體系如何搭建
公司制度的構(gòu)建是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需以公司的核心價(jià)值觀和業(yè)務(wù)需求為導(dǎo)向。應(yīng)明確制度目標(biāo)，如保障運(yùn)營(yíng)效率、規(guī)范員工行為等。接著，制定制度大綱，涵蓋各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，確保全面覆蓋。然后，細(xì)化各項(xiàng)規(guī)章制度，如人力資源、財(cái)務(wù)、市場(chǎng)營(yíng)銷等，確保具體操作有據(jù)可依。定期審查和更新制度，以適應(yīng)公司發(fā)展和外部環(huán)境變化。
體系框架
應(yīng)包括基礎(chǔ)制度、部門(mén)制度和崗位制度三層。基礎(chǔ)制度為公司的根本規(guī)則，如公司章程、行為準(zhǔn)則等；部門(mén)制度則針對(duì)各部門(mén)的特殊性，設(shè)定針對(duì)性規(guī)范；崗位制度則細(xì)化到個(gè)人，明確職責(zé)權(quán)限。三者相輔相成，構(gòu)成一個(gè)完整、有序的制度網(wǎng)絡(luò)。重要性和意義
公司制度是企業(yè)運(yùn)行的“法規(guī)”，它塑造了組織文化，提供了決策依據(jù)，減少了內(nèi)部沖突。良好的制度能提升員工的工作效率，保證業(yè)務(wù)流程的順暢，通過(guò)明確的責(zé)任劃分，增強(qiáng)了員工的歸屬感和責(zé)任感。此外，制度也是對(duì)外展示公司專業(yè)形象的重要途徑，有利于吸引合作伙伴和優(yōu)秀人才。
制度格式
公司制度的格式應(yīng)清晰、統(tǒng)一，便于理解和執(zhí)行。一般包括標(biāo)題、正文和附件三部分。標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，反映制度主題；正文詳述制度內(nèi)容，采用邏輯性強(qiáng)的段落結(jié)構(gòu)，避免冗長(zhǎng)復(fù)雜的句子；附件則用于提供補(bǔ)充信息或示例。每項(xiàng)制度應(yīng)注明生效日期和修訂歷史，以保持透明度。
在實(shí)際操作中，要注重制度的落地實(shí)施，通過(guò)培訓(xùn)和考核確保員工熟知并遵守。鼓勵(lì)反饋，不斷優(yōu)化制度，使之更加符合公司的實(shí)際運(yùn)作。
公司文書(shū)管理工作制度范文
第1篇 公司文書(shū)管理工作制度
第一章目的
第一條 為使公司的文書(shū)處理建立科學(xué)、合理、規(guī)范的程序,使文書(shū)處理準(zhǔn)確、及時(shí),提高文書(shū)處理的工作效率和文書(shū)的質(zhì)量,特制訂本辦法。第,寫(xiě)在公文末尾,一般以印制日期為準(zhǔn),重要公文以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
(7) 公文印章:加印在發(fā)文日期中間。
(8) 密級(jí):保密文件注明密級(jí)。
(9) 附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號(hào)、標(biāo)題。
第八條 用紙格式。
(1) 國(guó)內(nèi)公文用紙用16k型(26cm_18.4 cm),涉外公文用a4型(29.7 cm_21.0cm)。
(2) 圖文區(qū):國(guó)內(nèi)用16k型(23.3 cm_14.9 cm),國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)用a4型(27cm_17.5 cm)。
第九條 印裝格式。
(1) 公文均采用橫書(shū)橫排。
(2) 單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。
⑶ 裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。
第十條 版面格式:首頁(yè)采用文頭。
第十一條 公文行文原則。
(1) 上行文原則。①逐級(jí)行文,即下一級(jí)行文給直接上級(jí)。②多級(jí)同時(shí)行文,即下級(jí)向上級(jí)和更高上級(jí)同時(shí)行文。③越級(jí)行文,遇特殊、緊急情況,或?qū)χ苯由霞?jí)的檢舉、控告。
(2) 下行文原則。①逐級(jí)行文。②多級(jí)同時(shí)行文。③直貫到底行文。
⑶ 平行文原則:相互沒(méi)有隸屬關(guān)系的部門(mén)之間可以行文。
第十二條 文書(shū)的署名。
(1) 公司內(nèi)文書(shū),如果是一般往來(lái)文書(shū),只需主管署名;如果是單純的上報(bào)文書(shū)或者不涉及各部門(mén)且內(nèi)容不重要的文書(shū),只需部門(mén)署名;如果是重要文書(shū),按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名,或者署有關(guān)部門(mén)的主管姓名與職務(wù)。
(2) 對(duì)外文書(shū),如合同書(shū)、責(zé)任狀、政府許可申請(qǐng)書(shū)、回執(zhí)、公告等重要文書(shū),一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書(shū),也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。
第十三條 文書(shū)的蓋章。
(1) 在正本上必須加蓋文書(shū)署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門(mén)印章。
(2) 如果文書(shū)署名者不在,可加蓋職務(wù)或代理者印章,并加蓋具體執(zhí)行者印章代替。但在這種情況下,文書(shū)存檔前必須加蓋署名者印章。
⑶ 以部門(mén)或公司名義起草的文書(shū),須在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。
第十四條 文書(shū)制作注意事項(xiàng)。
(1) 文書(shū)必須簡(jiǎn)明扼要,一事一議,語(yǔ)言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。
(2) 起草文書(shū)的理由包括起因以及中間交涉過(guò)程,并加以證明,附上相關(guān)資料與文件。
⑶ 必須明確起草文書(shū)的責(zé)任者,并署上請(qǐng)示審批提案者姓名。
(4) 對(duì)請(qǐng)示提案文書(shū)進(jìn)行修改時(shí),修改者必須認(rèn)真審閱原件,修改者須署名。
(5) 可行可不行的堅(jiān)決不行文,減少行文數(shù)量,提高行文權(quán)威性和質(zhì)量。
(6) 減少聯(lián)合行文,避免聯(lián)合簽審過(guò)程中時(shí)間延誤和扯皮。
(7) 行文分清主次,提高行文針對(duì)性,減輕行文對(duì)象單位負(fù)擔(dān)。
(8) 不輕易越級(jí)行文。第五章文書(shū)制作流程
第十五條 對(duì)外行文操作流程。
(1) 擬稿。①由具體承辦人員起草,并由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。②對(duì)外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各分公司、子公司有必要發(fā)文時(shí),在公司后加下屬企業(yè)全稱。③發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。
(2) 核稿。①擬稿完畢后,填寫(xiě)發(fā)文擬稿單,一并送各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核。②審核有問(wèn)題時(shí)與有關(guān)當(dāng)事人溝通,統(tǒng)一意見(jiàn)后進(jìn)行修改。
⑶ 簽發(fā)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā),明確簽署意見(jiàn)、姓名、日期。
(4) 編號(hào)。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。
(5) 繕印、校對(duì)。①急件應(yīng)先行處理。②保密件應(yīng)由專人打印。③打印后的校樣、廢紙等應(yīng)妥善處理。④應(yīng)專人校對(duì),以原稿為準(zhǔn),重要文件需多人校對(duì)。⑤打印、校對(duì)責(zé)任人簽名。
(6) 在無(wú)誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印章。
(7) 填寫(xiě)登記簿。
(8) 封發(fā)。①發(fā)文工作由行政部門(mén)負(fù)責(zé)。②查驗(yàn)無(wú)誤后信件封口,填寫(xiě)準(zhǔn)確,注明急件、密級(jí)。
第十六條 對(duì)內(nèi)行文處理程序。
(1) 對(duì)內(nèi)行文一般按對(duì)外行文處理程序參照?qǐng)?zhí)行。
(2) 特殊情況下,各級(jí)部門(mén)、下屬企業(yè)對(duì)公司行文可不必經(jīng)繕印程序。
⑶ 對(duì)內(nèi)行文,由各部門(mén)、下屬企業(yè)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第六章文書(shū)的發(fā)送一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書(shū),按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送,必要時(shí)還需給文秘室回復(fù)或回執(zhí),調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制。
第十七條 文書(shū)封面必須明確寫(xiě)清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉(zhuǎn)交等字樣。
第十八條 公司內(nèi)部文書(shū)原則上不封緘。
第十九條 各部門(mén)的郵寄文書(shū),必須于發(fā)送前,在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。第七章文書(shū)的處理
第二十條 普通文書(shū)的處理原則。
(1) 部門(mén)經(jīng)理以上級(jí)別的主管負(fù)責(zé)對(duì)文書(shū)進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對(duì)文書(shū)進(jìn)行具體處理。
(2) 如果遇到重要或異常事項(xiàng),必須及時(shí)與上級(jí)主管取得聯(lián)系,按上級(jí)指示辦理。
⑶ 各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng),必須與各部門(mén)商議后方能予以處置。
第二十一條 機(jī)密文書(shū)原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。第八章文書(shū)的閱覽原則>;
第二十二條 某文書(shū)被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要,可在文書(shū)的空白處填寫(xiě)閱覽后的意見(jiàn),并轉(zhuǎn)給或交還文書(shū)的主管。
第二十三條 有必要在各部門(mén)傳閱的文書(shū),必須附“傳閱登記簿”,按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫(xiě),并最終交還文書(shū)主管。第九章收文操作流程
第二十四條 簽收。一切外來(lái)信件、電報(bào)、傳真,統(tǒng)一由行政部門(mén)簽收,填寫(xiě)登記在收件登記簿上。寫(xiě)明公司或行政部門(mén)收啟的文書(shū),統(tǒng)一由行政部拆封處理。
第二十五條 寫(xiě)明各部門(mén)或個(gè)人收啟的分送各部門(mén)或個(gè)人,如系公文,應(yīng)主動(dòng)送行政部登記處理。
第二十六條 分發(fā)。
(1) 行政部根據(jù)公文性質(zhì)、要求,確定具體化在辦和閱批對(duì)象,填寫(xiě)公文閱辦單。
(2) 分發(fā)去向。①重要來(lái)文,由行政部長(zhǎng)提出初步意見(jiàn)(擬辦),再由公司領(lǐng)導(dǎo)批示(批辦)。②一般文件,直轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門(mén)處理(承辦)。具體承辦務(wù)求實(shí)效,分清主辦、協(xié)辦、復(fù)文與不復(fù)文。③參閱性文件,直接組織傳閱。④范圍不明的文件,送領(lǐng)導(dǎo)審閱。
第二十七條 催辦。分對(duì)內(nèi)催辦與對(duì)外催辦,包括發(fā)函、派專人打電話等方式,要使用工作催辦單,對(duì)來(lái)文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。
第二十八條 結(jié)辦。文件傳閱完畢,已答復(fù)發(fā)文單位,有處理意見(jiàn)的文件,均視為結(jié)辦。第十章文書(shū)的整理與保存
第二十九條 全部完結(jié)的文書(shū),在結(jié)辦后三天內(nèi),交行政主管歸存,按“完整、有序”的原則對(duì)文件整理、檢查,按類別、年代立卷,分別按所屬部門(mén)、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯,并在“文書(shū)保存簿”上做好登記,歸檔保存。
第三十條 公司個(gè)人不得保存公司公文,凡參加會(huì)議帶回的文件,應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管,調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。
第三十一條 分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書(shū)分為兩類:一類是特別重要的文書(shū),直接交主管保存,另一類是一般的文書(shū),留存各部門(mén)保管。
第十一章文書(shū)的保存年限
第三十二條 永久保存文書(shū)包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的合同書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)文書(shū);股票關(guān)系文書(shū)、重要的訴訟關(guān)系文書(shū);重要的政府許可證件;有關(guān)公司歷史的文書(shū);決算書(shū)和其他重要的文書(shū)。
第三十三條 保存10年文書(shū)包括請(qǐng)求審批提案文書(shū);人事任命文書(shū);獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書(shū);財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表以及永久保存以外的重要文書(shū)。
第三十四條 保存5年文書(shū)指不需要保存10年的次重要文書(shū)。
第三十五條 保存1年文書(shū),指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書(shū)。如果是調(diào)查報(bào)告則由所在部門(mén)主管負(fù)責(zé)確定保存年限。
第十二章注意事項(xiàng)
第三十六條 重要的機(jī)密文書(shū),一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。
第三十七條 保存期滿及沒(méi)必要繼續(xù)保存的文書(shū),經(jīng)主管決定,填寫(xiě)銷毀的理由和日期之后銷毀。機(jī)要文書(shū)一律以焚燒的方式銷毀。任何個(gè)人不準(zhǔn)擅自銷毀文件,或以廢紙出售。不需立卷的文件材料需逐件登記,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
第三十八條 銷毀秘密級(jí)以上文件要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不遺漏。
第三十九條 必須做好重要文書(shū)的借閱登記工作,并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。
第十三章附則
第四十條 本辦法適用于公司本部及下屬企業(yè)的公文管理。
第四十一條 本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。
第2篇 裝飾公司文書(shū)檔案管理制度
裝飾工程公司文書(shū)檔案管理制度
一、建檔依據(jù)
根據(jù)郵電部《郵電文書(shū)立卷歸檔辦法》,結(jié)合本公司實(shí)際制定本制度。
二、建檔原則
1、公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證所經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性、完整性,結(jié)案后須及時(shí)交專(兼)職文書(shū)人員歸檔。
2、經(jīng)辦人員工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
三、歸檔范圍
1、重要的會(huì)議材料,包括:會(huì)議通知、決議、領(lǐng)導(dǎo)人的講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)求、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
4、本公司與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議等文件材料。
5、本公司干部任免的文件以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
6、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
7、本公司歷史大記事以及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
四、檔案的裝訂
1、由文檔員或經(jīng)辦人負(fù)責(zé)組卷、編目,卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角背面的左上角打印頁(yè)碼。
2、永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
3、案卷封面、應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡工整、清晰。
4、案卷裝訂:裝訂前卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
5、案卷排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。
第3篇 公司文書(shū)檔案立卷歸檔制度范本
公司文書(shū)檔案立卷歸檔制度
第一章總則
第一條為加強(qiáng)本公司文書(shū)立卷工作,特制訂本制度。
第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
第三條公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存),結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書(shū)人員歸檔。有關(guān)人員工作變動(dòng)或因故離職時(shí),應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
第二章文件材料的收集管理
第四條堅(jiān)持部門(mén)收集、管理文件材料制度。各部門(mén)均應(yīng)指定專(兼)職文書(shū)人員,負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件材料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。
第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第六條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。
(1)公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)旅費(fèi)時(shí),必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù),經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可后,財(cái)務(wù)部門(mén)才給予報(bào)銷旅費(fèi)。
(2)本公司召開(kāi)會(huì)議,由會(huì)議主辦部門(mén)指定專人將會(huì)議材料、音像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可后,財(cái)務(wù)部門(mén)才給予報(bào)銷會(huì)議費(fèi)用。
第七條各部門(mén)專(兼)職文書(shū)的職責(zé)。
(1)了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù),掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門(mén)的文件材料。
(2)認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度,對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷,每年的3月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
(3)經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)人員借用文件材料時(shí),應(yīng)積極地提供利用,做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。
第三章歸檔范圍
第八條重要的會(huì)議材料包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
第九條上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
第十條本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
第十一條本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。
第十二條本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告總結(jié)。
第十三條本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
第十四條信訪工作材料。
第十五條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
第十六條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
第十七條本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第四章平時(shí)歸卷
第十九條各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。
第二十條各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。
第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門(mén)專(兼)職文書(shū)歸卷。
第二十二條專(兼)職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
第五章立卷案卷質(zhì)量要求
第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合,檔案室文書(shū)檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。
第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第二十六條在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、底稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨(dú)立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年,其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;底稿在前,定稿在后;其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
第二十九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角,背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。
第三十條永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
第三十二條案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。
第三十三條案卷裝訂。裝訂前,卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱,字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
第三十四條案卷各部分的排列格式。軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)―文件―封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。
第三十五條本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。
第4篇 g公司文書(shū)處理制度
(一)總則
第一條 范圍
本公司文書(shū)處理均按本制度執(zhí)行。在特殊情況下的應(yīng)急處理,事后也須按本制度補(bǔ)齊有關(guān)手續(xù)。
第二條 定義
本制度所指文書(shū),包括以下內(nèi)容:
1.高層決策文書(shū)以及基層下達(dá)的文件。熱點(diǎn)欄目: 20__年個(gè)人總結(jié)
2.部門(mén)會(huì)議文書(shū)與轉(zhuǎn)閱文件。
3.合同書(shū)、證券、證書(shū)和勞動(dòng)協(xié)議書(shū)。
4.志愿書(shū)、違約收文、往來(lái)公文、專利證明和注冊(cè)登記文書(shū)。
5.收支預(yù)算與決算書(shū)、賬本票據(jù)、憑證、各種明細(xì)表、各種規(guī)定與計(jì)劃書(shū)。
6.往來(lái)書(shū)信、電報(bào)、任命書(shū)、意見(jiàn)書(shū)。
7.各種報(bào)告、各種統(tǒng)計(jì)表。
其中“1”與“2”項(xiàng)文書(shū)的處理,原則上按會(huì)議決定處理。
第三條 類別劃分
上述文書(shū)按機(jī)密程度、可劃分為以下幾類:
1.機(jī)密文書(shū)
(1)絕密。
(2)秘密。
(3)保密。
2.普通文書(shū),即機(jī)密文書(shū)以外的文書(shū)。
3.其他文書(shū),如公開(kāi)發(fā)行的書(shū)籍、雜志、報(bào)紙,以及調(diào)查資料類的印刷品或復(fù)印謄寫(xiě)物品的。
第四條 適用原則
(二)文書(shū)的收發(fā)
第五條 收發(fā)
到達(dá)本公司的文書(shū),原則上由總務(wù)部或者另行規(guī)定的其他部門(mén)接受。所有文書(shū)按下列原則處置或送發(fā):
1.普通文書(shū)全部由接受部門(mén)開(kāi)啟或開(kāi)封。啟封時(shí),編上文書(shū)的收發(fā)編號(hào),注明收發(fā)日期;在文書(shū)登記簿上作好登記;由接受部門(mén)的主管,或者由指定的文書(shū)保管員送交有關(guān)部門(mén)有關(guān)人員;文書(shū)當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書(shū)。但是不涉及特別事項(xiàng)的文書(shū),可以簡(jiǎn)化登記手續(xù)。
2.絕密文書(shū)或親啟文書(shū),必須直接送交當(dāng)事者,由文書(shū)當(dāng)事者開(kāi)封與處置。
第六條 制度時(shí)間外的處理
1.值班人員能夠判定為是緊急重要的文書(shū),或者直接寫(xiě)給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書(shū),應(yīng)立即通知秘書(shū)室主任;其他次重要文書(shū),只需通知收發(fā)室的主任,并按其指示處理。
2.所有到達(dá)的文書(shū),值班人員都必須一一作好登記,于此后第一個(gè)工作日早晨轉(zhuǎn)交收發(fā)室。
第七條 收發(fā)決定
所有文書(shū)的接受、轉(zhuǎn)交、登記與領(lǐng)取事宜,都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示。
第八條 設(shè)立信使
在文書(shū)的接受與處理過(guò)程中,各部門(mén)間經(jīng)常需要相互傳遞文書(shū);因此,在文書(shū)檔案室設(shè)一名信使,來(lái)回傳遞各類文書(shū)。
(三)文書(shū)的處理
第九條 處理原則
文書(shū)處理的基本原則是“準(zhǔn)確”與“及時(shí)”,并且明確文書(shū)處理的責(zé)任者。
第十條 成文原則
凡重要的往來(lái)交涉,都必須形成“文書(shū)”或形成記錄,即使情況特殊,也必須事后追憶,形成“備忘錄”。
第十一條 特例
對(duì)那些并不重要的事項(xiàng),或者通過(guò)電話、會(huì)面等簡(jiǎn)單形式處理的事項(xiàng),只需要事后將處理結(jié)果的要點(diǎn)記錄下來(lái)即可。
第十二條 處理手續(xù)
領(lǐng)取文書(shū)的部門(mén),按下列規(guī)定及時(shí)予以處理。
1.凡重要事項(xiàng),或者異常事項(xiàng),應(yīng)立即向所在部門(mén)主管做出報(bào)告,并逐級(jí)向上請(qǐng)示,必要情況下必須與其他部門(mén)取得聯(lián)系,等候并按照上級(jí)指示,處理文書(shū)中涉及的有關(guān)事項(xiàng)。
2.如果文書(shū)中涉及的事項(xiàng),與其他部門(mén)有關(guān),必須在與其他部門(mén)取得聯(lián)系后達(dá)成一致意見(jiàn)再行事。
3.在具體處理時(shí),如果認(rèn)為有必要請(qǐng)其他部門(mén)做出配合,并且其他部門(mén)提供配合需要一定的時(shí)間,在這種情況下,應(yīng)事先征得對(duì)方的意見(jiàn)。
4.如果事情涉及兩個(gè)以上的部門(mén),并且難以判斷由何部門(mén)出面主持時(shí),應(yīng)聽(tīng)取其他部門(mén)的處理意見(jiàn)。
第十三條 防止拖延
文書(shū)檔案部門(mén)有責(zé)任督促有關(guān)部門(mén)處理文書(shū)指定的事項(xiàng),以防止文書(shū)的處理延遲或停頓,如發(fā)生延遲或停頓現(xiàn)象,應(yīng)立即交文書(shū)檔案部門(mén)處理。
第十四條 重要文書(shū)的保管
機(jī)要或絕密文書(shū)以及其他重要文件,必須存放在帶鎖的檔案文件柜中,予以嚴(yán)格保管。
文件柜的存放,必須選擇在發(fā)生意外時(shí),能夠安全、迅速轉(zhuǎn)移出去,放在容易發(fā)現(xiàn)的醒目位置。
(四)文書(shū)的制作
第十五條 用紙的規(guī)格
制作文書(shū)的用紙,除特殊情況外,原則上采用規(guī)格。
第十六條 字句
文書(shū)應(yīng)以簡(jiǎn)單明了的文體記述,采用標(biāo)準(zhǔn)的簡(jiǎn)體漢字,避免使用艱澀的詞句。
第十七條 文體
全部文書(shū)一律采用書(shū)面文體。
第十八條 復(fù)印
絕密文書(shū)未經(jīng)主管認(rèn)可不得擅自制作或復(fù)印副本,在特別有必要的情況下,必須注明包括正本在內(nèi)共復(fù)印多少份,送往何部門(mén)等等。
第十九條 署名
在文書(shū)發(fā)送與轉(zhuǎn)交時(shí)必須按下列要求署名,特殊情況或有專項(xiàng)指示的情況除外。
1.代表公司名義締結(jié)的合同書(shū)、往來(lái)公文、公司公告及向政府機(jī)構(gòu)提交的報(bào)告,全部署名“董事會(huì)代表”。
2.對(duì)外廣告及宣傳,采用公司名稱。
3.除此之外的文書(shū),署上相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)名稱,以及部門(mén)經(jīng)理的職務(wù)與姓名。
不重要的文書(shū),只需署上經(jīng)辦人姓名。
第5篇 物業(yè)公司往來(lái)文書(shū)控制保密制度
物業(yè)公司往來(lái)文書(shū)控制及保密制度
1.文書(shū)往來(lái)需嚴(yán)格,其中包括
(1)外發(fā)文書(shū):必需由總經(jīng)理辦公室發(fā)出
(2)內(nèi)部文書(shū):必需由部門(mén)主管發(fā)出或部門(mén)蓋公章才算有效公文
(3)保密文件:必需統(tǒng)一由行政或總經(jīng)理指派人員拆閱。
2.保密制度
(1)本制度是為處理涉及公司機(jī)密的文件及其機(jī)要事項(xiàng)而制定。公司職員必須根據(jù)自己的職務(wù)遵守處理機(jī)要文件及機(jī)要事項(xiàng)的紀(jì)律。
(2)本規(guī)定的修改與廢止、由辦公室提議,公司總經(jīng)理決定后實(shí)施。
(3)本規(guī)定中所稱機(jī)要是指不得泄露其內(nèi)容的文件及事項(xiàng),凡符合下列條款之一者均屬于此。
a.關(guān)于公司的重要政策或計(jì)劃;
b.關(guān)于人事問(wèn)題;
c.關(guān)于重要會(huì)議的討論事項(xiàng);
d.關(guān)于業(yè)主或租戶的檔案資料;
e.契約、協(xié)定或根據(jù)協(xié)商而決定的事項(xiàng);
f.規(guī)定、命令中特別指定的事項(xiàng)。
(4)機(jī)要文件及其處理,按其程序可分為以下三種:-
a.秘密,不能向部門(mén)經(jīng)理及主管,以及業(yè)務(wù)上相關(guān)人員以外者公開(kāi)。
b.公司內(nèi)部秘密,不能向公司以外公開(kāi)。
c.絕密,不能向部門(mén)經(jīng)理及主管,以及特別指名的最小范圍內(nèi)的相關(guān)工作人員以及承辦人員以外者公開(kāi)。
(5)機(jī)要文件、機(jī)要事項(xiàng)及其種類的認(rèn)定,原則上由所管部門(mén)的經(jīng)理負(fù)責(zé),但公司總經(jīng)理可以命其變更。
(6)機(jī)要文件或機(jī)要事項(xiàng)由該業(yè)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)印制和傳達(dá)。
(7)機(jī)要文件由其制發(fā)部門(mén)制成正本、副本兩份、一份由制發(fā)部門(mén)分門(mén)別類加以保管,另一份由辦公室專人保管。機(jī)要文件應(yīng)加蓋相應(yīng)的紅色標(biāo)記,其處理和保管由收件人自行處理。
(8)機(jī)要文件的制發(fā)部門(mén)應(yīng)備有發(fā)文簿,文件發(fā)送至有關(guān)部門(mén)時(shí),必須請(qǐng)收件人簽字蓋章。
(9)總公司及分公司之間文件的來(lái)往傳送或郵寄時(shí),應(yīng)采用親啟信函方式,必要時(shí)應(yīng)采用掛號(hào)信函方式。
(10)公司內(nèi)機(jī)要文件的傳遞,除責(zé)任者自行攜帶方式外,必須加封后傳遞。不能以文件方式傳遞的秘密事項(xiàng)必須由直接關(guān)系者親自傳達(dá)。
(11)機(jī)要文件須經(jīng)制發(fā)部門(mén)的經(jīng)理同意后方可復(fù)制。機(jī)要文件復(fù)制時(shí)制發(fā)部門(mén)應(yīng)將復(fù)制件數(shù)量在原件或副本上詳細(xì)記錄,并在上述(2.2.8)款規(guī)定的發(fā)文簿上記載復(fù)制件的去向。
(12)秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事項(xiàng),由制發(fā)部門(mén)的經(jīng)理負(fù)責(zé),請(qǐng)專人進(jìn)行分發(fā)和傳送,但必須履行上述(2.2.8)、(2.2.9)款規(guī)定的手續(xù)。
(13)機(jī)要文件及其相關(guān)草案、其他無(wú)用物品的銷毀,應(yīng)確定一定的時(shí)間,由所管經(jīng)理負(fù)責(zé)銷毀。
(14)凡違反本規(guī)定者,由總經(jīng)理辦公室討論處理
一般文件由總經(jīng)理發(fā)到各部門(mén)主管處理或存閱,送回行政部存檔。所有外發(fā)及保密文件,必需有總經(jīng)理記錄,以使在存送中收獲,亦可以拷貝出來(lái)。
第6篇 投資公司文書(shū)檔案管理制度
投資開(kāi)發(fā)公司文書(shū)檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為規(guī)范公司文書(shū)檔案管理,維護(hù)檔案材料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性,更好地促進(jìn)公司各項(xiàng)工作,特制訂本制度。
第二條 歸檔的文書(shū)檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。
第三條 本制度適用于公司辦公室的文書(shū)檔案管理工作。
第二章 文書(shū)檔案管理職責(zé)
第四條 綜合辦公室是文書(shū)檔案管理的職能部門(mén),辦公室派專人負(fù)責(zé)對(duì)文書(shū)檔案的管理工作。
第五條 文書(shū)檔案管理崗位職責(zé):負(fù)責(zé)對(duì)文書(shū)檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。
第三章 文書(shū)檔案文件材料歸檔范圍
第六條文書(shū)檔案文件材料的歸檔范圍
1.會(huì)議類
1.1公司召開(kāi)的職工大會(huì)、年度工作會(huì)議材料;
1.2董事會(huì)、股東會(huì)會(huì)議材料;
1.3總經(jīng)理辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要;
1.4黨支部會(huì)議記錄、紀(jì)要;
1.5各類項(xiàng)目方面的評(píng)審會(huì)、專家論證會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、座談會(huì)及聽(tīng)證會(huì)等會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議照片、錄音等;
1.6參加上級(jí)及其他單位召開(kāi)的會(huì)議帶回的會(huì)議材料。
2.上級(jí)單位頒發(fā)的需公司執(zhí)行的文件。
3.上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的指示、講話、題詞、照片等材料。
4.上級(jí)單位發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
5.公司的請(qǐng)示與上級(jí)單位的批復(fù)文件。
6.公司印發(fā)的各類文件與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
7.公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。
8.公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、財(cái)務(wù)年報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
9.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
10.本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
11.本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
12.公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。
13.反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
14.公司制定的章程、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)管理規(guī)程等文件材料。
第四章 文書(shū)檔案歸檔整理
第七條 歸檔文件是應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
第八條 歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、裝盒,使之有序化的過(guò)程。
第九條 歸檔文件整理的要求
1.歸檔文件要齊全完整,按年度―組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。
2.對(duì)跨年度文件的處理:年度計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等放在針對(duì)年度;跨年度或多年度的的計(jì)劃,放在針對(duì)的第一年;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年整理;跨年度或多年度的總結(jié),放在針對(duì)的最后一年;跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年,沒(méi)有復(fù)文的放在請(qǐng)示年;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年,也可放在會(huì)議執(zhí)行年。
3.歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)。
3.1以公司名義發(fā)出的文件,歸入公司機(jī)構(gòu)類。由綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)整理工作;
3.2以業(yè)務(wù)部門(mén)名義發(fā)出的文件材料,歸入業(yè)務(wù)部門(mén)機(jī)構(gòu)類,由各部門(mén)專門(mén)人員負(fù)責(zé)整理工作。
4.歸檔文件整理時(shí)所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。
5.歸檔文件整理應(yīng)按照文件形成的規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,并按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
6.歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目順序相一致,保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)地找到文件實(shí)體。
7.不同年度形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。
8.應(yīng)使用規(guī)范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。
第十條 歸檔文件整理程序
1.將歸檔文件以件為整理單位,進(jìn)行文件級(jí)管理。
1.1每份文件為一件;
1.2文件正文、發(fā)文稿紙與底稿為一件,重要文件須保留歷次修改稿的,其正文與歷次底稿(包括定稿)各為一件;排列順序?yàn)?正文、發(fā)文稿紙、底稿;
1.3正文與附件為一件,附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí),也可各為一件;排列順序?yàn)?正文、附件、發(fā)文稿紙、底稿;
1.4原件與復(fù)制件為一件;排列順序?yàn)?原件、復(fù)制件;
1.5轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;排列順序?yàn)?轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文、發(fā)文稿紙、底稿;
1.6報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件;
1.7來(lái)文與復(fù)文為一件;排列順序?yàn)?復(fù)文、發(fā)文稿紙、來(lái)文。
2.按歸檔文件質(zhì)量要求對(duì)破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。
2.1歸檔文件材料由于使用不當(dāng),產(chǎn)生文件材料破損、局部殘缺等現(xiàn)象,應(yīng)在裝訂前進(jìn)行修裱(修補(bǔ)或托裱);
2.2對(duì)字跡模糊或易退變的文件,采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制,如:傳真件字跡耐久性差,須復(fù)制后才能歸檔;
2.3紙張幅面大于a4紙時(shí)需要對(duì)超大紙張加以折疊,如:報(bào)表、圖樣等。
3.去除易銹蝕的裝訂用品(訂書(shū)釘、曲別針、大頭針等),以避免對(duì)檔案潛在的危害。
4.將歸檔文件按件裝訂,裝訂方式采用左上角裝訂,應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊;便于翻閱利用。
5.在每件首頁(yè)上端中間空白位置加蓋歸檔章,按分類、排列次序逐件編號(hào),并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。
6.按分類方案和件號(hào)順序填寫(xiě)歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設(shè)置:件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。
7.填寫(xiě)備考表,備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后,用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說(shuō)明。
8.按件號(hào)順序裝入統(tǒng)一規(guī)定的檔案盒。
9.填寫(xiě)檔案盒盒脊的項(xiàng)目,包括年度、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)和盒號(hào)。
第十一條 文書(shū)檔案整理歸檔工作應(yīng)在每年4月底前完成。
第五章 文書(shū)檔案保管
第十二條 檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
第十三條 檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
第十四條 經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
第十五條 嚴(yán)格遵守檔
案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。
第十六條 凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
第六章 檔案借閱制度
第十七條 檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
第十八條 借閱檔案,必須填寫(xiě)《檔案借閱登記表》。借閱時(shí)間一律不得超過(guò)一周,必要時(shí)可以續(xù)借,但重要文件必須當(dāng)天歸還。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)綜合辦公室主任報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
第十九條 嚴(yán)格遵守保密工作條例,檔案管理人員和借閱人員均不得泄密,對(duì)密級(jí)高的檔案,要經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后方可借閱。
第二十條 借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。
第二十一條 借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。
第七章 其他
第二十二條 本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
第7篇 投資公司文書(shū)處理制度
投資開(kāi)發(fā)公司文書(shū)處理制度
1.綜合辦公室收文后,送公司領(lǐng)導(dǎo)班子和有關(guān)部門(mén)輪閱,輪閱者必須加快文件輪閱速度,如業(yè)務(wù)上需要,可復(fù)印一份參閱。
2.以公司或管委會(huì)名義的發(fā)文,由業(yè)務(wù)部門(mén)起草,綜合辦公室把關(guān),按程序簽發(fā)。
3.下屬公司或業(yè)務(wù)單位的請(qǐng)示件,由綜合辦公室提出擬辦意見(jiàn),交相關(guān)部門(mén)承辦,由分管領(lǐng)導(dǎo)審核后,報(bào)總經(jīng)理批示。
4.對(duì)閱辦文件、下屬公司或業(yè)務(wù)單位的請(qǐng)示件,相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)閱辦后應(yīng)及時(shí)送綜合辦公室歸檔。
5.凡參加上級(jí)召開(kāi)的重要會(huì)議的文件和領(lǐng)導(dǎo)講話稿,應(yīng)在一周內(nèi)交綜合辦公室歸檔。
6.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)及時(shí)轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門(mén)辦理。如需復(fù)印、打印的文件,則由承辦部門(mén)按規(guī)定辦理。
第8篇 物業(yè)公司往來(lái)文書(shū)控制保密制度怎么寫(xiě)
物業(yè)公司往來(lái)文書(shū)控制及保密制度1.文書(shū)往來(lái)需嚴(yán)格,其中包括
(1)外發(fā)文書(shū):必需由總經(jīng)理辦公室發(fā)出
(2)內(nèi)部文書(shū):必需由部門(mén)主管發(fā)出或部門(mén)蓋公章才算有效公文
(3)保密文件:必需統(tǒng)一由行政或總經(jīng)理指派人員拆閱。
2. 保密制度
(1)本制度是為處理涉及公司機(jī)密的文件及其機(jī)要事項(xiàng)而制定。
公司職員必須根據(jù)自己的職務(wù)遵守處理機(jī)要文件及機(jī)要事項(xiàng)的紀(jì)律。
(2)本規(guī)定的修改與廢止、由辦公室提議,公司總經(jīng)理決定后實(shí)施。
(3)本規(guī)定中所稱機(jī)要是指不得泄露其內(nèi)容的文件及事項(xiàng),凡符合下列條款之一者均屬于此。
a.關(guān)于公司的重要政策或計(jì)劃;
b.關(guān)于人事問(wèn)題;
c.關(guān)于重要會(huì)議的討論事項(xiàng);
d.關(guān)于業(yè)主或租戶的檔案資料;
e.契約、協(xié)定或根據(jù)協(xié)商而決定的事項(xiàng);
f.規(guī)定、命令中特別指定的事項(xiàng)。
(4)機(jī)要文件及其處理,按其程序可分為以下三種:-a.秘密,不能向部門(mén)經(jīng)理及主管,以及業(yè)務(wù)上相關(guān)人員以外者公開(kāi)。
b.公司內(nèi)部秘密,不能向公司以外公開(kāi)。
c.絕密,不能向部門(mén)經(jīng)理及主管,以及特別指名的最小范圍內(nèi)的相關(guān)工作人員以及承辦人員以外者公開(kāi)。
(5)機(jī)要文件、機(jī)要事項(xiàng)及其種類的認(rèn)定,原則上由所管部門(mén)的經(jīng)理負(fù)責(zé),但公司總經(jīng)理可以命其變更。
(6)機(jī)要文件或機(jī)要事項(xiàng)由該業(yè)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)印制和傳達(dá)。
(7)機(jī)要文件由其制發(fā)部門(mén)制成正本、副本兩份、一份由制發(fā)部門(mén)分門(mén)別類加以保管,另一份由辦公室專人保管。
機(jī)要文件應(yīng)加蓋相應(yīng)的紅色標(biāo)記,其處理和保管由收件人自行處理。
(8)機(jī)要文件的制發(fā)部門(mén)應(yīng)備有發(fā)文簿,文件發(fā)送至有關(guān)部門(mén)時(shí),必須請(qǐng)收件人簽字蓋章。
(9)總公司及分公司之間文件的來(lái)往傳送或郵寄時(shí),應(yīng)采用親啟信函方式,必要時(shí)應(yīng)采用掛號(hào)信函方式。
(10)公司內(nèi)機(jī)要文件的傳遞,除責(zé)任者自行攜帶方式外,必須加封后傳遞。
不能以文件方式傳遞的秘密事項(xiàng)必須由直接關(guān)系者親自傳達(dá)。
(11)機(jī)要文件須經(jīng)制發(fā)部門(mén)的經(jīng)理同意后方可復(fù)制。
機(jī)要文件復(fù)制時(shí)制發(fā)部門(mén)應(yīng)將復(fù)制件數(shù)量在原件或副本上詳細(xì)記錄,并在上述(
2.2.8 )款規(guī)定的發(fā)文簿上記載復(fù)制件的去向。
(12)秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事項(xiàng),由制發(fā)部門(mén)的經(jīng)理負(fù)責(zé),請(qǐng)專人進(jìn)行分發(fā)和傳送,但必須履行上述(
2.2.8 )、(
2.2.9 )款規(guī)定的手續(xù)。
(13)機(jī)要文件及其相關(guān)草案、其他無(wú)用物品的銷毀,應(yīng)確定一定的時(shí)間,由所管經(jīng)理負(fù)責(zé)銷毀。
(14)凡違反本規(guī)定者,由總經(jīng)理辦公室討論處理一般文件由總經(jīng)理發(fā)到各部門(mén)主管處理或存閱,送回行政部存檔。
所有外發(fā)及保密文件,必需有總經(jīng)理記錄,以使在存送中收獲,亦可以拷貝出來(lái)。
第9篇 公司文書(shū)管理制度9
公司文書(shū)管理制度范本(九)
總則
第一條 為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文書(shū)管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本辦法。
第二條 公司文書(shū)是傳達(dá)方針、發(fā)布指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題,指導(dǎo)和商洽工作,報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具,
各級(jí)部門(mén)必須認(rèn)真做好文書(shū)管理工作。
第三條 文書(shū)處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、簡(jiǎn)便,文書(shū)由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分發(fā)、傳遞、用印、立卷、歸檔。
第四條 文書(shū)管理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,確保公司機(jī)密。
文書(shū)主要種類
第五條 公司文書(shū)種類主要有:
(一)決定、決議:對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,用“決定”;經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用“決議”。
(二)通告:公布應(yīng)當(dāng)普遍遵守的事項(xiàng),用“通告”。
(三)通知:發(fā)布規(guī)章制度,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí),同級(jí)和不相隸屬部門(mén)的文書(shū),批轉(zhuǎn)下級(jí)部門(mén)的公文,要求下級(jí)部門(mén)辦理和需要周知或共同執(zhí)行事項(xiàng),用“通知”。
(四)通報(bào):表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況,用“通報(bào)”。
(五)報(bào)告、請(qǐng)示:向上級(jí)部門(mén)匯報(bào)工作,反映情況,提出建議,用“報(bào)告”;向上級(jí)請(qǐng)求指示,批準(zhǔn),用“請(qǐng)示”。
(六)批復(fù):答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)或?qū)ο录?jí)布署工作,用“批復(fù)”。
(七)會(huì)議紀(jì)要:傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與全單位共同遵守執(zhí)行者,用“會(huì)議紀(jì)要”。
(八)工作志:記錄日、周、月工作情況(包括工作安排,工作進(jìn)度、工作業(yè)績(jī)、工作設(shè)想與建議等)者,用“工作志”。
(九)工作計(jì)劃;進(jìn)行本年、季、月、周工作安排者用“工作計(jì)劃”。
文書(shū)格式
第六條 文書(shū)一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、秘密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間,抄送機(jī)關(guān),附注等部分組成。
(一)文書(shū)標(biāo)題,應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括文書(shū)的主要內(nèi)容,一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和文書(shū)種類,除批轉(zhuǎn)規(guī)章制度外,
一般不加書(shū)名號(hào)。
(二)發(fā)文字號(hào),包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào),如幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合發(fā)文只標(biāo)明主辦部門(mén)發(fā)文字號(hào)。
(三)文書(shū)一律加蓋印章,上報(bào)的文書(shū),應(yīng)注明簽發(fā)人。
(四)秘密文書(shū)應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。
(五)緊急文書(shū)分別標(biāo)明“特急”、“急”。
(六)請(qǐng)示一般只寫(xiě)一個(gè)主送部門(mén),如需同時(shí)送其他部門(mén),應(yīng)用抄報(bào)形式。
(七)文書(shū)如有附件,應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。
(八)發(fā)文部門(mén)應(yīng)寫(xiě)全稱和規(guī)范化簡(jiǎn)稱,幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合發(fā)文,應(yīng)將主辦部門(mén)排列在前。
(九)會(huì)議通過(guò)的文件,應(yīng)在標(biāo)題之下,正文之前注明會(huì)議各名稱和通過(guò)日期。
(十)文字從左至右橫寫(xiě),橫排。
第七條 文書(shū)用紙一般用十六開(kāi)型(包括國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)大十六開(kāi)),左側(cè)裝訂,如公司統(tǒng)一格式者,必須使用公司印制的統(tǒng)一式樣。“通告”、“通知”用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。
文書(shū)辦理
第八條 文書(shū)處理一般包括登記、分發(fā)、批示、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸擋、銷毀等程序。
第九條 凡需辦理的文書(shū),辦公室應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)送總經(jīng)理,副總經(jīng)理或交有關(guān)部門(mén)辦理,并提出辦理時(shí)限。
第十條 已送總經(jīng)理、副總經(jīng)理批示的文書(shū),應(yīng)在兩日內(nèi)批辦,緊急文書(shū)應(yīng)當(dāng)日批辦,過(guò)期不批辦者自動(dòng)生效,責(zé)任由批示人承擔(dān),交有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)辦理的文書(shū),辦公室應(yīng)根據(jù)辦理時(shí)限檢查催辦,防止漏辦和延誤,凡逾期延誤或漏辦者,部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
第十一條 草擬文書(shū)必須符合下列要求:
(一)要符合公司的規(guī)章制度及有關(guān)規(guī)定,如提出新的政策規(guī)定,應(yīng)加以說(shuō)明。
(二)情況要具體,觀點(diǎn)要明確,內(nèi)容要全面,表達(dá)要規(guī)范,條理要清楚,層次要分明,文字要精練,書(shū)寫(xiě)要工整,標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確,篇幅要簡(jiǎn)短。
(三)人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確、時(shí)間應(yīng)寫(xiě)具體的年、月、日。
(四)文書(shū)中的數(shù)字,除發(fā)文字號(hào),統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、百分比、專用術(shù)語(yǔ)和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外,
一般用漢字書(shū)寫(xiě),在同一文書(shū)中9數(shù)字的使用前后一致。
第十二條 公司對(duì)外發(fā)出的文書(shū)由總經(jīng)理簽發(fā),公司對(duì)內(nèi)發(fā)出的文書(shū),由總經(jīng)理授權(quán),副總經(jīng)理簽發(fā),辦公室直
接發(fā)出的文書(shū),辦公家主任簽發(fā),其他部門(mén)發(fā)出的文書(shū),由部門(mén)負(fù)貴人簽發(fā)。
第十三條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人審批文書(shū)要認(rèn)真負(fù)責(zé),文件主批人應(yīng)簽屬自己明確具體的意見(jiàn),姓名和時(shí)間。
第十四條 草擬和簽批文書(shū),應(yīng)使用碳素墨水鋼筆或毛筆。
第十五條 行文部門(mén)在將文書(shū)送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前,應(yīng)認(rèn)真做好審核工作,審核的重點(diǎn)為:是否需要行文,文書(shū)內(nèi)
容,文字表達(dá),文種使用,格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。然后上報(bào)總經(jīng)理,主管副總經(jīng)理,簽報(bào)后的文書(shū)由辦公室審核。
第十六條 秘密文書(shū)不得翻印、轉(zhuǎn)發(fā),傳遞秘密文書(shū)時(shí),必須采取相應(yīng)的保密措施,確保文件安全。
文書(shū)立卷和銷毀
第十七條 文書(shū)辦完后,應(yīng)及時(shí)將文書(shū)定稿,正本和有關(guān)材料整理立卷。
第十八條 文書(shū)立卷應(yīng)根據(jù)其特征,相互聯(lián)系和依存價(jià)值分類整理,保證齊全完整,正確反映部門(mén)主要工作情況
便于保管、查找、利用。
第十九條 立卷的文書(shū)應(yīng)按有關(guān)規(guī)定由力b公室保管,個(gè)人不得保存應(yīng)存檔的文書(shū)。
第二十條 沒(méi)有存檔價(jià)值和存查必要的文書(shū)經(jīng)過(guò)鑒別并報(bào).副總經(jīng)理批準(zhǔn),可定期銷毀,銷毀秘密文書(shū)要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。
附 則
第二十一條 本辦法根據(jù)實(shí)際情況可制定規(guī)定,其修改、補(bǔ)充、解釋權(quán)歸公司辦公室。
第二十二條 本辦法從發(fā)布之日起施行。
第10篇 某品牌服裝公司機(jī)要文書(shū)保密制度
品牌服裝公司機(jī)要文書(shū)保密制度
總則
第一條 為保守公司秘密,維護(hù)公司權(quán)益,特制定本制度。
第二條 公司秘密是關(guān)系公司權(quán)力和利益,依照特定程序確定,在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。
第三條 公司附屬組織和分支機(jī)構(gòu)以及職員都有保守公司秘密的義務(wù)。
第四條 公司保密工作,實(shí)行既確保秘密又做便利工作的方針。
第五條 對(duì)保守、保護(hù)公司秘密以及改進(jìn)保密技術(shù)、措施等方面成績(jī)顯著的部門(mén)或者職員實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)。
保密范圍和密級(jí)確定
第六條 公司秘密包括本制度第二條 規(guī)定的下列秘密事項(xiàng):
(一)公司重大決策中的秘密事項(xiàng)。
(二)公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策。
(三)公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書(shū)及可行性報(bào)告、主要會(huì)議記錄。
(四)公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
(五)公司所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開(kāi)的各類信息。
(六)公司職員人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料。
(七)其他經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。
一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。
第七條 公司秘密的密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。
絕密是最重要的公司秘密,泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭受特別嚴(yán)重的損害;機(jī)密是重要的公司秘密,泄露會(huì)使公司權(quán)益和利益遭到嚴(yán)重的損害;秘密是一般的公司秘密,泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭受損害。
第八條 公司秘級(jí)的確定:
(一)公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中,直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級(jí);
(二)公司的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營(yíng)情況為機(jī)密級(jí);
(三)公司人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開(kāi)的各類信息為秘密級(jí)。
第九條 屬于公司秘密的文件、資料,應(yīng)當(dāng)依據(jù)本制度第七條 、第八條 的規(guī)定標(biāo)明密級(jí),并確定保密期限。保密期限屆滿,自行解密。
保密措施
第十條 屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀,由總經(jīng)理或總經(jīng)理委托專人執(zhí)行。
采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由電腦管理人員負(fù)責(zé)保密,設(shè)置密碼。
第十一條 對(duì)于密級(jí)的文件、資料和其他物品,必須采取以下保密措施。
(一)非經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄;
(二)收發(fā)、傳遞和外出攜帶,由指定人員擔(dān)任,并采取必要的安全措施;
(三)在設(shè)備完善的保險(xiǎn)裝置中保存。
第十二條 屬于公司秘密的設(shè)備或者服裝款式的開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)、展示、保存、處理,由公司指定專門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)執(zhí)行,并采用相應(yīng)的保密措施。
第十三條 在對(duì)外交行為表現(xiàn)與合作中需要提供公司秘密事項(xiàng)的,應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
第十四條 具有屬于公司秘密內(nèi)容的會(huì)議和其他活動(dòng),主辦部門(mén)應(yīng)采取下列保密措施;
(一)選擇具備保密條 件的會(huì)議場(chǎng)所。
(二)根據(jù)工作需要,限定參加會(huì)議人員的范圍,對(duì)參加涉及密級(jí)事項(xiàng)會(huì)議的人員予以指定;
(三)依照保密規(guī)定使用會(huì)議設(shè)備和管理會(huì)議文件;
(四)確定會(huì)議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。
第十五條 不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密,不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?不準(zhǔn)通過(guò)其他方式傳遞公司秘密。
第十六條 公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時(shí),應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告總經(jīng)理;總經(jīng)理接到報(bào)告,應(yīng)立即作出處理。
責(zé)任與處罰
第十七條 出現(xiàn)下列情況之一者,給予警告,并扣發(fā)工資50元以上500元以下;
(一)泄露公司秘密,尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的;
(二)違反本制度第十條 、第十二條 、第十三條 、第十四條 、第十五條 規(guī)定的秘密內(nèi)容的;
(三)已泄露公司秘密但采取補(bǔ)救措施的。
第十八條 出現(xiàn)下列情況之一的,予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟(jì)損失;
(一)故意或過(guò)失泄露公司秘密,造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的;
(二)違反本保密制度規(guī)定,為他人竊取、刺探、收買(mǎi)或違章提供公司秘密的;
(三)利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。
附則
第十九條 本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一:
(一)使公司秘密被不應(yīng)知悉者知悉的;
(二)使公司秘密超出了限定的接觸范圍。而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的。
第11篇 房地產(chǎn)公司文書(shū)管理制度
房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司文書(shū)管理制度
一、發(fā)文
1、起草:公文文體、格式等使用準(zhǔn)確、符合規(guī)范要求;文字要準(zhǔn)確、精練,條理要清楚,層次要分明,用語(yǔ)要規(guī)范,公司本部各部門(mén)的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)人起草辦公室審核,總經(jīng)理簽發(fā)。公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核,公司總經(jīng)理簽發(fā)。
2、審批:據(jù)文件性質(zhì)、范圍、密級(jí)由相應(yīng)權(quán)屬范圍內(nèi)的管理人員審批。
3、發(fā)送:文件簽發(fā)后,送辦公室統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門(mén)校對(duì),校對(duì)無(wú)誤方能復(fù)印、蓋章。文件和原稿,由辦公室分類歸檔,保存?zhèn)洳椤?/p>
二、收文
1、屬于秘密的文件,核稿人應(yīng)該注明秘密字樣,并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報(bào)送。
2、文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門(mén)、接件人等事項(xiàng)登記清楚,并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。
3、外來(lái)的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收,并分類登記。由辦公室主任提出處理意見(jiàn)后,簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén),不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
三、文印工作
1、公司的文件,有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部遞傳的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
2、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真,須經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理;部門(mén)經(jīng)理不在時(shí),可經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意后辦理。
免影響公司的正常工作。
4、文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作,按時(shí)完成任務(wù)。對(duì)收到的文件資料,應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門(mén)、人員送發(fā),或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來(lái)拿取回,不得延誤。
5、文印室人員應(yīng)樹(shù)立嚴(yán)格的保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人,不得截留任何文件。
6、文印室對(duì)送來(lái)打印、復(fù)印、傳真的文件資料,應(yīng)做好登記,并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。
7、 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的,給予批評(píng)或處 50 元以上罰款,屢教不改或給公司造成不良的社會(huì)影響或較大經(jīng)濟(jì)損失的,處50 元以上罰款直至辭退。
第12篇 公司文書(shū)管理制度
公司文書(shū)管理制度范本
(九) 總則
第一條 為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文書(shū)管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本辦法。
第期。
(十) 文字從左至右橫寫(xiě),橫排。
第七條 文書(shū)用紙一般用十六開(kāi)型(包括國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)大十六開(kāi)),左側(cè)裝訂,如公司統(tǒng)一格式者,必須使用公司印制的統(tǒng)一式樣?！巴ǜ妗?、“通知”用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。文書(shū)辦理
第八條 文書(shū)處理一般包括登記、分發(fā)、批示、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸擋、銷毀等程序。
第九條 凡需辦理的文書(shū),辦公室應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)送總經(jīng)理,副總經(jīng)理或交有關(guān)部門(mén)辦理,并提出辦理時(shí)限。
第十條 已送總經(jīng)理、副總經(jīng)理批示的文書(shū),應(yīng)在兩日內(nèi)批辦,緊急文書(shū)應(yīng)當(dāng)日批辦,過(guò)期不批辦者自動(dòng)生效,責(zé)任由批示人承擔(dān),交有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)辦理的文書(shū),辦公室應(yīng)根據(jù)辦理時(shí)限檢查催辦,防止漏辦和延誤,凡逾期延誤或漏辦者,部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
第十一條 草擬文書(shū)必須符合下列要求:
(一) 要符合公司的規(guī)章制度及有關(guān)規(guī)定,如提出新的政策規(guī)定,應(yīng)加以說(shuō)明。
(。
(四) 文書(shū)中的數(shù)字,除發(fā)文字號(hào),統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、百分比、專用術(shù)語(yǔ)和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外,一般用漢字書(shū)寫(xiě),在同一文書(shū)中9數(shù)字的使用前后一致。
第十二條 公司對(duì)外發(fā)出的文書(shū)由總經(jīng)理簽發(fā),公司對(duì)內(nèi)發(fā)出的文書(shū),由總經(jīng)理授權(quán),副總經(jīng)理簽發(fā),辦公室直接發(fā)出的文書(shū),辦公家主任簽發(fā),其他部門(mén)發(fā)出的文書(shū),由部門(mén)負(fù)貴人簽發(fā)。
第十三條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人審批文書(shū)要認(rèn)真負(fù)責(zé),文件主批人應(yīng)簽屬自己明確具體的意見(jiàn),姓名和時(shí)間。
第十四條 草擬和簽批文書(shū),應(yīng)使用碳素墨水鋼筆或毛筆。
第十五條 行文部門(mén)在將文書(shū)送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前,應(yīng)認(rèn)真做好審核工作,審核的重點(diǎn)為:是否需要行文,文書(shū)內(nèi)容,文字表達(dá),文種使用,格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。然后上報(bào)總經(jīng)理,主管副總經(jīng)理,簽報(bào)后的文書(shū)由辦公室審核。
第十六條 秘密文書(shū)不得翻印、轉(zhuǎn)發(fā),傳遞秘密文書(shū)時(shí),必須采取相應(yīng)的保密措施,確保文件安全。文書(shū)立卷和銷毀
第十七條 文書(shū)辦完后,應(yīng)及時(shí)將文書(shū)定稿,正本和有關(guān)材料整理立卷。
第十八條 文書(shū)立卷應(yīng)根據(jù)其特征,相互聯(lián)系和依存價(jià)值分類整理,保證齊全完整,正確反映部門(mén)主要工作情況便于保管、查找、利用。
第十九條 立卷的文書(shū)應(yīng)按有關(guān)規(guī)定由力b公室保管,個(gè)人不得保存應(yīng)存檔的文書(shū)。
第二十條 沒(méi)有存檔價(jià)值和存查必要的文書(shū)經(jīng)過(guò)鑒別并報(bào).副總經(jīng)理批準(zhǔn),可定期銷毀,銷毀秘密文書(shū)要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。附 則
第二十一條 本辦法根據(jù)實(shí)際情況可制定規(guī)定,其修改、補(bǔ)充、解釋權(quán)歸公司辦公室。
第二十二條 本辦法從發(fā)布之日起施行。
第13篇 _房地產(chǎn)公司文書(shū)管理制度
房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司文書(shū)管理制度
第一章 總則
第一條 為使公司文書(shū)管理制度化、規(guī)范化,以增進(jìn)文書(shū)處理的品質(zhì)及效率,特制定本制度。
第二條 范圍
本公司各部門(mén)與外界往來(lái)文書(shū)的收發(fā)均由行政管理部負(fù)責(zé)。
第二章 收文
第三條 簽收文件時(shí),要確認(rèn)收文單位或收件人姓名無(wú)誤后再進(jìn)行簽收。
第四條 簽收文件時(shí),要對(duì)文件的分?jǐn)?shù)、標(biāo)題等內(nèi)容逐分清查核對(duì),如發(fā)現(xiàn)其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
第五條 簽收文件應(yīng)簽寫(xiě)姓名并注明時(shí)間。
第六條 文件的登記編號(hào):對(duì)收到的文件,要分類逐件在《收文登記簿》上詳細(xì)登記或通過(guò)電子掃描建立《電子收文登記簿》。登記項(xiàng)目一般包括收到日期、順序編號(hào)、來(lái)文單位、發(fā)文字號(hào)和文件標(biāo)題。參加各種會(huì)議帶回的文件、材料,在傳達(dá)、匯報(bào)結(jié)束后應(yīng)交行政管理部保管,個(gè)人不得存放。
第七條 內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn),由各部門(mén)自行登記、收文、立卷、存檔。
第三章 發(fā)文
第八條 公司的文件由行政管理部負(fù)責(zé)起草和審核,由總經(jīng)理簽發(fā);公司文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草的,應(yīng)報(bào)辦公室審核,由總經(jīng)理簽發(fā)。
第九條 以各部門(mén)名義撰寫(xiě)的文件,由各部門(mén)自行登記、簽發(fā)。
第十條 在公司日常項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件的形式發(fā)布。
第四章 分文
第十一條 外來(lái)文件由行政管理部登記收文后,根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門(mén)處理。
第十二條 內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時(shí),由發(fā)文部門(mén)登記簽發(fā)后,直接送收文部門(mén)登記簽收。
第五章 會(huì)簽
第十三條 許多部門(mén)或多人會(huì)簽處理的文件應(yīng)附上《收文處理單》。
第十四條 各部門(mén)收到需參與會(huì)簽的文件時(shí),須本著本部門(mén)的職責(zé)及時(shí)認(rèn)真處理并簽署意見(jiàn)。
第十五條 文件收文后,再依《收文處理單》內(nèi)所指定的會(huì)簽順序,轉(zhuǎn)送其他會(huì)簽部門(mén)或某人,若某部門(mén)或某人為最后一個(gè)會(huì)簽單位,則處理后見(jiàn)本文件轉(zhuǎn)送行政管理部。
第十六條 重要文件的審核、批示與執(zhí)行涉及公司總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由總經(jīng)理審核的文件,由行政管理部匯總簽署意見(jiàn),呈總經(jīng)理或交其他授權(quán)者做最終的審核、批示,并下發(fā)相關(guān)部門(mén)予以執(zhí)行。
第六章 立檔
第十七條 經(jīng)辦理歸檔后的文件應(yīng)立檔管理。行政文件由辦公室立檔管理,業(yè)務(wù)文件由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)立檔管理,次年移交檔案室管理。
第十八條 立檔按年度、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題分類立卷,卷中按規(guī)定編頁(yè)碼號(hào),卷首有案卷目錄。
第十九條 文件檔案用卷宗按規(guī)定裝訂保存。
第七章 文書(shū)日常管理
第二十條 借閱
1、凡因工作需要借閱文件時(shí),必須履行手續(xù),一般文件經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字同意,重要文件經(jīng)總經(jīng)理同意方可借閱。
2、文件借出室外需登記,借閱期間應(yīng)保證文件的完整與安全,閱后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。
3、翻印(復(fù)印)如需復(fù)印文件,應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意方可復(fù)印。
第二十一條 保管
1、文件應(yīng)妥善保管,防蟲(chóng)、防霉、防丟失,保證文件的安全。
2、所有文件應(yīng)有專柜存放,枷鎖,定期清理翻動(dòng)、通風(fēng)、防潮。
3、機(jī)密文件按密級(jí)保管,不得隨便放置于公共場(chǎng)所,不得私自摘錄或?qū)ν庑孤丁?/p>
第二十二條 文件的銷毀
文件的銷毀應(yīng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)簽字同意,并建賬登記,經(jīng)兩人以上監(jiān)督銷毀,任何人不得私自銷毀文件。
第八章 附則
第二十三條 本制度報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后頒布實(shí)施,由行政管理部負(fù)責(zé)解釋。
第14篇 公司文書(shū)管理工作制度-5
公司文書(shū)管理工作制度5
第一章目的
第一條為使公司的文書(shū)處理建立科學(xué)、合理、規(guī)范的程序,使文書(shū)處理準(zhǔn)確、及時(shí),提高文書(shū)處理的工作效率和文書(shū)的質(zhì)量,特制訂本辦法。
第二章組織管理
第二條公司各部門(mén)與外界來(lái)往文書(shū)的收發(fā)由行政管理部門(mén)統(tǒng)一辦理。各分公司(工廠)的文書(shū)收發(fā)由其所屬部門(mén)辦理,行政部門(mén)負(fù)責(zé)文書(shū)的收受及發(fā)送。
第三條管理部門(mén)應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來(lái)往文書(shū)的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、檔案管理等事宜。
第三章文書(shū)的種類
第四條公司的通用文書(shū)有以下幾種。
(1)請(qǐng)示:向上級(jí)部門(mén)請(qǐng)求、請(qǐng)示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。
(2)報(bào)告:向上級(jí)部門(mén)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)。
(3)決定:對(duì)公司重要事項(xiàng)或重大活動(dòng)作出安排。
(4)決議:經(jīng)過(guò)會(huì)議討論或議定,要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。
(5)批復(fù):上級(jí)答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)。
(6)通告:在公司范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。
(7)通知:傳達(dá)、批轉(zhuǎn)上級(jí)、同級(jí)、不相屬部門(mén)的公文;傳達(dá)要求下級(jí)部門(mén)協(xié)助或需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng);發(fā)布規(guī)章、任免、聘用事項(xiàng)。
(8)通報(bào):表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況。
(9)信函:對(duì)同級(jí)或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問(wèn)、催辦、答復(fù)某些問(wèn)題,請(qǐng)有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)。
(10)會(huì)議紀(jì)要:記載和表達(dá)會(huì)議重要精神及議定事項(xiàng),要求與會(huì)單位共同遵守執(zhí)行。
第五條公司的專用文書(shū)有備忘錄、意向書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同書(shū)、契約、各種報(bào)告、廣告書(shū)、說(shuō)明書(shū)、請(qǐng)柬、賀詞、新聞稿、啟事等。
第六條文書(shū)的類別。
(1)絕密:指極為重要并且不得向無(wú)關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書(shū)。
(2)秘密:指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向無(wú)關(guān)人員透露的文書(shū)。
(3)機(jī)密:指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書(shū)。
(4)普通:指非機(jī)密文書(shū)。如果附有調(diào)查問(wèn)卷之類的重要東西,則另當(dāng)別論。
(5)傳閱:指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書(shū)。
第四章文書(shū)制作要領(lǐng)
第七條文書(shū)內(nèi)容(以公文為例)包括以下幾方面。
(1)發(fā)文號(hào):由公司的代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號(hào)組成,位于文頭與界欄線上。
(2)收文機(jī)關(guān):向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告,一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位;需同時(shí)報(bào)送另一個(gè)上級(jí)部門(mén)的,用“抄報(bào)”;對(duì)同級(jí)或下級(jí)則用“抄送”。
(3)標(biāo)題:對(duì)公文主要內(nèi)容的概括和反映,是公文的眉目。
(4)正文:公文的主體部分。
(5)發(fā)文機(jī)關(guān):制發(fā)文的單位,位于正文的右下側(cè),應(yīng)寫(xiě)全稱或通用簡(jiǎn)稱。
(6)公文日期:包括年、月、日,寫(xiě)在公文末尾,一般以印制日期為準(zhǔn),重要公文以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
(7)公文印章:加印在發(fā)文日期中間。
(8)密級(jí):保密文件注明密級(jí)。
(9)附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號(hào)、標(biāo)題。
第八條用紙格式。
(1)國(guó)內(nèi)公文用紙用16k型(26cm×18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm×21.0cm)。
(2)圖文區(qū):國(guó)內(nèi)用16k型(23.3cm×14.9cm),國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)用a4型(27cm×17.5cm)。
第九條印裝格式。
(1)公文均采用橫書(shū)橫排。
(2)單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。
(3)裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。
第十條版面格式:首頁(yè)采用文頭。
第十一條公文行文原則。
(1)上行文原則。
①逐級(jí)行文,即下一級(jí)行文給直接上級(jí)。
②多級(jí)同時(shí)行文,即下級(jí)向上級(jí)和更高上級(jí)同時(shí)行文。
③越級(jí)行文,遇特殊、緊急情況,或?qū)χ苯由霞?jí)的檢舉、控告。
(2)下行文原則。
①逐級(jí)行文。
②多級(jí)同時(shí)行文。
③直貫到底行文。
(3)平行文原則:相互沒(méi)有隸屬關(guān)系的部門(mén)之間可以行文。
第十二條文書(shū)的署名。
(1)公司內(nèi)文書(shū),如果是一般往來(lái)文書(shū),只需主管署名;如果是單純的上報(bào)文書(shū)或者不涉及各部門(mén)且內(nèi)容不重要的文書(shū),只需部門(mén)署名;如果是重要文書(shū),按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名,或者署有關(guān)部門(mén)的主管姓名與職務(wù)。
(2)對(duì)外文書(shū),如合同書(shū)、責(zé)任狀、政府許可申請(qǐng)書(shū)、回執(zhí)、公告等重要文書(shū),一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書(shū),也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。
第十三條文書(shū)的蓋章。
(1)在正本上必須加蓋文書(shū)署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門(mén)印章。
(2)如果文書(shū)署名者不在,可加蓋職務(wù)或代理者印章,并加蓋具體執(zhí)行者印章代替。但在這種情況下,文書(shū)存檔前必須加蓋署名者印章。
(3)以部門(mén)或公司名義起草的文書(shū),須在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。
第十四條文書(shū)制作注意事項(xiàng)。
(1)文書(shū)必須簡(jiǎn)明扼要,一事一議,語(yǔ)言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。
(2)起草文書(shū)的理由包括起因以及中間交涉過(guò)程,并加以證明,附上相關(guān)資料與文件。
(3)必須明確起草文書(shū)的責(zé)任者,并署上請(qǐng)示審批提案者姓名。
(4)對(duì)請(qǐng)示提案文書(shū)進(jìn)行修改時(shí),修改者必須認(rèn)真審閱原件,修改者須署名。
(5)可行可不行的堅(jiān)決不行文,減少行文數(shù)量,提高行文權(quán)威性和質(zhì)量。
(6)減少聯(lián)合行文,避免聯(lián)合簽審過(guò)程中時(shí)間延誤和扯皮。
(7)行文分清主次,提高行文針對(duì)性,減輕行文對(duì)象單位負(fù)擔(dān)。
(8)不輕易越級(jí)行文。
第五章文書(shū)制作流程
第十五條對(duì)外行文操作流程。
(1)擬稿。
①由具體承辦人員起草,并由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。
②對(duì)外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各分公司、子公司有必要發(fā)文時(shí),在公司后加下屬企業(yè)全稱。
③發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。
(2)核稿。
①擬稿完畢后,填寫(xiě)發(fā)文擬稿單,一并送各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核。
②審核有問(wèn)題時(shí)與有關(guān)當(dāng)事人溝通,統(tǒng)一意見(jiàn)后進(jìn)行修改。
(3)簽發(fā)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā),明確簽署意見(jiàn)、姓名、日期。
(4)編號(hào)。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。
(5)繕印、校對(duì)。
①急件應(yīng)先行處理。
②保密件應(yīng)由專人打印。
③打印后的校樣、廢紙等應(yīng)妥善處理。
④應(yīng)專人校對(duì),以原稿為準(zhǔn),重要文件需多人校對(duì)。
⑤打印、校對(duì)責(zé)任人簽名。
(6)在無(wú)誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印章。
(7)填寫(xiě)登記簿。
(8)封發(fā)。
①發(fā)文工作由行政部門(mén)負(fù)責(zé)。
②查驗(yàn)無(wú)誤后信件封口,填寫(xiě)準(zhǔn)確,注明急件、密級(jí)。
第十六條對(duì)內(nèi)行文處理程序。
(1)對(duì)內(nèi)行文一般按對(duì)外行文處理程序參照?qǐng)?zhí)行。
(2)特殊情況下,各級(jí)部門(mén)、下屬企業(yè)對(duì)公司行文可不必經(jīng)繕印程序。
(3)對(duì)內(nèi)行文,由各部門(mén)、下屬企業(yè)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
第六章文書(shū)的發(fā)送
一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書(shū),按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送,必要時(shí)還需給文秘室回復(fù)或回執(zhí),調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制。
第十七條文書(shū)封面必須明確寫(xiě)清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉(zhuǎn)交等字樣。
第十八條公司內(nèi)部文書(shū)原則上不封緘。
第十九條各部門(mén)的郵寄文書(shū),必須于發(fā)送前,在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。
第七章文書(shū)的處理
第二十條普通文書(shū)的處理原則。
(1)部門(mén)經(jīng)理以上級(jí)別的主管負(fù)責(zé)對(duì)文書(shū)進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對(duì)文書(shū)進(jìn)行具體處理。
(2)如果遇到重要或異常事項(xiàng),必須及時(shí)與上級(jí)主管取得聯(lián)系,按上級(jí)指示辦理。
(3)各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng),必須與各部門(mén)商議后方能予以處置。
第二十一條機(jī)密文書(shū)原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。
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第二十二條某文書(shū)被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要,可在文書(shū)的空白處填寫(xiě)閱覽后的意見(jiàn),并轉(zhuǎn)給或交還文書(shū)的主管。
第二十三條有必要在各部門(mén)傳閱的文書(shū),必須附“傳閱登記簿”,按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫(xiě),并最終交還文書(shū)主管。
第九章收文操作流程
第二十四條簽收。一切外來(lái)信件、電報(bào)、傳真,統(tǒng)一由行政部門(mén)簽收,填寫(xiě)登記在收件登記簿上。寫(xiě)明公司或行政部門(mén)收啟的文書(shū),統(tǒng)一由行政部拆封處理。
第二十五條寫(xiě)明各部門(mén)或個(gè)人收啟的分送各部門(mén)或個(gè)人,如系公文,應(yīng)主動(dòng)送行政部登記處理。
第二十六條分發(fā)。
(1)行政部根據(jù)公文性質(zhì)、要求,確定具體化在辦和閱批對(duì)象,填寫(xiě)公文閱辦單。
(2)分發(fā)去向。
①重要來(lái)文,由行政部長(zhǎng)提出初步意見(jiàn)(擬辦),再由公司領(lǐng)導(dǎo)批示(批辦)。
②一般文件,直轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門(mén)處理(承辦)。具體承辦務(wù)求實(shí)效,分清主辦、協(xié)辦、復(fù)文與不復(fù)文。
③參閱性文件,直接組織傳閱。
④范圍不明的文件,送領(lǐng)導(dǎo)審閱。
第二十七條催辦。
分對(duì)內(nèi)催辦與對(duì)外催辦,包括發(fā)函、派專人打電話等方式,要使用工作催辦單,對(duì)來(lái)文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。
第二十八條結(jié)辦。
文件傳閱完畢,已答復(fù)發(fā)文單位,有處理意見(jiàn)的文件,均視為結(jié)辦。
第十章文書(shū)的整理與保存
第二十九條全部完結(jié)的文書(shū),在結(jié)辦后三天內(nèi),交行政主管歸存,按“完整、有序”的原則對(duì)文件整理、檢查,按類別、年代立卷,分別按所屬部門(mén)、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯,并在“文書(shū)保存簿”上做好登記,歸檔保存。
第三十條公司個(gè)人不得保存公司公文,凡參加會(huì)議帶回的文件,應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管,調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。
第三十一條分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書(shū)分為兩類:一類是特別重要的文書(shū),直接交主管保存,另一類是一般的文書(shū),留存各部門(mén)保管。
第十一章文書(shū)的保存年限
第三十二條永久保存文書(shū)包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的合同書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)文書(shū);股票關(guān)系文書(shū)、重要的訴訟關(guān)系文書(shū);重要的政府許可證件;有關(guān)公司歷史的文書(shū);決算書(shū)和其他重要的文書(shū)。
第三十三條保存10年文書(shū)包括請(qǐng)求審批提案文書(shū);人事任命文書(shū);獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書(shū);財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表以及永久保存以外的重要文書(shū)。
第三十四條保存5年文書(shū)指不需要保存10年的次重要文書(shū)。
第三十五條保存1年文書(shū),指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書(shū)。如果是調(diào)查報(bào)告則由所在部門(mén)主管負(fù)責(zé)確定保存年限。
第十二章注意事項(xiàng)
第三十六條重要的機(jī)密文書(shū),一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。
第三十七條保存期滿及沒(méi)必要繼續(xù)保存的文書(shū),經(jīng)主管決定,填寫(xiě)銷毀的理由和日期之后銷毀。機(jī)要文書(shū)一律以焚燒的方式銷毀。任何個(gè)人不準(zhǔn)擅自銷毀文件,或以廢紙出售。不需立卷的文件材料需逐件登記,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
第三十八條銷毀秘密級(jí)以上文件要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不遺漏。
第三十九條必須做好重要文書(shū)的借閱登記工作,并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。
第十三章附則
第四十條本辦法適用于公司本部及下屬企業(yè)的公文管理。
