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學校檔案管理制度是規(guī)范學校內(nèi)部檔案管理活動的重要規(guī)則體系，旨在確保檔案的安全、完整和有效利用。其主要內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等多個環(huán)節(jié)。
包括哪些方面
1. 檔案收集：明確各類檔案的來源和收集標準，規(guī)定何時、何地、如何進行檔案的接收與征集。
2. 檔案整理：確定檔案分類、編碼、編目等方法，以便于管理和檢索。
3. 檔案保管：規(guī)定檔案的存儲條件、保護措施以及定期檢查制度。
4. 檔案利用：設定檔案的借閱流程、權(quán)限及保密要求，確保檔案信息的安全共享。
5. 檔案鑒定：制定檔案價值評估機制，識別并剔除無保存價值的檔案。
6. 檔案銷毀：明確檔案銷毀的程序和條件，防止重要信息的丟失或泄露。
重要性
學校檔案管理制度的重要性不言而喻。它是學校歷史記憶的載體，記錄了學校的成長歷程和發(fā)展成就。檔案為教學、科研、管理等活動提供了信息支持，是決策制定和問題解決的重要參考。良好的檔案管理有助于維護學校權(quán)益，防止法律糾紛，提升學校的公信力。
方案
為建立健全學校檔案管理制度，提出以下方案：
1. 設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)人員，負責檔案的日常管理工作。
2. 制定詳盡的檔案管理規(guī)定，明確各環(huán)節(jié)職責，確保制度的執(zhí)行力度。
3. 引入先進的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，提高工作效率。
4. 定期組織檔案管理培訓，提升全體教職員工的檔案意識和技能。
5. 加強與上級教育部門的溝通，確保檔案管理制度符合國家和地方的相關(guān)法規(guī)要求。
6. 定期進行檔案安全檢查，預防火災、水災、蟲蛀等風險，保障檔案的物理安全。
7. 建立檔案利用反饋機制，不斷優(yōu)化檔案服務，滿足師生需求。
通過上述方案的實施，學校檔案管理制度將更加完善，為學校的長遠發(fā)展提供有力保障。
學校檔案管理制度包括范文
第1篇 學校檔案管理員職責（3）
學校檔案管理員職責(三)
1.認真學習貫徹(檔案法)和上級有關(guān)檔案工作的方針、政策和規(guī)定,嚴格執(zhí)行本校的(綜合檔案室管理制度)以及學校的各項規(guī)章制度。
2熱愛檔案事業(yè),堅持四項基本原則,認真學習檔案業(yè)務知識,不斷提高業(yè)務水平和工作能力,確保檔案工作順利完成。
3.集中統(tǒng)一管理本校的全部檔案。負責對本校的文書處理和各業(yè)務科室的各種文件材料的收集、整理、歸檔工作,并對各科室檔案工作進行監(jiān)督和指導。
4.遵守黨和國家的保密制度,維護檔案的完整與安全。
5.定期檢查檔案保管情況,對破損或退變的檔案應及時修復,編制必要的柱查工具。
6.按照規(guī)定把具有永久、長期保存的檔察及時移交臨安市檔案館,井做好進館的準備工作。
7.積扳開發(fā)檔案信息資料,為領(lǐng)導決策、科學化管理提供依據(jù),為樂平鄉(xiāng)教育事業(yè)提供廣泛的服務。
8.熱情接待,為利用者提供方便,積極做好利用效果的統(tǒng)計工作。
第2篇 學校檔案室管理制度（7）
學校檔案室管理制度(七)
檔案員崗位職責
一、檔案室工作人員歸口辦公室管理,須遵守作息時間,按時上下班。
二、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙或燃燒廢紙。
三、嚴禁在檔案室內(nèi)外存放易燃易爆物品。
四、經(jīng)常檢查檔案室的照明等用電設備,發(fā)現(xiàn)問題及時報告處理。
五、經(jīng)常檢查門、窗和門鎖,以確保檔案室安全。
六、保持檔案室的清潔衛(wèi)生,裝具案卷等排列整齊。
七、檔案室內(nèi)必須做到:防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮、防塵、防強光、防高溫、防有害氣體。
八、對防火設備要經(jīng)常檢查,做到有備無患。
九、嚴格遵守保密制度,做好檔案安全保密工作。
十、健全檔案管理制度。
檔案借閱制度
一、檔案室管理的檔案,主要提供上級主管部門和本局相關(guān)人員使用,科、室、校、人員借閱檔案時必須辦理登記手續(xù)方可借閱。
二、機密檔案借閱,需經(jīng)主管領(lǐng)導批準,就地查閱,不得帶出檔案室。
三、借閱檔案資料人員負責保管、保密、愛護所借檔案,不得拆卷涂改、疊頁和勾畫、污損檔案整潔,發(fā)現(xiàn)遺失及時報告,并追查處理。
四、未經(jīng)批準的檔案,不得隨意抄錄,拍照原文。
五、所借閱的檔案,不得任意轉(zhuǎn)借他人,如需要轉(zhuǎn)時,必須到檔案室辦理手續(xù)。
六、借閱人員所還回的檔案,檔案管理員必須檢查是否齊全。
七、檔案資料借閱最長時間不得超過一個月,如要延長,可按規(guī)定辦理手續(xù)。
八、負責借閱人員如有調(diào)動工作時,在離職前必須將所有案卷歸還檔案室。
第3篇 某中心學校檔案管理制度
中心學校檔案管理制度
一、為了貫徹《中華人民共和國國檔案法》,進一步加強我校檔案管理工作,提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案作用,更好地為教育、教學服務,結(jié)合本校實際情況制定本制度。
二、中心檔案是指學校人事檔案和在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有查考、利用、保存價值的各種文字、圖表、聲像以及實物等不同形式、不同載體的文件材料,其構(gòu)成以教育教學、人事檔案為主,包括人事、職稱、黨群、行政、教師業(yè)務、設備儀器、基建、財會、聲像九個門類的檔案。
三、檔案工作是中心管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護本校合法權(quán)益,維護本校歷史真實面貌的必要條件和依據(jù),是重要的信息資源,是國家的寶貴財富。學校對檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一制度、分級管理,確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效地開發(fā)利用。
四、學校檔案工作由少先隊輔導員負責。設人事檔案(負責人事檔案、行政文件、職稱檔案的收集管理),辦公檔案(負責黨群類、行政類、教育教學類、聲像類的收集管理),教學及教師業(yè)務檔案(學生學籍注冊登記建立檔案、教師的業(yè)務檔案的收集整理),會計檔案(會計檔案的收集管理),團隊類檔案,工會類檔案等。
五、人事檔案、辦公檔案由辦公室負責,學生學籍由班主任負責,教師業(yè)務檔案由教研室負責;會計檔案由會計室負責。各處室要有一名領(lǐng)導主管本部門的檔案工作。并設兼職檔案資料員,負責部門文件材料的形成、積累、分類、整理、裝訂、入檔。
六、學校各部門檔案兼職人員的工作任務
1、在本處室主管領(lǐng)導的領(lǐng)導下,貫徹實施中心檔案工作計劃和規(guī)章制度。
2、具體組織本處室有關(guān)人員收集、整理本處室各項工作活動形成的文件材料。
3、擬寫檔案卷題名,編制卷內(nèi)文件目錄,裝訂整理本處室文件材料,并保存好已形成的檔案材料。
4、負責對本處室保存的檔案材料的保管和提供利用工作。
七、中心文件材料的形成、積累、立卷、歸檔工作是中心教育教學以及各項管理程序的組成部分,是本校檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此,各門類文件材料的歸檔工作納入學校各項管理工作的職責范圍內(nèi),確保重要的教育、教學、教研等各項管理、各種工作、各類會議都有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料歸檔。
八、學校實行文件材料形成部門立卷制度,一般由立卷人按照文件材料的自然形成規(guī)律,加上系統(tǒng)整理組卷、編排頁號或卷號,填寫卷內(nèi)目錄,裝訂后入檔。
九、文件材料歸檔范圍
1、人事、職稱類
主要包括每位教職工的履歷、學歷情況、入黨團情況、獎懲情況、職稱評定、工資情況等文件材料。
2、黨群類
主要包括學校黨、工、團等組織的各種會議文件、記錄、工作計劃、總結(jié)、上級有關(guān)黨群工作及本校黨務管理的文件。
3、行政類
主要包括學校行政部門的計劃、總結(jié)等各項管理工作以及上級有關(guān)學校行政管理的綜合文件。
4、教學類
主要包括教學管理、實踐、研究和學生學籍管理、招生、畢業(yè)分配等活動中形成的文件材料。
5、教師業(yè)務類
主要包括教師的登記表、計劃、繼續(xù)教育、業(yè)務進修成績、學期承擔課程和工作量、考勤情況、學期工作考核成績、獎勵情況以及總結(jié)、試卷分析、教師自編的教學參考資料,在報刊上發(fā)表的文章、論文、優(yōu)質(zhì)課教案等。
6、儀器設備類
主要包括各種儀器設備的全套隨機技術(shù)文件以及在接受、使用、維修和改進工作中產(chǎn)生的文件材料。
7、財會類
主要包括學校財務活動中形成的會計憑證、帳簿、報表、工資表及其他材料。
8、聲像類
主要包括學校各項工作活動形成的照片(含底片)、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、磁帶以及與聲像材料配套使用的文字材料。
十、歸檔時間要求?
1、黨群類、行政類等按學期歸檔。
2、人事類、職稱類按學期歸檔。
3、教學類、教師業(yè)務類于每學期末歸檔,其他各類材料完成一個培養(yǎng)周期后當年寒假前一次性歸檔。
4、儀器設備類檔案材料在設備驗收完畢投入使用后兩個月內(nèi)歸檔。
5、財務類按會計要求進行定期及時歸檔。
6、少聲像類于每學期末歸檔,聲像載體材料在完成制作后三個月內(nèi)歸檔,凡歸檔的照片(含底片)、錄音帶必須有文字說明(包括時間、地點、內(nèi)容、人物和制作者、錄音帶,還有解說詞)。
十一、歸檔的文件材料以原稿為主,必須注意書寫材料及其載體材料的耐久性,禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙、純藍墨水或紅墨水書寫,紙質(zhì)優(yōu)良,字跡工整,圖樣清晰,格式統(tǒng)一,組卷合理。
十二、各處室檔案要編制總目錄、檔案分類目錄,要。有必要的檢索目錄。
十三、學校人事職稱設專門櫥柜存放。
十四、檔案庫房的管理要有防潮、防蟲、防塵等設施,要排放適當、查找方便,對檔案進行科學管理、系統(tǒng)分類、排列、編號。運用計算機實行規(guī)范化、標準化管理。
第4篇 學校檔案管理制度范本
對于學校的人事檔案管理,一定要有正規(guī)的管理制度,如檔案保密制度、檔案借閱制度等。以下為您詳細的提供學校檔案管理制度,僅供參考。
一、檔案保管制度
1、檔案實行專人管理,管理嚴格保管檔案箱、櫥鑰匙,不得帶至辦公室外,非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案,不得向外傳播和介紹檔案、資料內(nèi)容及存放位置等情況。
3、科學管理檔案,檔案查閱完畢,隨時歸還原處;檔案按保管期結(jié)合年代排列存放,資料按類別排列存放。
4、檔案箱、櫥進行統(tǒng)一編號,自門口開始從左至右,自上而下編號,并插上查找案卷指引卡。
5、維護檔案安全,每個箱櫥必須保持整潔,并放置防霉去蟲劑。
6、檔案人員調(diào)動工作時,應在離職前辦理交接手續(xù)。
二、檔案保密制度:
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律,保守秘密,不得擅自擴大檔案利用范圍,不得泄露檔案內(nèi)容。
2、嚴格檔案借閱制度,健全手續(xù),做到萬無一失。
3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。
4、不得擅自摘錄、復制檔案內(nèi)容,不得私自將機密文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。
5、不在普通電話、明碼電報、通信中涉及檔案機密。
三、檔案借閱制度
1、外單位查、借檔案,必須持單位介紹信,審明查檔案原因,經(jīng)本單位分管檔案領(lǐng)導批準后可準予查閱。
2、本單位人員查閱涉入本單位機密的有關(guān)檔案,須經(jīng)領(lǐng)導批準后方可查閱。
3、查、借檔案者必須認真填寫借閱登記簿。
4、查借檔案者要愛護檔案,不準在卷內(nèi)涂改、勾畫、撕拆、抽取檔案。
5、查閱檔案一律在本單位內(nèi)查閱,原件一般不得借出,如特殊情況需外借者,須經(jīng)領(lǐng)導批準,限十天內(nèi)歸還,并辦理借閱登記手續(xù)。
6、檔案歸還時,檔案工作人員應清點無誤后簽收,發(fā)現(xiàn)問題要查明原因,報領(lǐng)導處理。
四、檔案鑒定制度:
1、按期對檔案保管滿15年的短期檔案進行鑒定工作。
2、鑒定工作要在分管領(lǐng)導下的主持下,由分管領(lǐng)導、業(yè)務人員、檔案人員組成鑒定小組,逐卷進行鑒定,鑒定后要寫出鑒定報告并注明鑒定日期。
3、對鑒定后繼續(xù)保存的檔案要調(diào)整保管期限,并在備考表中注明鑒定時間、意見,由小組負責人簽字。
4、對鑒定后需要銷毀的檔案,必須辦理批準手續(xù),寫出書面報告,編制銷毀清冊,報有關(guān)領(lǐng)導批準。
5、銷毀檔案時要有2個監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字蓋章,填上日期。
五、檔案移交制度:
1、檔案室應按有關(guān)規(guī)定向上級檔案館移交檔案。
2、應移交的檔案包括文書檔案、教學檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期保存價值的全部檔案。
3、檔案移交時應將目錄卡片等檢索工具及編制的組織沿革、全宗介紹、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。
4、交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點核對,并在交接文據(jù)上簽字蓋章。
5、檔案人員調(diào)動工作時,也必須辦理上述移交手續(xù),并經(jīng)分管領(lǐng)導繁體字認證后方可離開崗位。
六、檔案立卷歸檔制度
1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關(guān)材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案,將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整,由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價值的文件材料,按照“年度——機構(gòu)——問題”和文件形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,分類準確,合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規(guī)范,排列順序正確,目錄、頁碼清楚,標量確切簡明,保管期限劃分準確,案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔,其它門類檔案按有關(guān)規(guī)定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室,其它門類檔案的移交按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄,向檔案室移交,交接雙方按移交目錄清點核對,并履行簽字手續(xù)。檔案室對接帳的案卷要進行質(zhì)量檢查,及時登記,編目上架。
7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。
七、檔案統(tǒng)計制度:
1、建立、健全科學的檔案統(tǒng)計工作,準確地反映本單位檔案數(shù)量質(zhì)量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設備等實物統(tǒng)計工作和登記臺帳,做到數(shù)字準確。
3、堅持做好檔案資料統(tǒng)計的基礎(chǔ)工作,做好平時原始數(shù)據(jù)登記工作,注意積累統(tǒng)計資料。
4、每年對全部檔案資料進行全面檢查,并做詳細記錄。
5、逐步實現(xiàn)統(tǒng)計工作完整性,統(tǒng)計分類標準化,統(tǒng)計基礎(chǔ)工作規(guī)范化。
八、檔案的開發(fā)利用
1、充分利用檔案為教育教學服務。
2、查閱檔案時必須保持案卷整潔,嚴禁涂改。
3、對檔案的利用要及時登記。
九、檢查與考核
1、檔案工作應列入學校和各部門工作計劃,并列入有關(guān)人員的職責范圍及工作標準。
2、本標準由學校校長室每學年進行一次全面檢查,并作為考核有關(guān)部門、有關(guān)人員的依據(jù)。
第5篇 學校檔案室管理規(guī)定辦法
檔案室是各機關(guān)(包括團體、學校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等)統(tǒng)一保存和管理本機關(guān)檔案的內(nèi)部機構(gòu),是整個機關(guān)的組成部分,關(guān)于學校檔案室管理規(guī)定應該怎么制定,來看小編為大家提供的范本:
(一)、要明確一位副校長分管檔案工作,應建立綜合檔案室合和建綜合室檔案專柜。
配備政治素質(zhì)好、業(yè)務能
力強、熱愛檔案工作的專(兼)職人員,并保持相對穩(wěn)定。
(二)、要將檔案工作和檔案上等級工作納入學校工作的議事日程;納入分管領(lǐng)導和檔案員工作職責;納入教職工范圍和考核獎懲制度。
(三)、檔案人員的主要任務:
1、負責單位文書、教學、教育、會計、后勤材料的收集、整理、保存、統(tǒng)計、利用和鑒定銷毀工作。
文書檔案:是指學校黨、政、工、團(隊)在實際工作中形成的文件材料。
教學檔案:是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。
教育檔案:是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。
會計檔案:是指學校的財務工作中形成的帳、表、憑證等材料。
后勤檔案:是指學校的基礎(chǔ)建設、生產(chǎn)、科研等方面形成的材料。
2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料,均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。
任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間:文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結(jié)束后立卷歸檔。
后勤檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結(jié)束后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔。
4、學校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。
5、卷內(nèi)文件應齊全完整。
收文應有正文、附件、辦理結(jié)果;發(fā)文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批復;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結(jié)果。
6、卷內(nèi)文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復在前,請求在后。
各類案卷均要填寫卷內(nèi)目錄。
卷內(nèi)文件要編寫張次號。
歸檔的文件材料字跡清楚,紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。
不準用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫,并拆除卷內(nèi)金屬物。
7、案卷裝訂要整齊美觀。
標題一般應有作者、問題、名稱,能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,政治上無誤,文詞上簡明確切。
封面要用毛筆正楷字填寫,字跡要工整清潔。
8、文件材料歸檔后,檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號。
(四)、綜合檔案室要做到有專室、專柜、專(兼)職人員負責,切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
(五)、借閱制度
1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。
2、嚴守檔案材料機密,不準隨便轉(zhuǎn)借檔案。
未經(jīng)許可不得擅自摘錄和復制。
3、愛護檔案,不得拆卷、涂改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。
4、經(jīng)批準摘錄的材料,要經(jīng)檔案室工作人員審查。
證明性材料,必須校對無誤后蓋章。
5、外借檔案必須經(jīng)主管領(lǐng)導同意,并向檔案人員辦理借閱登記手續(xù)。
借出時間,一般不得超過七天,超過時間另行辦理手續(xù)。
(六)、檔案工作人員要熟悉檔案,了解需求,積極主動地做好檔案的提供利用工作。
檔案室應根據(jù)工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數(shù)字匯集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料,為提供利用檔案創(chuàng)造條件。
(七)、學校檔案的鑒定與銷毀。
學校綜合檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定。
認真做好檔案的鑒定工作。
對超過保管期限,失去保存價值的檔案,可提出銷毀意見,并填寫銷毀清冊,報本單位領(lǐng)導和上一級檔案管理部門審批后方可銷毀。
銷毀時應指定二人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字,防止失密。
第6篇 學校檔案室安全管理制度
1、檔案室是學校資料庫,屬機密部位,由辦公室主任負責管理。
2、非工作人員未經(jīng)批準,不得隨便進入室內(nèi)。
3、各類資料進入檔案室,嚴格執(zhí)行登記制度、借還制度,機密資料嚴防丟失、嚴防泄密事件的發(fā)生。
4、檔案室隨時保持通風,做好防潮、防霉、防蟲蛀工作。
5、嚴禁在室內(nèi)抽煙、玩火。
6、定期檢查電線、滅火器,發(fā)現(xiàn)隱患及時處理和報告,防止出現(xiàn)事故。
7、隨時檢查門窗是否完好,保管人員離開時必須關(guān)窗鎖門,節(jié)假日加強看護,確保防盜安全。
第7篇 _學校檔案管理制度
(一)、要明確一位副校長分管檔案工作,應建立綜合檔案室合和建綜合室檔案專柜。配備政治素質(zhì)好、業(yè)務能
力強、熱愛檔案工作的專(兼)職人員,并保持相對穩(wěn)定。
(二)、要將檔案工作和檔案上等級工作納入學校工作的議事日程;納入分管領(lǐng)導和檔案員工作職責;納入教職工范圍和考核獎懲制度。
(三)、檔案人員的主要任務:
1、負責單位文書、教學、教育、會計、后勤材料的收集、整理、保存、統(tǒng)計、利用和鑒定銷毀工作。
文書檔案:是指學校黨、政、工、團(隊)在實際工作中形成的文件材料。
教學檔案:是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。
教育檔案:是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。
會計檔案:是指學校的財務工作中形成的帳、表、憑證等材料。
后勤檔案:是指學校的基礎(chǔ)建設、生產(chǎn)、科研等方面形成的材料。
2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料,均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間:文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結(jié)束后立卷歸檔。后勤檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結(jié)束后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔。
4、學校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。
5、卷內(nèi)文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結(jié)果;發(fā)文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批復;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結(jié)果。
6、卷內(nèi)文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復在前,請求在后。各類案卷均要填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清楚,紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫,并拆除卷內(nèi)金屬物。
7、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱,能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,政治上無誤,文詞上簡明確切。封面要用毛筆正楷字填寫,字跡要工整清潔。
8、文件材料歸檔后,檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號。
(四)、綜合檔案室要做到有專室、專柜、專(兼)職人員負責,切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
(五)、借閱制度
1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。
2、嚴守檔案材料機密,不準隨便轉(zhuǎn)借檔案。未經(jīng)許可不得擅自摘錄和復制。
3、愛護檔案,不得拆卷、涂改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。
4、經(jīng)批準摘錄的材料,要經(jīng)檔案室工作人員審查。證明性材料,必須校對無誤后蓋章。
5、外借檔案必須經(jīng)主管領(lǐng)導同意,并向檔案人員辦理借閱登記手續(xù)。借出時間,一般不得超過七天,超過時間另行辦理手續(xù)。
(六)、檔案工作人員要熟悉檔案,了解需求,積極主動地做好檔案的提供利用工作。檔案室應根據(jù)工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數(shù)字匯集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料,為提供利用檔案創(chuàng)造條件。
(七)、學校檔案的鑒定與銷毀。學校綜合檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定。認真做好檔案的鑒定工作。對超過保管期限,失去保存價值的檔案,可提出銷毀意見,并填寫銷毀清冊,報本單位領(lǐng)導和上一級檔案管理部門審批后方可銷毀。銷毀時應指定二人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字,防止失密。
第8篇 學校檔案管理暫行規(guī)定-5
學校檔案管理暫行規(guī)定5
第一章總則
第一條為了加強檔案的科學管理,有效地保護和利用檔案,為學校各項工作服務。根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》,并參照《機關(guān)檔案工作條例》和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》,結(jié)合我校的實際情況,特制定本規(guī)定。
第二條檔案工作是學校工作的組成部分,為加強學校工作管理,提高工作質(zhì)量和工作效率,本校特設立綜合檔案室,文書檔案、教學檔案、會計檔案、職改檔案等實行集中統(tǒng)一管理。各科、室都應自覺地遵守《檔案法》。支持綜合檔案室的工作,以達到檔案完整、系統(tǒng)、準確、安全和有效利用的要求。
第三條本單位在各個時期的各項活動中形成的具有保存價值的文件、報表、圖紙、照片、錄音、錄像等不同形式的材料,各部門、科室、個人不得以任何理由拒絕向綜合檔案室移交。
第二章文件材料的形成和歸檔
第四條各職能部門形成的文件材料,按年度于次年9月前將材料收集齊全,系統(tǒng)整理后移交檔案室歸檔保存。
第五條基建工程項目,在竣工驗收后,必須將所形成的文件材料(含工程圖紙、預、決算及有關(guān)審批手續(xù)),由工程項目負責人整理,并經(jīng)審查后,及時移交檔案室。
第六條凡構(gòu)成固定資產(chǎn)或貴重設備、儀表的隨機技術(shù)文件材料,應由檔案室登記保管,任何人不得占為已有。
第七條本校工作人員因公外出考察、參觀、學習、參加各種會議獲得的文件材料、參考資料,應按歸檔范圍的規(guī)定及時向檔案移交歸檔。
第八條本學校的歸檔范圍,詳見有關(guān)制度。
第九條歸檔材料,字跡要工整,圖樣要清晰,禁止用鉛筆、圓珠筆、紅墨水筆書寫,以利用歸檔材料的長期保存。
第三章檔案的管理
第十條檔案室對接收來的各種檔案,應及時登記、分類編目、統(tǒng)計和必要的加工整理。
第十一條檔案庫房必須保持清潔衛(wèi)生,定期定時做好溫濕度的測量記錄工作,做到防火、防潮、防曬、防塵、防蛀、防盜,以利用檔案的長期保存。
第十二條綜合檔案室第季對所保管的檔案進行一次檢查,保證檔案的安全和完整,并對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計,按規(guī)定向檔案業(yè)務機關(guān)報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表。
第十三條檔案的鑒定工作要在分管領(lǐng)導的領(lǐng)導下,由文書處理人員、有關(guān)業(yè)務部門、檔案人員組成鑒定小組,根據(jù)本單位的保管期限表進行鑒定。
第十四條檔案的銷毀工作。檔案銷毀時需經(jīng)鑒定后,由兩人現(xiàn)場負責監(jiān)毀,并在銷毀清冊上簽字,以防檔案的遺失和泄密。
第四章附則
第十五條本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。
第十六條本規(guī)定如與上級有關(guān)規(guī)定不符,則按上級規(guī)定執(zhí)行。
第9篇 學校檔案管理員崗位職責范文
學校檔案管理員崗位職責
1、貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策和學?！皺n案管理辦法”。
2、對各科室形成的各種資料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導,負責對全校檔案網(wǎng)絡員進行業(yè)務培訓。積極參加檔案工作的對外協(xié)作活動。
3、集中統(tǒng)一管理學校各類檔案資料,努力學習檔案專業(yè)知識,不斷提高檔案質(zhì)量。
4、定期檢查檔案,堅持庫房溫濕度測量記錄,做到檔案無霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象,無失、泄密事件。
5、編制匯編、檢索工具和檔案參考資料,提高檔案利用率,堅持做好借閱和利用效果登記。
6、準確編制檔案工作情況年報,及時報上級主管部門。
7、按規(guī)定及時向上級檔案館移交應進館的檔案,并做到質(zhì)量符合進館要求。
第10篇 中學學校檔案室管理制度
中學(學校)檔案室管理制度
一、檔案保管制度
1、檔案實行專人管理。嚴格保管檔案室門、柜鑰匙,不得帶至辦公室外,非檔案管理人員不得隨便開啟檔案室門、柜。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案,不得向外傳播和介紹檔案、資料內(nèi)容及存放位置等情況。
3、科學管理檔案,檔案查閱完畢,隨時歸還原處;檔案按保管期結(jié)合年代排列存放,資料按類別排列存放。
4、檔案柜進行統(tǒng)一編號,自門口開始從左至右,自上而下編號,并插上查找案卷指引卡。
5、維護檔案安全,每個櫥柜必須保持整潔,并放置防霉去蟲劑。
6、檔案人員調(diào)動工作時,應在離職前辦理交接手續(xù)。
二、檔案保密制度
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律,保守秘密,不得擅自擴大檔案利用范圍,不得泄露檔案內(nèi)容。
2、嚴格檔案借閱制度,健全手續(xù),做到萬無一失。
3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。
4、不得擅自摘錄、復制檔案內(nèi)容,不得私自將文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。
三、檔案管理員的主要任務
1、負責學校文書、教學、教育、后勤等材料的收集、整理、保存、統(tǒng)計、利用工作。
文書檔案:是指上級文件及學校在實際工作中形成的文件材料。
教學檔案:是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。
教育檔案:是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。
后勤檔案:是指學校的基礎(chǔ)建設、生產(chǎn)、科研等方面形成的材料。
2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料,均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間:文書、檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結(jié)束后立卷歸檔。后勤檔案在工作結(jié)束后立卷歸檔。
4、卷內(nèi)文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結(jié)果;發(fā)文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批復;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結(jié)果。
5、卷內(nèi)文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復在前,請求在后。各類案卷均要填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清楚,紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫,并拆除卷內(nèi)金屬物。
6、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱,能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,政治上無誤,文詞上簡明確切。封面要用正楷字填寫,字跡要工整清潔。
7、文件材料歸檔后,檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號。
四、檔案借閱制度
1、外單位查、借檔案,必須持單位介紹信,審明查檔案原因,經(jīng)本單位分管檔案領(lǐng)導批準后可準予查閱。
2、本單位人員查閱涉入本單位的有關(guān)檔案,須經(jīng)領(lǐng)導批準后方可查閱。
3、查、借檔案者必須認真填寫借閱登記簿。
4、查借檔案者要愛護檔案,不準在卷內(nèi)涂改、勾畫、撕拆、抽取檔案。
5、查閱檔案一律在本單位內(nèi)查閱,原件一般不得借出,如特殊情況需外借者,須經(jīng)領(lǐng)導批準,限三天內(nèi)歸還,并辦理借閱登記手續(xù)。
6、檔案歸還時,檔案工作人員應清點無誤后簽收,發(fā)現(xiàn)問題要查明原因,報領(lǐng)導處理。
五、檔案立卷歸檔制度
1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關(guān)材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案,將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整,由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價值的文件材料,按照“年度――機構(gòu)――問題”和文件形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,分類準確,合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規(guī)范,排列順序正確,目錄、頁碼清楚,標量確切簡明,保管期限劃分準確,案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔,其它門類檔案按有關(guān)規(guī)定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室,其它門類檔案的移交按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄,向檔案室移交,交接雙方按移交目錄清點核對,并履行簽字手續(xù)。檔案室對接帳的案卷要進行質(zhì)量檢查,及時登記,編目上架。
7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。
六、檔案統(tǒng)計制度
1、建立、健全科學的檔案統(tǒng)計工作,準確地反映本單位檔案數(shù)量質(zhì)量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設備等實物統(tǒng)計工作和登記臺帳,做到數(shù)字準確。
3、堅持做好檔案資料統(tǒng)計的基礎(chǔ)工作,做好平時原始數(shù)據(jù)登記工作,注意積累統(tǒng)計資料。
4、每年對全部檔案資料進行全面檢查,并做詳細記錄。
5、逐步實現(xiàn)統(tǒng)計工作完整性,統(tǒng)計分類標準化,統(tǒng)計基礎(chǔ)工作規(guī)范化。
七、檔案室管理組織機構(gòu)
組長:z
組員:z
管理員:z
第11篇 中小學校檔案管理制度-4
中小學校檔案管理制度(4)
一、檔案是學校工作的歷史記錄,困此,檔案室由學校安排兼職教師負責管理。
二、管理人員要認真做好檔案添置、裝訂登記。
三、檔案要分類在書柜里擺放整齊。
四、文書檔案按年度裝訂。
五、檔案按長期、永久分類擺放。
六、檔案按學年統(tǒng)一編號立卷歸檔,做到排列合理有序,裝訂整齊規(guī)范。
七、每學期結(jié)束,學校領(lǐng)導及教師及時上交學期計劃、總結(jié),學校及時安排人員裝訂成冊,立檔歸案。
八、室內(nèi)保持清潔。
第12篇 某中學家長學校檔案資料管理制度
中學家長學校檔案資料管理制度
1、學校成立專門的檔案資料室,專人負責管理各類檔案。
2、凡家長學校所開展的所有活動,都必須有資料積累,并及時把資料歸并成冊,分類裝訂。
3、教師在家長學?；顒又械慕贪浮㈦S筆、個案分析等都分門別類裝訂成冊,交送資料統(tǒng)一保管。
4、家長會簽到單、學員名冊、優(yōu)秀學員名冊等按學期分類裝訂,送資料定保管。
5、資料室工作人員應盡心盡職,做到資料裝訂分門別類,存放整齊有序,不漏收、漏裝資料。
6、加強學校領(lǐng)導對資料室的管理,不間斷地進行檢查,及時提出完善意見。
第13篇 學校檔案室管理人員職責（1）
學校檔案室管理人員職責(一)
第1條認真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和規(guī)定,努力學生檔案專業(yè)知識,不斷提高業(yè)務水平。
第2條負責收集、整理、保管本單位的全部檔案,確保收集及時、完整、歸類、整理有序,保管安全、可靠。
第3條負責檔案的借閱,凡外借的檔案須經(jīng)學校主管領(lǐng)導的批準。
第4條做好檔案資料的匯編工作,為教學和領(lǐng)導決策提供參考和依據(jù)。
第5條負責檔案的簽定工作,對過期的檔案提出存毀意見。
第6條負責對本校處室組檔工作的監(jiān)督與指導,督促和協(xié)助有關(guān)人員將應歸檔的文件材料進行及時整理歸檔。
第7條堅持保密原則,對不許一般人查閱的檔案,嚴格把關(guān),要嚴防檔案遺失、被竊。
第8條完成領(lǐng)導和業(yè)務上級交辦的其他工作。
第14篇 中學學校檔案管理員職責
中學(學校)檔案管理員職責
一、學校應明確專人保管資料,負責收集、整理、裝訂成冊。
二、凡歸檔的資料,要求字跡清晰,書寫工整。
三、目錄表和卷皮要求寫清楚整齊。
四、對歸檔文件統(tǒng)一編號,填寫案卷目錄,備制檢索工具,分類保管。
五、凡需借閱文件檔案的要辦理登記手續(xù),并及時歸還,以免丟失或錯亂。
六、認真遵守保密規(guī)定,妥善保管各類檔案資料,注意安全,嚴防丟失和泄密。
第15篇 學校檔案管理細則范例
學校檔案管理細則就是為大家?guī)淼年P(guān)于學校檔案管理的相關(guān)內(nèi)容,來看下面:
學校檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為了加強本校的檔案工作,提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案的作用,更好地為學校教學、科研、行政管理、后勤等各項工作服務,
根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》、國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》,結(jié)合本校的實際,特制定本辦法。
第二條 本校檔案是指建校以來,學校在從事教學、科研、黨政管理及其他各項活動中直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 本校檔案工作是辦好學校的重要基礎(chǔ)工作之一,是我校教學、科研等各項工作的重要組成部分,學校應將檔案工作納入自身整體發(fā)展規(guī)劃,加強對檔案工作的領(lǐng)導和管理。
第二章 領(lǐng)導體制和機構(gòu)設置
第四條 本校的檔案工作由校長領(lǐng)導,其他的校領(lǐng)導要檢查、督促所分管的職能部門做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。
業(yè)務上由廣東省檔案局、廣東省教育廳辦公室負責指導、監(jiān)督和檢查。
第五條 本校在校長辦公室下設置綜合檔案室,它既是本校檔案工作的職能管理部門,又是永久保存和提供利用本校各類檔案的科學文化事業(yè)機構(gòu)。
第六條 本校檔案室的主要職責是:
(一)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法令、政策和規(guī)定,并努力完成上級主管機關(guān)下達的其他有關(guān)檔案業(yè)務工作;
(二)負責規(guī)劃、協(xié)調(diào)全校檔案工作,并負責對本校各系、部、處、室、科等部門的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查;
(三)制訂和組織實施本校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度,加強檔案工作的規(guī)范化、標準化建設,提高檔案綜合管理水平;
(四)負責接收(征集)、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計和保管全校各類永久、長期的檔案及有關(guān)資料;
(五)維護檔案的完整與安全,做好檔案的安全防范、修復、復制、保護工作;
(六)開展檔案的開放或利用工作;
(七)負責編輯檔案參考資料,編制檢查工具,積極開發(fā)檔案信息資源;
(八)負責組織全校專、兼職檔案人員的業(yè)務學習和培訓;
(九)開展檔案宣傳工作和利用者教育工作;
(十)開展檔案理論和檔案業(yè)務的學術(shù)研究,組織和參加校內(nèi)外檔案業(yè)務研討、交流和協(xié)作活動。
第七條 本校各部門須有一位負責人分工主管本單位的檔案工作,并確定適當?shù)募媛殭n案人員,負責本單位形成的檔案材料的收集、積累、整理、立卷和移交工作。
第三章 檔案隊伍建設
第八條 本校檔案工作人員必須堅持四項基本原則,認真執(zhí)行黨和國家的方針政策,熱愛檔案事業(yè),具備檔案業(yè)務知識和一定的科學文化知識。
第九條 本校檔案工作人員,編制數(shù)由學校根據(jù)本校規(guī)模及收藏檔案數(shù)量等實際情況確定。
第十條 本校檔案工作人員屬檔案專業(yè)技術(shù)人員,其職稱和待遇按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第四章 經(jīng)費,庫房和設備
第十一條 本校檔案事業(yè)所需經(jīng)費,列入學校預算,本校各職能部門應對用于保存本部門歸檔文件所需的檔案裝具等設備,在其經(jīng)費中給予支持。
第十二條 本校遵循方便利用、安全保管,有利發(fā)展的原則,為綜合檔案室提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房;存放聲像特殊載體檔案的庫房,應配置恒溫、恒濕設施。
第十三條 學校應有計劃地為檔案部門配置復印、錄音、照相、錄像等設備,逐步實現(xiàn)電子計算機管理與檔案縮微化。
第五章 文件材料的歸檔、移交和接收工作
第十四條 本校應逐步完善歸檔制度,并納入教學、科研和管理人員的職責范圍,做到每項重要的教學、科研、黨政管理等工作,都有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。
第十五條 本校各部門應做到各項工作與檔案工作實行‘四同步”管理,即布置、檢查、驗收、總結(jié)各項工作時,同時布置、檢查,驗收、總結(jié)檔案工作。
第十六條 本校對科研成果、基建工程等進行鑒定、驗收時應有綜合檔案室的人員參加,有關(guān)業(yè)務主管部門應會同綜合檔案室對應歸檔的文件材料加以審查,簽署意見。
沒有完整、準確系統(tǒng)的文件材料的項目,不予驗收,不予上報,不予評獎。
第十七條 本校實行文件材料形成部門、課題組立卷的制度,學校各部門要有一位負責人分管本部門的的檔案工作,并確定適當?shù)膶?兼)職檔案人員,負責本部門形成檔案的立卷歸檔工作。
各部門課題組形成的文件材料,一般由立卷入按文件材料的自然形成規(guī)律,以系統(tǒng)整理組卷,編排頁號或件號,填寫卷內(nèi)目錄,裝訂后將屬于長期和永久保存的檔案向?qū)W校綜合檔案室移交。
學校綜合檔案室對各業(yè)務部門的立卷工作予以必要的協(xié)助、指導和監(jiān)督。
第十八條 部門、課題組立卷歸檔是本校檔案工作的基本制度和基礎(chǔ),各有關(guān)部門必須分工明確、協(xié)同配合。
學校分管檔案工作的校領(lǐng)導,各部門分管檔案工作的負責人,都應把涉及相應范圍的檔案工作列入自己的職責范圍,督促有關(guān)部門、有關(guān)人員認真做好工作。
第十九條 本校文件材料的歸檔范圍:
(一)黨政管理類
主要包括本校黨委、行政、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄和紀要;黨政各部門的工作計劃、規(guī)劃、方案、匯報、總結(jié)、規(guī)則章程、統(tǒng)計報表;上級機關(guān)與本校關(guān)于人事管理、行政管理、黨務管理等文件材料。
(二)教學類
主要包括本校在教學管理、教學實踐和教學研究等活動中形成的反映教學綜合管理、學科與實驗室建設、招生、學籍管理、課堂教學與實踐、畢業(yè)生、教材等工作內(nèi)容的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。
(三)科研類
主要包括本校在科學研究管理和實踐活動中形成的反映科研綜合管理、科研準備、研究實驗、總結(jié)鑒定、申報獎勵。
推廣應用等工作內(nèi)容的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。
(四)基建類
主要包括本校在基本建設管理和基本建設工程項目活動過程中形成的反映基建綜合管理、可行性研究、設計基礎(chǔ)材料、設計文件、工程管理文件,施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準備、試生產(chǎn)基建預算、概算、決算、器材管理等方面內(nèi)容的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。
(五)儀器設備類
主要包括本校各種國產(chǎn)和國外引進的精密,貴重、稀缺儀器設備(價值在五萬元以上)的全套隨機技術(shù)文件以及在購置、驗收、調(diào)試、使用、管理、維修、改造、報廢等全部活動中產(chǎn)生的文件材料。
(六)出版類
主要包括本校編輯出版的學報、校報。
(七)外事類
主要包括本校有關(guān)人員出席國際學術(shù)會議(含在國內(nèi)舉辦的),出境考察、講學、合作研究、進修、留學及本校聘請的外籍、
港澳臺專家與教師(含客座教師)在教學、科研及其他有關(guān)活動中形成的文件材料;本校涉外活動、對外學術(shù)交流、友好往來等有關(guān)文件材料。
(八)財會類
主要包括本校在財務管理和會計活動中形成的具有保存價值的文字材料、憑證、帳薄,報表、工資清冊等材料。
(九)聲像類
主要包括反映本校各項活動和歷史發(fā)展,具有保存價值的各種以音響,畫面形象等方式記錄的專門載體(照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片,磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等)及其相配套的文字材料等。
(十)實物類
主要包括上級領(lǐng)導來校視察、檢查、指導工作和境內(nèi)外知名人土來校參觀訪問的題詞、題字等手跡材料;境外、校內(nèi)外的團休,
個人和校友捐贈的紀念物品;校內(nèi)各單位和個人榮獲國家、省、市級各類獎品(獎狀、錦旗、獎杯等),以及其他有保存價值的實物。
第二十條 歸檔的文件材料應質(zhì)地優(yōu)良、書繪工整,藍黑墨水書寫,聲像清晰,符合有關(guān)規(guī)范和標準的要求。
第二十一條 案卷歸檔原則上按以下要求辦理:
(一)歸檔時間
1、黨政部門和按年度歸檔的部門,于翌年六月底前歸檔。
2、各教學部門和須按學年度歸檔的部門,于次學年寒假前歸檔。
3、科研、基建、生產(chǎn)設備的專題性、成套性檔案,應在項目完成并通過鑒定、驗收后兩個月歸檔。
(二)檔案移接手續(xù)
學校綜合檔案室接收檔案時,應根據(jù)檔案目錄,與移交人共同清點,對重要的、機密以上的案卷,要逐頁清點,經(jīng)查對無誤,方可辦理簽收手續(xù)。
第二十二條 凡由各部門與其他單位分工協(xié)作完成的項目,由主辦單位保存一整套檔案,協(xié)作單位除保存自己與自己承擔任務有關(guān)的正本以外,應將復制件送交主辦單位保存。
第二十三條 個人在其從事教學、科研、黨政管理等職務活動中形成的各種載體形式的文件材料,必須按統(tǒng)一的移交時間移交給本單位檔案人員轉(zhuǎn)交學校綜合檔案室,集中管理,任何個人不得據(jù)為已有或者拒絕歸檔。
對于個人在其非職務活動中形成的重要文件材料,學校綜合檔案室可通過征集、代管等形式進行管理,對于個人向?qū)W校綜合檔案室捐贈檔案,視珍貴程度,學?？山o予適當?shù)莫剟睢?/p>
第二十四條 學校綜合檔案室應注意向境內(nèi)外征集與本校有關(guān)的有保存價值的各種檔案、資料。
第二十五條 對調(diào)出及離、退休人員、在辦理調(diào)離手續(xù)時,必須清還檔案,沒有學校綜合檔案室簽字,人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。
第六章 檔案管理
第二十六條 本校各類檔案都是學校的重要財富,由學校綜合檔案室集中管理,任何部門或個人都不得將檔案視為私有。
全體師生員工都有保護檔案的義務。
第二十七條 綜合檔案室依據(jù)《高等學校檔案實體分類法》,負責對本校檔案進行分類、編號的排列。
第二十八條 本校各類檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期三種。
(一)永久:凡反映我校主要職能活動和基本歷史面貌的,對學校和社會有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
它主要包括兩部分,一是本校形成的重要文件材料,一是上級領(lǐng)導部門針對本校所發(fā)的重要文件材料。
(二)長期:凡在相當長的時間內(nèi),本校需要查考利用的檔案,列為長期保管,它包括本校產(chǎn)生形成的和上級領(lǐng)導部門及有關(guān)部門所發(fā)的與本校工作有關(guān)的比較重要的文件材料。
保管期限為十六年至五十年左右。
(三)短期:凡在短期內(nèi)本校需要查考利用的檔案,列為短期保管,其保管期限為十五年(含十五年)以下。
第二十九條 本校綜合檔案室負責對保管期限已滿的檔案進行鑒定。
對已失去保存價值的檔案,在征得有關(guān)部門同意,并造冊報校領(lǐng)導批準后,予以銷毀。
未經(jīng)鑒定和批準,不得銷毀任何檔案,
第三十條 本校綜合檔案室定期對檔案的收進和移出、庫存案卷數(shù)量、檔案的利用情況等進行統(tǒng)計,并依照有關(guān)規(guī)定,向省檔案局、省教育廳辦公室報送本校檔案工作基本情況統(tǒng)計報表。
第三十一條 本校綜合檔案室應建立嚴格的庫房管理制度,并有防火,防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防曝曬等設施;要研究和改進檔案的保護,
對已破損,蟲蛀、霉爛和字跡褪色的檔案,應及時修復或復制;要有安全保密制度,對所存檔案和資料的保管情況定期進行檢查,遇有特殊情況,應立即向校主管領(lǐng)導報告,及時處理。
第七章 檔案的利用與開放
第三十二條 本校綜合檔案室設立供查閱檔案資料的閱覽室,積極開展檔案利用與編研工作,主動提供利用,充分發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟效益。
第三十三條 學校綜合檔案室開放檔案,必須遵循下列規(guī)定
(一)本校教職工因教學、科研等工作需要查閱檔案者,憑本校工作證,校外單位或個人,還須持有關(guān)單位介紹信,在說明利用檔案的目的和范圍后,則可查閱利用屬于開放范圍的檔案,并可以摘錄、復制;
(二)利用者要求復印檔案,由綜合檔案室負責辦理,并按規(guī)定收費;
(三)未經(jīng)學校授權(quán)或上級主管機關(guān)批準,任何組織或個人無權(quán)公布檔案。
第三十四條 本校檔案屬下列情況之一者,不宜開放:
(一)涉及黨和國家秘密的;
(二)涉及專利和技術(shù)秘密的;
(三)涉及個人隱私的;
(四)檔案形成部門規(guī)定限制利用的。
第三十五條 對于重要的、珍貴的檔案和資料,一般不得提原件使用,如特殊需要,須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準。
第八章 附 則
第三十六條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。
