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電算化管理管理制度旨在規(guī)范企業(yè)內部的電子計算資源的運用，確保數據的安全、準確與高效。該制度涵蓋了硬件設備的管理、軟件系統(tǒng)的應用、數據處理流程、人員職責劃分以及安全防護措施等多個方面。
包括哪些方面
1. 硬件管理：規(guī)定了計算機設備的采購、安裝、維護和更新程序，以及設備的使用權限和責任歸屬。
2. 軟件應用：明確了各類軟件的選用標準，包括系統(tǒng)軟件、應用軟件及防病毒軟件的安裝、升級和許可管理。
3. 數據管理：規(guī)定了數據的錄入、存儲、備份、恢復和銷毀流程，強調數據的準確性、完整性和保密性。
4. 人員職責：定義了電算化部門和非電算化部門在電算化工作中的角色和責任，包括操作員、管理員、審計員等崗位的職責。
5. 安全防護：制定了防止非法訪問、數據泄露和系統(tǒng)破壞的安全策略，包括密碼管理、防火墻設置、定期安全檢查等。
重要性
電算化管理的規(guī)范化對于企業(yè)的運營至關重要。它能保障企業(yè)信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，提高工作效率，降低運營成本。有效的電算化管理也是保護企業(yè)核心競爭力，防止數據泄露，遵守法律法規(guī)的重要手段。
方案
1. 設立電算化管理委員會：由it專家、業(yè)務部門代表和法務人員組成，負責制定、修訂和監(jiān)督電算化管理制度的執(zhí)行。
2. 培訓與教育：定期對員工進行電算化知識和技能培訓，提高他們的信息安全意識。
3. 實施審計：定期進行電算化管理審計，檢查制度執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。
4. 技術升級：隨著技術的發(fā)展，不斷更新硬件設備，升級軟件系統(tǒng)，確保電算化管理的先進性。
5. 制度修訂：根據業(yè)務變化和外部環(huán)境的影響，適時調整和完善電算化管理制度。
通過上述方案，我們期望構建一個安全、高效、適應企業(yè)發(fā)展需求的電算化管理體系，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供有力的技術支撐。
電算化管理管理制度范文
第1篇 會計電算化管理制度
會計電算化管理制度
第一章 總則
第一條 為推動本公司會計電算化發(fā)展,規(guī)范會計電算工作,按照財政局的有關要求,特制定本制度。
第二條 本辦法適用范圍:本公司。
第三條 會計電算化管理內容包括崗位設置、發(fā)展規(guī)劃、建立信息系統(tǒng)、制定管理制度、人員培訓和推廣等。公司負責管理工作,各單位負責具體實施工作。
第二章 崗位設置及職責
第四條 各單位應根據工作及人員情況,設專職或兼職人員負責會計電算化工作,定崗定員,保持相對穩(wěn)定。
第五條 電算專管員必須精通財會業(yè)務,并且負責以下工作:
一、制定本單位會計電算化管理辦法;
二、監(jiān)督會計電算化有關管理制度的執(zhí)行情況;
三、對財會軟件進行日常維護;
四、保證計算機軟件和硬件的財產安全;
五、控制會計軟件的運行;
六、對操作人員進行日常管理;
七、負責財會軟件的學習、應用和推廣;
八、負責組織系統(tǒng)內操作人員的培訓工作。
第六條 各單位必須對操作人員的上機、密碼和使用權限進行嚴格管理,建立相應的操作管理制度。與會計業(yè)務無關人員,沒有經過上機培訓人員不得作為操作人員。
第七條 操作人員應嚴格按照操作規(guī)范使用計算機和財會軟件,發(fā)現(xiàn)問題及時上報,不得自行修改。
第八條 操作人員的密碼應當嚴格保密;更換操作人員或密碼泄密后,必須及時更改密碼。第九條操作人員如果離開工作現(xiàn)場,必須在離開前退出財會程序,防止其他人員越權操作。
第三章 電算記賬的規(guī)則
第十條 嚴格按照財務制度、會計制度和軟件程序,以及總公司的有關統(tǒng)一規(guī)定,進行業(yè)務處理。
第十一條 總公司對財會軟件的使用實行統(tǒng)一管理,未經總公司同意,各單位不得隨意使用其他財會軟件。
第十二條 總公司負責設置一、二級會計科目。二、三級科目各單位可根據具體情況增設。
第十三條 為確保電算記賬準確、高效,記賬過程中實行三審制,即事前審核、事中審核、事后審核。
第十四條 記賬憑證原則上由手工填制,如果據以填制記賬憑證的原始憑證已輸入計算機或可從機內現(xiàn)有賬簿中計算生成記賬憑證所需數據,記賬憑證方可由計算機打印輸出,代替手工記賬憑證;這時須由操作員、復核員、主管員共同簽章,并按規(guī)定裝訂成冊,做為會計檔案保存。
第十五條 出納人員、程序設計人員不得兼任憑證錄入工作。
第十六條 已輸入總賬、明細賬的數據,如有差錯,均須另編補充憑證或負數沖正憑證,重新輸入;如原始憑證是正確的,操作員輸入錯誤應在輸入的更正憑證中注明實際輸入數據的更正內容,包括原始的日期、編號及錯誤原因。
第十七條 存在計算機軟盤或硬盤內的各種賬冊,在未打印成文本輸出之前,應視同會計檔案妥善保存,并應留有副本。
第2篇 （公司）企業(yè)會計電算化管理制度
企業(yè)(公司)會計電算化管理制度
第一章 總則
第一條 為了指導和規(guī)范公司會計電算化工作,保證會計電算化工作的順利開展,根據財政部《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規(guī)范》,結合公司財務管理和會計核算的有關規(guī)定制定本制度。
[注釋:制訂該制度的目的、意義和法令依據]
第二條 本制度適用于公司各財務核算單位。 [注釋:適用范圍]
第三條 本制度包括會計電算化崗位責任制度、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟件和會計數據管理制度、電算化會計檔案管理制度。 [注釋:制度的內容]
第四條 本制度所指的計算機硬件是指支撐財務軟件正常運行的計算機及其相關設備,計算機軟件是指用友財務軟件及其他相關軟件。
第五條 公司應指定專人對財務軟件系統(tǒng)進行日常維護及對數據庫的管理。各分支機構財務系統(tǒng)技術服務由本單位系統(tǒng)管理員負責。
[注釋:以上是總則部分;接下來是分則部分。]
第二章 會計電算化崗位責任制
第六條 公司各財務核算單位必須使用公司指定的財務軟件進行本單位的財務核算,并建立本單位的會計電算化崗位責任制,明確各電算化崗位的職責范圍。
第七條 電算化會計崗位和工作職責劃分如下:
(一)電算主管崗
由財務管理總部設立,負責公司會計電算化的規(guī)劃和管理,協(xié)調公司財務用計算機的使用及財務軟件的運行;對電算化操作人員的權限進行分配及管理;負責開、關服務器,管理服務器數據庫及數據備份工作;協(xié)調、督促財會人員的電算化工作,完善公司的電算化制度。
(二)電算維護崗
由信息技術中心指派專人兼任,負責計算機硬件、軟件系統(tǒng)管理及維護;維護財務網絡的安全、正常運行;協(xié)助電算主管規(guī)劃和推進公司會計電算化工作;會同電算主管負責電算化系統(tǒng)的升級工作等。
(三)軟件操作崗
由各財務核算單位設立,負責對本單位的會計事項進行會計處理并及時輸入記賬憑證等會計數據,輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,進行部分會計數據處理工作;負責會計資料的整理、登記、保管、保密工作。
(四)審核記賬崗
負責對輸入計算機的會計數據(記賬憑證和原始憑證)的真實性、合法性、完整性進行審核;操作會計軟件登記機內賬簿,沒有審核的憑證不能記賬;對打印輸出的賬簿、報表進行確認審核。
此崗位人員應具備會計和計算機知識。各財務核算單位均應設立專職或兼職崗。
第三章 會計電算化操作管理制度
第八條 本章所稱會計電算化操作人員,是指按照會計電算化崗位設置,行使崗位職責的會計電算化人員或經財務負責人(總部為財務管理總部負責人,分支機構為財務負責人)批準賦予臨時操作、查詢權的其他人員。
[注釋:會計電算化人員是依照會計電算化崗位進行設置的。]
第九條 操作人員必須以“命名用戶方式”登錄財務軟件系統(tǒng),操作人員的密碼由操作人員自己擬定。操作人員對自己的密碼必須嚴格保密,泄漏密碼產生嚴重后果的應追究相關責任人的責任。
財務軟件系統(tǒng)登錄密碼先由電算主管在賬套管理中統(tǒng)一設定初始密碼,并通知會計電算化操作人員,再由會計電算化操作人員在客戶端自行更改。
第十條 會計電算化人員在財務軟件系統(tǒng)中均應以實名進行用戶登記,并由電算主管根據內部控制制度規(guī)定的原則賦予相應操作權限。
財務軟件系統(tǒng)的集團用戶由電算主管及財務管理總部指定人員管理與使用,其他人員未經授權不得擅自使用。
[注釋:第八條至第十條是針對電算主管崗、電算維護崗、軟件操作崗、審核記賬崗。]
第十一條 日常操作程序
(一)電算維護員每天到崗后,首先檢查服務器是否正常開啟,檢查計算機硬件、軟件、網絡是否正常運行,為其他工作做好準備;[電算維護崗]
(二)會計人員根據原始憑證運用正確的會計科目填制記賬憑證,并打印機制記賬憑證,同時簽名或蓋章確認;[軟件操作人員]
(三)審核人員審核記賬憑證及所附原始憑證,審核無誤后在打印出的記賬憑證上簽名或蓋章確認,并立即對機內對應記賬憑證執(zhí)行“審核”操作。如未即時核對機內記賬憑證,應將原打印出的記賬憑證與機內憑證核對無誤后,才能對機內記賬憑證執(zhí)行“審核”操作。 [審核記賬崗]
(四)每天工作結束后,電算維護員可依據工作情況選擇是否關閉服務器,如要關機應提前通知電算主管,由電算主管通知各在線操作人員,各在線操作人員退出后方能關閉服務器。[電算維護崗]
(五)操作人員離開操作使用計算機的工作現(xiàn)場,應立即退出財務軟件系統(tǒng),否則應承擔被人利用本人登錄名進行操作的全部責任。[電算維護崗]
第四章 計算機硬件、軟件和會計數據管理制度
第十二條 各核算單位應為開展會計電算化配備必要的計算機,硬件設備和軟件。
第十三條 計算機硬件設備的維護主要包括以下內容:
(一)電算維護員應經常對有關設備進行保養(yǎng),保持機房和設備的整潔,防止意外事故的發(fā)生;
(二)電算維護員應定期對計算機存放場所的安全措施進行檢查,包括對消防和報警設備、地線和接地、防靜電、防雷擊、防鼠害、防電磁波等設備和措施進行檢查,保證這些措施的有效性;
(三)電算維護員應對硬件運行過程中出現(xiàn)的故障及時排除,由于本身條件沒有能力解決的或不能解決的應及時與硬件生產或銷售商聯(lián)系解決,并對故障情況和處理措施及結果等予以記錄;
第十四條 計算機軟件的維護分為系統(tǒng)軟件維護和財務軟件維護,包括以下內容:
(一)系統(tǒng)軟件維護包括檢查系統(tǒng)文件的完整性,系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改,以保證系統(tǒng)軟件的正常運行。
(二)財務軟件維護包括操作維護與程序維護:
對財務軟件日常操作維護工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題,電算維護員應及時解決。如不能排除,應立即報告電算主管并聯(lián)系財務軟件供應商予以指導或現(xiàn)場處理。
對財務軟件的修改、版本升級等程序維護由財務軟件供應商負責,電算主管及電算維護員應與軟件供應商進行聯(lián)系,及時得到新版財務軟件。
對正在使用的財務軟件進行升級,應報經財務管理總部和信息技術中心負責人審批后進行,并記錄升級時間及模塊。[電算維護崗和電算主管崗]
第十五條 會計數據的備份
會計數據的備份由電算維護員負責,包括至少每天進行一次硬盤備份或啟用自動備份系統(tǒng),對重要會計數據更新或修改后應及時進行備份,會計年度結束后及時進行刻錄備份。
第十六條
各核算單位應健全必要的防治計算機病毒的措施,確保財務系統(tǒng)的正常運行。
各單位財務用計算機應配備優(yōu)良的正版殺毒軟件,以預防、檢測、清除計算機病毒,并定期進行病毒庫的升級及版本的更新。
第五章 電算化會計檔案管理制度
第十七條 電算化會計檔案管理是公司重要的會計基礎工作,要嚴格按照財政部《會計檔案管理辦法》及相關要求,對電算化會計檔案進行管理。
第十八條 電算化會計檔案管理的內容和范圍:
電算化會計檔案包括存儲在磁盤、光盤等介質上的會計數據和計算機打印的書面等形式的會計數據。
會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數據,以及財務軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。
第十九條 電算化會計檔案的日常管理
(一)各核算單位使用計算機打印的書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表,由本單位財務負責人或會計主管負責保管。
(二)會計電算化記賬憑證制單完成后應立即打印輸出,打印的記賬憑證上應有制單人員的簽名或蓋章、審核人員簽名或蓋章、財務負責人簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應有出納人員簽名或蓋章。
(三)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬可采用計算機打印的活頁賬頁裝訂成冊,應每天登記并打印,做到日清月結。對每天業(yè)務較少、不能滿頁打印的,也可按旬打印。一般賬簿按年打印,遇稅務、審計等管理部門檢查時,應按其要求,及時打印有關賬簿、報表等。
(四)各類賬簿在每一會計年度結束后一個月內必須完整打印,裝訂成冊存檔。發(fā)現(xiàn)已打印的紙質會計檔案有缺損時,必須補充打印。
(五)每月結束后10日內、年度結束后30日內,財務人員應將打印的記賬憑證分月、按憑證序號整齊裝訂成冊,由財務負責人或財務主管、審核人員和裝訂人員簽名或蓋章,存檔妥善保管。
(六)每月結束后15日內、年度結束后45日內,財務人員應將打印的會計報表和有關會計資料整齊裝訂成冊,并加蓋單位公章由單位負責人、財務負責人或財務主管簽名或蓋章并加蓋單位公章,存檔妥善保管。
(七)存儲在磁盤、光盤等存儲介質上的會計電子文檔由電算維護員保管。
第二十條 電算化會計檔案必須嚴格執(zhí)行安全和保密制度,會計檔案不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。
各種會計資料(包括紙質和用存貯介質保存的會計數據),未經單位領導同意,不得外借和帶出單位。經單位領導同意借閱會計資料,應該履行相應的借閱手續(xù)。存放在存貯介質上的會計資料借閱歸還時,還應該認真檢查其安全性和完整性,防止感染病毒和數據丟失。
第二十一條 電算化會計檔案保管期滿后,按財政部《會計檔案管理辦法》的要求進行銷毀。
第六章 附則
第二十二條 本制度由財務管理總部會同信息技術中心負責解釋。[解釋權限]
第二十三條 本制度自發(fā)布之日起實施。[生效日期]
第3篇 支付中心會計電算化管理制度
國庫支付中心會計電算化管理制度
第一條為規(guī)范會計人員財務軟件操作行為,保證電算化系統(tǒng)的安全運行和電算化會計檔案資料的安全完整,根據財政部《會計電算化工作規(guī)范》和財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》,制定會計電算化管理制度。
第二條大廳局域網管理規(guī)范:
1、機房是大廳局域網的核心,設備包括服務器、交換機、機柜、檔案柜、ups等;系統(tǒng)管理員負責機房管理,非機房管理人員不得擅自進入機房,不得擅自操作服務器;
2、服務器中存放著中心財務數據,備份數據實行雙備份異地存放,實行日備份、月備份、年備份;
3、定期維護和保養(yǎng)機房設備,并做好保養(yǎng)記錄。隨時檢查機房設施,包括:電源、消防、防鼠、防電磁波、防塵、防靜電等設備和措施,保證機房設備安全和服務器正常穩(wěn)定運轉。
第三條 計算機病毒防范管理規(guī)范:
1、大廳局域網內統(tǒng)一安裝專業(yè)的網絡版“卡巴斯基”殺毒軟件,系統(tǒng)管理員每周五要對殺毒軟件進行升級,大廳工作人員每周一早上要在系統(tǒng)管理員的監(jiān)管下對自己計算機系統(tǒng)進行一次檢查、殺毒;
2、嚴禁安裝拷貝與工作無關的游戲軟件、文件安裝拷貝到計算機,外來文件資料先殺毒再查看、拷貝。
第四條 計算機操作規(guī)范:
1、大廳所有計算機實行順序編號,一人一機,統(tǒng)一管理。密碼登陸系統(tǒng),正確使用系統(tǒng)各模塊,及時保存財務資料,系統(tǒng)不用或暫時離開工作崗位,隨手退出系統(tǒng);
2、大廳工作人員定期更新財務軟件登陸密碼,密碼記錄有序,密碼不得外傳,嚴禁他人登記系統(tǒng)誤操作破壞數據庫;
3、正確使用計算機、打印機,不得隨意插拔計算機連接電纜、不得通過關閉電源強行關閉計算機,下班后不得待機;
4、嚴禁非大廳工作人員進入大廳工作區(qū),如遇財務檢查中心安排專人專機接待。
第五條 會計電算化資料備份規(guī)范:
1、會計電算化資料備份由系統(tǒng)管理員定期完成,科學分類,專柜保存;
2、會計電算化資料備份分為日備份、月備份和年備份;大廳每日下班前對當天財務數據進行日備份,每月末對當月財務數據進行月備份,會計年度終了結賬后完成全年備份;各會計室和使用固定資產管理系統(tǒng)的單位,每月末對當月的會計數據備份的同時,將備份資料送核算中心進行異地備份;
3、會計電算化檔案采取雙備份異地存放模式,每月會計核算大廳機房保存一份,送財政局檔案室保存一份。
第4篇 公司財會電算化管理制度
公司財會電算化管理制度
1.目的:為加強財會電算化管理管理,特制定本辦法。
2.適用范圍:本規(guī)定適用于公司及分子公司。
3.財會電算化軟、硬件的購置
3.1電算化軟件的購置、使用運行、升級換版、二次開發(fā)等,由公司財務部統(tǒng)一負責組織實施,并須符合下列條件:
3.1.1購入軟件應進行可行性論證和方案設計,在充分考察適合公司情況的基礎上,經財務主管領導批準方可添購;
3.1.2購入軟件必須是經國家財政部統(tǒng)一鑒定合格的、且售后服務好和技術支持保障科技含量高的軟件;
3.1.3未經批準不得使用外來軟件(包括應用軟件和系統(tǒng)軟件);不準對購入軟件進行隨意修改,對外拷貝;
3.1.4二次開發(fā)軟件要經公司財務部領導同意、財務主管領導批準后方可實施,且僅限于對原始數據的利用和深加工,不得修改原始數據。二次開發(fā)的軟件應達至財政部發(fā)布的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的相關要求。
3.2電算化硬件的購置
首先由財務部根據工作需要提出硬件需要量申請,再由公司信息部進行選型和市場價格調查的工作,選擇性價比好,商品質量高的品種和售后服務好的商家簽訂合同,經公司領導批準后購置。
4.計算機上崗要求
4.1專職計算機操作人員經專門培訓并取得合格證后才能上崗操作,兼職操作人員可逐漸達到這一要求。
4.2各財務部使用的計算機只能用于本公司,未經公司財務部批準不得對外使用。
4.3為保證系統(tǒng)的正常、安全運行,杜絕各種非法舞弊行為,防止造成系統(tǒng)內數據的破壞,保證數據正確性和運行效率,對上機操作人員規(guī)定:
4.3.1系統(tǒng)操作員、數量錄入員、數據審核員由財務負責人根據業(yè)務需要確定;
4.3.2系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護員、數據錄入員、數據審核員及其他由財務負責人批準的有關財會人員,有權上機操作本人權限范圍內的財務運行系統(tǒng);
4.3.3與業(yè)務無關人員及脫離會計崗位的人員不得上機運行財務系統(tǒng)。
4.4嚴格操作規(guī)則
4.4.1原始憑證需經有關領導審核,并按有關財經法規(guī)填制記帳憑證,憑此進行賬務處理;
4.4.2記帳憑證必須經專職審核員審核后才能錄入微機。數據錄入人員應嚴格按照憑證輸入數據,不得擅自修改憑證數據,如發(fā)現(xiàn)差錯,應在輸入計算機前及時反映給憑證編制人員或系統(tǒng)管理員。已輸入計算機的數據,在登帳前發(fā)現(xiàn)有錯,可按憑證數據進行修正。如在登帳之后發(fā)現(xiàn)有錯,必須另做憑證,以紅字沖銷,錄入計算機。最后由復核員調正,并在機內簽字,記帳才能進行;
4.4.3當月機內數據必須全部記帳完畢,方可由指定人員進行結帳;
4.4.4除了系統(tǒng)維護員之外,其他人員一律不得直接打開庫進行操作,不得隨意增刪修改數據、源程序和庫文件結構;
4.4.5出納人員、軟件開發(fā)人員不得擔任現(xiàn)金和各類銀行帳的原始數據錄入工作,更不允許進行系統(tǒng)性操作;
4.4.6系統(tǒng)軟件、二次開發(fā)的文檔資料,均由財務負責人指定專人保管,未經許可不得擅自復制、修改和出借;
4.4.7存檔的數據軟盤、帳表、憑證各文檔資料等,由檔案管理員按規(guī)定進行復制、核對、保管;機內數據必須每天雙備份;月未根據需要將明細帳打印歸檔(如現(xiàn)金、銀行存款、結算中心往來帳等),年未必須將當年所有的明細帳打印出裝訂成冊歸檔;
4.4.8系統(tǒng)維護人員必須按有關的維護規(guī)定操作;
4.4.9各操作人員在上機時,應認真登記姓名、系統(tǒng)時間、業(yè)務時間等。操作員必須對自己的登機口令保密,以便帳務系統(tǒng)自動對其上機操作進行流水登記,財務部負責人定期檢查此上機記錄,以作為責任劃分的依據;操作人員必須嚴格按操作權限操作,不得越權或擅自上機操作;必須認真登記憑證數據摘要及有關附件信息,保證會計信息的全面完整;
4.4.10每次上機完畢,應做好所需的各項備份工作,以防止發(fā)生意外事故;
4.4.11嚴禁使用來歷不明的軟盤或光盤上機操作,嚴禁非法拷貝工作,外購軟盤使用前必須先進行防病毒的檢查。
5.軟件升級的審批程序
5.1由系統(tǒng)管理員根據工作需要提出軟件升級申請報告。
5.2公司財務部經理審查申請報告、信息部論證其可行性、公司分管領導審批。
5.3原程序清單存檔。
5.4手續(xù)完備后,實施軟件升級。
5.5軟件升級后使用變更通知。
5.6進行軟件升級后的試運行。
5.7根據運行的情況總結并升級文檔資料。
5.8發(fā)出軟件升級后正式運行通知。
5.9軟件更新后的備份與定稿的文檔資料一同存檔。文檔主要包括以上修改或更新的提請人、審批人、維護人的姓名,維護時間,修改時間,修改的原因,修改的內容,修改后的現(xiàn)狀等。
6.財會電算化檔案管理
財會電算化檔案主要是打印輸出的各種帳簿、報表、憑證,存儲會計數據和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質,系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。檔案管理的任務是負責系統(tǒng)內各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。電算化財會檔案一般包括以下內容:
6.1會計憑證、會計帳簿、會計報表是記錄和反映經濟業(yè)務的重要史料與證據,財務部必須加強會計檔案管理工作的領導,建立健全會計檔案的立卷、保管、調用及管理制度。
6.2記帳憑證由人工統(tǒng)一登記編號,經審核人員審查后錄入微機。定期匯總,按類裝訂成冊,專人保管,帳表必須有會計主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。
6.3每月形成的帳簿、報表都應按月打印,按科目、類別立卷,裝訂成冊,年底送財務部檔案室集中管理。
6.4會計檔案一律以紙質形式保存,同時以磁質形式保存會計檔案,磁質檔案一般應保存2到3份,保存時限至少為五年。其他各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù),應按《會計檔案管理方法》的規(guī)定保管期限進行保管。
6.5會計檔案必須做到妥善保管,存放有序,方便查找,備份軟盤應貼上保護標簽,標簽信息完整,字跡信息完整,字跡清楚,必須用鋼筆填寫。存放在安全、清凈、防熱、防潮的場;同時,嚴格執(zhí)行保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。
6.6會計檔案為本單位積極提供利用;向外單位提供利用時,檔案原則上不得借出,如有特殊,需經公司財務部經理批準,并應記錄下調用人員的姓名、調用內容、歸還日期等,并按期歸還,且不得拆散原冊。
6.7對于違反上述檔案 管理或保密規(guī)定,以及
任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、帳冊、軟盤等的行為將進行嚴肅處理。
7.財務部會計電算化崗位設置及工作職責
7.1會計人員
會計人員應孰悉分工負責的核算業(yè)務,既能進行手工核算的會計處理,又能適應會計電算化工作要求。其職責范圍除會計法、財政部有關規(guī)定外還包括:編制會計憑證應符合財務制度的要求,做到經濟業(yè)務處理合法完整、數據正確,摘要簡明規(guī)范,編碼完整,符合會計電算化有關細則的規(guī)則等。
7.2系統(tǒng)管理員
系統(tǒng)管理員應精通本單位的財務和會計業(yè)務,具備一定的計算機知識,熟悉本單位在用系統(tǒng),由財務部負責人擔任。主要對系統(tǒng)總的運行情況負責,協(xié)調財務部內外有關電算化的工作關系,處理臨時出現(xiàn)的問題。主要職責有:
7.2.1負責電算化系統(tǒng)日常管理工作,監(jiān)督并保證系統(tǒng)的有效、安全、正常運行,在系統(tǒng)發(fā)生保障時,應及時監(jiān)督、組織有關人員恢復其正常工作;
7.2.2負責組織系統(tǒng)各有關資源(包括設備、軟件、數據及文檔資料等)的調用、修改和更新的計劃;提出更新軟件或修改軟件的需求報告。
7.3系統(tǒng)操作員
操作員有權進入本公司電算化系統(tǒng)并調用系統(tǒng)全部或部分功能。操作員應熟悉單位財會業(yè)務,同時有較熟悉的計算機操作及數據庫知識,熟悉在用系統(tǒng)的使用,操作員一般由經過計算機和會計兩類培訓的專業(yè)人員擔任,對整個系統(tǒng)安全正常進行負責。其主要職責包括:
7.3.1嚴格按照系統(tǒng)操作說明進行操作;
7.3.2負責系統(tǒng)維護操作,包括各種環(huán)境庫的修改和更新操作;
7.3.3負責各類數據的備份和存檔;
7.3.4系統(tǒng)操作過程中發(fā)現(xiàn)故障,應及時報告財務負責人和信息部,并做好故障記錄及上機記錄等;
7.3.5當天的日記帳數據,當天登錄,登錄后打印出當天的帳表,做到日日清;
7.3.6月底打印系統(tǒng)所有的明細帳、總分類帳和會計報表,以及自動轉帳憑證;
7.3.7負責領導交辦的其他工作;
7.3.8系統(tǒng)操作員是系統(tǒng)運行中的關健人員,不能由系統(tǒng)開發(fā)人員擔任,不準調用自己權限內的功能。
7.4數據錄入員
數據錄入員負責錄入已審核的手工憑證或其他原始數據。數據錄入員應對會計業(yè)務知識。有一定的了解,有簡單的計算機操作知識,能熟練地錄入有關數據。其一般由經過打字訓練的會計人員擔任,對錄入數據的正確性負責。職責一般包括:
7.4.1檢查專職會計人員提供的數據的審批手續(xù),對非法數據不得錄入;
7.4.2嚴格按照專職會計人員提供的數據進行錄入,錄入完畢進行自檢核對,核對無誤后交數據審核員復核;
7.4.3在輸入過程中,如發(fā)現(xiàn)輸入憑證有疑問或錯誤時,應及時向系統(tǒng)管理員或有關專職會計人員反映,不得擅自作廢或修改;
7.4.4發(fā)現(xiàn)輸入數據與憑證數據不符時,應按憑證數據予以修正;
7.4.5每次數據錄入結束后,應及時做好數據備份;
7.4.6日記帳輸入應做好日清月結;
7.4.7注意安全保密,各自的操作口令不得隨意泄露,備份數據應妥善保管;
7.4.8、操作過程中發(fā)現(xiàn)問題,應記錄故障情況并及時向系統(tǒng)管理員報告;數據錄入員不能由系統(tǒng)開發(fā)人員擔任。
7.5數據審核員
數據審核員負責錄入數據和輸出數據的正確性審核工作。數據審核員應熟悉本單位的會計業(yè)務和全面的會計業(yè)務,一般應由符合條件的會計人員擔任,其職責主要包括;
7.5.1負責輸入數據憑證的審核工作,包括審核各類代碼合法性、摘要規(guī)范性和數據的正確性等;
7.5.2負責輸出數據正確性的審核工作;
7.5.3對不真實、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證退還有關人員更正、補齊,再行審核;
7.5.4對于不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表數據,不予簽章確認。
7.6系統(tǒng)維護員
系統(tǒng)維護員是指負責系統(tǒng)運行管理與維護的工作人員。系統(tǒng)維護員應有一定的計算機知識、會計業(yè)務知識,應能熟練地編制程序,應了解所用軟件的結構。系統(tǒng)維護員可由軟件開發(fā)人員或相應的合格人員擔任。其主要職責包括:
7.6.1定期檢查軟件、硬件設備的運行情況;
7.6.2負責系統(tǒng)的安裝和調試工作;
7.6.3按規(guī)定的程序實施軟件的完善性、適應性和正確性的維護。系統(tǒng)維護員由于熟悉所用的軟件數據結構和安全性防范措施,所以不能從事數據錄入、復核等系統(tǒng)的任何操作權限使用工作。
7.7檔案管理員
檔案管理員負責保管各類數據和帳表,一般應由具備一定計算機常識,如軟盤的使用與保護等,具有較強的責任心的會計人員擔任。其主要職責包括:
7.7.1負責系統(tǒng)的各種開發(fā)文檔、各類數據軟盤、系統(tǒng)軟盤及各類帳表、憑證資料的備份和存檔保密工作;
7.7.2做好各類數據、資料、帳表、憑證的裝訂存檔和安全保密工作,不得擅自出借;
7.7.3按規(guī)定期限,向各類有關人員催交備份數據、存檔數據、手工憑證和原始憑證。
8.硬件管理制度
8.1計算機局域網由公司信息部統(tǒng)一管理,財務系統(tǒng)歸財務部專用。其他公司查詢數據須經財務部主管批準后由財務人員根據要求提供。財務部計算機分別由專人負責,主要職責為上、下班及停電時開機、關機、防塵、清潔等日常保養(yǎng),軟硬件出故障及時向系統(tǒng)管理員匯報。如因事外出必須委托他人代管。
8.2計算機未經批準不得搬離或任意挪位,各種資料、軟件一律不得帶離單位。
8.3未經許可嚴禁修改硬盤儲存內容,不準備擅自拆開計算機及修改計算機有關軟硬件參數設置。
8.4不準擅自改變上機內容或運行未經批準的軟件。
8.5計算機配置專門的動力電源,每臺終端配置不間斷電源。停電后必須3一5分鐘內存盤正常退出并關閉ups電源,人員離開時必須關閉計算機、打印機、ups和總電源。
8.6 ups電源不得插接除主機以外的設備,如打印機、電風扇、電熱瓶等。
8.7計算機硬件故障請保持現(xiàn)場,并向系統(tǒng)管理員匯報,由系統(tǒng)管理員安排人員進行排除,不得自行拆開處理。
8.8開機順序:總電源一ups 電源一外圍設備(打印機、顯示器)一主機。關機順序和開機相反。
8.9系統(tǒng)管理員必須在全部終端都正常退網才關閉服務器。
8.10嚴禁在計算機上打電子游戲。
8.11外
來及新購磁盤、光盤必須先進行防病毒檢查方可上機。
8.12未經批準不得使用外來軟件(包括應用軟件和系統(tǒng)軟件),不準對機內軟件或系統(tǒng)配置隨意修改。
8.13注意數據的定期備份,所有軟盤都加上寫保護,并有規(guī)范的標簽。
8.14經常對計算機和軟盤進行病毒檢測,并不定期作好殺病毒軟件的升級工作。
8.15各操作員每次對更新數據必須及時備份,月末結帳后磁質、紙雙備份。
8.16財務部各種資料、磁盤、軟件一律不得帶離辦公室,對外(包括公司其他公司)提供數據必須經財務部經理審批。
8.17計算機開機口令和財務操作員口令需不定期更改,各操作員必須對自己所掌握的口令嚴格保密,不得對外泄露。
8.18各操作應嚴格權限操作,不得泄露、打聽他人有關操作口令,不得以他人名義上機登錄,更不得試圖獲取不屬于自己職責范圍內的資料數據。系統(tǒng)管理員根據上機記錄核對,作為工作檢查依據。
8.19硬件的購置、維護、維修等按公司規(guī)定執(zhí)行,違反上述規(guī)定造成設備損壞,由責任者照價賠償;造成數據毀損或泄密者,財務部將視情況對責任者予以處理。
9.附則:
9.1本制度由公司財務部負責解釋。
9.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
第5篇 會計電算化管理制度辦法
會計電算化管理制度
第一章 總則
第一條 為推動本公司會計電算化發(fā)展,規(guī)范會計電算工作,按照財政局的有關要求,特制定本制度。
第二條 本辦法適用范圍:本公司。
第三條 會計電算化管理內容包括崗位設置、發(fā)展規(guī)劃、建立信息系統(tǒng)、制定管理制度、人員培訓和推廣等。公司負責管理工作,各單位負責具體實施工作。
第二章 崗位設置及職責
第四條 各單位應根據工作及人員情況,設專職或兼職人員負責會計電算化工作,定崗定員,保持相對穩(wěn)定。
第五條 電算專管員必須精通財會業(yè)務,并且負責以下工作:
一、制定本單位會計電算化管理辦法;
二、監(jiān)督會計電算化有關管理制度的執(zhí)行情況;
三、對財會軟件進行日常維護;
四、保證計算機軟件和硬件的財產安全;
五、控制會計軟件的運行;
六、對操作人員進行日常管理;
七、負責財會軟件的學習、應用和推廣;
八、負責組織系統(tǒng)內操作人員的培訓工作。
第六條 各單位必須對操作人員的上機、密碼和使用權限進行嚴格管理,建立相應的操作管理制度。與會計業(yè)務無關人員,沒有經過上機培訓人員不得作為操作人員。
第七條 操作人員應嚴格按照操作規(guī)范使用計算機和財會軟件,發(fā)現(xiàn)問題及時上報,不得自行修改。
第八條 操作人員的密碼應當嚴格保密;更換操作人員或密碼泄密后,必須及時更改密碼。第九條操作人員如果離開工作現(xiàn)場,必須在離開前退出財會程序,防止其他人員越權操作。
第三章 電算記賬的規(guī)則
第十條 嚴格按照財務制度、會計制度和軟件程序,以及總公司的有關統(tǒng)一規(guī)定,進行業(yè)務處理。
第十一條 總公司對財會軟件的使用實行統(tǒng)一管理,未經總公司同意,各單位不得隨意使用其他財會軟件。
第十二條 總公司負責設置一、二級會計科目。二、三級科目各單位可根據具體情況增設。
第十三條 為確保電算記賬準確、高效,記賬過程中實行三審制,即事前審核、事中審核、事后審核。
第十四條 記賬憑證原則上由手工填制,如果據以填制記賬憑證的原始憑證已輸入計算機或可從機內現(xiàn)有賬簿中計算生成記賬憑證所需數據,記賬憑證方可由計算機打印輸出,代替手工記賬憑證;這時須由操作員、復核員、主管員共同簽章,并按規(guī)定裝訂成冊,做為會計檔案保存。
第十五條 出納人員、程序設計人員不得兼任憑證錄入工作。
第十六條 已輸入總賬、明細賬的數據,如有差錯,均須另編補充憑證或負數沖正憑證,重新輸入;如原始憑證是正確的,操作員輸入錯誤應在輸入的更正憑證中注明實際輸入數據的更正內容,包括原始的日期、編號及錯誤原因。
第十七條 存在計算機軟盤或硬盤內的各種賬冊,在未打印成文本輸出之前,應視同會計檔案妥善保存,并應留有副本。
第6篇 餐飲會計電算化管理規(guī)定制度
保證會計電算化設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件,要經常對有關設備進行保養(yǎng),保持辦公室和設備的整潔,防止意外事故的發(fā)生。
1.會計電算化硬件設備由財務部統(tǒng)一管理和使用,非會計電算化工作人員一般情況下不得使用,特殊情況確需使用時,應經財務部經理批準,在不影響會計電算化正常工作情況下進行。
2.操作人員在實際工作中發(fā)現(xiàn)軟件的設計功能未能正常實現(xiàn)時,應立即與軟件開發(fā)商聯(lián)系,進行修改、調試,完成調試后,應及時檢查、核對,以確保相應帳務數據和功能模塊的正確性。
3.進行電算化操作時,操作人員運用財務軟件必須是根據工作需要設置操作權限和密碼。對操作密碼要嚴格管理,指點專人定期更換密碼,杜絕未經授權人員操作會計軟件。
4.進行會計處理時,應加強對會計數據的稽核制度,由專人負責對原始憑證和記賬憑證的審核,預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而登記入機內賬簿。
5.操作人員對使用的硬件設備的安全負責,設備的開啟和關閉應嚴格按規(guī)范程序進行,下班時,應關閉設備的電源。操作人員離開辦公室前,應執(zhí)行相應命令退出會計軟件。
6.確保會計數據和會計軟件的安全保密,防止對數據和軟件的非法修改和刪除;根據公司實際情況,由專人保存必要的上機操作記錄,記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容。
7.對會計軟件進行升級和計算機硬件設備進行更換等工作,須經財務部經理的同意,報總經理批準;在軟件升級和硬件更換過程中,要保證會計數據的連續(xù)和安全,并由財務部經理指定專人進行監(jiān)督。
8.健全排除計算機硬件和軟件故障的管理措施,保證會計數據的完整性;健全計算機病毒防范措施, 未經允許不得在記帳電腦上安裝、拷貝無關軟件、文件。
9.電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作,要嚴格按照財政部有關規(guī)定的要求對會計檔案進行管理,由專人負責。電算化會計檔案,包括存儲在計算機硬盤中的會計數據以其它磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據;會計數據是指記帳憑證、會計帳簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數據。
10.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應準備雙份,存放在兩個不同的地點;
11.每月10日前對上個月的會計數據進行備份。采用磁性介質保存會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。
12.所使用會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止至該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
第7篇 會計電算化管理制度-范文
第一章
總則第一條為推動本公司會計電算化發(fā)展,規(guī)范會計電算工作,按照財政局的有關要求,特制定本制度。第二條本辦法適用范圍:本公司。第三條會計電算化管理內容包括崗位設置、發(fā)展規(guī)劃、建立信息系統(tǒng)、制定管理制度、人員培訓和推廣等。公司負責管理工作,各單位負責具體實施工作。第二章 崗位設置及職責第四條 各單位應根據工作及人員情況,設專職或兼職人員負責會計電算化工作,定崗定員,保持相對穩(wěn)定。第五條 電算專管員必須精通財會業(yè)務,并且負責以下工作: 一、制定本單位會計電算化管理辦法; 二、監(jiān)督會計電算化有關管理制度的執(zhí)行情況; 三、對財會軟件進行日常維護; 四、保證計算機軟件和硬件的財產安全; 五、控制會計軟件的運行; 六、對操作人員進行日常管理; 七、負責財會軟件的學習、應用和推廣; 八、負責組織系統(tǒng)內操作人員的培訓工作。第六條各單位必須對操作人員的上機、密碼和使用權限進行嚴格管理,建立相應的操作管理制度。與會計業(yè)務無關人員,沒有經過上機培訓人員不得作為操作人員。第七條操作人員應嚴格按照操作規(guī)范使用計算機和財會軟件,發(fā)現(xiàn)問題及時上報,不得自行修改。第八條 操作人員的密碼應當嚴格保密;更換操作人員或密碼泄密后,必須及時更改密碼。第九條操作人員如果離開工作現(xiàn)場,必須在離開前退出財會程序,防止其他人員越權操作。第三章電算記賬的規(guī)則第十條 嚴格按照財務制度、會計制度和軟件程序,以及總公司的有關統(tǒng)一規(guī)定,進行業(yè)務處理。 第十一條 總公司對財會軟件的使用實行統(tǒng)一管理,未經總公司同意,各單位不得隨意使用其他財會軟件。第十二條總公司負責設置一、二級會計科目。二、三級科目各單位可根據具體情況增設。第十三條為確保電算記賬準確、高效,記賬過程中實行三審制,即事前審核、事中審核、事后審核。第十四條記賬憑證原則上由手工填制,如果據以填制記賬憑證的原始憑證已輸入計算機或可從機內現(xiàn)有賬簿中計算生成記賬憑證所需數據,記賬憑證方可由計算機打印輸出,代替手工記賬憑證;這時須由操作員、復核員、主管員共同簽章,并按規(guī)定裝訂成冊,做為會計檔案保存。第十五條出納人員、程序設計人員不得兼任憑證錄入工作。第十六條已輸入總賬、明細賬的數據,如有差錯,均須另編補充憑證或負數沖正憑證,重新輸入;如原始憑證是正確的,操作員輸入錯誤應在輸入的更正憑證中注明實際輸入數據的更正內容,包括原始的日期、編號及錯誤原因。第十七條存在計算機軟盤或硬盤內的各種賬冊,在未打印成文本輸出之前,應視同會計檔案妥善保存,并應留有副本。
第8篇 會計電算化管理制度(范例)
會計電算化管理:
第一章 總則
第一條 為了指導和規(guī)范公司會計電算化工作,保證會計電算化工作的順利開展,根據財政部《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規(guī)范》,結合公司財務管理和會計核算的有關規(guī)定制定本制度。
第二條 本制度適用于公司各財務核算單位。
第三條 本制度包括會計電算化崗位責任制度、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟件和會計數據管理制度、電算化會計檔案管理制度。
第四條 本制度所指的計算機硬件是指支撐財務軟件正常運行的計算機及其相關設備,計算機軟件是指用友財務軟件及其他相關軟件
第五條 信息技術中心應指定專人對財務軟件系統(tǒng)進行日常維護及對數據庫的管理。各分支機構財務系統(tǒng)技術服務由本單位系統(tǒng)管理員負責。
第二章 會計電算化崗位責任制
第六條 公司各財務核算單位必須使用公司指定的財務軟件進行本單位的財務核算,并建立本單位的會計電算化崗位責任制,明確各電算化崗位的職責范圍。
第七條 電算化會計崗位和工作職責劃分如下:
(一)電算主管崗
由財務管理總部設立,負責公司會計電算化的規(guī)劃和管理,協(xié)調公司財務用計算機的使用及財務軟件的運行;對電算化操作人員的權限進行分配及管理;協(xié)調、督促財會人員的電算化工作,完善公司的電算化制度。
(二)電算維護崗
由信息技術中心指派專人兼任,負責計算機硬件、軟件系統(tǒng)管理及維護;負責開、關服務器,維護財務網絡的安全、正常運行;管理服務器數據庫及數據備份工作;協(xié)助電算主管規(guī)劃和推進公司會計電算化工作;負責對vpn證書及密鑰的管理、授權工作;會同電算主管負責電算化系統(tǒng)的升級工作等。
(三)軟件操作崗
由各財務核算單位設立,負責對本單位的會計事項進行會計處理并及時輸入記賬憑證等會計數據,輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,進行部分會計數據處理工作;負責會計資料的整理、登記、保管、保密工作;負責建立健全會計檔案借閱、使用登記制度。
(四)審核記賬崗
負責對輸入計算機的會計數據(記賬憑證和原始憑證)的真實性、合法性、完整性進行審核;操作會計軟件登記機內賬簿,沒有審核的憑證不能記賬;對打印輸出的賬簿、報表進行確認審核。
此崗位人員應具備會計和計算機知識。各財務核算單位均應設立專職或兼職崗。
第八條 會計電算化崗位責任的考核
實行電算化后,定期對會計電算化各崗位人員進行考核,考核結果納入個人的年度考評內容。對不按照本制度履行崗位職責,給公司造成嚴重后果的,按照公司有關規(guī)定追究相關責任人的責任。
第三章 會計電算化操作管理制度
第九條 本章所稱會計電算化操作人員,是指按照會計電算化崗位設置,行使崗位職責的會計電算化人員或經財務負責人(總部為財務管理總部負責人,分支機構為財務負責人)批準賦予臨時操作、查詢權的其他人員。
第十條 操作人員必須以“命名用戶方式”登錄財務軟件系統(tǒng),操作人員的密碼由操作人員自己擬定。操作人員對自己的密碼必須嚴格保密,泄漏密碼產生嚴重后果的應追究相關責任人的責任。
財務軟件系統(tǒng)登錄密碼先由電算主管在賬套管理中統(tǒng)一設定初始密碼,并通知會計電算化操作人員,再由會計電算化操作人員在客戶端自行更改。
第十一條 會計電算化人員在財務軟件系統(tǒng)中均應以實名進行用戶登記,并由電算主管根據內部控制制度規(guī)定的原則賦予相應操作權限。
第十二條 財務軟件系統(tǒng)中的服務器操作系統(tǒng)、數據庫系統(tǒng)及系統(tǒng)管理的超級管理員密碼由電算主管和電算維護員共同管理,雙方各執(zhí)一半密碼,每人掌握密碼的長度不得少于6位,密碼更換的間隔時間不得超過三個月,在密碼輸入時應予以回避。超級管理員密碼必須密封存放于保險箱中,并登記備案。
財務軟件系統(tǒng)的集團用戶由電算主管及財務管理總部指定人員管理與使用,其他人員未經授權不得擅自使用。
第十三條 出納人員只有現(xiàn)金管理系統(tǒng)的管理權限。
第十四條 日常操作程序
(一)電算維護員每天到崗后,首先檢查服務器是否正常開啟,檢查計算機硬件、軟件、網絡是否正常運行,為其他工作做好準備;
(二)會計人員根據原始憑證運用正確的會計科目填制記賬憑證,并打印機制記賬憑證,同時簽名或蓋章確認;
(三)審核人員審核記賬憑證及所附原始憑證,審核無誤后在打印出的記賬憑證上簽名或蓋章確認,并立即對機內對應記賬憑證執(zhí)行“審核”操作。如未即時核對機內記賬憑證,應將原打印出的記賬憑證與機內憑證核對無誤后,才能對機內記賬憑證執(zhí)行“審核”操作,嚴禁未經核對執(zhí)行“成批審核”操作。
審核人員應對自己審核過的原始憑證、記賬憑證負責,如出現(xiàn)問題按相關財務制度規(guī)定承擔相應責任。
(四)審核人員將已審收(付)款憑證交給出納;
(五)每天工作結束后,電算維護員可依據工作情況選擇是否關閉服務器,如要關機應提前通知電算主管,由電算主管通知各在線操作人員,各在線操作人員退出后方能關閉服務器。
(六)操作人員離開操作使用計算機的工作現(xiàn)場,應立即退出財務軟件系統(tǒng),否則應承擔被人利用本人登錄名進行操作的全部責任。
第四章 計算機硬件、軟件和會計數據管理制度
第十五條 各核算單位應為開展會計電算化配備必要的計算機,硬件設備和軟件。
第十六條 計算機硬件設備的維護主要包括以下內容:
(一)電算維護員應經常對有關設備進行保養(yǎng),保持機房和設備的整潔,防止意外事故的發(fā)生;
(二)電算維護員應定期對計算機存放場所的安全措施進行檢查,包括對消防和報警設備、地線和接地、防靜電、防雷擊、防鼠害、防電磁波等設備和措施進行檢查,保證這些措施的有效性;
(三)電算維護員應對硬件運行過程中出現(xiàn)的故障及時排除,由于本身條件沒有能力解決的或不能解決的應及時與硬件生產或銷售商聯(lián)系解決,并對故障情況和處理措施及結果等予以記錄;
(四)需要對硬件設備更新、擴充、更換,應及時提出建議,經公司領導審批后及時實施,并及時做好數據備份工作,保證機內會計數據的連續(xù)和安全,同時作好相應記錄。
第十七條 計算機軟件的維護分為系統(tǒng)軟件維護和財務軟件維護,包括以下內容:
(一)系統(tǒng)軟件維護包括檢查系統(tǒng)文件的完整性,系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改,以保證系統(tǒng)軟件的正常運行。
(二)財務軟件維護包括操作維護與程序維護:
對財務軟件日常操作維護工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題,電算維護員應及時解決。如不能排除,應立即報告電算主管并聯(lián)系財務軟件供應商予以指導或現(xiàn)場處理。
對財務軟件的修改、版本升級等程序維護由財務軟件供應商負責,電算主管及電算維護員應與軟件供應商進行聯(lián)系,及時得到新版財務軟件。
對正在使用的財務軟件進行升級,應報經財務管理總部和信息技術中心負責人審批后進行,并記錄升級時間及模塊。
第十八條 未經電算主管和電算維護員同意,任何人不得擅自更改計算機及其附屬設備的連接與設置,不得更改系統(tǒng)軟件、財務軟件系統(tǒng)的設置,不得更改網絡連接設置、網絡用戶名及網絡用戶ip地址。
公司總部財務軟件系統(tǒng)使用的系統(tǒng)服務器、數據庫服務器、網絡連接方式及防火墻設置的更改,均需經電算維護員同意方可進行。
營業(yè)部財務用計算機禁止與營業(yè)部交易內網相連接。
財務軟件系統(tǒng)客戶端以vpn方式通過防火墻與(公司總部服務器進行連接,不得以任何形式、任何方式繞過防火墻直接進行入系統(tǒng)?？蛻舳说姆阑饓ψC書及密鑰由信息技術中心統(tǒng)一發(fā)放,防火墻證書每年進行一次更新。各單位電算維護員必須妥善保管信息技術中心下發(fā)的各類證書和密鑰。如因保管不善,導致泄密并產生嚴重后果的,應追究相關責任人的責任。
第十九條 會計數據的備份
(一)會計數據的備份由電算維護員負責,包括至少每天進行一次硬盤備份或啟用自動備份系統(tǒng),對重要會計數據更新或修改后應及時進行備份,會計年度結束后及時進行刻錄備份。
(二)電算維護員應對每次備份情況做詳細記錄,記錄的內容應包括:本次備份的時間、所備份的會計數據狀態(tài)(是否過賬、結賬等)和所涵蓋的會計期間等。
(三)電算維護員或檔案管理員應根據存儲介質的不同情況定期對備份存貯介質進行可用性檢查,發(fā)現(xiàn)缺損或備份數據丟失的,應立即補充備份。
(四)計算機內的會計數據遭到非法操作和毀損等需要恢復時,在經電算主管及電算維護員同意后,必須使用最新的正式備份。
第二十條 各核算單位應健全必要的防治計算機病毒的措施,確保財務系統(tǒng)的正常運行。
各單位財務用計算機應配備優(yōu)良的正版殺毒軟件,以預防、檢測、清除計算機病毒,并定期進行病毒庫的升級及版本的更新。
禁止在財務用計算機上使用、打開來歷不明的軟件及郵件,對外來的存儲介質必須先殺毒后才能使用。禁止在財務用計算機上玩游戲,會計電算化系統(tǒng)的服務器不能直接接入互聯(lián)網,不具備防范條件的會計電算化系統(tǒng)的終端機不允許接入互聯(lián)網。
第五章 電算化會計檔案管理制度
第二十一條 電算化會計檔案管理是公司重要的會計基礎工作,要嚴格按照財政部《會計檔案管理辦法》及相關要求,對電算化會計檔案進行管理。
第二十二條 電算化會計檔案管理的內容和范圍:
電算化會計檔案包括存儲在磁盤、光盤等介質上的會計數據和計算機打印的書面等形式的會計數據。
會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數據,以及財務軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。
財務軟件設計書、軟件程序、用戶操作手冊、本單位電算化系統(tǒng)構成說明和財務軟件工作日志等,視同會計檔案保管。
第二十三條 電算化會計檔案的日常管理
(一)各核算單位使用計算機打印的書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表,由本單位財務負責人或會計主管負責保管。
(二)會計電算化記賬憑證制單完成后應立即打印輸出,打印的記賬憑證上應有制單人員的簽名或蓋章、審核人員簽名或蓋章、財務負責人簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應有出納人員簽名或蓋章。
(三)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬可采用計算機打印的活頁賬頁裝訂成冊,應每天登記并打印,做到日清月結。對每天業(yè)務較少、不能滿頁打印的,也可按旬打印。一般賬簿按年打印,遇稅務、審計等管理部門檢查時,應按其要求,及時打印有關賬簿、報表等。
(四)各類賬簿在每一會計年度結束后一個月內必須完整打印,裝訂成冊存檔。發(fā)現(xiàn)已打印的紙質會計檔案有缺損時,必須補充打印。
所有記賬憑證數據和明細分類數據都存儲在計算機內的情況下,總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。
(五)每月結束后10日內、年度結束后30日內,財務人員應將打印的記賬憑證分月、按憑證序號整齊裝訂成冊,由財務負責人或財務主管、審核人員和裝訂人員簽名或蓋章,存檔妥善保管。
(六)每月結束后15日內、年度結束后45日內,財務人員應將打印的會計報表和有關會計資料整齊裝訂成冊,并加蓋單位公章由單位負責人、財務負責人或財務主管簽名或蓋章并加蓋單位公章,存檔妥善保管。
(七)存儲在磁盤、光盤等存儲介質上的會計電子文檔由電算維護員保管。
(八)電算維護員每月至少將工作日志備份一次,經電算主管審核確認,交會計檔案管理員保存。未做備份的工作日志不得刪除。
(九)保存的會計檔案應為本單位積極提供利用,檔案必須進行科學管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便。
第二十四條 電算化會計檔案的保管要求
(一)電算化會計檔案存放地點應達到防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等要求,重要會計檔案應準備雙份,并盡可能存放在兩個不同建筑物內。
(二)對紙質會計檔案和存貯介質保存的會計檔案應分類保存。
(三)會計電算化檔案的保管時間
計算機打印的會計憑證、會計賬簿、會計報表的保管期限及電子會計檔案的保管期限與手工賬保管期限一致;
購買會計電算化專用的計算機、打印機的報價單、保修單、使用說明書、購機清單等資料作為會計電算化硬件檔案保管,保管期限至相應硬件被出售、報廢等處置完畢;
電算化系統(tǒng)軟件的程序盤、使用說明、合同等全套軟件檔案應妥善永久保存。
(四)日常備份存貯介質由電算維護員妥善保管、統(tǒng)一編號,應裝在保護封套或包裝盒中,并置于保存柜中。年度以存貯介質保存的會計數據備份盤交由紙質檔案管理員統(tǒng)一歸檔保存。
第二十五條 電算化會計檔案必須嚴格執(zhí)行安全和保密制度,會計檔案不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。
各種會計資料(包括紙質和用存貯介質保存的會計數據),未經單位領導同意,不得外借和帶出單位。經單位領導同意借閱會計資料,應該履行相應的借閱手續(xù)。存放在存貯介質上的會計資料借閱歸還時,還應該認真檢查其安全性和完整性,防止感染病毒和數據丟失。
第二十六條 電算化會計檔案保管期滿后,按財政部《會計檔案管理辦法》的要求進行銷毀。
第六章 附則
第二十七條 本制度由財務管理總部會同信息技術中心負責解釋。
第二十八條 本制度自發(fā)布之日起實施。
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第9篇 _地產公司會計電算化管理制度
地產公司會計電算化管理制度
為規(guī)范會計電算化的管理,使會計電算系統(tǒng)正常、安全地運行,根據財政部《會計電算化管理辦法》 及有關規(guī)章制度要求,結合本公司情況,特制定本制度。
第一條 會計電算電腦的使用與維護
1. 會計電算電腦是財務部門處理會計事務的專用工具,一律不得作為他用或外借。
2. 會計電算軟件應有專人保管負責,不得外借,因人為損壞或感染病毒而造成不良后果,將追究有關人員責任。
3. 會計電算電腦應指定專人負責管理,上機操作員應持有《會計電算上崗證》。
4. 嚴禁隨意使用外來軟件,尤其是游戲軟件,以免感染病毒。
5. 各操作員的權限設定與口令設定應符合會計核算有關制度。
6. 上機操作必須嚴格按會計電算軟件的有關操作流程進行,嚴禁非正常關機或啟動。
第二條 計算機會計核算工作流程
一. 初始工作:
1. 根據會計核算需要,確定所需功能模塊;
2. 建立單位名稱,取用匯率方式;
3. 確定各操作員的權限及口令;
4. 建立會計科目及編碼;
5. 建立報表格式及數據調用公式;
6. 輸入各科目初始數據。
二. 憑證輸入及審核:
1. 由各日常核算人員根據原始編好號碼的單證,在計算機上填制憑證,用計算機打印憑證的要按號對應裝訂;
2. 審核人員不僅要用計算機審核憑證。而且要對編好號的單證或打印出的憑證進行審核,審核與錄入人員不能同為一人。
三. 憑證輸入完畢,并經審核之后,進行登帳處理并結帳;
四. 結帳處理完畢后,打印出所需各種報表,按時報送有關部門;
五. 明細帳及總分類帳等有關資料,每年年終必須打印一次并裝訂成冊。
第三條 會計電算檔案的管理
1. 會計電算檔案的管理應遵守《會計檔案管理辦法》;
2. 對文本資料應進行嚴格登記,應由專人設專柜管理;
3. 對磁盤資料每月結帳前應備份,在進行數據變動前也必須備份數據;備份數據軟盤應寫好標簽,貼上保護歸檔;
4. 操作員因要作變動時,在交接前應打印出會計檔案所需文本資料,辦好交接手續(xù)。
第10篇 第1人民醫(yī)院會計電算化管理制度
第一人民醫(yī)院會計電算化管理制度
1、會計電算化崗位責任制
實施會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算會計崗位,基本會計崗位一般可分為會計主管、出納、會計核算崗位、稽核、檔案管理等工作崗位。電算會計崗位一般可分為電算主管、操作、審核記帳、電算維護、電算數據管理等工作崗位?；緯媿徫缓碗娝慊瘯媿徫辉诓贿`反內部牽制制度的情況下可以交叉設置。
2、會計電算化操作管理
(1)所有上機操作人員需經過培訓,經電算主管認可后方可上機操作。
(2)明確各操作人員的上機操作工作內容和權限,電算維護人員一般應由軟件操作崗位以外的人員擔任,憑證輸入人員不得兼任稽核、數據維護或出納工作,出納人員不得兼任憑證輸入、報表操作及數據維護等工作;預防已輸入計算機的原始憑證等會計數據未經審核而登記機內帳簿。
(3)上機操作人員應設置操作密碼,定期更換密碼,并注意安全保密,操作人員離開工作站時應退出會計軟件,杜絕未經授權人操作會計軟件。
(4)專人保存操作記錄,記錄操作人、操作時間、操作內容和故障情況等內容。
3、硬件、軟件、數據管理
(1)保證機房設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件,要經常對有關設備進行保養(yǎng),保持機房和設備的整潔,防止意外事故的發(fā)生。
(2)確保會計數據和會計軟件的安全保密,防止數據和軟件的非法修改和刪除,對磁性介質存放的數據要保存雙份。
(3)對正在使用的會計核算軟件進行修改,對通過會計軟件進行升版和計算機硬件進行更換等工作,要有一定的審核手續(xù);在軟件修改、升版和硬件更換過程中,要保證實際會計數據的連續(xù)性和安全,并由有關人員進行監(jiān)督。
(4)健全計算機硬件和軟件出現(xiàn)故障時進行排除的管理措施,保證會計數據的完整性。
(5)定期檢查計算機病毒,各工作站應安裝防病毒軟件,在讀取外來磁盤數據時,必須在清查病毒確保安全后方可進行,各工作站不得安裝游戲軟件。凡裝有會計軟件的計算機,除工作必需并征得電算主管同意外,不得上網,上網后除指定內容外不得下載任何信息。
4、電算化檔案管理
(1)存在硬盤、磁盤、光盤等介質中的會計數據和打印輸出的會計數據作為電算化會計檔案管理。
(2)計算機輸出的會計憑證、帳簿、報表等紙質會計檔案的管理按《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。
(3)對電算化會計檔案要保存在防磁、防塵、防火、防潮的場所,重要數據應保存雙份并存放在不同的地點。
(4)對磁性介質存放的會計檔案要定期檢查并復制,防止由于磁性介質損壞,而使會計檔案丟失。
(5)整套會計電算化文檔資料及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。
第11篇 建設股份公司會計電算化管理制度
某建設股份有限公司會計電算化管理制度
一、會計電算化崗位責任制
(一)會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括:會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位包括直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位。
(二)電算化會計崗位和工作職責劃分如下:
1.電算主管:負責協(xié)調計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作,要求具備會計和計算機知識,以及相關的會計電算化組織管理的經驗,可由會計部經理兼任。
2.軟件操作:負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數據,輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,和進行部分會計數據處理工作,要求具備會計軟件操作知識,達到會計電算化初級知識培訓的水平;可由基本會計崗位的會計人員兼任軟件操作崗位的工作。
3.審核記賬:負責對輸入計算機的會計數據(記賬憑證和原始憑證等)進行審核,操作會計軟件登記機內賬簿,對打印輸出的賬簿、報表進行確認;此崗要求具備會計和計算機知識,達到會計電算化初級知識培訓的水平,可由主管會計兼任。
4.電算維護:負責保證計算機硬件、軟件的正常運行,管理機內會計數據;此崗要求具備計算機和會計知識,經過會計電算化中級知識培訓,應由專職人員擔任。
5.數據分析:負責對計算機內的會計數據進行分析,要求具備計算機和會計知識,達到會計電算化中級知識培訓的水平,可由會計部經理兼任。
二、會計電算化操作管理制度
1.明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限,對操作密碼要嚴格管理,指定專人定期更換密碼,杜絕未經授權人員操作會計軟件。
2.預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而登記機內賬簿。
3.操作人員離開機房前,應執(zhí)行相應命令退出會計軟件。
4.根據本單位實際情況,由專人保存必要的上機操作日志,記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容。
三、計算機硬件、軟件和數據管理制度
1.保證機房設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件,要經常對有關設備進行保養(yǎng),保持機房和設備的整潔,防止意外事故的發(fā)生。
2.確保會計數據和會計軟件的安全保密,防止對數據和軟件的非法修改和刪除,建立如口令、只讀等措施;對磁性介質存放的數據要保存雙備份。
3.對正在使用的會計核算軟件進行修改、對通用會計軟件進行升版和計算機硬件設備進行更換等工作,要有一定的審批手續(xù);在軟件修改、升版和硬件更換過程中,要保證實際會計數據的連續(xù)和安全,并由有關人員進行監(jiān)督。
4.健全計算機硬件和軟件出現(xiàn)故障時進行排除的管理措施,保證會計數據的完整性,如安裝不間斷電源,保證停電時,能有時間保存資料。
5.健全必要的防治計算機病毒的措施:如安裝殺毒軟件,且每星期更新殺毒軟件,每星期掃描內存;嚴禁外來人員的軟盤在本公司計算機上使用等。
6.建立系統(tǒng)風險評價體系,由電算主管及電算維護人員定期分析。
四、電算化會計檔案管理制度
1.電算化會計檔案包括存儲在計算機硬盤中的會計數據以其它磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據;會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數據。
2.電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作,要嚴格按照財政部有關規(guī)定的要求對會計檔案進行管理,由會計檔案管理人員負責。
3.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應準備雙份,存放在兩個不同的地點。
4.采用磁性介質保存會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。
5.通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
五、本制度是公司《會計制度》的重要部分,由公司財務總監(jiān)制定,解釋權、修改權歸公司財務總監(jiān)。
六、本規(guī)范自20__年1月1日起實施。
第12篇 會計電算化管理制度范例
第一章 總則第一條 為推動本公司會計電算化發(fā)展,規(guī)范會計電算工作,按照財政局的有關要求,特制定本制度。第二條 本辦法適用范圍:本公司。第三條 會計電算化管理內容包括崗位設置、發(fā)展規(guī)劃、建立信息系統(tǒng)、制定管理制度、人員培訓和推廣等。公司負責管理工作,各單位負責具體實施工作。第二章 崗位設置及職責第四條 各單位應根據工作及人員情況,設專職或兼職人員負責會計電算化工作,定崗定員,保持相對穩(wěn)定。第五條 電算專管員必須精通財會業(yè)務,并且負責以下工作:一、制定本單位會計電算化管理辦法;二、監(jiān)督會計電算化有關管理制度的執(zhí)行情況;三、對財會軟件進行日常維護;四、保證計算機軟件和硬件的財產安全;五、控制會計軟件的運行;六、對操作人員進行日常管理;七、負責財會軟件的學習、應用和推廣;八、負責組織系統(tǒng)內操作人員的培訓工作。第六條 各單位必須對操作人員的上機、密碼和使用權限進行嚴格管理,建立相應的操作管理制度。與會計業(yè)務無關人員,沒有經過上機培訓人員不得作為操作人員。第七條 操作人員應嚴格按照操作規(guī)范使用計算機和財會軟件,發(fā)現(xiàn)問題及時上報,不得自行修改。第八條 操作人員的密碼應當嚴格保密;更換操作人員或密碼泄密后,必須及時更改密碼。第九條操作人員如果離開工作現(xiàn)場,必須在離開前退出財會程序,防止其他人員越權操作。第三章 電算記賬的規(guī)則第十條 嚴格按照財務制度、會計制度和軟件程序,以及總公司的有關統(tǒng)一規(guī)定,進行業(yè)務處理。第十一條 總公司對財會軟件的使用實行統(tǒng)一管理,未經總公司同意,各單位不得隨意使用其他財會軟件。第十二條 總公司負責設置一、二級會計科目。二、三級科目各單位可根據具體情況增設。第十三條 為確保電算記賬準確、高效,記賬過程中實行三審制,即事前審核、事中審核、事后審核。第十四條 記賬憑證原則上由手工填制,如果據以填制記賬憑證的原始憑證已輸入計算機或可從機內現(xiàn)有賬簿中計算生成記賬憑證所需數據,記賬憑證方可由計算機打印輸出,代替手工記賬憑證;這時須由操作員、復核員、主管員共同簽章,并按規(guī)定裝訂成冊,做為會計檔案保存。第十五條 出納人員、程序設計人員不得兼任憑證錄入工作。第十六條 已輸入總賬、明細賬的數據,如有差錯,均須另編補充憑證或負數沖正憑證,重新輸入;如原始憑證是正確的,操作員輸入錯誤應在輸入的更正憑證中注明實際輸入數據的更正內容,包括原始的日期、編號及錯誤原因。第十七條 存在計算機軟盤或硬盤內的各種賬冊,在未打印成文本輸出之前,應視同會計檔案妥善保存,并應留有副本。
