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有哪些
檔案管理部門制度是企業(yè)運營中不可或缺的一環(huán)，它涵蓋了記錄管理、信息安全、存檔流程、權限分配等多個方面。主要包括：
1. 檔案分類與編碼規(guī)則：設定統(tǒng)一的檔案分類體系，便于檢索和管理。
2. 檔案收集與整理程序：規(guī)定檔案的獲取、審核、整理和歸檔的具體步驟。
3. 保管期限與銷毀政策：明確各類檔案的保存期限及到期后的處理方式。
4. 權限與訪問控制：設定誰可以訪問哪些檔案，確保敏感信息的安全。
5. 應急與災難恢復計劃：預防檔案丟失，制定應急措施和數(shù)據(jù)恢復方案。
內(nèi)容是什么
這些制度的核心在于確保檔案的完整、準確和安全。內(nèi)容應包括：
1. 檔案的生命周期管理：從創(chuàng)建、使用到銷毀的全程管理，確保合規(guī)性。
2. 電子與紙質(zhì)檔案同步：在數(shù)字化進程中，兼顧傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理。
3. 培訓與意識提升：定期培訓員工，提高他們對檔案管理的重視和理解。
4. 監(jiān)控與審計機制：通過定期審查，確保制度執(zhí)行的有效性。
5. 法規(guī)遵從性：確保所有操作符合國家和行業(yè)的法律法規(guī)。
規(guī)范
制度的規(guī)范性體現(xiàn)在標準化的操作流程和清晰的責任分配上：
1. 明確職責：界定檔案管理部門和各業(yè)務部門的職責，確保責任落實。
2. 流程標準化：制定詳細的作業(yè)指導書，減少人為錯誤。
3. 定期評估：通過內(nèi)部審計和外部評審，持續(xù)改進管理制度。
4. 技術支持：利用先進的檔案管理系統(tǒng)，提升管理效率。
5. 反饋與改進：鼓勵員工提出改進建議，不斷完善制度。
重要性
檔案管理部門制度的重要性在于其對企業(yè)運營的支持作用：
1. 信息保障：有效管理檔案，保證決策所需信息的準確和及時。
2. 風險防控：防止信息泄露，保護企業(yè)知識產(chǎn)權和商業(yè)秘密。
3. 法律合規(guī)：確保企業(yè)在法律糾紛中能提供有力證據(jù)。
4. 企業(yè)歷史傳承：檔案記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)文化的重要載體。
5. 效率提升：規(guī)范化的流程使檔案查找和利用更為高效。
完善的檔案管理部門制度是企業(yè)穩(wěn)健運營的基石，它既關乎日常工作的順暢，也影響著企業(yè)的長遠發(fā)展。
檔案管理部門制度范文
第1篇 檔案管理部門制度
1、公司檔案管理部門，設置檔案專管崗位，由專人全權負責。
2、文書結案后，原稿由檔案專員歸檔，經(jīng)辦部門視須要留存影本。如為特別案件因業(yè)務處置須要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應經(jīng)檔案管理主管引導批準后妥為保留，檔案管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送檔案管理部門歸檔并換回影本。
3、檢討文件的本文及附件是否完全，如有短少，應即追查歸入。
4、文件的處置手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經(jīng)辦部門補辦。
5、與本檔案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經(jīng)辦部門。
點收文件后，應依下列方法收拾：
1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。
檔案分類應視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。
檔案分類應力求切合適用。倘因案件較多，前款三級不敷利用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅應用“部門”及“大類”或“小類”二級。
同一小類之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷應用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號，以便查考。
每一檔夾封面內(nèi)頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。
檔號之表現(xiàn)方法如下aa―bbccd―ee，aa為經(jīng)辦部門代號，bb為大類號，cc為小類號。d為檔卷卷次，ee為檔案目次。
檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明簡要，以能充足表現(xiàn)檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有必定范圍，不宜籠統(tǒng)含糊。
各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表現(xiàn);其位數(shù)應用視案件多寡及增加情況而考慮決議。
檔案分類各級名稱經(jīng)斷定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用必定次序依次排列，以便查閱。
檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴展或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。
檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)斷定，不宜任意修正，如確有修正必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對比表，以免混雜。
第2篇 財政部門檔案管理制度范本
第一章 總 則
第一條為了確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案資料的安全和完整,提高檔案規(guī)范化管理水平, 為各項財政工作服好務,根據(jù)有關檔案管理的法律、法規(guī)的規(guī)定,結合鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政實際,特制定本制度。
第二條本制度所稱檔案是指財政所及其工作人員從事黨務工作和業(yè)務工作活動,直接形成的具有查考價值的所有歷史記錄。
第三條鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所應建立專門的檔案室,指定專人負責檔案管理工作。
第二章 管理職責
第四條檔案管理員是各項檔案管理工作的具體承辦人,負責擬定檔案管理規(guī)范化實施方案,指導、監(jiān)督各工作崗位的檔案工作。
第五條檔案管理員具體負責檔案的接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、編制、上報和提供利用等工作。
第六條綜合檔案室是財政所信息儲存、開發(fā)利用、交流服務的中心。
檔案管理員負責檔案庫房的日常管理,做好檔案庫房的安全和衛(wèi)生工作。
第七條財政所應適時組織檔案管理員、兼職檔案人員進行業(yè)務學習和業(yè)務培訓,不斷提高檔案管理的業(yè)務水平。
第八條財政所工作人員因工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
第三章 立卷歸檔
第九條財政所的檔案包括上級文件材料、下級文件材料、本級文件材料和其他文件材料,可分為文書、財務、科技、實物等四類進行收集整理。
文書檔案包括各種文件、制度、計劃、記錄、紀要、報告、總結、合同、統(tǒng)計資料等;財務檔案包括各種會計憑證、賬簿、報表、分析材料和財務統(tǒng)計資料等;科技檔案包括記載所有黨務和業(yè)務工作活動的錄音、照片、錄像和電子文件(磁盤、磁帶、光盤)等;實物檔案包括單位獲得各種榮譽的獎牌、獎章、獎杯、證書、錦旗等實物證明。
第十條業(yè)務類材料的立卷歸檔在檔案管理員的指導下由各崗位工作人員負責辦理,其他材料的立卷歸檔均由檔案管理員負責辦理。
第十一條財務檔案(紙質(zhì)版)可在財會部門保管一年后移交歸檔;文書檔案(含財政業(yè)務)及時立卷,在次年三月份前移交歸檔;科技檔案在辦理完畢后及時立卷并移交歸檔,財務檔案(電子版)還須做雙份備份并分別存放;實物檔案在取得后及時立卷并移交歸檔。
第十二條各類文件材料要收集齊全,分類準確,按“特征”組卷、系統(tǒng)排列,封面填寫清楚,標題簡單正確,劃定保管期限,編制案卷目錄,案卷符合質(zhì)量標準。
第四章 檔案的保管
第十三條 堅持“先驗收,后辦交接手續(xù)”的原則接收檔案進庫,明確責任,確保進庫檔案的質(zhì)量。
第十四條 使用統(tǒng)一的裝具存放檔案,分門別類定位排列,定期做好庫藏檔案清查核對工作,使案卷目錄與庫藏檔案相符。
第十五條 嚴格履行檔案移出收進登記手續(xù),明確責任,嚴防錯、漏、丟失事故的發(fā)生。
第十六條 嚴格按照防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲的“八防”要求做好檔案庫房的安全維護工作。財務檔案電子版的雙份備份磁盤或光盤除做好 “八防”外還須做好防磁工作,任何人不得對備份磁盤或光盤進行修改、增刪。
第五章 檔案的利用
第十七條檔案管理員要熟悉室藏,掌握信息,做好預測工作,并及時編制參考資料和檢索資料,提高檔案查準和查全率,為財政工作需要服務。
第十八條堅持檔案查閱、借閱、復制核準和登記制度。查閱、借閱、復制檔案須經(jīng)單位負責人批準并履行登記手續(xù)后在檔案管理員的引導和監(jiān)督下進行。
第十九條正確處理利用與保密的關系,既要積極提供利用,又要嚴格保密制度,防止泄漏黨和國家的機密。
第六章 秘密文件管理
第二十條 秘密文件的發(fā)放必須嚴格執(zhí)行中央規(guī)定即只發(fā)組織,不發(fā)個人。秘密文件收、發(fā)、送、遞、借閱等各個環(huán)節(jié),都應履行嚴格的登記手續(xù)。
第二十一條 傳閱秘密文件應由指定的保密員統(tǒng)一掌握,非經(jīng)批準,不得擅自擴大秘密文件的閱讀范圍。
閱讀秘密文件要在辦公室或閱文室進行,因工作需要符合閱讀范圍需借用文件的,一般不提供原件,可以保密本摘錄,并按期清退銷毀,對確需借原件的,應辦理借閱手續(xù)。
第二十二條 秘密文件不準通過普通郵政郵寄,保密員在外領送文件過程中,不準辦理與領送文件無關的事,在外工作確須攜帶秘密文件的,要經(jīng)領導批準,并采取安全措施。
非經(jīng)原確定密級機關單位或其上級機關批準,不得復制和摘抄機密,復印件和摘抄件須按原件要求管理。
第二十三條 秘密文件必須存放在有保密保障的地方,并經(jīng)常檢查保密情況,要堅持做到月清理、季核對,并按期清退,在清查、清退中發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查。
第二十四條每年辦理完畢的秘密文件,應按文書立卷要求收集齊全,立卷歸檔,其檔案案卷應持明密級不得擅自降低,解除密級。
第七章 鑒定與銷毀
第二十五條單位應建立檔案鑒定小組,負責判斷檔案價值,確定檔案保存和銷毀的范圍;對保管期已滿的檔案,必須根據(jù)有關文件的規(guī)定,經(jīng)檔案鑒定小組進行鑒定,判定其存毀。
第二十六條 銷毀的檔案必須編制清冊,交檔案鑒定小組審核,經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街辦)分管領導同意,并報區(qū)主管局批準后銷毀;銷毀的檔案必須按“穩(wěn)妥慎重”的原則,將準備銷毀的檔案存放一段時間后再銷毀;銷毀檔案時必須指派兩個及以上的專人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽名蓋章。
第3篇 z公司檔案管理部門制度
1、公司檔案管理部門,設置檔案專管崗位,由專人全權負責。
2、文書結案后,原稿由檔案專員歸檔,經(jīng)辦部門視須要留存影本。如為特別案件因業(yè)務處置須要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應經(jīng)檔案管理主管引導批準后妥為保留,檔案管理部門以影本歸檔,原稿用畢后仍應送檔案管理部門歸檔并換回影本。
3、檢討文件的本文及附件是否完全,如有短少,應即追查歸入。
4、文件的處置手續(xù)是否完備,如有遺漏,應即退回經(jīng)辦部門補辦。
5、與本檔案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經(jīng)辦部門。
點收文件后,應依下列方法收拾:
1、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。
檔案分類應視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分,部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。
檔案分類應力求切合適用。倘因案件較多,前款三級不敷利用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多,亦可僅應用“部門”及“大類”或“小類”二級。
同一小類之案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不敷應用時,得分為兩個以上的檔夾裝訂,并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號,以便查考。
每一檔夾封面內(nèi)頁應設“目次表”,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個“目次”編號為原則。
檔號之表現(xiàn)方法如下 aa―bbccd―ee,aa為經(jīng)辦部門代號,bb為大類號,cc為小類號。d為檔卷卷次,ee為檔案目次。
檔案各級分類應賦予一名稱,其名稱應簡明簡要,以能充足表現(xiàn)檔案內(nèi)容 性質(zhì)為原則,且有必定范圍,不宜籠統(tǒng)含糊。
各級分類、卷次及目次的編號,均以十進阿拉伯數(shù)字表現(xiàn);其位數(shù)應用視案件多寡及增加情況而考慮決議。
檔案分類各級名稱經(jīng)斷定后,應編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名 稱及其代表數(shù)字編號,用必定次序依次排列,以便查閱。
檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空檔,以備將來組織擴展或業(yè)務增繁時,隨時增補之用。
檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)斷定,不宜任意修正,如確有修正必要,應事先審慎研議,并擬具新舊檔案分類編號對比表,以免混雜。
第4篇 財政部門檔案管理制度
第一章 總 則
第一條為了確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案資料的安全和完整,提高檔案規(guī)范化管理水平, 為各項財政工作服好務,根據(jù)有關檔案管理的法律、法規(guī)的規(guī)定,結合鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政實際,特制定本制度。
第二條本制度所稱檔案是指財政所及其工作人員從事黨務工作和業(yè)務工作活動,直接形成的具有查考價值的所有歷史記錄。
第三條鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所應建立專門的檔案室,指定專人負責檔案管理工作。
第二章 管理職責
第四條檔案管理員是各項檔案管理工作的具體承辦人,負責擬定檔案管理規(guī)范化實施方案,指導、監(jiān)督各工作崗位的檔案工作。
第五條檔案管理員具體負責檔案的接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、編制、上報和提供利用等工作。
第六條綜合檔案室是財政所信息儲存、開發(fā)利用、交流服務的中心。
檔案管理員負責檔案庫房的日常管理,做好檔案庫房的安全和衛(wèi)生工作。
第七條財政所應適時組織檔案管理員、兼職檔案人員進行業(yè)務學習和業(yè)務培訓,不斷提高檔案管理的業(yè)務水平。
第八條財政所工作人員因工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
第三章 立卷歸檔
第九條財政所的檔案包括上級文件材料、下級文件材料、本級文件材料和其他文件材料,可分為文書、財務、科技、實物等四類進行收集整理。
文書檔案包括各種文件、制度、計劃、記錄、紀要、報告、總結、合同、統(tǒng)計資料等;財務檔案包括各種會計憑證、賬簿、報表、分析材料和財務統(tǒng)計資料等;科技檔案包括記載所有黨務和業(yè)務工作活動的錄音、照片、錄像和電子文件(磁盤、磁帶、光盤)等;實物檔案包括單位獲得各種榮譽的獎牌、獎章、獎杯、證書、錦旗等實物證明。
第十條業(yè)務類材料的立卷歸檔在檔案管理員的指導下由各崗位工作人員負責辦理,其他材料的立卷歸檔均由檔案管理員負責辦理。
第十一條財務檔案(紙質(zhì)版)可在財會部門保管一年后移交歸檔;文書檔案(含財政業(yè)務)及時立卷,在次年三月份前移交歸檔;科技檔案在辦理完畢后及時立卷并移交歸檔,財務檔案(電子版)還須做雙份備份并分別存放;實物檔案在取得后及時立卷并移交歸檔。
第十二條各類文件材料要收集齊全,分類準確,按“特征”組卷、系統(tǒng)排列,封面填寫清楚,標題簡單正確,劃定保管期限,編制案卷目錄,案卷符合質(zhì)量標準。
第四章 檔案的保管
第十三條 堅持“先驗收,后辦交接手續(xù)”的原則接收檔案進庫,明確責任,確保進庫檔案的質(zhì)量。
第十四條 使用統(tǒng)一的裝具存放檔案,分門別類定位排列,定期做好庫藏檔案清查核對工作,使案卷目錄與庫藏檔案相符。
第十五條 嚴格履行檔案移出收進登記手續(xù),明確責任,嚴防錯、漏、丟失事故的發(fā)生。
第十六條 嚴格按照防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲的“八防”要求做好檔案庫房的安全維護工作。財務檔案電子版的雙份備份磁盤或光盤除做好 “八防”外還須做好防磁工作,任何人不得對備份磁盤或光盤進行修改、增刪。
第五章 檔案的利用
第十七條檔案管理員要熟悉室藏,掌握信息,做好預測工作,并及時編制參考資料和檢索資料,提高檔案查準和查全率,為財政工作需要服務。
第十八條堅持檔案查閱、借閱、復制核準和登記制度。查閱、借閱、復制檔案須經(jīng)單位負責人批準并履行登記手續(xù)后在檔案管理員的引導和監(jiān)督下進行。
第十九條正確處理利用與保密的關系,既要積極提供利用,又要嚴格保密制度,防止泄漏黨和國家的機密。
第六章 秘密文件管理
第二十條 秘密文件的發(fā)放必須嚴格執(zhí)行中央規(guī)定即只發(fā)組織,不發(fā)個人。秘密文件收、發(fā)、送、遞、借閱等各個環(huán)節(jié),都應履行嚴格的登記手續(xù)。
第二十一條 傳閱秘密文件應由指定的保密員統(tǒng)一掌握,非經(jīng)批準,不得擅自擴大秘密文件的閱讀范圍。
閱讀秘密文件要在辦公室或閱文室進行,因工作需要符合閱讀范圍需借用文件的,一般不提供原件,可以保密本摘錄,并按期清退銷毀,對確需借原件的,應辦理借閱手續(xù)。
第二十二條 秘密文件不準通過普通郵政郵寄,保密員在外領送文件過程中,不準辦理與領送文件無關的事,在外工作確須攜帶秘密文件的,要經(jīng)領導批準,并采取安全措施。
非經(jīng)原確定密級機關單位或其上級機關批準,不得復制和摘抄機密,復印件和摘抄件須按原件要求管理。
第二十三條 秘密文件必須存放在有保密保障的地方,并經(jīng)常檢查保密情況,要堅持做到月清理、季核對,并按期清退,在清查、清退中發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查。
第二十四條每年辦理完畢的秘密文件,應按文書立卷要求收集齊全,立卷歸檔,其檔案案卷應持明密級不得擅自降低,解除密級。
第七章 鑒定與銷毀
第二十五條單位應建立檔案鑒定小組,負責判斷檔案價值,確定檔案保存和銷毀的范圍;對保管期已滿的檔案,必須根據(jù)有關文件的規(guī)定,經(jīng)檔案鑒定小組進行鑒定,判定其存毀。
第二十六條 銷毀的檔案必須編制清冊,交檔案鑒定小組審核,經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街辦)分管領導同意,并報區(qū)主管局批準后銷毀;銷毀的檔案必須按“穩(wěn)妥慎重”的原則,將準備銷毀的檔案存放一段時間后再銷毀;銷毀檔案時必須指派兩個及以上的專人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽名蓋章。
