文應當確有必要,注重效用。
第十四條 行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。
第十五條 各部門依據(jù)本部門職權可以相互行文和向下一級部門的相關業(yè)務部門行文;
除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文。
第十六條 同級部門、上級部門與下一級部門可以聯(lián)合行文;
各部門之間、各項目之間可以聯(lián)合行文;
第十七條 屬于部門職權范圍內(nèi)的事務,應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。
聯(lián)合行文應當明確主辦部門。
須經(jīng)公司審批的事項,經(jīng)公司同意也可以由部門行文,文中應當注明經(jīng)公司同意。
第十八條 屬于主管部門職權范圍內(nèi)的具體問題,應當直接報送主管部門處理。
第十九條 部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。
如擅自行文,上級部門應當責令糾正或撤銷。
第二十條 向下級部門或者本系統(tǒng)的重要行文,應當同時抄送直接上級部門。
第二十一條 “請示”應當一文一事;
一般只寫一個主送部門,需要同時送其他部門的,應當用抄送形式,但不得抄送其下級部門。
“報告”不得夾帶請示事項。
第二十二條 除上級部門負責人直接交辦的事項外,不得以部門名義向上級部門負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。
第二十三條 受雙重領導的部門向上級部門行文,應當寫明主送部門和抄送部門。
上級部門向受雙重領導的下級部門行文,必要時應當抄送其另一上級部門。
第五章 發(fā)文辦理
第二十四條 發(fā)文辦理指以本部門名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十五條 草擬公文應當做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。
如提出新的政策、規(guī)定等,要切實可行并加以說明。
(二)情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標點正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文部門的職權和與主送部門的行文關系確定。
(四)擬制緊急公文,應當體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數(shù)字、引文準確。
引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號。
引用外文應當注明中文含義。
日期應當寫明具體的年、月、日。
(六)結構層次序數(shù),第一層為“
一、”,第二層為“
(一)”,第三層為“1.”,第四層為“
(1)”。
(七)應當使用國家法定計量單位。
(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。
使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。
(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數(shù)字。
第二十六條 擬制公文,對涉及其他部門職權范圍內(nèi)的事項,主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文;
如有分歧,主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據(jù),提出建設性意見,并與有關部門會簽后報請上級部門協(xié)調(diào)或裁定。
第二十七條 公文送負責人簽發(fā)前,應當由辦公室進行審核。
審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。
第二十八條 以本部門名義制發(fā)的上行文,由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā);
以本部門名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。
第二十九條 公文正式印制前,行政部應當進行復核,重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備, 材料是否齊全,格式是否統(tǒng)
一、規(guī)范等。
經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的,應按程序復審。
第六章 收文辦理
第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第三十一條 收到下級部門上報的需要辦理的公文,行政部應當進行審核。
審核的重點是:是否應由本部門辦理;
是否符合行文規(guī)則;
內(nèi)容是否符合公司的有關規(guī)定;
涉及其他部門職權的事項是否已協(xié)商、會簽;
文種使用、公文格式是否規(guī)范。
第三十二條 經(jīng)審核,對符合本辦法規(guī)定的公文,行政部應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理,需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。
緊急公文,應當明確辦理時限。
對不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)辦公室負責人批準后,可以退回呈報單位并說明理由。
第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理,不得延誤、推諉。
緊急公文應當按時限要求辦理,確有困難的,應當及時予以說明。
對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的,應當及時退回交辦的行政部并說明理由。
第三十四條 收到上級部門下發(fā)或交辦的公文,由行政部提出擬辦意見,送負責人批示后辦理。
第三十五條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項,主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商;
如有分歧,主辦部門主要負責人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報請上級部門協(xié)調(diào)或裁定。
第三十六條 審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;
沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。
第三十七條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文,行政部要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。
第七章 公文歸檔
第三十八條 公文辦理完畢后,應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定,及時整理(立卷)、歸檔。
個人不得保存應當歸檔的公文。
第三十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文,應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。
第四十條 聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復制件或其他形式的公文副本。
第四十一條 本部門負責人兼任其他部門職務,在履行所兼職務職責過程中形成的公文,由其兼職部門整理(立卷)、歸檔。
第四十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文應當確定保管期限,按照有關規(guī)定定期整理、存檔。
第四十三條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章 公文管理
第四十四條 公司行政公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十五條 行政部應當建立健全公司公文處理的有關制度。
第四十六條 上級部門的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,下一級部門經(jīng)負責人或者辦公室負責人批準,可以翻印。
翻印時,應當注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第四十七條 公開發(fā)布各部門公文,必須經(jīng)發(fā)文部門批準。
經(jīng)批準公開發(fā)布的公文,同發(fā)文部門正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第四十八條 公文復印件作為正式公文使用時,應當加蓋復印部門證明章。
第四十九條 公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;
公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第五十條 不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)各部門/項目負責人批準,可以銷毀。
第五十一條 銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
其中,銷毀絕密公文應當進行登記。
第五十二條 部門合并時,全部公文應當隨之合并管理。
部門撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規(guī)定移交檔案部門。
工作人員調(diào)離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
第九章 附則
第五十三條 公文處理中涉及電子文件的有關規(guī)定另行制定。
統(tǒng)一規(guī)定發(fā)布之前,各部門可以制定本部門或者本地區(qū)、本系統(tǒng)的試行規(guī)定。
第五十四條 各部門對上級部門和本部門下發(fā)公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查并建立督查制度。
有關規(guī)定另行制定。
第五十五條 本辦法自2022年4月7日起施行。
第9篇 公文管理辦法
第一章? 總則
第1條 為進一步規(guī)范公司公文管理，促進公文制訂、接收、發(fā)放及存檔工作的程序化、制度化、標準化，確保國家、地方行業(yè)法規(guī)及公司政策、制度、工作指示、工作匯報等及時上傳下達和跟進落實，提高行政工作效率和質(zhì)量，制訂本辦法。
第2條 本辦法適用于公司所有公文的收發(fā)、閱批、分轉(zhuǎn)與歸檔等整個過程的辦理與控制。
第3條 主要職責。
1.集團領導：負責公文的審核、批示、簽發(fā)等。
2.集團企業(yè)管理中心：負責重要公文的起草、公文的審核、有關公文規(guī)范的制定；
3.集團行政管理中心：負責公文的收發(fā)實施、傳閱、督辦、歸檔等。
4.集團各中心：負責對相關收文的批辦及本部門所發(fā)公文的起草與核稿等。
第二章? 公文的類別
第4條 按照公文來源，將公文分為外來公文與內(nèi)部公文兩類。
1.外來公文指政府部門、行業(yè)主管部門等外單位（轉(zhuǎn)）發(fā)給公司的公文。
2.內(nèi)部公文指在公司內(nèi)部使用的公文，包括集團下發(fā)的或下屬各單位下發(fā)的規(guī)章制度、通知、通告、通報、任命、決定、計劃總結報告、會議紀要和階段性規(guī)定等。
第5條 按照公文收發(fā)的單位層級方向，將公文分為上行文、下行文、平行文三類。
1.上行文，指各單位向上級單位或公司職能管理部門請求指示、匯報工作、反映情況、答復詢問所用的公文，文種有“請示、報告”。
2.下行文，指公司或公司職能管理部門向各單位下發(fā)的文件，文種有“指示、批復、通知、通報、決定、決議”等。
3.平行文，指沒有行政隸屬關系或職能管理關系的各單位用于聯(lián)系業(yè)務或往來活動的知照性文件，文種有“函”。
第6條 按照公文的文種，將公文分為正式公文與非正式公文。
1.正式公文包括：決定、通知、通報、管理辦法、條例、規(guī)定等。
2.非正式公文包括：會議通知、會議紀要、工作聯(lián)絡函、臨時授權委托書、請示、報告、申請等。
第7條 按照公文的保密等級劃分，分為普通公文與保密公文。
第8條 常見公文文種的選用。
1.指示：領導對下級單位布置工作，闡明工作、活動的指導原則。
2.決定：對某些重要事項做出決定和對重大行動做出安排。
3.決議：經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項。
4.通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者知悉的事項，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不隸屬單位的公文，可帶附件；對內(nèi)部公布規(guī)章制度、人事任免以及其他需知照和共同執(zhí)行的事項、計劃、規(guī)劃、規(guī)定等。
5.通告：在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項。
6.布告：對公眾公布應當遵守或周知的事項。
7.公告：向國內(nèi)宣布重大事件。
8.通報：表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項。
9.報告：向領導、上級單位匯報工作，反映情況；重要會議的發(fā)言稿。
10.會議紀要：經(jīng)營分析會、總結計劃會、工作例會、專題會議等重要會議的內(nèi)容綱要、規(guī)定事項和工作指示等。
11.請示：向領導、上級單位請示某項工作中的重要問題、明確某項政策界限、審核批準某些重要事項。
12.申請：向上級或同級別請求批準一般事項。
13.批復：答復下級部門（單位）的請求事項。
14.函：平行單位間聯(lián)系業(yè)務、洽談工作或知照相關方；向無隸屬關系的有關主管部門（單位）請求批準和答復審批事項。
第三章? 收文管理
第9條 收文主體及范圍。
1.公司外來公文的收文工作由行政管理中心負責。外來公文主要分為業(yè)務收文（含建設集團業(yè)務及其他業(yè)務）、黨委收文、工會收文三大類。
2.公司內(nèi)部公文的收文工作由相關業(yè)務部門辦理，對重要公文應轉(zhuǎn)交行政管理中心歸檔（參見《檔案管理辦法》）。
第10條 外來公文的簽收。
1.凡外來公啟文件均由行政管理中心統(tǒng)一簽收，并填寫《外部收文登記表》。在簽收和拆封時，要認真核對封口與郵戳。發(fā)現(xiàn)函件有異常應查明原因，做出相應處理。
2.對于政府部門、行業(yè)主管部門等重要機構發(fā)來的機要文件要進行信封、文件、文號、機密編號的檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時上報，并作異常登記。
3.行政管理中心對各類收到的文件與資料進行分類編號，以利于統(tǒng)計和查閱。對政府來文、行業(yè)來文可作更細分類，并進行統(tǒng)一編號。
第11條 收文批辦流程（走oa流程），相關工作標準詳見《外部收文流程規(guī)范》。
1.建設集團收文：集團機要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結時間→總裁批示→機要秘書發(fā)送傳閱→各部門領導批辦→機要秘書歸檔。
2.黨委收文：集團機要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結時間→行政副總裁審核→黨委書記批示→機要秘書發(fā)送傳閱→各部門領導批辦→機要秘書歸檔。
3.工會收文：集團機要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結時間→工會主席審核→黨委書記批示→機要秘書發(fā)送傳閱→各部門領導批辦→機要秘書歸檔。
第12條 收文批辦注意事項。
1.效率意識。為加速文件運轉(zhuǎn)，行政管理中心人員應根據(jù)文件緊急程度與重要度，及時發(fā)起oa流程；在領導批示后，督促各部門批辦，并及時歸檔。
2.保密工作。傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，任何人不得將重要文件帶回家和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露其內(nèi)容。如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得行政管理中心主任同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔、周轉(zhuǎn)。
第13條 本公司人員外出參加會議帶回的文件及資料，及時送交行政管理中心進行登記（參見《檔案管理辦法》）。
第四章? 發(fā)文管理
第14條 發(fā)文主體。公司正式公文的發(fā)文工作由行政管理中心負責。各部門、各組織（黨委、工會等）需要正式向上反映重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文的，向行政管理中心提出發(fā)文申請，并由行政管理中心發(fā)文。
第15條 發(fā)文范圍。凡是以公司名義，由行政管理中心發(fā)出的文件、通告、制度、決定、決議、請示、報告等，均屬于發(fā)文范圍。
第16條 發(fā)文批辦流程（走oa流程），相關工作標準詳見《內(nèi)部發(fā)文流程規(guī)范》。
1.建設集團發(fā)文：部門發(fā)起人→部門負責人審批→業(yè)務分管領導審批→企業(yè)管理中心主任核稿→總裁簽發(fā)→董事長簽發(fā)→行政管理中心主任填寫辦理意見→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。
2.黨委發(fā)文：企業(yè)管理中心主任起草→行政副總裁核稿→黨委書記簽發(fā)→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。
3.工會發(fā)文：企業(yè)管理中心主任起草→工會主席核稿→黨委書記簽發(fā)→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。
第17條 發(fā)文格式要求。行政公文一般有公文版頭、發(fā)文字號、標題、主送單位、正文、附件說明、生效日期、版尾（主題詞、抄送單位、印發(fā)說明、頁碼），見《公文格式模板》（詳見附件1-10）。
1.版頭。在公文首頁正上方為紅色方正粗宋字體，字樣為“__建設集團股份有限公司文件”或者“__建設集團股份有限公司××委員會文件”，代表公文屬性，如“__建設集團股份有限公司工會委員會文件”。
2.發(fā)文字號。字號由三部分組成，前面用“__建設××”表示公文類別（詳見附件13《公司發(fā)文編號規(guī)則》），中間為年份，后面為本年份該類公文的順序編號，如“__建設〔2011〕12號”。
3.標題。指精煉、準確概括公文主要內(nèi)容的綱要性文字，末尾應含文種，整個標題中一般不含標點符號（除頒發(fā)規(guī)章制度或轉(zhuǎn)發(fā)其他公文時加書名號、并列單位間加頓號外），如“關于××季度質(zhì)量、安全大檢查通報”。
4.主送單位。在標題下，頂格寫明主送對象，末尾加冒號，如“各區(qū)域公司、項目部：”。除下行文和平行文之外，上行文一般只有一個主送單位。
5.正文。指公文的正式內(nèi)容，應層次分明，條理清晰，并以規(guī)范字體、字號書寫。
6.附件說明。公文如有附件，應緊接正文（正文下間隔一行，行首空一格）標明附件的順序號、名稱。附件應在版尾后另起一頁，并盡可能與公文正本裝訂在一起；如篇幅較長或版式復雜的，可分開裝訂，并在附件首頁的左上角注明發(fā)文字號。
7.生效日期。生效日期需另起一行，用漢字注明年月日（如二〇××年六月十九日）。生效日期距右側(cè)4個漢字距離。
8.版尾。版尾內(nèi)容在公文末尾，一般有四行：第一行為關鍵詞，各關鍵詞之間空一格；第二行為抄送單位，各抄送單位之間以頓號隔開，末尾用句號；第三行為印發(fā)單位（一般寫公司全稱或公司的某個組織）及印發(fā)日期（如20××年6月19日印發(fā)）；第四行寫明印發(fā)份數(shù)，靠右排列。
9.頁碼：公文超過3頁，應在文檔底部靠右標明頁碼，頁碼左右兩側(cè)無需加橫線。
第18條 發(fā)文批辦注意事項。
1.各類文件的起草者，應注意公文內(nèi)容的嚴密性與格式的規(guī)范性，起草完畢后應先確認無明顯疏漏后，再發(fā)起oa流程進行批辦。
2.行政管理中心在應對公文進行規(guī)范排版，再行打印分發(fā)；分發(fā)時嚴格按既定發(fā)文范圍進行發(fā)放。
第五章? 其他管理
第19條 公文的記錄、統(tǒng)計與歸檔。
1.記錄。行政管理中心應及時在辦公自動化（oa）系統(tǒng)上填寫《外部收文登記表》（附件11）、《內(nèi)部發(fā)文登記表》（附件12），按公文形成的時間順序，結合事由進行排列編號，并填寫文件目錄。目錄內(nèi)容包括序號、文件名稱、類別、頁數(shù)、時間（接收、發(fā)放等）、文件編號、使用部門/簽收人員、備注等項目，形成系統(tǒng)的收文與發(fā)文臺帳。
2.統(tǒng)計。行政管理中心應定期對收發(fā)的公文進行數(shù)量、批辦所用時間等項目進行統(tǒng)計分析、總結，不斷提高公文辦事效率與效能。
3.歸檔。所有具有保留和備查作用的公司文件，行政管理中心必須整理歸檔（參見《檔案管理辦法》），統(tǒng)一保管。
第20條 各部門參與的公文工作。
1.各部門對外部收文的批辦過程中，應及時記錄、總結相關問題，將重要情況向公司領導匯報并通告相關部門。
2.各部門對所發(fā)起的公文，負有督促執(zhí)行與過程監(jiān)察的職責，對執(zhí)行過程中發(fā)生的問題及時記錄、總結，對重要情況應向公司領導匯報并通告相關部門。
3.各部門應對本部門所參與的公文進行分類統(tǒng)計，視文件保密等級對有關文件存根備查。
第六章? 附則
第21條 本辦法由集團企業(yè)管理中心、行政管理中心負責起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第22條 本辦法經(jīng)集團高層經(jīng)營班子會議審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第23條 附件：（1）公文式樣一[集團下行文]；（2）公文式樣二[集團上行文]；（3）公文式樣三[集團公司會議紀要]；（4）公文式樣四[集團公司函]；（5）公文式樣五[集團公司日常通知]；（6）公文式樣六[區(qū)域公司下行文]；（7）公文式樣七[區(qū)域公司上行文]；（8）公文式樣八[區(qū)域公司會議紀要]；（9）公文式樣九[區(qū)域公司函]；（10）公文式樣十[區(qū)域公司日常通知]；（11）外部收文登記表；（12）內(nèi)部發(fā)文登記表；（13）公司發(fā)文編號規(guī)則。
第10篇 黨政機關公文管理辦法
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黨政機關公文管理辦法【1】
第一章總則
第一條為了適應中國共產(chǎn)黨機關和國家行政機關(以下簡稱黨政機關)工作需要,推進黨政機關公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化,制定本條例。
第二條本條例適用于各級黨政機關公文處理工作。
第三條黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書,是傳達貫徹黨和國家方針政策,公布法規(guī)和規(guī)章,指導、布置和商洽工作,請示和答復問題,報告、通報和交流情況等的重要工具。
第四條公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。
第五條公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。
第六條各級黨政機關應當高度重視公文處理工作,加強組織領導,強化隊伍建設,設立文秘部門或者由專人負責公文處理工作。
第七條各級黨政機關辦公廳(室)主管本機關的公文處理工作,并對下級機關的公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查。
第二章公文種類
第八條公文種類主要有:
(一)決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。
(二)決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。
(三)命令(令)。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。
(四)公報。適用于公布重要決定或者重大事項。
(五)公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。
(六)通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。
(七)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(八)通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項,批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。
(九)通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。
(十)報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況,回復上級機關的詢問。
(十一)請示。適用于向上級機關請求指示、批準。
(十二)批復。適用于答復下級機關請示事項。
(十三)議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。
(十四)函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。
(十五)紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。
第三章公文格式
第九條公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。
(一)份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。
(二)密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。
涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。
(三)緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度,緊急公文應當分別標注“特急”“加急”,電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。
(四)發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成,也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時,發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱,也可以單獨用主辦機關名稱。
(五)發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時,使用主辦機關的發(fā)文字號。
(六)簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。
(七)標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。
(八)主送機關。公文的主要受理機關,應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。
(九)正文。公文的主體,用來表述公文的內(nèi)容。
(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。
(十一)發(fā)文機關署名。署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。
(十二)成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時,署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。
(十三)印章。公文中有發(fā)文機關署名的,應當加蓋發(fā)文機關印章,并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。
(十四)附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。
(十五)附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。
(十六)抄送機關。除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關,應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。
(十七)印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印機關和送印日期。
(十八)頁碼。公文頁數(shù)順序號。
第十條公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執(zhí)行。
第十一條公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等,按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。民族自治地方的公文,可以并用漢字和當?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字。
第十二條公文用紙幅面采用國際標準a4型。特殊形式的公文用紙幅面,根據(jù)實際需要確定。
第四章行文規(guī)則
第十三條行文應當確有必要,講求實效,注重針對性和可操作性。
第十四條行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文,特殊情況需要越級行文的,應當同時抄送被越過的機關。
第十五條向上級機關行文,應當遵循以下規(guī)則:
(一)原則上主送一個上級機關,根據(jù)需要同時抄送相關上級機關和同級機關,不抄送下級機關。
(二)黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項,應當經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權;屬于部門職權范圍內(nèi)的事項應當直接報送上級主管部門。
(三)下級機關的請示事項,如需以本機關名義向上級機關請示,應當提出傾向性意見后上報,不得原文轉(zhuǎn)報上級機關。
(四)請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。
(五)除上級機關負責人直接交辦事項外,不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文,不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。
(六)受雙重領導的機關向一個上級機關行文,必要時抄送另一個上級機關。
第十六條向下級機關行文,應當遵循以下規(guī)則:
(一)主送受理機關,根據(jù)需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關。
(二)黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)本級黨委、政府授權,可以向下級黨委、政府行文,其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項,經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文,文中須注明已經(jīng)政府同意。
(三)黨委、政府的部門在各自職權范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關部門行文。
(四)涉及多個部門職權范圍內(nèi)的事務,部門之間未協(xié)商一致的,不得向下行文;擅自行文的,上級機關應當責令其糾正或者撤銷。
(五)上級機關向受雙重領導的下級機關行文,必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。
第十七條同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權范圍內(nèi)的工作,不得聯(lián)合行文。
黨委、政府的部門依據(jù)職權可以相互行文。部門內(nèi)設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文。
第五章公文擬制
第十八條公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。
第十九條公文起草應當做到:
(一)符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策,完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖,并同現(xiàn)行有關公文相銜接。
(二)一切從實際出發(fā),分析問題實事求是,所提政策措施和辦法切實可行。
(三)內(nèi)容簡潔,主題突出,觀點鮮明,結構嚴謹,表述準確,文字精煉。
(四)文種正確,格式規(guī)范。
(五)深入調(diào)查研究,充分進行論證,廣泛聽取意見。
(六)公文涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內(nèi)的事項,起草單位必須征求相關地區(qū)或者部門意見,力求達成一致。
(七)機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。
第二十條公文文稿簽發(fā)前,應當由發(fā)文機關辦公廳(室)進行審核。審核的重點是:
(一)行文理由是否充分,行文依據(jù)是否準確。
(二)內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策;是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖;是否同現(xiàn)行有關公文相銜接;所提政策措施和辦法是否切實可行。
(三)涉及有關地區(qū)或者部門職權范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。
(四)文種是否正確,格式是否規(guī)范;人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確;文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。
(五)其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關要求。
需要發(fā)文機關審議的重要公文文稿,審議前由發(fā)文機關辦公廳(室)進行初核。
第二十一條經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿,應當退回起草單位并說明理由;符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的,由起草單位修改后重新報送。
第二十二條公文應當經(jīng)本機關負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)黨委、政府授權制發(fā)的公文,由受權機關主要負責人簽發(fā)或者按照有關規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文,應當簽署意見、姓名和完整日期;圈閱或者簽名的,視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關的負責人會簽。
第六章公文辦理
第二十三條公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。
第二十四條收文辦理主要程序是:
(一)簽收。對收到的公文應當逐件清點,核對無誤后簽字或者蓋章,并注明簽收時間。
(二)登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。
(三)初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是:是否應當由本機關辦理,是否符合行文規(guī)則,文種、格式是否符合要求,涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽,是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文,應當及時退回來文單位并說明理由。
(四)承辦。閱知性公文應當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉(zhuǎn)有關部門辦理;需要兩個以上部門辦理的,應當明確主辦部門。
緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理,有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。
(五)傳閱。根據(jù)領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向,不得漏傳、誤傳、延誤。
(六)催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況,督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。
(七)答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位,并根據(jù)需要告知相關單位。
第二十五條發(fā)文辦理主要程序是:
(一)復核。已經(jīng)發(fā)文機關負責人簽批的公文,印發(fā)前應當對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復核;需作實質(zhì)性修改的,應當報原簽批人復審。
(二)登記。對復核后的公文,應當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。
(三)印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。
(四)核發(fā)。公文印制完畢,應當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。
第二十六條涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關機要收發(fā)人員進行傳遞,通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。
第二十七條需要歸檔的公文及有關材料,應當根據(jù)有關檔案法律法規(guī)以及機關檔案管理規(guī)定,及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦機關歸檔,相關機關保存復制件。機關負責人兼任其他機關職務的,在履行所兼職務過程中形成的公文,由其兼職機關歸檔。
第七章公文管理
第二十八條各級黨政機關應當建立健全本機關公文管理制度,確保管理嚴格規(guī)范,充分發(fā)揮公文效用。
第二十九條黨政機關公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。設立黨委(黨組)的縣級以上單位應當建立機要保密室和機要閱文室,并按照有關保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設施設備。
第三十條公文確定密級前,應當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后,應當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。
公文的密級需要變更或者解除的,由原確定密級的機關或者其上級機關決定。
第三十一條公文的印發(fā)傳達范圍應當按照發(fā)文機關的要求執(zhí)行;需要變更的,應當經(jīng)發(fā)文機關批準。
涉密公文公開發(fā)布前應當履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道,由發(fā)文機關確定。
經(jīng)批準公開發(fā)布的公文,同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第三十二條復制、匯編機密級、秘密級公文,應當符合有關規(guī)定并經(jīng)本機關負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編,確有工作需要的,應當經(jīng)發(fā)文機關或者其上級機關批準。
復制、匯編的公文視同原件管理。復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。
第三十三條公文的撤銷和廢止,由發(fā)文機關、上級機關或者權力機關根據(jù)職權范圍和有關法律法規(guī)決定。公文被撤銷的,視為自始無效;公文被廢止的,視為自廢止之日起失效。
第三十四條涉密公文應當按照發(fā)文機關的要求和有關規(guī)定進行清退或者銷毀。
第三十五條不具備歸檔和保存價值的公文,經(jīng)批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù),確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。
第三十六條機關合并時,全部公文應當隨之合并管理;機關撤銷時,需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關規(guī)定移交檔案管理部門。
工作人員離崗離職時,所在機關應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
第三十七條新設立的機關應當向本級黨委、政府的辦公廳(室)提出發(fā)文立戶申請。經(jīng)審查符合條件的,列為發(fā)文單位,機關合并或者撤銷時,相應進行調(diào)整。
第八章附則
第三十八條黨政機關公文含電子公文。電子公文處理工作的具體辦法另行制定。
第三十九條法規(guī)、規(guī)章方面的公文,依照有關規(guī)定處理。外事方面的公文,依照外事主管部門的有關規(guī)定處理。
第四十條其他機關和單位的公文處理工作,可以參照本條例執(zhí)行。
第四十一條本條例由_中央辦公廳、國務院辦公廳負責解釋。
第四十二條本條例自2022年7月1日起施行。1996年5月3日_中央辦公廳發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》和2000年8月24日國務院發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》停止執(zhí)行.
最新黨政機關公文處理工作辦法解讀【2】
一、黨政機關公文的構成要素及排版形式
黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書,是傳達貫徹黨和國家方針政策,公布法規(guī)和規(guī)章,指導、布置和商洽工作,請示和答復問題,報告、通報和交流情況等的重要工具。
(一)公文的構成要素
公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。
(二)公文的排版形式
排版形式指公文各組成要素在文件版面上的標印格式。
1.公文用紙幅面尺寸:
采用國際標準a4型紙,210mm_297mm
公文頁邊與版心尺寸為:公文用紙?zhí)祛^37mm,公文用紙訂口28mm,版心尺寸156mm_225mm(不含頁碼)。
發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文,發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。
2.公文書寫形式
從左至右橫排、橫寫。其標識:
第一層為“一、”,第二層為(一),第三層為“1.”,第四層為(1)
3.字體字號
發(fā)文機關標識使用2號小標宋體字,紅色標識;秘密等級、保密期限、緊急程度用3號黑體字;發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送機關、附注、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)時間用3號仿宋體字;簽發(fā)人姓名用3號楷體字;正文以3號仿宋體字,一般每面排22行,每行排28字,正文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。
4.頁碼
用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識,置于版心下邊緣之下一行,數(shù)碼左右各放一條4號一字線,一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字,雙頁碼居左空1字。
5.信函式公文
發(fā)文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm ,推薦用小標宋體字,字號由發(fā)文機關酌定;發(fā)文機關全稱下4mm 處為一條武文線(上粗下細),距下頁邊20mm 處為一條文武線(上細下粗),兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發(fā)文機關名稱及雙線均印紅色。
(三)公文各要素及排版形式
公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。
1.眉首
置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱公文眉首。眉首包括:公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人。
(1)份號:公文印制份數(shù)的順序號,即將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。涉密公文應當標注份號。置于版心左上角第一行,用阿拉伯數(shù)字。
(2)秘級和保密期限:密級分為絕密、機密和秘密;保密期限是對公文秘密等級時效規(guī)定的說明。置于版心右上角第一行,兩字之間空一字。
(3)緊急程度:是對公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度,標注“特急”、“加急”;緊急電報分為“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。置于版心右上角第一行,兩字之間空一字。公文同時標識秘密等級與緊急程度,秘密等級頂格標識在版心右上角第一行,緊急程度頂格標識在版心右上角第二行。
(4)發(fā)文機關標識:發(fā)文機關標識表明公文的作者,他是發(fā)文機關制作公文時使用的、規(guī)范板式的文件版頭,通常稱“文頭”。 由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成,居中紅色套印在文件首頁上端。聯(lián)合行文時,發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱,也可以單獨用主辦機關名稱,“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側(cè),上下居中排布。
(5)發(fā)文字號:發(fā)文字號是發(fā)文機關按照發(fā)文順序編排的順序號。由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。置于發(fā)文機關標識下空兩行,居中排布。年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識;年份應標全稱,用六角括號“〔 〕”括入;序號不編虛位(即1不編為001),不加“第”字。聯(lián)合行文使用主辦機關的發(fā)文字號。
發(fā)文字號之下4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。
(6)簽發(fā)人:簽發(fā)人是在上報的公文中批準簽發(fā)的領導人姓名。只用于上行文。平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字,簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號仿宋體字,簽發(fā)人后標全角冒號,冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。
如有多個簽發(fā)人,主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1 行,其他簽發(fā)人姓名從第2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排,下移紅色反線,應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm 。
2.公文主體部分
置于公文首頁紅色反線(不含)以下至抄送機關(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體。包括:標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件。
(1)公文標題:即對公文主要內(nèi)容準確、簡要的概括。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。除法規(guī)名稱加書名號外,一般不用標點符號。位于紅色反線下空兩行,用2號小標宋體字,可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞義完整,排列對稱,間距恰當。
(2)主送機關:是指要求公文予以辦理或答復的主要受理機關,應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。標識在標題下空一行,左側(cè)頂格3號仿宋體字標識,回行時仍頂格。最后一個主送機關名稱后標全角冒號。
(3)公文正文:公文正文表述公文的具體內(nèi)容。通常分導語、主體和結束語。在主送機關下一行,每自然段左空2字,回行頂格,數(shù)字、年份不回行。正文以3號仿宋體字,一般每面排22行,每行排28字。文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。
(4)附件說明:公文附件的順序號和名稱。公文如有附件,在正文下空一行左空2 字用3號仿宋體字標識“附件”,后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼(如“附件:1.× × × × × ”);附件名稱后不加標點符號。
(5)發(fā)文機關署名(從2022年7月1日起):署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。
(6)成文時間:指公文生效的時間。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。標識在正文之下,空兩行右空4字。用漢字將年、月、日標全;“零”寫為“○”。
(7)印章:公文中有發(fā)文機關署名的,應當加蓋發(fā)文機關印章,并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。聯(lián)合上報的公文,由主辦機關加蓋印章,聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文機關都應加蓋印章。
單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱,只標識成文時間。加蓋印章應上距正文2mm~4mm,端正、居中、下壓成文時間,印章用紅色。
當印章下弧無文字時,采用下套方式,即僅以下弧壓在成文時間上;當印章下弧有文字時,采用中套方式,即印章中心線壓在成文時間上。
當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時,應將成文時間拉開,左右各空7字;主辦機關印章在前;兩個印章均壓成文時間,印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式,以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切,相距不超過3mm 。
當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時,為防止出現(xiàn)空白印章,應將各發(fā)文機關名稱(可用簡稱)排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關印章在前,每排最多排3 個印章,兩端不得超出版心;最后一排如余一個或兩個印章,均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。
當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r,應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,務使印章與正文同處一面,不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。
(8)附注:是需要說明的其他事項,如公文的發(fā)放范圍、使用時注意的事項、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。公文如有附注,用3號仿宋體字,居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。
(9)附件:公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應與公文正文一起裝訂,并在附件左上角第1行頂格標識“附件” ,有序號時標識序號;附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂,應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號) 。
3.公文版記部分
置于抄送機關以下的各要素統(tǒng)稱為版記。包括:抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期。
(1)抄送機關:指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關。公文如有抄送,在主題詞下一行;左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”,后標全角冒號;抄送機關間用逗號隔開,回行時與冒號后的抄送機關對齊;在最后一個抄送機關后標句號。
(3)印發(fā)機關和印發(fā)時間:印發(fā)機關是印制公文主管部門,印發(fā)時間是公文的付印時間。位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占1行位置;用3號仿宋體字。印發(fā)機關左空1字,印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準,用阿拉伯數(shù)碼標識。
(4)版記中的反線。版記中各要素之下均加一條反線,寬度同版心。
(四)新舊公文區(qū)別
1.黨政機關公文處理工作條例是全新的首次統(tǒng)一黨政機關公文處理規(guī)范標準。
2.在“文種”方面,在《國家行政機關公文處理辦法》的13個文種基礎上,增加了黨委的“決議”和“公報”兩個文種,共15個文種。
3.在“格式”方面,取消了主題詞;行政公文也要署發(fā)文機關名稱。
4.在公文擬制方面,要求“重要公文”由主要負責人簽發(fā)。
5.在行文規(guī)則方面,增加“不得以本機關負責人名意向上級機關報送公文”。
6.在公文管理方面,增加發(fā)文立戶的規(guī)定。
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第11篇 公文制發(fā)管理辦法規(guī)定
為促進__公文制發(fā)工作規(guī)范化、制度化、科學化,提高公文制發(fā)工作的效率和公文質(zhì)量,特制定本辦法。
一、 黨政辦公室是公文制發(fā)的管理部門,負責本機關公文發(fā)文處理工作。由專人具體負責。
二、 文種包括:社區(qū)黨發(fā)、社區(qū)發(fā)、社區(qū)黨辦發(fā)、社區(qū)辦發(fā)、會議紀要、函件以及白頭、黑頭、網(wǎng)上通知等。
三、公文制發(fā)堅持控制數(shù)量,提高質(zhì)量,注重效用,提高效率的原則。年社區(qū)黨發(fā)、社區(qū)發(fā)文件原則上不超過90個;辦公室發(fā)文原則上不超過40個。公文正文字數(shù)原則上不超過3000字。簡報由辦公室統(tǒng)一管理。各類簡報反映的情況力求及時、準確、簡明、生動,篇幅不宜過長,原則上不超過3000字。
四、 公文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、打字、校對、繕印、用印、分發(fā)、歸檔、立卷、銷毀等程序。
五、 擬稿人員擬出初稿后要對文稿進行初步檢查。主要檢查結構、層次是否合理,語句是否通順,數(shù)字、詞句是否準確、規(guī)范。由本人簽字后送本部門主管領導審定簽字后,送辦公室核稿,辦理發(fā)文手續(xù)。
六、 辦公室收到送審文稿后,按要求登記收文時間、擬稿處室、送稿人員、文稿標題。
七、 辦公室對送審文稿從以下幾個方面進行審核:是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關的規(guī)定;是否需要行文;是否需與有關部門協(xié)商、會簽;文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關規(guī)定。文稿技術性問題,由核稿人員直接修改,非技術性問題可提出修改意見,發(fā)回擬稿部門,由擬稿部門負責修改。
八、 送審文稿一律為微機打字稿。
九、 辦公室根據(jù)文稿字數(shù)和緊急程度限時核稿。__字以內(nèi)文稿在1天內(nèi)核完;__字以上的3天內(nèi)核完;內(nèi)容復雜、需與有關方面協(xié)商的,適當延長核稿時間,同時有兩件以上文稿,急件先辦;對社區(qū)領導有明確意見,需盡快下發(fā)的文稿或轉(zhuǎn)出會簽的文稿及其他需緊急處理的文稿,優(yōu)先審核,防止壓誤。
十、 文稿審核后,核稿人員要根據(jù)領導分工送分管領導審簽后,由辦公室主任負責審核簽署呈簽意見,送主要領導簽發(fā)。
十二、文稿經(jīng)主要領導簽發(fā)后,不得再行修改,打字和校對后,編號、登記、印發(fā)。
十三、文件印完后辦公室文書負責按印數(shù)加蓋印章,按規(guī)定份數(shù)連同原稿存檔。
第12篇 公文運轉(zhuǎn)管理辦法模版
一、 辦公室是公文收文的管理部門,負責機關公文收文處理工作,由辦公室分管文秘工作的副主任負責,文書具體處理。
二、 公文收文范圍包括:各級、各部門文件、包括電報。
三、 收文辦理一般包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、傳遞、承辦、催辦、查辦、歸檔、立卷、銷毀等程序。
四、 當天收到的文件要及時登記、分類,并送分管副主任提出擬辦意見。
五、 對簽署擬辦意見的文件要及時送各領導及處室傳閱。
六、 對各領導批示的文件,要按批示內(nèi)容交有關部門辦理。承辦部門要抓緊辦理,不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或者不適宜由本部門辦理的,應向批辦領導說明理由,同意后迅速退回文書。
七、 送領導批示或交有關部門辦理的文件,分管文秘的辦公室副主任要負責催辦、查辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦、查辦,一般公文定期催辦、查辦。
八、 審批公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間。
九、 審批公文,用筆用墨必須符合存檔要求,不得在裝訂線外書寫。
十、 上級行政機關的秘密公文,除絕秘和注明不準翻印的以外,經(jīng)主管領導和辦公室主任批準,可以翻印。翻印時,要注明翻印的時間、份數(shù)、印發(fā)范圍和翻印人姓名。密碼電報不得翻印、復印。
十一、傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全。絕密公文不得利用計算機、傳真機傳輸。
十二、要及時將公文辦理結果向批辦領導反饋。
十三、公文辦完后,及時將公文歸檔立卷。電報隨同文件一起立卷。個人不得保存應歸檔的公文。
十四、沒有歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別和主管領導批準,可以定期銷毀。銷毀秘密公文,應當進行登記,由兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
第13篇 公文管理辦法范本
第一章 總則
第1條 為進一步規(guī)范公司公文管理,促進公文制訂、接收、發(fā)放及存檔工作的程序化、制度化、標準化,確保國家、地方行業(yè)法規(guī)及公司政策、制度、工作指示、工作匯報等及時上傳下達和跟進落實,提高行政工作效率和質(zhì)量,制訂本辦法。
第2條 本辦法適用于公司所有公文的收發(fā)、閱批、分轉(zhuǎn)與歸檔等整個過程的辦理與控制。
第3條 主要職責。
1.集團領導:負責公文的審核、批示、簽發(fā)等。
2.集團企業(yè)管理中心:負責重要公文的起草、公文的審核、有關公文規(guī)范的制定;
3.集團行政管理中心:負責公文的收發(fā)實施、傳閱、督辦、歸檔等。
4.集團各中心:負責對相關收文的批辦及本部門所發(fā)公文的起草與核稿等。
第二章 公文的類別
第4條 按照公文來源,將公文分為外來公文與內(nèi)部公文兩類。
1.外來公文指政府部門、行業(yè)主管部門等外單位(轉(zhuǎn))發(fā)給公司的公文。
2.內(nèi)部公文指在公司內(nèi)部使用的公文,包括集團下發(fā)的或下屬各單位下發(fā)的規(guī)章制度、通知、通告、通報、任命、決定、計劃總結報告、會議紀要和階段性規(guī)定等。
第5條 按照公文收發(fā)的單位層級方向,將公文分為上行文、下行文、平行文三類。
1.上行文,指各單位向上級單位或公司職能管理部門請求指示、匯報工作、反映情況、答復詢問所用的公文,文種有“請示、報告”。
2.下行文,指公司或公司職能管理部門向各單位下發(fā)的文件,文種有“指示、批復、通知、通報、決定、決議”等。
3.平行文,指沒有行政隸屬關系或職能管理關系的各單位用于聯(lián)系業(yè)務或往來活動的知照性文件,文種有“函”。
第6條 按照公文的文種,將公文分為正式公文與非正式公文。
1.正式公文包括:決定、通知、通報、管理辦法、條例、規(guī)定等。
2.非正式公文包括:會議通知、會議紀要、工作聯(lián)絡函、臨時授權委托書、請示、報告、申請等。
第7條 按照公文的保密等級劃分,分為普通公文與保密公文。
第8條 常見公文文種的選用。
1.指示:領導對下級單位布置工作,闡明工作、活動的指導原則。
2.決定:對某些重要事項做出決定和對重大行動做出安排。
3.決議:經(jīng)過會議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項。
4.通知:傳達上級的指示,要求下級辦理或者知悉的事項,批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不隸屬單位的公文,可帶附件;對內(nèi)部公布規(guī)章制度、人事任免以及其他需知照和共同執(zhí)行的事項、計劃、規(guī)劃、規(guī)定等。
5.通告:在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項。
6.布告:對公眾公布應當遵守或周知的事項。
7.公告:向國內(nèi)宣布重大事件。
8.通報:表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項。
9.報告:向領導、上級單位匯報工作,反映情況;重要會議的發(fā)言稿。
10.會議紀要:經(jīng)營分析會、總結計劃會、工作例會、專題會議等重要會議的內(nèi)容綱要、規(guī)定事項和工作指示等。
11.請示:向領導、上級單位請示某項工作中的重要問題、明確某項政策界限、審核批準某些重要事項。
12.申請:向上級或同級別請求批準一般事項。
13.批復:答復下級部門(單位)的請求事項。
14.函:平行單位間聯(lián)系業(yè)務、洽談工作或知照相關方;向無隸屬關系的有關主管部門(單位)請求批準和答復審批事項。
第三章 收文管理
第9條 收文主體及范圍。
1.公司外來公文的收文工作由行政管理中心負責。外來公文主要分為業(yè)務收文(含建設集團業(yè)務及其他業(yè)務)、黨委收文、工會收文三大類。
2.公司內(nèi)部公文的收文工作由相關業(yè)務部門辦理,對重要公文應轉(zhuǎn)交行政管理中心歸檔(參見《檔案管理辦法》)。
第10條 外來公文的簽收。
1.凡外來公啟文件均由行政管理中心統(tǒng)一簽收,并填寫《外部收文登記表》。在簽收和拆封時,要認真核對封口與郵戳。發(fā)現(xiàn)函件有異常應查明原因,做出相應處理。
2.對于政府部門、行業(yè)主管部門等重要機構發(fā)來的機要文件要進行信封、文件、文號、機密編號的檢查,發(fā)現(xiàn)問題要及時上報,并作異常登記。
3.行政管理中心對各類收到的文件與資料進行分類編號,以利于統(tǒng)計和查閱。對政府來文、行業(yè)來文可作更細分類,并進行統(tǒng)一編號。
第11條 收文批辦流程(走oa流程),相關工作標準詳見《外部收文流程規(guī)范》。
1.建設集團收文:集團機要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結時間→總裁批示→機要秘書發(fā)送傳閱→各部門領導批辦→機要秘書歸檔。
2.黨委收文:集團機要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結時間→行政副總裁審核→黨委書記批示→機要秘書發(fā)送傳閱→各部門領導批辦→機要秘書歸檔。
3.工會收文:集團機要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結時間→工會主席審核→黨委書記批示→機要秘書發(fā)送傳閱→各部門領導批辦→機要秘書歸檔。
第12條 收文批辦注意事項。
1.效率意識。為加速文件運轉(zhuǎn),行政管理中心人員應根據(jù)文件緊急程度與重要度,及時發(fā)起oa流程;在領導批示后,督促各部門批辦,并及時歸檔。
2.保密工作。傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,任何人不得將重要文件帶回家和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露其內(nèi)容。如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得行政管理中心主任同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔、周轉(zhuǎn)。
第13條 本公司人員外出參加會議帶回的文件及資料,及時送交行政管理中心進行登記(參見《檔案管理辦法》)。
第四章 發(fā)文管理
第14條 發(fā)文主體。公司正式公文的發(fā)文工作由行政管理中心負責。各部門、各組織(黨委、工會等)需要正式向上反映重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文的,向行政管理中心提出發(fā)文申請,并由行政管理中心發(fā)文。
第15條 發(fā)文范圍。凡是以公司名義,由行政管理中心發(fā)出的文件、通告、制度、決定、決議、請示、報告等,均屬于發(fā)文范圍。
第16條 發(fā)文批辦流程(走oa流程),相關工作標準詳見《內(nèi)部發(fā)文流程規(guī)范》。
1.建設集團發(fā)文:部門發(fā)起人→部門負責人審批→業(yè)務分管領導審批→企業(yè)管理中心主任核稿→總裁簽發(fā)→董事長簽發(fā)→行政管理中心主任填寫辦理意見→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。
2.黨委發(fā)文:企業(yè)管理中心主任起草→行政副總裁核稿→黨委書記簽發(fā)→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。
3.工會發(fā)文:企業(yè)管理中心主任起草→工會主席核稿→黨委書記簽發(fā)→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。
第17條 發(fā)文格式要求。行政公文一般有公文版頭、發(fā)文字號、標題、主送單位、正文、附件說明、生效日期、版尾(主題詞、抄送單位、印發(fā)說明、頁碼),見《公文格式模板》(詳見附件1-10)。
1.版頭。在公文首頁正上方為紅色方正粗宋字體,字樣為“__建設集團股份有限公司文件”或者“__建設集團股份有限公司××委員會文件”,代表公文屬性,如“__建設集團股份有限公司工會委員會文件”。
2.發(fā)文字號。字號由三部分組成,前面用“__建設××”表示公文類別(詳見附件13《公司發(fā)文編號規(guī)則》),中間為年份,后面為本年份該類公文的順序編號,如“__建設〔2022〕12號”。
3.標題。指精煉、準確概括公文主要內(nèi)容的綱要性文字,末尾應含文種,整個標題中一般不含標點符號(除頒發(fā)規(guī)章制度或轉(zhuǎn)發(fā)其他公文時加書名號、并列單位間加頓號外),如“關于××季度質(zhì)量、安全大檢查通報”。
4.主送單位。在標題下,頂格寫明主送對象,末尾加冒號,如“各區(qū)域公司、項目部:”。除下行文和平行文之外,上行文一般只有一個主送單位。
5.正文。指公文的正式內(nèi)容,應層次分明,條理清晰,并以規(guī)范字體、字號書寫。
6.附件說明。公文如有附件,應緊接正文(正文下間隔一行,行首空一格)標明附件的順序號、名稱。附件應在版尾后另起一頁,并盡可能與公文正本裝訂在一起;如篇幅較長或版式復雜的,可分開裝訂,并在附件首頁的左上角注明發(fā)文字號。
7.生效日期。生效日期需另起一行,用漢字注明年月日(如二〇××年六月十九日)。生效日期距右側(cè)4個漢字距離。
8.版尾。版尾內(nèi)容在公文末尾,一般有四行:第一行為關鍵詞,各關鍵詞之間空一格;第二行為抄送單位,各抄送單位之間以頓號隔開,末尾用句號;第三行為印發(fā)單位(一般寫公司全稱或公司的某個組織)及印發(fā)日期(如20××年6月19日印發(fā));第四行寫明印發(fā)份數(shù),靠右排列。
9.頁碼:公文超過3頁,應在文檔底部靠右標明頁碼,頁碼左右兩側(cè)無需加橫線。
第18條 發(fā)文批辦注意事項。
1.各類文件的起草者,應注意公文內(nèi)容的嚴密性與格式的規(guī)范性,起草完畢后應先確認無明顯疏漏后,再發(fā)起oa流程進行批辦。
2.行政管理中心在應對公文進行規(guī)范排版,再行打印分發(fā);分發(fā)時嚴格按既定發(fā)文范圍進行發(fā)放。
第五章 其他管理
第19條 公文的記錄、統(tǒng)計與歸檔。
1.記錄。行政管理中心應及時在辦公自動化(oa)系統(tǒng)上填寫《外部收文登記表》(附件11)、《內(nèi)部發(fā)文登記表》(附件12),按公文形成的時間順序,結合事由進行排列編號,并填寫文件目錄。目錄內(nèi)容包括序號、文件名稱、類別、頁數(shù)、時間(接收、發(fā)放等)、文件編號、使用部門/簽收人員、備注等項目,形成系統(tǒng)的收文與發(fā)文臺帳。
2.統(tǒng)計。行政管理中心應定期對收發(fā)的公文進行數(shù)量、批辦所用時間等項目進行統(tǒng)計分析、總結,不斷提高公文辦事效率與效能。
3.歸檔。所有具有保留和備查作用的公司文件,行政管理中心必須整理歸檔(參見《檔案管理辦法》),統(tǒng)一保管。
第20條 各部門參與的公文工作。
1.各部門對外部收文的批辦過程中,應及時記錄、總結相關問題,將重要情況向公司領導匯報并通告相關部門。
2.各部門對所發(fā)起的公文,負有督促執(zhí)行與過程監(jiān)察的職責,對執(zhí)行過程中發(fā)生的問題及時記錄、總結,對重要情況應向公司領導匯報并通告相關部門。
3.各部門應對本部門所參與的公文進行分類統(tǒng)計,視文件保密等級對有關文件存根備查。
第六章 附則
第21條 本辦法由集團企業(yè)管理中心、行政管理中心負責起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第22條 本辦法經(jīng)集團高層經(jīng)營班子會議審議通過,自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第23條 附件:(1)公文式樣一[集團下行文];(2)公文式樣二[集團上行文];(3)公文式樣三[集團公司會議紀要];(4)公文式樣四[集團公司函];(5)公文式樣五[集團公司日常通知];(6)公文式樣六[區(qū)域公司下行文];(7)公文式樣七[區(qū)域公司上行文];(8)公文式樣八[區(qū)域公司會議紀要];(9)公文式樣九[區(qū)域公司函];(10)公文式樣十[區(qū)域公司日常通知];(11)外部收文登記表;(12)內(nèi)部發(fā)文登記表;(13)公司發(fā)文編號規(guī)則。
第14篇 物業(yè)公司公文管理辦法－3
物業(yè)公司公文管理辦法(3)
一、企業(yè)對外發(fā)送的公文或廣告文稿等一律要求使用發(fā)文稿紙謄抄工整,經(jīng)發(fā)文部門和公司總經(jīng)理批閱簽發(fā)。
二、企業(yè)內(nèi)部公文需發(fā)文的,由部門擬稿會簽,由公司總經(jīng)理批閱簽發(fā)。
三、凡發(fā)文需按規(guī)定編排文號,并標引主題詞,文號按以下辦法編排。
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發(fā)文單位擬文部門發(fā)文年份文件順序號
四、屬企業(yè)內(nèi)部請示、報告類的,一律要求使用稿紙謄寫工整,經(jīng)各部門(或企業(yè))負責人核稿,報公司總經(jīng)理批。
五、屬財務類的資料如財務預算、財務報表、稅單、支票等,送總經(jīng)理審批。
六、收到外單位公文,應即時做好收文登記,粘貼公文簽注單,呈領導批辦后,轉(zhuǎn)有關部門承辦,最后歸檔。
第15篇 公文運轉(zhuǎn)管理辦法范本
公文運轉(zhuǎn)管理辦法
一、 辦公室是公文收文的管理部門,負責機關公文收文處理工作,由辦公室分管文秘工作的副主任負責,文書具體處理。
二、 公文收文范圍包括:各級、各部門文件、包括電報。
三、 收文辦理一般包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、傳遞、承辦、催辦、查辦、歸檔、立卷、銷毀等程序。
四、 當天收到的文件要及時登記、分類,并送分管副主任提出擬辦意見。
五、 對簽署擬辦意見的文件要及時送各領導及處室傳閱。
六、 對各領導批示的文件,要按批示內(nèi)容交有關部門辦理。承辦部門要抓緊辦理,不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或者不適宜由本部門辦理的,應向批辦領導說明理由,同意后迅速退回文書。
七、 送領導批示或交有關部門辦理的文件,分管文秘的辦公室副主任要負責催辦、查辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦、查辦,一般公文定期催辦、查辦。
八、 審批公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間。
九、 審批公文,用筆用墨必須符合存檔要求,不得在裝訂線外書寫。
十、 上級行政機關的秘密公文,除絕秘和注明不準翻印的以外,經(jīng)主管領導和辦公室主任批準,可以翻印。翻印時,要注明翻印的時間、份數(shù)、印發(fā)范圍和翻印人姓名。密碼電報不得翻印、復印。
十一、傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全。絕密公文不得利用計算機、傳真機傳輸。
十二、要及時將公文辦理結果向批辦領導反饋。
十三、公文辦完后,及時將公文歸檔立卷。電報隨同文件一起立卷。個人不得保存應歸檔的公文。
十四、沒有歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別和主管領導批準,可以定期銷毀。銷毀秘密公文,應當進行登記,由兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
