- 目錄
文件管理管理制度是企業(yè)運營中不可或缺的一環(huán)，旨在確保信息的有效流通、安全存儲和合規(guī)使用。它涵蓋了文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索、更新、廢棄等全過程，旨在提高工作效率，防止信息混亂，保障企業(yè)信息安全。
包括哪些方面
1. 文件分類與編碼：建立統(tǒng)一的文件分類標準和編碼體系，便于快速定位和查找。
2. 文件生命周期管理：明確文件從產(chǎn)生到銷毀的整個流程，包括創(chuàng)建、審批、分發(fā)、歸檔和銷毀等階段。
3. 權限控制：設定不同級別的訪問權限，確保敏感信息的安全。
4. 文件版本控制：跟蹤文件修訂歷史，保證最新、最準確的信息被使用。
5. 審批流程：定義文件審批的流程和責任人，確保文件質量。
6. 存儲與備份：規(guī)定文件存儲的位置、方式及定期備份策略，以防數(shù)據(jù)丟失。
7. 法規(guī)遵從：確保文件管理符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準。
8. 培訓與執(zhí)行：定期培訓員工，強化文件管理意識，確保制度的執(zhí)行。
重要性
1. 提升效率：規(guī)范化的文件管理能減少查找時間，提高工作效率。
2. 保障安全：有效防止機密信息泄露，保護企業(yè)資產(chǎn)。
3. 法律合規(guī)：符合法規(guī)要求，降低法律風險。
4. 支持決策：準確、及時的信息有助于管理層做出明智決策。
5. 持續(xù)改進：通過文件記錄，企業(yè)能追蹤歷史，持續(xù)優(yōu)化工作流程。
方案
1. 制定詳細的操作手冊：明確每個步驟的具體操作方法，提供實例指導。
2. 引入電子化管理系統(tǒng)：利用信息技術自動化處理文件，減輕人力負擔。
3. 定期審計：定期檢查文件管理執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)整。
4. 建立反饋機制：鼓勵員工提出改進建議，持續(xù)完善制度。
5. 責任追究：對于違反規(guī)定的，應有相應的責任追究制度，以保證制度的嚴肅性。
文件管理管理制度的實施需要全員參與，管理層需帶頭遵守，同時提供必要的資源和支持。只有這樣，才能確保文件管理的有效性和可持續(xù)性，為企業(yè)的發(fā)展提供強有力的信息支撐。
文件管理管理制度范文
第1篇 _建筑公司文件管理制度（2）
建筑公司文件管理制度
1.目的
對與公司質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系要求有關的文件進行控制,確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別,并在使用處可獲得有關版本的適用文件。
2.適用范圍
適用于公司與質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系有效運行有關的文件的控制。
3.相關文件
3.1《記錄控制管理程序》
4.定義
5.責任領導
5.1責任領導
本制度的責任領導是總工程師,其職責為:負責本制度實施的監(jiān)督指導。
5.2本制度的責任部門是辦公室,其職責為:負責本制度實施的監(jiān)督檢查,建立受控文件總清單。
5.3相關部門
本制度的相關部門是公司各職能部門,其職責為:負責本部門文件的使用和管理;建立本部門受控文件清單;負責規(guī)定的文件的編制、發(fā)放管理。
5.4執(zhí)行層
本制度的執(zhí)行層是項目部,其職責為:負責本項目部文件的使用和管理,建立本部門受控文件清單;負責規(guī)定的文件的編制。
6.工作程序
6.1質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系中使用的文件類型:
6.1.1第一類型:質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理手冊:向組織內(nèi)部和外部提供關于綜合管理體系的一致信息的文件。
6.1.2第二類型:質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理目標指標、管理方案等:表述綜合管理體系的目標指標和如何實現(xiàn)和應用于特定產(chǎn)品、項目或合同的文件。
6.1.3第三類型:規(guī)范:闡明要求的文件。
6.1.4第四類型:指南性文件:這類文件闡明推薦的方法或建議。
6.1.5第五類型:形成文件的程序、作業(yè)指導書和圖樣:這類文件提供如何一致地完成活動和過程的信息。
6.1.6第六類型:管理記錄:這類文件為完成的活動或達到的結果提供客觀證據(jù)。
6.2文件的編號
6.2.1綜合手冊的編號
md/sc -2010
批準年號
手冊
明大公司代號
6.2.2綜合管理體系程序文件編號
md/c_-__-2010
批準年號
程序編號
程序文件
明大公司代號
6.2.3各部門/項目部產(chǎn)生的文件(如:指導書、指南、規(guī)章制度等)
md/ gl(gy)-__-____
批準年號
順序號
工藝技術文件代號
管理文件代號
明大公司代號
6.2.4記錄編號
見《記錄控制管理程序》
6.2.5部門簡稱
工程部(工)、經(jīng)營經(jīng)營預算部(經(jīng))、辦公室(辦)。
6.2文件的受控狀態(tài)
6.2.1文件分為受控與非受控兩種,受控文件加蓋唯一分發(fā)號進行標識并標明其版序號。如:a/0版、b/0版等。
6.2.2所有受控文件應分類編制受控文件清單,并對受控文件實施動態(tài)管理,及時獲得本行業(yè)最新的標準規(guī)范,以及本單位編制或更新的文件,并有效控制作廢文件,以確保文件現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別。
6.4文件和資料的編制和審批
6.4.1綜合管理手冊由辦公室組織編制,管理者代表審核,總經(jīng)理批準。
6.4.2綜合管理體系程序文件由辦公室組織各部門按章節(jié)內(nèi)容分別編制,組織會審后,由主管副經(jīng)理審核,管理者代表審批。
6.4.3其它需編制的文件由各需要部門/項目部編制,根據(jù)文件性質由公司各業(yè)務主管部門審批(其它文件有特殊規(guī)定審批權限者,執(zhí)行相應文件)。
6.4.4對于外來文件的適用性,應由各業(yè)務主管領導進行審批。
6.5文件的發(fā)放
6.5.1對綜合管理體系要求的文件在發(fā)布前應由規(guī)定的人員對文件的充分性和適宜性進行審批,審批后方可進行發(fā)放。
6.5.2文件經(jīng)審批后,由編制部門根據(jù)審批發(fā)放范圍填寫《文件發(fā)放登記表》,保證文件發(fā)至所需要的各個場所,確保在使用處可獲得有關版本的適用文件。
6.5.3當對原文件有新的需求時,可填寫《文件復制(領用)申請表》,經(jīng)批準后領用文件或復印件。
6.6文件的更改
在綜合管理體系活動中必要時對文件重新進行評審與更新,對更新文件再次批準。
6.6.1當文件的內(nèi)容、形式需要更改時,由申請人填寫《文件更改申請表》,由原文件審批人簽發(fā),當原審批人不在職時,由現(xiàn)任領導審批,但必須獲得原審批文件的前景資料。
6.6.2文件更改審批后,應通知使用有效文件的各場所,按審批內(nèi)容更改,保持文件的有效狀態(tài)。
6.6.2當文件經(jīng)過多次修改或發(fā)生大幅度變動時,由原編制部門提出申請,換版發(fā)行,同時收回所有舊版文件,以防誤用。
6.6.4對于作廢的文件,由原編制部門回收并記錄,辦理銷毀手續(xù)進行銷毀。出于積累知識或其它正當理由而保留的作廢文件,必須加蓋作廢標識,由原編制部門登記。
6.7應確保文件保持清晰,不得任意涂改、亂寫亂畫,并易于識別文件的有效性。
6.8外來文件包括政府頒布的外部標準、規(guī)范、法規(guī)以及顧客圖紙等,為確保外來文件得到識別,應按照文件控制要求進行受控和發(fā)放。
第2篇 燒結廠安全文件管理制度
1.目的
為了加強對安全生產(chǎn)制度的管理，確保安全生產(chǎn)制度和操作規(guī)程的編制、發(fā)布、使用、評審、修訂等得到控制，確保使用文件的適宜性和有效性，特制定本規(guī)定。
2.適用范圍
本規(guī)定適用于燒結廠各部門。
3.管理職責：
3.1綜合辦公室是文件的歸口管理部門，負責所有廠級文件的發(fā)布和歸檔工作。負責起草有關培訓、職業(yè)衛(wèi)生、經(jīng)濟責任考核等文件的編制。
3.2安全科負責起草有關安全文件的編制。
3.3技術科負責起草有關質量、工藝等文件的編寫。
3.4機動科負責起草有關設備、維護、能源消耗、備件材料等文件的編制。
3.5 生產(chǎn)科負責起草有關生產(chǎn)、環(huán)保等文件的編寫。
4.文件管理要求：
4.1引用法規(guī)、標準
文件制定要依據(jù)國家法律法規(guī)、天津市地方法規(guī)、《冶金企業(yè)安全生產(chǎn)標準化評定標準》、《企業(yè)安全生產(chǎn)標準化基本規(guī)范》及公司相關標準。
4.2文件編寫要求：
4.2.1簡單說明編寫目的；
4.2.2明確執(zhí)行文件涉及的范圍；
4.2.3實施活動的主管部門與相關部門的職責和權限。
4.2.4文件內(nèi)容和要求：作為文件的主要內(nèi)容，要明確相關部門應做些什么，由誰來做，如何做，達到什么標準，信息如何反饋，獎勵與考核等。
4.2.5文件實施日期。
5.文件審批
文件編寫后，由部門負責人核稿后，送交主管廠領導審批簽發(fā)。
6.評審與修訂
6.1文件評審
6.1.1評審的頻次：正常情況下，每年組織評審一次；當出現(xiàn)以下情況時，可隨時組織評審。
a）安全生產(chǎn)的法律、法規(guī)發(fā)生變化；
b）生產(chǎn)裝置和工藝技術發(fā)生重大變化；
c）安全生產(chǎn)相關的組織機構發(fā)生重大變化；
d）管理機構的管理職責發(fā)生重大變化時；
6.1.2評審內(nèi)容
a）與法律、法規(guī)符合性；
b）與企業(yè)發(fā)展總體水平的相適應性；
c）與工藝流程和裝置變化的相適應性；
d）安全管理制度之間的相容性和匹配性；
6.2文件修訂
6.2.1修訂頻次：正常情況下，每兩年組織修訂一次。當出現(xiàn)以下情況，可隨時組織修訂。
a）安全生產(chǎn)法律、法規(guī)發(fā)生變化，現(xiàn)行安全規(guī)章制度與之出現(xiàn)沖突，或不能充分滿足法律、法規(guī)要求；
b）生產(chǎn)裝置和工藝技術發(fā)生重大變化；
c）新裝置、新產(chǎn)品投產(chǎn)，現(xiàn)行管理制度不能覆蓋其安全管理；
d）組織機構發(fā)生重大變化，需重新分配安全生產(chǎn)職責；
e）各級人員素質發(fā)生較大變化，規(guī)章制度的要求已經(jīng)充分轉變?yōu)閱T工的自覺行動；
6.2.2修訂組織權限：制度文件的修訂，本著制訂部門組織修訂的原則，當制訂部門發(fā)生職能變化時，由該職能的后續(xù)承接部門組織。必要時，需了解該制度的制訂的原始背景。
6.2.3修訂依據(jù)：
6.2.3.1國家行業(yè)的安全生產(chǎn)法律、法規(guī)、條例。
6.2.3.2安全生產(chǎn)制度評審結果。
6.2.3.3制度執(zhí)行過程中，員工提出的合理化建議。
6.2.4修訂后的制度文件，要履行會簽手續(xù)，最后由廠長審批后，修訂版發(fā)布實施。
7.制度文件的終止執(zhí)行
因特殊原因，終止執(zhí)行的安全生產(chǎn)制度，按原審批程序申請批準終止。
第3篇 公司文件管理制度-6
公司文件管理制度6
第一章總則
第一條為提高行文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據(jù)我公司的實際情況,特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括上級函、電、來文、公司上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條全公司各類文件由辦公室統(tǒng)一管理。
第二章收文的管理
第四條公文的簽收。
(1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室秘書均需注意檢查封口和郵票,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
(2)對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管。
(1)辦公室秘書對上級公文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司總經(jīng)理親啟的文件,總經(jīng)理啟封后,也應交辦公室秘書辦理正常手續(xù)。
(2)公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室秘書進行登記編號,個人不得私自保存。
第六條公文的閱批與分轉。
(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容及性質閱簽后,由辦公室秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司總經(jīng)理閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
(2)一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室秘書直接分轉處理,如涉及幾個單位會辦的文件,應同主辦單位聯(lián)系后再分轉處理。
(3)為加速文件運轉,辦公室秘書應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門,如關系到兩個以上業(yè)務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
(1)傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密制度,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
(2)閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交辦公室,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。如有公司總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件要求和公司總經(jīng)理批示辦理有關事宜。
(3)閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失、泄密。文件閱完后,應送交辦公室秘書。
(4)辦公室秘書對文件負有催辦、檢查、督促的責任。承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理,不得將文件壓放、分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定。
(1)全公司上報、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
(2)各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文,應分別向公司辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,則由辦公室分別按機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。
(3)對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管范圍的文件,須由集團公司董事長批準簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍。
(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文的范圍。
(2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項。
①發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件。
②公司重大生產(chǎn)、技術、經(jīng)營管理、生活福利等工作的決定,發(fā)布有關獎懲決定和通報其他有關全公司的重大事項。
(3)公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項。
①對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定,同兄弟單位聯(lián)系有關公司重大生產(chǎn)、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。
②在公司日常生產(chǎn)、技術、經(jīng)營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經(jīng)公司總經(jīng)理批準后,由主管業(yè)務部室書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。
③凡各業(yè)務部室如開專題會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以用部室名義發(fā)會議紀要。
④各業(yè)務部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務聯(lián)系,可用各部室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規(guī)定。
(1)各單位需要發(fā)文,應事先向辦公室提出申請。
(2)辦公室同意發(fā)文時,主辦單位應以集團公司指示或工作實際需要草擬文件初稿。
(3)草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整,嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。
(4)文稿擬就后,擬稿人應填附發(fā)文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章,標定日期和密級。
(5)辦公室應根據(jù)公司的要求和上級有關指示精神,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿,應退回擬稿單位重新擬稿。
(6)經(jīng)辦公室審查、修改后的文稿,送部門主管領導核稿(對文稿內(nèi)容、質量負責)。
(7)對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬稿部門重新纂寫清楚。
(8)需經(jīng)會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽。
(9)文稿審核、會簽后,按批準權限的規(guī)定呈送公司領導簽發(fā)。經(jīng)領導簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書,統(tǒng)一編號后送打印室打印。
(10)文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名。文件打印后,由辦公室派專人按量印刷,再由辦公室秘書分發(fā)并檢查落實情況。對印刷質量不好的文件,辦公室秘書應拒絕蓋章分發(fā)。
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需要本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第十三條辦公室秘書對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、必須及時
查明原因和責任者,并如實向領導報告。
第十四條各部門應定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍。
(1)上級機關來文包括上級對公司報告、申請的批復統(tǒng)一由辦公室負責歸檔。
(2)公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等。
(3)公司總經(jīng)理辦公會以及各種專業(yè)例會記錄。
(4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報發(fā)言材料等。
(5)上級領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示、記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料。
(6)反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領導工作的音像攝制品。
(7)公司日志和大事記。
(8)公司向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
(9)業(yè)務部室日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務部室負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求。
(1)文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主頁、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
(2)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
第七章文件的銷毀
第十七條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,辦公室應定期清理、造冊,并按上級有關規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
第4篇 某人民醫(yī)院文件管理制度
某市人民醫(yī)院文件管理制度
1、醫(yī)院內(nèi)部文件由職能科或辦公室擬稿,辦公室主任核稿,院長簽發(fā),辦公室同意行文。
2、上級下發(fā)的文件由院辦公室收文登記,送交院長閱批,由院辦室督促有關職能科辦理,所有來文均先交院辦公室統(tǒng)一登記。
3、凡收文、發(fā)文、文電、公函等文件及外出開會、檢查工作帶回的文件資料均需交院辦公室登記。
4、送交各部門的文件應定期收回,對到期未退的應進行催退,院辦公室定期對所管文件清點、對帳,保證文件不遺失。
5、醫(yī)院下發(fā)的各類文件、通知,各科應及時傳達,妥善保管,不得遺失,傳達貫徹情況,科主任須在文件上簽字。
6、院辦公室對需歸檔的文件應根據(jù)文件的作者、內(nèi)容、文種、時間等特征組卷,并于次年三月底前向檔案室移交。
7、醫(yī)院下發(fā)的重要文件,各病區(qū)、科室應及時傳達貫徹,病區(qū)負責人或科室主任簽字,并在規(guī)定時間上交院辦公室歸檔備查。
第5篇 工藝文件管理制度
1、內(nèi)容與適用范圍
本制度規(guī)定了工藝文件的編制,工藝文件的會簽,工藝文件的貫徹保密。
2、工藝文件的編制
2.1工藝文件是企業(yè)進行工藝管理,組織生產(chǎn),指導操作的技術依據(jù),工藝文件的編制必須正確、完整、統(tǒng)一。
2.2工藝文件的編制應簡明易懂,避免繁瑣,但必須確保產(chǎn)品質量,實現(xiàn)安全生產(chǎn),具有較好的經(jīng)濟效益。
2.3根據(jù)產(chǎn)品類型,確定必備的工藝文件。
2.3.1樣機試制必備的工藝文件。
工藝方案:產(chǎn)品零部件工藝路線表:自制件明細表,外協(xié)件明細表,外購及企業(yè)標準工具明細表,工裝設計任務書,專用工藝裝備圖,專用工藝裝備驗證單,材料消耗工藝定額明細表,材料消耗工藝定額匯總表及工藝總結等有關文件。
2.3.2小批量生產(chǎn)必備工藝文件對照產(chǎn)品系列鑒定資料要求由技術科酌情自定。
2.3.3批量生產(chǎn)必備工藝文件--除了小批量生產(chǎn)的工藝文件外,各工序還必須有工藝守則及工序質量管理表,由產(chǎn)品主管工藝員根據(jù)實際需要確定。
2.4工藝文件的編制分工
產(chǎn)品工藝文件由技術科負責編制、審核。
3、工藝文件的會簽、驗證和審批
3.1工藝文件會簽、技術科的工藝文件由所屬車間負責會簽、互相制約。
3.2工藝文件的驗證,樣機試制及小批量生產(chǎn)的工藝文件,均應進行驗證,由車間負責人、技術科會同質檢人員,負責收集整理試制過程中的情況,進行一次可行性鑒定,然后由技術科認真進行修訂,經(jīng)修訂審批后的工藝文件即為正式工藝文件,是工廠工藝文件工作的法規(guī),各級人員都必須嚴格遵守。
3.3工藝文件的審批與簽字
根據(jù)新的工藝文件統(tǒng)一格式規(guī)定,每一種工藝文件必須統(tǒng)一編制,審核,會.
簽,審查及標準化五個程序,并履行簽字手續(xù)。
3.3.1編制一一-由工藝文件編制者簽字。
3.3.2審核一一由技術科科長。
3.3.3會簽一一由相互制約單位履行,具體按3.1條貫徹執(zhí)行。
3.3.4審查一一產(chǎn)品工藝統(tǒng)一由技術副廠長進行審查,并履行簽字手續(xù)。
3.3.5標準化一一為了確保產(chǎn)品工藝文件正確完整,統(tǒng)一標準審查工作。一律由標準化員承擔,并履行簽字手續(xù)。
3.3.6非產(chǎn)品工藝文件的審查由車間主任簽字,標準化由標準化員簽字。
4、工藝文件的貫徹與實施..
4.1工藝文件是企業(yè)工藝工作的法規(guī),各級人員都必須嚴格遵守,認真貫徹執(zhí)行。
4.2技術科對車間工藝文件執(zhí)行情況及工藝紀律的貫徹情況,要定期組織檢查督促及時向技術副廠長作出報告。
4.3車間主任對工藝文件在本車間正確貫徹執(zhí)行負責,要教育車間職工嚴格按工藝文件進行操作。
4.4生產(chǎn)班組是貫徹實施工藝的基層單位,要堅持按設計圖樣、工藝文件,技術標準組織生產(chǎn),對執(zhí)行中的問題和需要作出改進的建議,應及時向車間主任提出,未經(jīng)許可,不得擅自不按工藝加工。
4.5質檢人員應按上述三按進行質量檢查,發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)員工不按工藝操作時,有權制止,并及時反映給車間領導處理。..
4.6技術科對工藝文件不全與差錯,工藝措施不力,工藝文件的實施、工藝管理混亂負責。
5、工藝文件修改
5.1工藝文件修改一般原則。..
5.1.1工藝文件需要修改時,一般由技術部門下達工藝文件更改通知單,憑更改通知單修改。
5.1.2保證修改后的文件正確統(tǒng)一。
5.1.3工藝文件修改通知單下達后,需修改的文件應在規(guī)定日期內(nèi)部修改完畢。
5.1.4由于臨時性的設備、工藝裝備或材料等問題,需臨時修改工藝時,應填寫“臨時脫離工藝通知單”,經(jīng)有關部門會簽和批準后生效,但不能修改正式工藝文件。
5.2工藝文件修改程序
5.2.1填寫工藝文件更改通知單,其格式應符合文件的更改程序規(guī)定。
5.2.2工藝文件更改通知單應經(jīng)有關部門會簽并經(jīng)審核和批準后才能下發(fā)。
5.2.3按批準的工藝文件更改通知單要求進行修改。
5.3修改方法
5.3.1修改時不得涂改,應將更改部分用細實線劃去,使劃去部分仍能看清,然后在附件填寫更改后的內(nèi)容。
5.3.2在更改部位附近標注本次修改所用標記,標記符號應按更改通知單中的規(guī)定。
5.3.3修改時必須在被改文件表尾的更改欄內(nèi)填寫本次更改的標記、更改次數(shù)、更改通知單的編號,日期和修改人簽字。
5.3.4在下列情況下,工藝文件修改后需更改描曬。
5.3.4.1經(jīng)多次修改,文件已模糊不清。
5.3.4.2雖初次修改,但修改內(nèi)容較多,修改后文件已不清晰。
5.3.5更新描的底圖,更改欄內(nèi)應按以下規(guī)定填寫。
5.3.5.1標記欄填寫重描寫前本次更改所用的標記。
5.3.5.2處數(shù)欄填寫重描字樣。
5.3.5.3更改文件號欄填寫重描前本次更改通知單編號。
5.3.5.4簽字和日期欄內(nèi),負責復核的工藝人員簽上姓名和日期。
5.3.5換發(fā)新描曬的工藝文件時,舊工藝文件必須收回存檔備查,而且新的文件應加區(qū)分標記,嚴禁新舊兩種文件混用。
6、工藝文件的保管和處理胃
6.1凡保管的工藝文件應及時登記,根據(jù)順序分類捕,裝訂或袋裝保管。
6.2技術科應常備全套文件復制件
6.3凡需曬發(fā)的工藝文件,必須經(jīng)技術科審批后方可發(fā)放。
6.4工藝文件由技術科統(tǒng)一保管,失效廢除的工藝文件應蓋作廢章后單獨存檔五年以上備查。-
6.5凡保管的工藝文件字跡要清晰、完整、符合標準,簽字手續(xù)齊全。
7、工藝文件的借用與保密
7.1未經(jīng)批準,對外不準借用工藝文件。
7.2本廠工作人員借用工藝文件要辦理登記手續(xù),并限期歸還,歸還時應清點。
7.3借閱者應保證工藝文件的完整、無缺,不得拆裝、涂改、抽換、損壞和遺失,不得轉借,否則,一律作違反工藝紀律處理。
第6篇 物業(yè)管理公司文件管理制度怎么寫
物業(yè)管理公司文件管理制度
第一節(jié) 總則
一、為適應公司全方位規(guī)范化科學管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。
因此,必須認真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務。
三、公司全體員工都應發(fā)揚深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結合實際、實事求是和認真負責的工作作風,努力提高文件質量和處理效率。
四、文件處理必須做到準確、及時、安全,嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。
公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節(jié) 文件分類
一、規(guī)定。
發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強制性行政措施,用規(guī)定。
二、決定、決議。
對重要事項或重大行動做出安排,用決定。
經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項,用決議。
三、通知。
轉發(fā)上級機關文件,批轉下級文件,要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項,用通知。
四、通報。
表彰先進,批評錯誤,傳達重要信息,用通報。
五、請示、報告。
向上級請求批示與批準,用請示。
向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用報告。
六、批復。
答復請示事項用批復。
七、函。
商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等,用函。
八、會議紀要。
傳達會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用會議紀要。
第三節(jié) 文件格式
一、文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、 、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部份組成。
二、文件標題應準確簡要概括文件的主要內(nèi)容。
三、發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。
四、公司發(fā)文代號分為四種:
①發(fā)、②人發(fā)、③客發(fā)。
冠以上述發(fā)文代號的內(nèi)發(fā)文件應對全公司具有效力,對外發(fā)文應代表公司的整體意志。
發(fā)文一般應該是對公司各方面事務具有一定指導性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡報等形式流轉。
力避隨意發(fā)文。
發(fā)用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號;
人發(fā)、客發(fā)分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務中心的對外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號,總經(jīng)辦統(tǒng)一認定。
(公司其他部門均以發(fā)的代號發(fā)文,以②、③代號發(fā)文,須在發(fā)文權限范圍內(nèi)。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級分為絕密、機密、秘密。
七、緊急程度分為特急、急、平。
八、文件內(nèi)容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。
九、發(fā)文單位必須注明全稱。
十、多頁文件應標明頁碼。
十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節(jié) 收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時分送相關部門。
第五節(jié) 辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。
四、文件的催辦由總經(jīng)辦負責,防止漏辦或延誤。
五、嚴格按照時限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。
第六節(jié) 發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。
二、發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理核準→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案
第七節(jié) 其他
一、時限要求:
1、特急:限4個工作時內(nèi)完成。
2、急:限8個工作時內(nèi)完成。
3、平:限16個工作時內(nèi)完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險柜內(nèi)。
2、機密文件:閱后應立即保存在保險柜內(nèi)。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。
第7篇 房產(chǎn)公司工程文件管理制度
房產(chǎn)開發(fā)公司工程文件管理制度
1.目的
在工程部日常行政管理及項目施工全過程中,妥善處理和保管工程文件,以便于歸檔、收發(fā)、查閱、結算及移交。
2.范圍
本準則適用于___有限公司開發(fā)建設的所有項目。
3.文件編號體系
工程部文件統(tǒng)一編號方法:公司英文縮寫+文件類索引碼+文件號
4.工程部文件目錄
4.1公司管理規(guī)范:
工程管理規(guī)范一套
項目經(jīng)理部職責及人員架構表
4.2各種指導書
4.3政府文件
4.4公司來文:
4.4.1報公司各部門文件
4.4.2報公司報告
4.4.3發(fā)工程部文
4.4.4發(fā)設計部文
4.4.5發(fā)成本管理部文
4.5會議紀要:
4.5.1公司每月/每周工程例會紀要
4.5.2公司現(xiàn)場工作協(xié)調(diào)會紀要
4.5.3專題會議紀要
4.5.4內(nèi)部會議紀要
4.5.5圖紙會審變更紀要
4.6部門費用情況
4.7工作簡報
4.8各種表單
4.9工程文件(按工程部檔案管理程序中的目錄整理、歸檔)
4.10其他
5.有以下情況之一的文件不合格文件,
5.1沒有及時注銷的舊版本圖紙。
5.2編號不連續(xù)。
5.3文件為傳真件。
5.4模糊不清。
5.5文件資料不全、缺頁。
5.6簽字、蓋章不全、無授權負責人批準。
6.往來文件需要在文件管理員(工程部項目秘書)處進行登記。文件用章需要先有部門經(jīng)理簽字。文件分機密、秘密、公開三級,機密級只有經(jīng)辦人和所涉及的部門經(jīng)理、分管老總才可查詢,其他人員需查閱要部門經(jīng)理書面文件;秘密級只有經(jīng)辦人,涉及的部門人員和分管老總才可查詢,公開級即全公司共享。
7.公司所有正式文件對外均由項目秘書負責,行政方面不論郵件還是文本均要從項目秘書處對外接口或抄送給項目秘書,技術方面的文件可以不通過項目秘書直接對外。
8.工程部每周每人均寫工作周報,周報格式要求如下:1、分項目寫,如基地情況、項目情況、內(nèi)部管理、其他。2、寫明辦事的期限、內(nèi)容。
9.工程部每天工作日記按工程部工作日記管理制度執(zhí)行,由工程部經(jīng)理進行不定時的抽查。
第8篇 大廈物業(yè)客服部文件管理制度規(guī)定
大廈物業(yè)客服部文件管理制度及規(guī)定
1、制度
1.1客服部文員負責客服部所有文件(通知、制度、命令、公函、總結、報告、通報、會議紀要、政府紀要、政府法規(guī)等)的收集存檔和保管。
1.2文員、助理負責各部門文件及資料(技術圖紙、說明書、手冊、業(yè)戶檔案、車輛檔案、工作聯(lián)絡單、通知、報告、公函、總結、會議紀要等)的收集、存檔和保管。
1.3任何人員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
1.4秘密文件要妥善保管,不準散播其內(nèi)容,未經(jīng)總經(jīng)理批準,不準翻閱,不準復印,不準帶離辦公室。
1.5員工個人檔案、材料屬秘密材料的,他人無權翻閱,保管人員也不準,禁止將這些資料擅自給他人過目。
1.6文件資料等要進行字母順序還是按內(nèi)容、按時間等形式分類,其目的都要使查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚地標明。
1.7要經(jīng)常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料要及時清理,無保存必要的材料,經(jīng)總經(jīng)理批準可做銷毀處理。
1.8文件具有較強的嚴肅性和權威性,一經(jīng)發(fā)文必須執(zhí)行。
1.9文件一經(jīng)領導簽發(fā),任何人不得擅自更改。
1.10文件分發(fā)傳遞必須做到及時、準確、安全。
1.11各部門對需要辦理的文件,應當認真辦理,不得延辦、誤辦或推諉,對辦理完畢的文件,承辦人應填寫結果和報告。
2、規(guī)定
為加強文件管理,準確傳遞文件,提高辦公效率,特制定本規(guī)定。
2.1外部來文的有關規(guī)定:
⑴各上級機關、政府部門及其他單位來文,統(tǒng)一由辦公室簽收;
⑵對收到的外來文件,應及時進行分類、登記和分發(fā)傳遞;
⑶外來文件原則上先送總經(jīng)理閱批;
⑷根據(jù)總經(jīng)理批示,逐一傳遞各部門經(jīng)理傳閱;
⑸根據(jù)總經(jīng)理批示,送達文件辦理部門,并催促辦理;
⑹承辦過程中若有疑問,應及時請示,報告解決;
⑺文件閱畢或辦畢,閱文人及承辦人應填寫承辦結果和報告,連同原文退回秘書處存檔。
2.2對外行文有關規(guī)定:
⑴部門對外的報告、請示和業(yè)務事項聯(lián)系的文件,均必須送總經(jīng)理審閱后,方可外發(fā)。
⑵對外行文,領導批轉后,原件由部門文員留存、歸檔。
⑶對外行文,統(tǒng)一由部門文員負責進行編號、登記和外發(fā)事項。
2.3內(nèi)部行文
2.3.1公司內(nèi)部一般性業(yè)務往來文件(包括聯(lián)絡單),由各部起草,部門經(jīng)理簽閱。
2.3.2公司內(nèi)部文件(包括聯(lián)絡單),由各部收集、存檔和保管,必須保證完整性及連續(xù)性,以便備查。
2.4不論外部行文或內(nèi)部行文,一律由秘書、文員、內(nèi)勤傳遞。
第9篇 電子技術文件管理制度
一、 總則
1、 技術文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障,公司的技術文件屬于公司所有。
2、 為規(guī)范本公司技術文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內(nèi)容,確保技術文件的正確性及實施有效的管理,特制訂本制度。
3、 適用范圍:適用于本廠的技術文件的管理。
二、 技術文件的編制
1、 技術文件包括:技術文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括:
1) 開發(fā)計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發(fā)計劃書、檢驗要求。
2) 開發(fā)設計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。
3) 產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。
4) 產(chǎn)品維護階段:設計開發(fā)總結、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、 技術文件的技術要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關標準和規(guī)定要求。
3、 技術文件由技術開發(fā)部等相對應部門編制,各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。
三、 技術文件的提交
1、 在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中,設計人員必須按照技術文件規(guī)范認真進行各項文件的編寫工作,以保證技術文件的完整性。
2、 在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段,設計人員都必須按時提交設計文件,并保存在公司的服務器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后,設計人員都必須重新提交文件,以便更新服務器中的文件,保證開發(fā)工作的可靠性。
3、 設計文件的提交以starteam為準,設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。
4、 對于已提交的文件,任何人員不得故意在服務器上進行刪除。
四、 技術文件的歸檔
1、 各相關負責人負責技術文件的審核和批準;技術文件的編制必須嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。
2、 技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期,設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。
3、 文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中,紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。
4、 各類歸檔文件經(jīng)確認無誤并且簽署完畢后,方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。
5、 用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽,標簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號、簽署信息等。
6、 歸檔文件時,須填寫《設計項目歸檔資料清單》,并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗,檢驗合格后方可給予存檔。
五、 技術文件的借閱
1、 任何員工之間不得私自傳閱技術文件,不得非法保持不具權限的文件。
2、 若因工作需要,須借閱技術文件,則需報相關領導批準,并填寫《借閱登記表》,然后方可通過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。
相關推薦:
食品倉庫管理制度
某公司福利制度范本
后勤食堂管理制度
商貿(mào)公司管理制度
第10篇 辦公室文件管理制度(范文)
在辦公室文件使用中可是有很多注意事項,下面小編為大家整理了一篇關于辦公室文件的管理制度,大家一起來看看吧。
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據(jù)區(qū)建設局關于文書處理的有關規(guī)定,結合我單的實際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時,收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發(fā)來的文件,要進行文件、文號、機要編號的核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級部門,并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應及時附上文件處理傳閱單,作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管,不得個人保存,如職工工作需要借閱的可復印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質閱簽后,由收發(fā)員(文書)分送領導和承辦部門閱辦,重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完。
2.一般禮儀性質的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應同各單位聯(lián)系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉,收發(fā)員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門,如關系到兩個以上部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關部門定期組織學習有關文件,或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各 群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉。
3.對單位影響較大,涉及多個以上領導分管范圍的文件,須經(jīng)領導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:
(1)公布單位規(guī)章制度;
(2)轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件;
(3)公布單位體制機構變動或干部任免事項;
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報;
(6)其他有關重大事項;
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關重大生產(chǎn)、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術、管理、黨群工作中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經(jīng)分管領導批準后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。
5.各科室如會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定:
1.各科室需要發(fā)文,應事先向黨支部、行政辦公室提出申請;
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令,上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后,擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標定日期和密級;
5.辦公室應根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關指示精神,有關文件規(guī)定,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領導核稿(對文稿內(nèi)容、質量負責);
7.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬搞部門重新整理寫清楚;
8.需經(jīng)會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽后,按批準權限的規(guī)定分別呈送黨政領導審定批準簽發(fā);
10.經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打印;
11.文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時查明原因和責任者,并如實向領導報告。
第11篇 公司行政管理制度-文件管理制度
公司行政管理制度:文件管理制度
第一節(jié)總則
一、為適應公司全方位規(guī)范化科學管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務。
三、公司全體員工都應發(fā)揚深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結合實際、實事求是和認真負責的工作作風,努力提高文件質量和處理效率。
四、文件處理必須做到準確、及時、安全,嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節(jié)文件分類
一、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強制性行政措施,用規(guī)定。
二、決定、決議。對重要事項或重大行動做出安排,用決定。經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項,用決議。
三、通知。轉發(fā)上級機關文件,批轉下級文件,要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項,用通知。
四、通報。表彰先進,批評錯誤,傳達重要信息,用通報。
五、請示、報告。向上級請求批示與批準,用請示。向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用報告。
六、批復。答復請示事項用批復。
七、函。商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等,用函。
八、會議紀要。傳達會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用會議紀要。
第三節(jié)文件格式
一、文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部份組成。
二、文件標題應準確簡要概括文件的主要內(nèi)容。
三、發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。
四、公司發(fā)文代號分為四種:①___發(fā)、②___人發(fā)、③___客發(fā)。冠以上述發(fā)文代號的內(nèi)發(fā)文件應對全公司具有效力,對外發(fā)文應代表公司的整體意志。
發(fā)文一般應該是對公司各方面事務具有一定指導性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡報等形式流轉。力避隨意發(fā)文。
___發(fā)用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號;___人發(fā)、___客發(fā)分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務中心的對外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號,總經(jīng)辦統(tǒng)一認定。(公司其他部門均以___發(fā)的代號發(fā)文,以②、③代號發(fā)文,須在發(fā)文權限范圍內(nèi)。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級分為絕密、機密、秘密。
七、緊急程度分為特急、急、平。
八、文件內(nèi)容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。
九、發(fā)文單位必須注明全稱。
十、多頁文件應標明頁碼。
十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節(jié)收文
一、收文一律使用《___某某網(wǎng)絡有限公司收文簿》。
二、外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時分送相關部門。
第五節(jié)辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。
四、文件的催辦由總經(jīng)辦負責,防止漏辦或延誤。
五、嚴格按照時限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。
第六節(jié)發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《___某某網(wǎng)絡有限公司發(fā)文稿紙》。
二、發(fā)文程序如下:
公司內(nèi)部發(fā)文:
擬稿人→部門經(jīng)理核準→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案
對外發(fā)文:
擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案
第七節(jié)其他
一、時限要求:
1、特急:限4個工作時內(nèi)完成。
2、急:限8個工作時內(nèi)完成。
3、平:限16個工作時內(nèi)完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險柜內(nèi)。
2、機密文件:閱后應立即保存在保險柜內(nèi)。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。
第12篇 房地產(chǎn)公司文件管理制度
房地產(chǎn)公司文件管理制度
(三)
(一) 總則為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。
(二) 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
(三) 收文的管理
1、 公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。
2、 公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件,公司領導啟封后,也應交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管,不得個人保存。
3、 公文的閱批與分轉凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要月即辦。
4、 文件的傳閱與催辦傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。文件閱完后,應送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。
(四) 發(fā)文的管理
1、 發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
2、 公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機構變動或干部任免事項;公布公司性的重大開發(fā)、項目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關獎懲決定和通報;其他有關公司的重大事項。
3、 公司上行文、外發(fā)文主要用于:對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關公司重大開發(fā)項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,由主管業(yè)務部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系,可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
(五) 文件的立卷與歸檔
1、 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔:①上級機關來文,包括上級對公司報告、申請的批復;②公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;③經(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會記錄;④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;⑤有保存價值的人民來信,來訪記錄及處理結果;⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等;⑦上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品;⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。
2、 業(yè)務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
3、 立卷要求文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、 文件的銷毀對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,公司辦公室應定期清理造冊,并按上級有關規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
第13篇 工貿(mào)文件管理制度
一、目的
通過對本公司制定的,與安全標準化有關的管理文件、技術文件的控制,保證文件的適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、完整性和有效性。
二、 適用范圍
本制度適用于對本公司安全標準化實施、安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全技術規(guī)程的管理。
三、 機構與職責
3.1 企業(yè)主要負責人負責本公司安全生產(chǎn)方針、安全生產(chǎn)目標和安全標準化文件的批準和發(fā)布。
3.2安全管理部門負責安全管理制度和崗位安全操作規(guī)程的審核。
3.3安全管理部門負責組織編寫安全標準化文件。
3.4各職能部門負責組織本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度和崗位安全操作規(guī)程的編寫。
3.5辦公室負責廠級文件的備案、登記、發(fā)放。
3.6安全管理部門負責組織安全標準化文件、安全生產(chǎn)管理制度的修改和修訂。
3.7各職能部門負責組織本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度和崗位安全操作規(guī)程的修改和修訂。
四 、文件管理程序
4.1文件的制定
4.1.1安全管理部門根據(jù)《工貿(mào)等行業(yè)企業(yè)安全生產(chǎn)標準化建設實施指南》要求,結合本公司實際,組織制定企業(yè)的安全生產(chǎn)方針和安全生產(chǎn)目標及安全標準化文件,經(jīng)生產(chǎn)安全部門負責人審核、企業(yè)負責人批準后發(fā)布、實施。
4.1.2 各職能部門根據(jù)《工貿(mào)等行業(yè)企業(yè)安全生產(chǎn)標準化建設實施指南》要求,根據(jù)本公司實際,制定符合法律、法規(guī)的、本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度,經(jīng)部門負責人審核、安全管理部門負責人批準后發(fā)布、實施。
4.1.3各職能部門組織對本部門歸口的各崗位進行危害分析,經(jīng)風險評價小組評價后,制定崗位安全操作規(guī)程,
4.1.3.1操作規(guī)程中應有崗位主要危險源的辨識內(nèi)容和危險源的分布情況說明,并應包含企業(yè)的各個崗位以及主要設備設施等;如果是危險源,還應制定緊急情況下的處置方案(事故情況下的的操作規(guī)程)。
4.1.3.2崗位操作規(guī)程(或作業(yè)指導書)主要要求:
1)操作規(guī)程或作業(yè)指導書(作業(yè)標準)應覆蓋每個崗位、每個有人活動的生產(chǎn)區(qū)域;
2)崗位安全操作規(guī)程的編制、發(fā)放和管理等與安全生產(chǎn)規(guī)章的要求基本相同;
3)崗位安全操作規(guī)程可以組織熟悉崗位作業(yè)的操作人員和專業(yè)技術人員,按照作業(yè)前、作業(yè)中、作業(yè)后的作業(yè)順序中存在的安全風險進行編制,方便員工掌握和執(zhí)行;
4)在新工藝、新技術、新裝置投產(chǎn)或使用前,組織編制新的操作規(guī)程;
5)企業(yè)應保證各崗位相關的操作規(guī)程是最新的有效文件。
4.1.3.3崗位安全操作規(guī)程經(jīng)部門負責人審核,安全管理部門負責人批準后發(fā)布、實施。操作規(guī)程要下發(fā)到各個崗位,并做發(fā)放記錄。同時,需要對員工進行培訓,看其是否能夠熟練掌握自己所在崗位的操作規(guī)程。
4.2發(fā)放管理
4.2.1辦公室負責文件的發(fā)放管理。
4.2.2 文件在發(fā)放前,辦公室確定發(fā)放范圍。
4.2.3辦公室按確定的發(fā)放范圍進行發(fā)放,填寫《文件發(fā)放(回收)登記表》,領用人簽字。
4.3文件的修改與修訂
4.3.1 在下列情況時應及時對相關規(guī)章制度或安全操作規(guī)程進行修訂:
1)當國家法律、法規(guī)、規(guī)程、標準廢止、修訂或新頒布時;
2)當企業(yè)歸屬、體制、規(guī)模發(fā)生重大變化時;
3)當生產(chǎn)設施新建、擴建、改建時;
4)當工藝路線和裝置設備發(fā)生變革時;
5)當上級安全監(jiān)督部門提出相關意見時;
6)當安全大檢查、風險評價過程中發(fā)現(xiàn)涉及到規(guī)章制度層面的問題時;
7)當分析重大事故和重復事故原因,發(fā)現(xiàn)制度因素時;
8)其他有關事項。
4.3.2安全生產(chǎn)管理制度需修改或修訂時,申請修改或修訂部門向部門負責人遞交書面申請報告,經(jīng)部門負責人審核、安全部門負責人批準后,將申請報告交辦公室對安全生產(chǎn)管理制度進行修改或修訂。
4.3.3崗位安全操作規(guī)程需修改或修訂時,申請修改或修訂部門向部門負責人遞交書面申請,經(jīng)部門負責人審核、安全部門負責人批準后,將申請報告交歸口部門,由歸口部門對崗位安全操作規(guī)程進行修改或修訂。
4.3.4安全生產(chǎn)管理制度和崗位操作規(guī)程的修改均采用換頁的方式進行修改
4.3.5辦公室將需修改或修訂的安全生產(chǎn)管理制度或崗位安全操作規(guī)程收回。
4.3.6修改或修訂后的文件由辦公室發(fā)放至原部門單位或人員。
4.3.7辦公室對修改或修訂后的文件進行文件狀態(tài)登記。
4.4 文件的評審
辦公室每年組織一次文件的評審工作,對文件的符合性進行評價。
4.5文件殘破、缺失后的補發(fā)
4.5.1任何人不得在文件上亂涂亂畫,確保文件的清晰、易于識別和檢索。
4.5.2當文件破損或字跡不清影響使用時,領用部門單位應寫明原因,經(jīng)部門單位負責人審核、經(jīng)主管安全部門負責人審批后,到辦公室辦理更換手續(xù),交舊領新,文件使用原發(fā)放號。
4.5.3文件丟失,當事人應寫明原因,經(jīng)部門單位負責人審核、主管安全部門負責人審核批準后,到辦公室辦理補發(fā)手續(xù),新文件給予新發(fā)放號,并注明原號作廢。必要時,由辦公室將作廢文件發(fā)放號通知各相關部門,防止誤用。
4.6文件的借閱
4.6.1文件屬于保密級的,不可私自向外來單位提供、借閱。
4.6.2外來人員需借閱時,必須經(jīng)安全部門負責人審批后方可向用戶提供。
4.7廢止和回收
新版本文件發(fā)布時,舊版本文件同時廢止或失效,辦公室將文件按發(fā)放臺賬全部收回并銷毀。
第14篇 電子文件管理制度
電子文件管理制度
1.目的和適用范圍
為保證我公司計算機網(wǎng)絡安全順利運行,提高工作效率特制定本辦法。
本辦法規(guī)定計算機電子文件的編制、批準、傳遞、反饋、歸檔、作廢等要求。
本辦法的規(guī)定適用于我公司局域網(wǎng)電子文件的管理。
2.術語
電子文件:相對于紙質文件而言,凡將儲存、編輯、使用于計算機媒體的信息,如文件、表單、記錄等,均稱為電子文件。
3.職責
3.1人事行政部負責局域網(wǎng)的建立和系統(tǒng)運行的維護管理,以及各部門計算機的維護管理。
3.2各部門按本規(guī)定執(zhí)行。
4.管理內(nèi)容和要求
4.1局域網(wǎng)操作系統(tǒng)和應用軟件的建立
4.1.1操作系統(tǒng)的應用
a)服務器安裝windowsnt4.0
b)客戶機安裝windows98第二版,需要時可安裝windows2000/_p/me等。
4.1.2基本應用軟件
a)office2000/_p辦公自動化軟件
b)autocad2000計算機輔助設計軟件
4.1.3操作系統(tǒng)和應用軟件的安裝必須由人事行政部微機維護技術員同意或在其指導下方可進行安裝和卸載。
4.2網(wǎng)絡軟件的建立和應用
4.2.1我公司局域網(wǎng)電子文件的傳輸采用microsoftml電子郵局進行管理,該軟件安裝在windows98啟動組程序中,隨系統(tǒng)自行啟動,各部門必須保證郵件箱在工作時間內(nèi)開放,任何單位不得自行改動。
4.3網(wǎng)上鄰居的管理
4.3.1網(wǎng)上用戶的設置具體見附表1《計算機局域網(wǎng)編號及用戶名稱對稱表》
4.3.2網(wǎng)上鄰居中各部門在服務器中設專用文件夾,各部門把有關文件分類歸檔。
4.3.3設定訪問權限分類控制。
4.4電子文件的管理
4.4.1電子文件的管理不能違背質量體系文件、技術文件和資料、質量記錄等控制程序的規(guī)定,編制必須以擴展名為.t_t、.doc、._ls、.eml、.dwg文件方式進行編寫。
4.4.2電子文件的發(fā)放采用局域網(wǎng)郵件進行發(fā)放,審核、審批處加蓋受權為專用電子印章或電子簽名后方可有效。具體流程見附件。
4.4.3各部門收到電子文件后,必須進行文件回復以確保你部門正常收到電子文件。
4.4.4作好電子文件收發(fā)登記工作,發(fā)放文件有專用文件夾,接收文件有專用文件夾,作廢文件由使用者按時刪除。
4.4.5電子文件不允許自行進行更改,必須由編制單位提請《文件更改申請單》報品質管理小組審核、管理者代表批準后,由品質管理小組進行整體更改。
4.4.6電子文件有效性由文件發(fā)放部門對文件的有效性進行檢查,并添寫《電子文件有效性檢查記錄》。
4.4.7由發(fā)文部門負責把回復存到專用文件夾中,做為收發(fā)文登記。
4.4.8上級部門郵件的處理方式,當收到上級部門發(fā)來的郵件時由人事行政部網(wǎng)關計算機負責轉發(fā)給相關部門,相關部門要對文件的有效性進行反饋,最后按文件要求發(fā)回上級部門。
4.4.9對于標準、顧客圖樣和技術條件等外來文件和資料必須在5個工作日內(nèi)進行評審和轉化,并填寫《外來文件和資料評審表》。
4.5局域網(wǎng)質量體系文件的控制
4.5.1電子文件不違背《質量體系文件和資料控制程序》、《質量記錄控制程序》要求,以“電子文件為主、紙質文件為輔”的原則。
4.5.2質量體系文件和資料、質量記錄樣式均以質量檢驗科計算機中《網(wǎng)上鄰居-正式版qms文件》為有效受控版本,其他部門和單位計算機中復制的文件和記錄表樣均為非受控版本,不得在體系運行中使用。如需要,必須經(jīng)綜合辦確認同意,管理者代表批準,印制紙質文件,并加蓋受控印章后下發(fā)到使用部門和人員。
4.5.3計算機中與質量管理體系相關的所有文件夾和文件名稱的命名應采用實名、全稱或簡稱的方式,避免采用數(shù)字、字母代號和個性化的名稱;以防止文件和資料的混亂、丟失和無意中刪除。
4.5.4對于保密和未經(jīng)授權不得閱讀的文件和資料,必須進行文檔加密和標識。
4.5.5對于重要文件和資料必須設置為“只讀”屬性,以避免無意中被修改。
4.6計算機網(wǎng)絡安全
4.6.1每臺計算機必須安裝瑞星2002、金山毒霸、kv3000等正版殺毒軟件;并定期進行查毒和殺毒,需要時,由人事行政部微機維護技術員進行。
4.6.2對一些保密的電子文件要進行加密處理,可使用office2000文件加密工具或者其他windows98操作系統(tǒng)下的文件加密工具。
4.7電子文件的備份
4.7.1客戶機要每季度對電子文件進行備份,其備份方式可視情況自行確定。
4.7.2服務器中歸檔后的重要文件要在半年內(nèi)或服務器儲存空間接近臨界容量時,要刻錄光盤備份,并進行分類保管。
5.相關文件和記錄
《電子文件有效性檢查記錄》
第15篇 附七醫(yī)院醫(yī)療文件管理制度
第七醫(yī)院醫(yī)療文件管理制度
一、病房護士長負責醫(yī)療文件的管理,護長不在時,由當班護士負責管理,各班人員均需按管理要求執(zhí)行。
二、住院期間的醫(yī)療文件要求存放有序,病歷中各種表格均應排列整齊,不得撕毀毀,涂改或丟失,病歷用后必須歸還原處。
三、病人不得自行攜帶病歷出科室,外出會診或轉院時攜帶病歷摘要。
四、病人出院或死亡后,病歷次序按規(guī)定排列,一周內(nèi)送病案室保留管理。
五、病房交接班記錄,必須按要求書寫,并妥善保管一年,以備查閱。
六、病房醫(yī)囑本的保存期限,按各醫(yī)院規(guī)定,一般不少于一年。
七、護士長必須定期檢查護理文件書寫質量。
