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第1篇 房地產(chǎn)企業(yè)人事檔案資料管理規(guī)定
房地產(chǎn)公司人事檔案資料管理規(guī)定
(一)人事檔案內(nèi)容原始人事檔案。職工人事關系轉入企業(yè)時具備的檔案原始資料、調(diào)動介紹信、調(diào)轉表、工資介紹信、保險基金、公積金等原始材料。企業(yè)人事檔案。在本企業(yè)內(nèi)建立的包括《員工應聘登記表》、《試用協(xié)議》、《員工承諾保證聯(lián)》、《定級與績效考核表》、《勞動合同或勞動協(xié)議》、《職務(級)考核評價表》、〈職位確認書〉〈勞動手冊與保險手冊〉、內(nèi)部晉升調(diào)轉考核、任職文件、調(diào)轉記錄、獎懲記錄等人事材料。
(二)檔案保管
1、職工人事檔案由公司人事部門設專人調(diào)轉、記錄、整理,并永久保存。
2、公司人事部門建立并保管除總經(jīng)理和上級派入人員以外所有員工的人事檔案。
3、員工人事檔案從試用期起予以建立。
4、人事檔案調(diào)閱需經(jīng)人事部門負責人同意,財務人員檔案調(diào)閱需經(jīng)財務總監(jiān)同意。
(三)檔案調(diào)轉
1、員工通過轉正定級考核后,由人事部門出具調(diào)動表及介紹信,由員工本人將人事關系調(diào)轉至本企業(yè),并與企業(yè)簽訂《勞動合同》。因特殊原因暫時不能將人事關系轉至企業(yè)的,需在《轉正審批表》或《職位確認書》上予以注明,并與企業(yè)簽訂《勞動協(xié)議書》。
2、一般員工在企業(yè)內(nèi)部調(diào)動,由新單位出具介紹信,將原始人事檔案不予調(diào)轉,但建立新的考核檔案。
3、公司部員工如調(diào)離企業(yè),需填寫《調(diào)離審批表》,經(jīng)所在部門、人事部門、財務部門負責人以及總經(jīng)理簽字后,方可按“離職”的有關規(guī)定辦理人事手續(xù),但企業(yè)人事檔案不予調(diào)轉。
(四)檔案查閱
部門負責人以上人員可以提出閱看下層屬下申請。須經(jīng)行政人事部經(jīng)理同意方可閱檔。員工檔案嚴禁借閱出行政人事部。
第2篇 公司文檔資料管理規(guī)定
公司文檔資料的管理規(guī)定
1、公司的文檔是公司的軟性資產(chǎn),對文檔的管理,要做到處理及時,卷宗規(guī)范,確保安全;
2、公司各部門負責管理與該部門有關的文件,如:銷售部門負責營銷檔案、客房往來資料、設計師、裝飾公司檔案(含協(xié)議)、市場訊息檔案等;財務部負責各類財務單據(jù)、銷售合同及其他檔案(如執(zhí)行價格、發(fā)放薪資依據(jù)文件);渠道部負責分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負責行政、人事、綜合類檔案;
3、公司文件由辦公室起草,發(fā)文程序為:擬稿、自審、報經(jīng)理或副總經(jīng)理審核簽發(fā)、打印、發(fā)文、催辦、立卷歸檔;
4、對內(nèi)發(fā)文應有統(tǒng)一的結構與編號,要求文字精準、條理清晰、層次分明、結構緊密;
5、公司的收文程序為:收文、報送(分發(fā))、催辦、立卷、歸檔;
6、公司收文由辦公室負責,依據(jù)事件大小、緊急程序進行歸類,報送經(jīng)理閱示或發(fā)放各部門處理,重要文件轉辦公室存檔;
7、文檔按照機密程度,分為“秘密”、“機密”、“決密”三個檔次,撰稿人應依據(jù)機密程度確定報送范圍,秘密文件的報(發(fā))送由專人進行,確保發(fā)送未超出報送范圍;
8、機密文件應確保其安全性,文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負有保密的義務,造成資料外泄的,公司將依據(jù)事件影響追究當事人的責任;
9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權益無關的文檔,特殊情況經(jīng)公司經(jīng)理、副總經(jīng)理批準后方得查閱,借閱文檔必須及時歸還;
10、辦公室、公司各部門應將文檔分類立卷歸宗,方便調(diào)閱;
11、文檔的銷毀要列出銷毀清單,報請公司副總經(jīng)理、經(jīng)理批準后方可銷毀;
12、移交檔案應按規(guī)定辦理交接手續(xù),確保檔案資料的完整。
第3篇 養(yǎng)護中心技術資料管理辦法規(guī)定
養(yǎng)護中心技術資料管理辦法
養(yǎng)護中心技術資料管理辦法
(試行)
第一章總 則 第一條 為了規(guī)范養(yǎng)護中心技術資料管理,依據(jù)《公路養(yǎng)護技術》、《養(yǎng)護綱要》等資料,結合養(yǎng)護中心實際,特制定本辦法。 第二條本辦法適用于養(yǎng)護中心所有技術資料的管理,包括文書、聲像、科技、電子資料。 第三條養(yǎng)護中心技術資料管理本著高起點、高標準的要求,力求管理規(guī)范、歸類準確、保存完整。
第二章資料分類 第四條養(yǎng)護中心技術資料分為以下幾類: 1、工程管理類: ⑴專項工程資料; ⑵養(yǎng)護工程月報:①施工單位上報②報高路集團; ⑶年度計劃; ⑷季度計劃; ⑸養(yǎng)護工程臺帳; ⑹來往函件; ⑺養(yǎng)護計劃總結資料; ⑻招標文件; ⑼合同文件。 2、巡查檢查類: ⑴安全巡查簡報; ⑵質量檢查簡報; ⑶文明施工檢查結果。 3、養(yǎng)護評定報告類:養(yǎng)護質量評定報告。 4、計算機管理類: ⑴路面管理系統(tǒng)路面分析報告; ⑵橋梁管理系統(tǒng)報告; ⑶電子文檔(所有存檔文件的電子備份)。 5、技術類: ⑴橋梁類; ⑵路面類; ⑶路基類; ⑷綠化類; ⑸交安類。 6、科研開發(fā)類。 7、四新技術類: ⑴新材料; ⑵新工藝; ⑶新設備; ⑷新方法。
第三章管理方法 第五條養(yǎng)護中心建立專門的工程技術檔案室存放各種技術資料(文書、聲像、科技、電子),同時統(tǒng)一購置檔案柜、檔案盒、錄音筆、刻錄機、光盤等。 第六條內(nèi)業(yè)管理員應認真負責,及時記錄、收集有關資料,定期整理,分類歸檔,對于日常管理類資料可按需匯編成冊,對于規(guī)模較大的工程資料應裝訂成冊;對于計算機管理的重要資料,應定期用軟盤或光盤備份,以保證各項資料的準確、完整、有序。 第七條文書版的資料要求保存其相應的電子版,聲像資料要求保留相應的光盤。 第八條保密資料要專門放置在專門檔案柜中嚴格進行管理。
第四章資料報送及收集方法 第九條各施工單位按照《養(yǎng)護中心公文處理辦法》定期向養(yǎng)護中心報送施工資料,養(yǎng)護中心各相關負責人將其整理后送至養(yǎng)護中心工程技術檔案室存檔。 第十條所有函件必須統(tǒng)一到養(yǎng)護中心內(nèi)業(yè)管理員處進行統(tǒng)一編號。 第十一條 工程辦公室負責每月施工單位例會會議內(nèi)容的記錄整理。
第五章附 則 第十二條本辦法由養(yǎng)護中心技術辦公室負責解釋。 第十三條本辦法自發(fā)文之日起試行。附表:
養(yǎng)護中心技術資料范圍及保管期限表
編號 歸檔文件 保管期限
主管機關
建設單位 一、 工程管理類 專項工程資料 長期 長期 養(yǎng)護工程月報 長期 長期 年度計劃 長期 長期 季度計劃 長期 長期 養(yǎng)護工程臺帳 長期 長期 函件 長期 長期 養(yǎng)護規(guī)劃 長期 長期 合同 長期 長期 二、 巡查檢查類 安全巡查簡報 短期 短期 質量檢查結果 短期 短期 文明施工檢查 短期 短期 三、 評定報告類 季度養(yǎng)護評定報告 長期 長期 四、 計算機管理類 路面管理系統(tǒng)報告 長期 橋梁管理系統(tǒng)報告 長期 電子文檔 永久 五、 技術類 橋梁類 長期 長期 路面類 長期 長期 路基類 長期 長期 綠化類 長期 長期 交安類 長期 長期 六、 科研開發(fā)類 永久 七、 四新技術類 新材料 長期 長期 新工藝 長期 長期 新設備 長期 長期 新方法 長期 長期
第4篇 工程部資料文件管理規(guī)定
工程部資料與文件管理規(guī)定
1、工程部工程資料與文件的收集整理與歸檔嚴格按照iso9001規(guī)定的管理程序進行。
2、工程部工程資料和文件必須體現(xiàn)工作責任的可追溯性,如出現(xiàn)追溯性不強或資料上分不清責任的情況,資料管理人員與相應工作環(huán)節(jié)的負責人員對資料工作和資料反映的相關工作環(huán)節(jié)負全責。
3、工程部的工程資料與文件必須具有真實性、準確性和及時性,如出現(xiàn)資料失真或不準確、不及時的情況,資料管理人員與資料反映的工作環(huán)節(jié)負責人和相關環(huán)節(jié)的負責人對該工作負全責。
4、工程部按月、季度、年度和以工程項目為單位對工程資料進行檢查,并將檢查結果納入績效考核。
第5篇 監(jiān)理文件資料管理規(guī)定
1? 范圍
本文件規(guī)定了項目部工程監(jiān)理項目部文件資料管理方法和基本要求。
本文件適用于項目部工程監(jiān)理項目部文件資料管理工作。
2? 引用文件和術語
q/04-206.305-2006? 工程檔案管理規(guī)定
3? 職責
3.1? 總監(jiān)理工程師
3.1.1? 組織編寫工程監(jiān)理項目部文件管理規(guī)定，指定信息管理員。
3.1.2? 明確監(jiān)理信息流程。
3.1.3? 組織整理工程項目的監(jiān)理資料。
3.2? 專業(yè)監(jiān)理工程師
負責本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理，積極配合信息管理員做好本專業(yè)文件資料的管理工作。
3.3? 信息管理員
根據(jù)工程監(jiān)理項目部文件資料管理規(guī)定，實施文件資料的具體操作管理。
4? 控制程序
4.1? 明確監(jiān)理信息流程
根據(jù)工程特點，結合監(jiān)理現(xiàn)場實際情況，與業(yè)主協(xié)商確定監(jiān)理信息流程，并通知工程項目建設參建單位。
4.2? 建立監(jiān)理信息編碼規(guī)定
工程監(jiān)理項目部文件的編號規(guī)則應參照《文件控制程序》中相關規(guī)定，結合監(jiān)理現(xiàn)場實際予以制訂。
4.3? 工程監(jiān)理項目部文件資料的登錄和分類存放
在工程建設全過程中形成的有關文件資料，都應統(tǒng)一進行整理分類后傳遞給信息管理人員，進行集中收發(fā)和管理。
4.3.1? 監(jiān)理信息管理員在獲得各種文件資料之后，首先要對這些資料進行登記，建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。工程監(jiān)理項目部對往來文件要建立記錄臺帳，臺帳應有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內(nèi)容。
4.3.2? 工程監(jiān)理項目部文件資料主要包括工程項目服務過程文件、實施過程所要求的文件和來自于工程監(jiān)理項目部外部的文件是工程監(jiān)理項目部服務過程中的工作依據(jù)和工作成果。主要包括：
a)? 監(jiān)理合同；
b)? 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則；
c)? 監(jiān)理指令；
d)? 監(jiān)理工作日志；
e)? 監(jiān)理周（月）報；
f)? 會議紀要；
g)? 審核簽認文件；
h)? 工程質量認證文件；
i)? 危險源、環(huán)境因素調(diào)查資料；
j)? 工程款支付證明；
k)? 工程驗收記錄；
l)? 質量事故調(diào)查及處理報告；
m)? 各種監(jiān)理內(nèi)部臺賬；
n)? 工程施工文件資料；
o)? 工程收函；
p)? 勘察、設計文件；
q)? 適用的法律、法規(guī)和標準、規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定等；
r)? 顧客提供的（包括設計圖紙）資料等；
s)? 涉及本工程項目的上級文件、批復文件、審查意見、組織間來往文件等。
4.3.3? 工程監(jiān)理項目部信息管理員應及時將文件資料分類存放，并建立目錄。同時建立定期盤點機制，定期檢查文件的關閉情況，對未關閉文件及時進行跟蹤關閉。
4.4? 建立工程監(jiān)理項目部文件資料借閱臺帳記錄，工程監(jiān)理項目部以外人員借閱資料應首先獲得總監(jiān)理工程師同意。
4.5? 工程監(jiān)理項目部發(fā)出文件應主題明確、用詞準確、嚴謹；編、審、批簽字齊全，標識明確。對于工程監(jiān)理項目部負責組織的圖紙會審及設計交底和工程協(xié)調(diào)及安全工作等會議，由工程監(jiān)理項目部組織整理會議紀要，紀要內(nèi)容要做到真實、規(guī)范、參與各方簽字確認后按程序分發(fā)。工程監(jiān)理項目部對外發(fā)出的文件一般應采用計算機打印。有條件的監(jiān)理項目部應連接因特網(wǎng)，建立計算機信息網(wǎng)，以實現(xiàn)文件資料的管理規(guī)范化、快捷化。
4.6?? 對于顧客提供的設計圖紙等資料，由工程監(jiān)理項目部信息管理員按專業(yè)分類管理登記，由專業(yè)監(jiān)理人員驗證其有效性后，填寫“顧客財產(chǎn)登記表”。
4.7?? 對監(jiān)理現(xiàn)場使用的規(guī)程、規(guī)范等資料要認真審查，確保其處于有效期內(nèi)；嚴禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規(guī)程、規(guī)范。
第6篇 金融大廈業(yè)主檔案資料管理規(guī)定
金融中心(大廈)業(yè)主檔案資料管理規(guī)定
1.目的:
規(guī)范業(yè)主檔安資料的管理。
2.職責范圍
2.1文員負責檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。
3.管理規(guī)定
3.1檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實、齊全。
3.2業(yè)主資料要及時歸檔,歸檔時要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。
3.3業(yè)主檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主入住登記表、住宅裝飾、裝修委托申請表、房屋、設備裝修申報表、裝飾、裝修責任書、住戶裝潢竣工驗收表、物業(yè)管理公約。
3.4檔案資料屬于保密文件,應妥善保管,不準散播其內(nèi)容,不準給未經(jīng)領導批準的人員翻閱,不準復印。
3.5未經(jīng)領導同意不得擅自將業(yè)主檔案調(diào)出,如遇特殊情況調(diào)出,須填寫《文件借閱、復制記錄表》,并督促借調(diào)人及時歸還。
3.6檔案的管理環(huán)境必須做到'三防'即:防火、防潮、防變質。
3.7日常檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn)破損現(xiàn)象應立即進行修復處理。
質量記錄:
1.《文件借閱、復制記錄表》zc-05/b05
第7篇 大唐發(fā)電廠安全生產(chǎn)資料管理規(guī)定
第一章 總則
第一條 為進一步加強安全管理基礎工作,促進企業(yè)安全臺帳的標準化、規(guī)范化,特制定本規(guī)定。
第二條 各部門、部室必須建立安全臺帳、檔案和安全活動記錄,即安全會議臺帳、安全組織臺帳、安全教育臺帳、安全檢查臺帳、隱患治理臺帳、不安全分析事件臺帳、安全工作考核與獎懲臺帳、職業(yè)安全衛(wèi)生臺帳、安全防護用品臺帳、應急預案臺帳、重大操作臺帳、安全風險評估臺帳、設備臺帳、特殊工種人員檔案、安全學習資料檔案、班組安全活動記錄臺賬等。臺帳要求填寫規(guī)范、字跡清晰、不允許改寫、保存完好。安全管理部門要定期檢查與考核。
第二章 安全資料管理規(guī)定
第三條 安全會議
按要求填寫會議名稱、內(nèi)容、時間、地點、參加人員、主持人、處理結果等內(nèi)容,主要記錄廠、關于安全方面的會議(如廠安全員月例會、車間安全例會等),尤其對安全生產(chǎn)文件的傳達、學習和貫徹情況要詳細填寫。
第四條 安全組織臺帳
(一)安全臺帳要將廠安全生產(chǎn)委員會、安全組織網(wǎng)絡、安全監(jiān)督部門組成成員記入臺帳;
(二)車間安全組織臺帳要將車間安全領導小組、安全組織網(wǎng)絡記入臺帳(例如姓名、性別、年齡、工種、崗位、文化程度、安全教育狀況等)。
第五條 安全教育臺帳
(一)廠安全教育臺帳:包括企業(yè)領導和管理人員安全教育培訓情況:安全教育情況;安全監(jiān)督管理人員安全教育情況;新員工入廠三級教育情況;特殊工種安全教育及培訓考核情況;外來施工人員安全教育情況;其它人員安全教育情況等。
(二)部門安全教育臺帳:應包括部門領導及職工安全培訓情況;新入廠員工三級安全教育情況;特殊工種安全教育及培訓考核情況;轉崗及離崗半年以上復工人員的安全教育情況;
(三)安全教育臺帳:應包括部門領導及職工安全培訓情況;新入廠員工三級安全教育情況;特殊工種安全教育及培訓考核情況;轉崗及離崗半年以上復工人員的安全教育情況;對事故責任者的安全教育情況;崗位安全技術練兵情況;應急預案的演練情況;外來施工人員的安全教育情況等。要有教育培訓時間、地點、培訓人、被培訓人、教育培訓內(nèi)容、考試時間、考試成績等。考核試卷要存檔。
第六條 安全檢查臺帳
要定期組織安全檢查,要將檢查時間、檢查內(nèi)容、檢查人、檢查出的問題、整改措施、完成時間等記錄上賬。廠級安全檢查每季度不少于一次,車間級安全檢查每月不少于一次,班組級每周不少于一次,除此之外還要按照專業(yè)特點、根據(jù)季節(jié)變化、節(jié)假日安排以及特殊作業(yè)要求,開展專項檢查。安全檢查中發(fā)現(xiàn)的隱患、問題、整改要求及整改復查情況均應按要求如實填寫。
第七條 隱患排查與治理臺帳
隱患排查與治理應實行分級管理,凡發(fā)生的隱患,不論級別和資金來源,均應在隱患治理臺帳中填寫,要有隱患名稱、隱患級別、隱患所在單位、存在部位、計劃費用、實際費用、資金來源、整改前臨時防范措施、整改方案(方案要具體)、完成進度、負責人、計劃完成時間、實際完成時間、隱患治理后的評估情況等。隱患整改要嚴格按照“五落實”原則進行。
第八條 不安全事件臺帳
臺帳要記錄所發(fā)生的各類事故,包括火災、爆炸、設備、生產(chǎn)、交通、人身、質量、環(huán)境和其他事件。部門級事故臺帳要記錄本部門發(fā)生的人身、火宅、爆炸、設備(包括停電、停汽、停水、停設備等,只要影響到生產(chǎn)運行均應上賬登記)、設備事件要記錄事故發(fā)生所在部門、發(fā)生日期、事故類別、事故經(jīng)過,并嚴格按照“三不放過”原則,進行事故原因及責任分析,詳細填寫應吸取的教訓、采取的防范措施和處理意見等,人身事故要將當事人姓名、性別、年齡、工種、工齡及事故概況等記入臺帳。
第九條 安全工作考核與獎懲臺帳
安全工作考核和獎懲臺帳記錄對各部門、各崗位安全生產(chǎn)責任制的考核情況,要有各級安全工作和安全生產(chǎn)考核細則,對事故發(fā)生的單位、個人及“三違”人員進行處罰的情況,對防止和避免事故發(fā)生的有功人員的獎勵情況,對在安全管理工作中作出突出貢獻的單位和個人表彰和獎勵情況。臺帳應設考核項目或內(nèi)容、被考核部門和個人、主要事跡和存在問題、考核意見和結果、獎懲情況、考核部門簽字及審批部門等欄目。
第十條 消防臺帳
記錄消防安全組織網(wǎng)絡、消防演練情況、消防設施臺帳、消防工作會議。
第十一條 職業(yè)安全衛(wèi)生臺帳
記錄員工體檢時間、人數(shù)、姓名、性別等,塵、毒、噪聲、射線分布情況及定期檢測數(shù)據(jù)。
第十二條 安全防護用品臺帳
記錄防護用品明細,每周防護用品檢查情況等。
第十三條 應急預案臺帳
記錄應急預案演練。
第十四條 重大作業(yè)到位臺帳
記錄重大操作人員到位情況,巡檢情況及危險風險評價等。
第十五條 設備臺帳
建立設備運行與檢修維護方面臺帳、記錄設施變更情況。
第十六條 安全風險評估臺賬
每月開展一次動態(tài)安全風險評估,有會議記錄、報告。
第十七條 安全學習資料
保存下發(fā)的上級各種文件、安全會議材料及安全試題庫、安全考試卷、安全通報等學習資料
第十八條 特殊工種人員檔案
記錄特殊工種人員姓名、工種個、年齡、本崗位工齡、性別、取證時間、參見培訓情況及復審考試情況等。
第十九條 安全活動記錄
(一)安全活動記錄要內(nèi)容齊全,填寫參加人數(shù)、參加領導、活動內(nèi)容、發(fā)言情況、領導簽字等。
(二)安全活動內(nèi)容:學習安全文件、通報、安全規(guī)章制度;學習安全技術知識、勞動衛(wèi)生知識;結合事故案例,討論分析典型事故,總結吸取事故教訓;開展事故預想和崗位練兵,組織各種安全技術表演;檢查安全規(guī)章制度執(zhí)行情況和消除事故隱患;開展安全技術座談、攻關和其他安全科研活動。
(三)班組安全活動記錄要將本班組的安全會議、安全教育、安全檢查、安全活動等內(nèi)容記錄清楚,并與車間內(nèi)容相對應。
第三章 附則
第二十條 本制度由安監(jiān)部和廠辦負責解釋。
第二十一條 本制度如與上級有關規(guī)定沖突,按上級規(guī)定執(zhí)行。
第二十二條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。
第8篇 項目管理處資料室管理規(guī)定
項目管理處資料室管理規(guī)定
一、目的妥善保管管理處所有資料,以確保相關資料、質量記錄保管的完整、有效,便于查找和借閱。
二、 適用范圍適用于__ __ 物業(yè)管理處。
三、 職責
3.1 部門經(jīng)理負責監(jiān)督資料的保管工作。
3.2 資料管理員負責管理處所有資料的存放及分類歸檔工作。
3.3 各主管/主辦負責現(xiàn)場各類質量記錄表格的完整與收集工作。
四、 方法與過程控制
4.1 管理處收發(fā)文件和資料實行各辦公現(xiàn)場集中收集、資料管理員統(tǒng)一管理的原則。
4.2 資料保管須根據(jù)公司的《質量記錄及文檔管理程序》、《迎檢目錄》和體系文件要求進行資料的分類歸檔和整理。
4.3 資料柜須標識清晰、明顯,以便于查找,并確保文件、資料、檔案的完整和安全。
4.4 資料柜鑰匙由資料管理員和控制中心各持一套,其他人員不得持有資料柜鑰匙。
4.5 資料管理員下班后要將所有資料柜上鎖,避免文件、資料及物品遺失。
4.6 任何人員借閱文件,須由資料管理員負責查找和提供,其他人員不得自行取閱,文件資料須經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理授權人批準后,方可借閱。
4.7 借閱者須在及時歸還所借資料,資料員負責督促借閱人歸還文件或資料,檢查歸還文件、資料是否與借出文件內(nèi)容相符,并登記歸還人及歸還時間等,歸還的文件、資料要及時歸檔。
4.8 屬公司和管理處保密級文件須妥善保管,不得放于桌面或抽屜內(nèi),不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領導批準,其他人員不得翻看、借閱,不得復印和帶離資料室。
4.9 文件、資料須根據(jù)體系文件定期歸檔,對過期文件和資料經(jīng)部門經(jīng)理批準后,按填寫《質量記錄存儲清單》相應欄目進行報廢和銷毀處理。
4.1 0資料管理員須定期對文件、資料、物品進行整理,保持環(huán)境干凈、整潔;對破損、裝訂不牢固的文件、資料,須及時修補,并做防火、防潮、防蟲、防光、防塵等措施,以防檔案損壞,確保檔案的完整。
5. 質量記錄表格《借閱登記表》《文件資料存儲清單》
第9篇 學校物業(yè)維修服務部文件資料管理規(guī)定
學校物業(yè)維修服務部文件、資料管理規(guī)定
(一)凡接到學校、集團印發(fā)的文件,都必須進行編號登記。
(二)需要傳閱學習的文件,經(jīng)由維修部主任簽字,分送下發(fā)管理部門傳閱學習。
(三)屬于絕密文件只限指定人員閱讀,各類文件要按時收回、歸檔,做到不丟失,不泄密。
(四)對過期作廢或無保存價值的文件,資料要按規(guī)定進行銷毀。
(五)對有保留價值的文件、資料、檔案、照片、軟盤、圖片、音像等材料妥善保管。
(六)維修部大事記需由專人記載,年末整理及時歸檔。
第10篇 雅居樂物業(yè)圖書資料管理規(guī)定
雅居物業(yè)圖書資料管理規(guī)定
為有效地利用公司的圖書資料,加強圖書資料的管理,結合公司實際情況,制定本管理規(guī)定。
一、圖書資料的管理:
1、公司所有圖書資料統(tǒng)一由綜合管理部負責管理,綜合管理部應指定一名管理員負責該項工作。
2、公司圖書及報刊雜志由綜合管理部統(tǒng)一購買、管理;公司各部門所購圖書、訂閱刊物應在綜合管理部進行登記、編號、辦理借閱手續(xù)后方可借出。
3、管理員負責建立《圖書資料登記簿》(含電子版),及時補充更新,并且每年定期(7月、12月下旬)清點公司所有的圖書資料。
二、圖書資料的采購:
1、各類新購圖書必須在綜合管理部辦理圖書入庫手續(xù),出庫手續(xù)由綜合管理部統(tǒng)一辦理并保管,各部門需用時直接到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。異地項目由綜合管理部業(yè)務歸口部門管理;
2、管理員應對圖書進行統(tǒng)一登記,將書名、出版社名稱、出版日期、購買日期、金額及其他資料詳細登記于'圖書資料登記簿'內(nèi),并填制圖書卡插放于圖書之末頁。
3、各部門、個人如因工作需要購買圖書資料的,應事先查詢'公司圖書資料登記簿',避免重復購買。確有必要的,必須先經(jīng)所在部門負責人簽批,報綜合管理部審核批準。事先未經(jīng)批準購買的圖書資料一律不予報銷。
4、圖書購回后,購書人應到綜合管理部門辦理圖書入庫手續(xù),辦理圖書報銷手續(xù)時,必須提供圖書發(fā)票單、入庫單及有關負責人簽字方可辦理。
借書人僅限于本公司員工。
三、圖書資料的使用:
1、借閱對象:物業(yè)公司全體員工。
2、員工欲借書可先查閱《公司圖書資料登記簿》,再填寫借閱單向管理員取書。管理員將圖書交予借書人時,應先抽出圖書卡,由借書人簽字后,一并與借閱單妥為保管。
3、員工還書時應將所借圖書交予管理員收訖,管理員除將借閱單歸還借書人作廢外,并應將圖書卡放回書內(nèi)。借書時間限于辦公時間內(nèi)上午11點30分至12點,下午5點至5點30分。
4、雜志借閱3天之內(nèi)(包括3天)歸還;圖書借閱7天之內(nèi)(包括7天)歸還。到期應立即歸還,倘有特殊事由需續(xù)借者,務必辦理續(xù)借手續(xù),但以續(xù)借二次為限。
5、雜志每次限借一冊;圖書每次限借兩冊。
6、辭典、珍貴圖書或被指定為公共參考圖書,原則上不外借,但確因工作需要必須閱覽者限于當日歸還。
7、員工所借之圖書,如遇清點或公司業(yè)務急需時,應馬上歸還,借書人不得拒絕。
8、員工應愛惜圖書資料,不得在所借圖書上圈點、折角。如有破損或遺失,一律按原圖書版本購價的兩倍賠償。
9、員工借書期限屆滿或遇清點期,經(jīng)通知仍不還書者,停止其借書權三個月,并按一天10元進行處罰。
10、人員調(diào)出或離職時必須將所借圖書歸還,否則按規(guī)定扣薪。
3、借閱時間:雜志借閱3天之內(nèi)(包括3天)歸還;圖書借閱7天之內(nèi)(包括7天)歸還。
本規(guī)定所指的圖書資料包括圖書、期刊雜志、公司購買設備、軟件、系統(tǒng)的說明書、培訓資料、操作手冊,管理文本等。
四、支持性表格:
《圖書資料登記薄》wh-zh-t-001
《圖書資料借用登記表》wh-zh-t-002
第11篇 房地產(chǎn)公司檔案與圖書資料管理規(guī)定
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案與圖書資料管理規(guī)定
檔案管理與資料管理
檔案管理是公司管理工作極為重要的一部分,其管理的規(guī)范程度反映了 公司的管理水平。為使檔案與圖書資料管理制度化,提高檔案資料處理、 管理的質量及效率,特制定本規(guī)定。
(一)歸檔適用范圍范圍
凡公司與外界往來及公司與各協(xié)作單位之間往來的以及公司經(jīng)營 管理所必需的有關企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、計劃或總結(年、月度)、財務審 計、經(jīng)營狀況、項目可行研究報告(方案)、各類許可證書、圖紙、 政府批文、公司執(zhí)照(與注冊文件)、會議紀要、備忘錄、請示、決 定、決議、通告、通知、協(xié)議、合同、員工檔案資料、客戶資料、銷 售廣告等有價值的文件資料及重大公關活動的圖片、文字、錄像資料。
(二)管理部門
1、公司行政人事部設綜合檔案資料室,設專職檔案管理人員;各部門設兼 職檔案管理人員(必須報行政人事部備案),負責本部門、企業(yè)日常經(jīng) 營管理中形成歸檔的文件材料的收集、整理,并負責定期移交公司綜合 檔案室。
2、公司檔案資料由行政人事部負責綜合監(jiān)督管理,各部門實行專業(yè)對口分 級管理。
(三)移交歸檔與使用
公司總部各部門兼職檔案管理員,按照歸檔時間將有關襠案文件移 交公司綜合檔案室,各部門留存復印件使用(公司所發(fā)文件除外); 需要已經(jīng)歸檔的原件時,需經(jīng)批準后履行借閱手續(xù)使用。
2、歸檔時間分與歸口管理部門
2.1管理性文件:辦理完畢的管理性文件材料,形成部門在第1年12 月末以前整理分類,移交檔案室后立卷。
2.2會計檔案:會計檔案由財務預算部保留一年后,次年三月末歸檔。 2.3人事檔案:人事檔案由人行政人事部根據(jù)人員變動情況隨時歸檔。 2.4基建工程、設備檔案:基建工程(合同、協(xié)議、預算書、許可證、 隱蔽資料等)、設備材料、圖紙類檔案在工程竣工、設備、動力安 裝投入使用后一個月內(nèi)歸檔,此期間由部門檔案人員進行分類保管。
2.5 各類報告、方案、內(nèi)部申請批復、內(nèi)部管理制度規(guī)范、計劃書: 該類檔案在確立形成時由部門留存,同時送交行政人事部留存正 本歸檔。
2.6合同協(xié)議類:正本原件需二份以上,在批準簽署后分別由簽署部 門、財務預算部、檔案室各存檔一份。
2.7圖書、期刊、報紙類:在購入或訂購后先列入管理臺帳,后又綜 合檔案室負責分類保管、借閱、歸類、管理。
2.8其它資料:如各類企業(yè)沿革資料、公關接待活動圖像、錄音錄象資料 以及外出開會、學習、考察、參觀人員帶回具有保存價值的資料,一 般在該檔案資料形成后一周內(nèi)交公司行政人事部歸檔。
(三)文件點收
文件結案移送歸檔時,依如下原則點收:
1、檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應立即追查歸入。
2、文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應立即退回經(jīng)辦部門補辦。
3、與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應立即退回經(jīng)辦部門。 (四)文件整理標準
1、本檔案按問題組卷,一事一卷或一事多卷。
2、對接收的所有檔案及時審查,進行科學分類,排列編號。
3、歸檔的文件材料要齊全完整,每份文件的正件和附件、印件與底稿, 請示與批復合并一起立卷。
4、卷內(nèi)文件的排列與編目要科學規(guī)范,便于查找。
(五)檔案分類編號標準
檔案按職能設置十個一級類目,即(1)合同協(xié)議類;(2)行政人事文書管理類;(3)經(jīng)營管理類;(4)工程技術圖紙類;(5)內(nèi)部文件與制度規(guī)范類;(6)專題報告和專項技術研究類;(7)預算項目類;(8)資產(chǎn)設備材料類;(9)會計檔案類;(10)公司以及員工檔案類。二級類目是按檔案的具體內(nèi)容所反映的問題進行設置。按問題分類,結合年度,一事一卷。 檔案分類一級類目采用漢語拼音字母標識,a、b、c、d、e、f、g、h、i、j依次表示十個一級類目(二級類目由綜合檔案室劃分該類明細科目按統(tǒng)一名稱通知各部門)。 按各項要大類分別排架,大類之間不交叉排列,充分體現(xiàn)企業(yè)檔案分類的指導思想和分類準則,保持各類檔案的有機聯(lián)系和及時、高效提供利用。
根據(jù)檔案的形成特點和管理要求,按大類、分年代排架法、即按大類---年代進行排架,就是在同一大類內(nèi)按同一問題的案卷排列在一起,在同一問題內(nèi)再按永久、長期、短期順序排列,第二年依次接著排,分階段排列,一個階段不超過三位數(shù)。排列時按大類、年度、流水編制案卷順序號,即類、年度大流水編號。
(六)保存期限
保管期限可分為:永久保存、長期保存和短期保存。
(七)檔案借閱
1、無論是部門間借閱檔案還是部門到綜合檔案室借閱都必須進行登記, 注明借閱人姓名、部門、借閱時間、查閱內(nèi)容及利用目的和效果。
2、查閱檔案原則上在閱檔室進行,一般不得借出。必須借出時,需經(jīng)檔 案管理部門負責人批準后,方可辦理借閱手續(xù)。
3、查閱人事檔案需經(jīng)主管人事部門批準,經(jīng)檔案管理部門負責人批準 后,方可查閱。
4、借閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務有關者,如借閱與經(jīng)辦業(yè)務無關案件,應經(jīng)檔 案管理部門負責人同意。
5、檔案借閱要履行登記手續(xù);借閱檔案必須愛護,嚴禁涂改;注意安全 和保密,嚴禁擅自復制、抄錄、轉借、遺失。如確屬工作需要摘錄和 復制,必須經(jīng)檔案管理部門負責人批準。
6、檔案歸還時,經(jīng)檔案管理人員核查無誤后,方予以辦理歸還手續(xù)。 7、財務以及企業(yè)戰(zhàn)略方面檔案一般不于借閱。
(八)檔案保管標準
檔案入庫前必須經(jīng)過嚴格檢查,防止錯、漏或夾帶害蟲及有害物質 進行侵蝕。 檔案入庫后要系統(tǒng)化整理,做到排列科學、整齊美觀,便于保管和 利用。
3、檔案室門窗裝具要堅固,檔案管理人員要認真負責,確保檔案安全; 非工作人員不得進入檔案室。 保持檔案整潔,備有防盜防火、防蟲、防霉、防塵、防曬等器材與 設施。 每季度對檔案保管情況進行一次全面檢查,定期投放藥物。查閱后 的檔案及時歸回原處。
5、檔案室內(nèi)嚴禁放置與檔案無關物品,嚴禁在檔案室吸煙。
(九)保密守則(詳見保密規(guī)定)
對保密檔案按檔案封皮保密范圍和密級規(guī)定》,由主管領導及專職檔案員會同歸檔部門合理劃分密級(絕密、機密、秘密)。
2、檔案材料不得任意帶出檔案室,更不得將檔案秘密向無關人員泄露。
3、查閱密級檔案,需經(jīng)主管領導批準,并履行登記手續(xù),在閱檔室 查閱。未經(jīng)批準不得借閱、摘抄、翻印、復制。
4、
銷毀檔案要嚴格履行鑒定、審批手續(xù),要配有二人以上進行監(jiān)銷, 任何個人不得將檔案私自處理。
5、如發(fā)生丟失檔案和泄密現(xiàn)象,須立即向有關部門和領導報告,不 得隱瞞,情節(jié)嚴重者要依法嚴肅處理。
(十)附則
第12篇 電氣車間技術資料管理規(guī)定
為加強車間技術資料的管理，充分發(fā)揮技術資料在生產(chǎn)中的作用，以更好地服務于生產(chǎn)，特制定本規(guī)定：
1．車間技術組長：負責保存車間內(nèi)的圖紙、重要設備說明書及控制系統(tǒng)等各類技術資料；各班組應設立一名責任心較強的技術資料管理員，主要負責班組內(nèi)的圖紙、說明書等技術資料的管理工作。
2．各類重要電氣說明書，所有圖紙等各類技術資料均由技術組組長統(tǒng)一管理保存（各班組保存的電氣說明書及圖紙等技術資料由各班組登記造冊保管，各種技術資料嚴禁流失到個人手中）。資料室保存的技術資料，車間內(nèi)的人員均可到資料室查閱或借閱，并辦理借閱手續(xù)。外來人員借閱需經(jīng)有關領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。
3．所有技術資料、圖書等借閱時間最長為兩周，如有需要可續(xù)借一周。對到期不能按時歸還的，每拖后一天給予5元的罰款。對于資料室存放的獨份技術資料，只準查閱不予借閱。
4．各類新購電氣設備的隨機資料由開箱驗收人收集整理后交分管技術人員存檔。新（擴）建項目、技改技措項目的各類電氣設備的隨機資料及竣工圖紙應在項目開車正常后一個月內(nèi)由各項目負責人負責把竣工資料交到分管技術員存檔。
5．各類電氣技術參數(shù)修改或變更的原始記錄要全部交分管技術員存檔，由分管技術員登記造冊，以備查閱。同時修改或變更設備所分管的班組應做好相應的修改或變更記錄。
6．借閱的各類電氣說明書、圖紙等技術資料如有丟失，將視技術資料的價值對借閱人給予5——100元的罰款。對于車間資料室和各班組缺失或與現(xiàn)場實際情況不符的各類圖紙等技術資料，由設備所分管班組的分管技術管理人員和班長負責組織收集整理，以確保車間內(nèi)各類技術資料的準確性和完整性。
第13篇 大唐南京發(fā)電廠安全生產(chǎn)資料管理規(guī)定
第一章 總則
第一條 為進一步加強安全管理基礎工作，促進企業(yè)安全臺帳的標準化、規(guī)范化，特制定本規(guī)定。
第二條 各部門、部室必須建立安全臺帳、檔案和安全活動記錄，即安全會議臺帳、安全組織臺帳、安全教育臺帳、安全檢查臺帳、隱患治理臺帳、不安全分析事件臺帳、安全工作考核與獎懲臺帳、職業(yè)安全衛(wèi)生臺帳、安全防護用品臺帳、應急預案臺帳、重大操作臺帳、安全風險評估臺帳、設備臺帳、特殊工種人員檔案、安全學習資料檔案、班組安全活動記錄臺賬等。臺帳要求填寫規(guī)范、字跡清晰、不允許改寫、保存完好。安全管理部門要定期檢查與考核。
第二章 安全資料管理規(guī)定
第三條 安全會議
按要求填寫會議名稱、內(nèi)容、時間、地點、參加人員、主持人、處理結果等內(nèi)容，主要記錄廠、關于安全方面的會議(如廠安全員月例會、車間安全例會等)，尤其對安全生產(chǎn)文件的傳達、學習和貫徹情況要詳細填寫。
第四條 安全組織臺帳
（一）安全臺帳要將廠安全生產(chǎn)委員會、安全組織網(wǎng)絡、安全監(jiān)督部門組成成員記入臺帳;
（二）車間安全組織臺帳要將車間安全領導小組、安全組織網(wǎng)絡記入臺帳(例如姓名、性別、年齡、工種、崗位、文化程度、安全教育狀況等)。
第五條 安全教育臺帳
（一）廠安全教育臺帳：包括企業(yè)領導和管理人員安全教育培訓情況：安全教育情況;安全監(jiān)督管理人員安全教育情況;新員工入廠三級教育情況;特殊工種安全教育及培訓考核情況;外來施工人員安全教育情況;其它人員安全教育情況等。
（二）部門安全教育臺帳：應包括部門領導及職工安全培訓情況;新入廠員工三級安全教育情況;特殊工種安全教育及培訓考核情況;轉崗及離崗半年以上復工人員的安全教育情況;
（三）安全教育臺帳：應包括部門領導及職工安全培訓情況;新入廠員工三級安全教育情況;特殊工種安全教育及培訓考核情況;轉崗及離崗半年以上復工人員的安全教育情況;對事故責任者的安全教育情況;崗位安全技術練兵情況;應急預案的演練情況;外來施工人員的安全教育情況等。要有教育培訓時間、地點、培訓人、被培訓人、教育培訓內(nèi)容、考試時間、考試成績等?？己嗽嚲硪鏅n。
第六條 安全檢查臺帳
要定期組織安全檢查，要將檢查時間、檢查內(nèi)容、檢查人、檢查出的問題、整改措施、完成時間等記錄上賬。廠級安全檢查每季度不少于一次，車間級安全檢查每月不少于一次，班組級每周不少于一次，除此之外還要按照專業(yè)特點、根據(jù)季節(jié)變化、節(jié)假日安排以及特殊作業(yè)要求，開展專項檢查。安全檢查中發(fā)現(xiàn)的隱患、問題、整改要求及整改復查情況均應按要求如實填寫。
第七條 隱患排查與治理臺帳
隱患排查與治理應實行分級管理，凡發(fā)生的隱患，不論級別和資金來源，均應在隱患治理臺帳中填寫，要有隱患名稱、隱患級別、隱患所在單位、存在部位、計劃費用、實際費用、資金來源、整改前臨時防范措施、整改方案(方案要具體)、完成進度、負責人、計劃完成時間、實際完成時間、隱患治理后的評估情況等。隱患整改要嚴格按照“五落實”原則進行。
第八條 不安全事件臺帳
臺帳要記錄所發(fā)生的各類事故，包括火災、爆炸、設備、生產(chǎn)、交通、人身、質量、環(huán)境和其他事件。部門級事故臺帳要記錄本部門發(fā)生的人身、火宅、爆炸、設備(包括停電、停汽、停水、停設備等，只要影響到生產(chǎn)運行均應上賬登記)、設備事件要記錄事故發(fā)生所在部門、發(fā)生日期、事故類別、事故經(jīng)過，并嚴格按照“三不放過”原則，進行事故原因及責任分析，詳細填寫應吸取的教訓、采取的防范措施和處理意見等，人身事故要將當事人姓名、性別、年齡、工種、工齡及事故概況等記入臺帳。
第九條 安全工作考核與獎懲臺帳
安全工作考核和獎懲臺帳記錄對各部門、各崗位安全生產(chǎn)責任制的考核情況，要有各級安全工作和安全生產(chǎn)考核細則，對事故發(fā)生的單位、個人及“三違”人員進行處罰的情況，對防止和避免事故發(fā)生的有功人員的獎勵情況，對在安全管理工作中作出突出貢獻的單位和個人表彰和獎勵情況。臺帳應設考核項目或內(nèi)容、被考核部門和個人、主要事跡和存在問題、考核意見和結果、獎懲情況、考核部門簽字及審批部門等欄目。
第十條 消防臺帳
記錄消防安全組織網(wǎng)絡、消防演練情況、消防設施臺帳、消防工作會議。
第十一條 職業(yè)安全衛(wèi)生臺帳
記錄員工體檢時間、人數(shù)、姓名、性別等，塵、毒、噪聲、射線分布情況及定期檢測數(shù)據(jù)。
第十二條 安全防護用品臺帳
記錄防護用品明細，每周防護用品檢查情況等。
第十三條 應急預案臺帳
記錄應急預案演練。
第十四條 重大作業(yè)到位臺帳
記錄重大操作人員到位情況，巡檢情況及危險風險評價等。
第十五條 設備臺帳
建立設備運行與檢修維護方面臺帳、記錄設施變更情況。
第十六條 安全風險評估臺賬
每月開展一次動態(tài)安全風險評估，有會議記錄、報告。
第十七條 安全學習資料
保存下發(fā)的上級各種文件、安全會議材料及安全試題庫、安全考試卷、安全通報等學習資料
第十八條 特殊工種人員檔案
記錄特殊工種人員姓名、工種個、年齡、本崗位工齡、性別、取證時間、參見培訓情況及復審考試情況等。
第十九條 安全活動記錄
（一）安全活動記錄要內(nèi)容齊全，填寫參加人數(shù)、參加領導、活動內(nèi)容、發(fā)言情況、領導簽字等。
（二）安全活動內(nèi)容：學習安全文件、通報、安全規(guī)章制度;學習安全技術知識、勞動衛(wèi)生知識;結合事故案例，討論分析典型事故，總結吸取事故教訓;開展事故預想和崗位練兵，組織各種安全技術表演;檢查安全規(guī)章制度執(zhí)行情況和消除事故隱患;開展安全技術座談、攻關和其他安全科研活動。
（三）班組安全活動記錄要將本班組的安全會議、安全教育、安全檢查、安全活動等內(nèi)容記錄清楚，并與車間內(nèi)容相對應。
第三章 附則
第二十條 本制度由安監(jiān)部和廠辦負責解釋。
第二十一條 本制度如與上級有關規(guī)定沖突，按上級規(guī)定執(zhí)行。
第二十二條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。
第14篇 地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定
地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定為了加強公司檔案的管理工作,確保檔案的保護和利用,依據(jù)檔案管理規(guī)范,結合公司檔案管理實際情況,特制定檔案資料管理制度如下:第一部分:公司檔案資料管理
第一條 檔案的定義與范圍檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條 檔案管理的原則檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護檔案文件的完整與安全。
第三條 檔案管理的責任部門和責任人公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門,設專門的檔案管理人員,負責管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監(jiān)督和檢查;各部門設有資料管理員,負責本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條 歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2. 公司與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;
3．公司會議記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構調(diào)整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度);
4. 公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預決算、工作總結;
5. 公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書、招投標文件等;
6. 公司的各類申請、請求與相關部門的批復;
7. 財務、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;
8. 公司法律事務管理方面的文件材料;
9. 公司各項目的技術圖紙等資料;
10. 反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;
11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);
12. 公司歷年獲獎資料。
第五條 歸檔要求整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的文件材料,應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結合歸檔要求和文件內(nèi)容進行歸檔。
2. 在一個卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項目、內(nèi)容或文件形成時間,系統(tǒng)的排列。
3．案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:1) 對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存;2) 對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;3) 凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。
4. 按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內(nèi)備考表》。
5. 全部案卷組成后,要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。
第六條 過程管理屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預立卷工作,并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。
第七條 檔案銷毀規(guī)定公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。
第八條 檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2. 員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3．借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4. 部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時歸還。
5. 總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條 檔案備份規(guī)定公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條 檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續(xù)。
2. 對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內(nèi)。
3．檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質的檔案,要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據(jù)。
第十一條 檔案保密規(guī)定公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎懲條例”嚴肅處理。
第15篇 某物業(yè)項目業(yè)主檔案資料管理規(guī)定
物業(yè)項目業(yè)主檔案資料管理規(guī)定
1.職責范圍
1.1管理處綜合組人員負責檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。
1.2檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實、齊全。
1.3業(yè)主資料要及時歸檔,歸檔時要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。
1.4業(yè)主檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主入住登記表、房屋裝修聯(lián)系表、裝潢施工安全保證責任書、室內(nèi)設施驗收表、住戶裝潢協(xié)議書、物業(yè)管理合同、住宅移交手續(xù)。
1.5檔案資料屬于保密文件,應妥善保管,不準散播其內(nèi)容,不準給未經(jīng)領導批準的人員翻閱,不準復印。
1.6未經(jīng)領導同意不得擅自將業(yè)主檔案調(diào)出,如遇特殊情況調(diào)出,須填寫《檔案資料調(diào)出登記》,并督促借調(diào)人及時歸還。
1.7檔案的管理環(huán)境必須做到'三防'即:防火、防潮、防變質。
1.8日常檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn)破損現(xiàn)象應立即修復。
2.質量記錄:
2.1《檔案資料調(diào)出登記》c7.5.1-5.20-a
