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第1篇 物業(yè)公司質(zhì)量記錄控制管理工作程序
物業(yè)公司質(zhì)量記錄控制管理程序
1.0目的
為證明項(xiàng)目質(zhì)量符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù).
2.0適用范圍
適用于質(zhì)量管理體系及產(chǎn)品、項(xiàng)目所要求記錄的控制。
3.0職責(zé)
辦公室負(fù)責(zé)對公司各部門產(chǎn)生的質(zhì)量記錄的標(biāo)識、貯存、保護(hù)、檢索、保存期限和處置予以控制。
1.0過程識別
擬定目錄--設(shè)計(jì)/選擇--表式--標(biāo)識--分發(fā)--運(yùn)作--收集--分類整理--保管--移交/歸檔--處理
5.0 行為準(zhǔn)則:
a)運(yùn)作過程中記錄應(yīng):及時準(zhǔn)確、內(nèi)容齊全、手續(xù)完備;
b)各種記錄標(biāo)識應(yīng)具有唯一性;
c)按規(guī)定及時收集,保證其連續(xù)性、完整性;
d)保管應(yīng)分類、編號并擬列目錄/清單,便于檢索;
e)保管和儲存條件要適宜,保證干燥通風(fēng),有防護(hù)措施;
f)體系記錄保存日期為三年,工程質(zhì)量記錄竣工移交長期保存.
6.0 程序要求:
6.1 記錄的分類管理
6.1.1 體系運(yùn)行記錄包括:管理評審記錄、內(nèi)容審核記錄、工程要求評審記錄、供方評審記錄、培訓(xùn)記錄、工程施工及交付記錄等,由工程科歸口管理,有關(guān)責(zé)任部門分別管理.
6.1.2各種檢驗(yàn)和驗(yàn)證記錄、不合格項(xiàng)及糾正記錄、管理部作業(yè)記錄等,由各管理處分別收集、匯總、保管。
6.2 記錄編目、編號
記錄表式作為一種特殊文件,執(zhí)行《文件控制程序》中編目標(biāo)識規(guī)定;收集后由責(zé)任部門依次編號,確保唯一性.
6.3 記錄填寫
記錄應(yīng)在過程活動中及時、真實(shí)的形成,字跡清晰,不準(zhǔn)涂改,保證易于識別,且內(nèi)容齊全,各種審核手續(xù)齊備.
如因筆誤需修改,應(yīng)采用單杠劃去,在其上/下方寫出更改內(nèi)容,由更改責(zé)任人簽字或蓋章.
6.4 記錄的保管、儲存和檢索
各部門形成的記錄,由本單位專人負(fù)責(zé)保管,分類存放.
保存環(huán)境條件應(yīng)干燥通風(fēng),裝袋/裝盒.列出記錄清單以利于檢索,有必要時可設(shè)卷內(nèi)目錄.
各種記錄需移交或歸檔保存的,應(yīng)按公司要求定期移交主管部門或歸檔保存.存儲時間較長(一年以上)的,存放記錄處所必須干燥通風(fēng),有防潮、防霉、防鼠、防破損措施.
接著外來傳真件,應(yīng)先復(fù)印,復(fù)印件連同傳真件一并存放.
6.5 記錄保存期及處置
體系記錄保存期為三年,需移交或存查的記錄長期保存.
不需保存或到保存期的記錄,應(yīng)填寫記錄處理申請單,保管理者代表批準(zhǔn),由專人負(fù)責(zé)銷毀(視不同情況可焚燒,粉碎或作紙廠原料等).
6.5 記錄復(fù)印、借閱、修改
記錄復(fù)印、借閱原則上當(dāng)天送還,如外單位復(fù)印、借閱或超過一天難以送還的應(yīng)進(jìn)行借閱登記.無論借閱或復(fù)印需經(jīng)管理者代表批準(zhǔn).
記錄作為一種特殊文件,修改時應(yīng)執(zhí)行《文件控制程序》中有關(guān)規(guī)定.
7.0 相關(guān)文件
《文件控制程序》
《管理策劃控制程序》
《改進(jìn)管理程序》
8.0 記錄
質(zhì)量記錄清單
文件發(fā)放回收記錄
文件借閱、復(fù)印記錄
文件銷毀申請/記錄處理申請單
第2篇 物業(yè)管理質(zhì)量記錄控制工作程序
物業(yè)管理質(zhì)量記錄控制程序
1.0目的
確保質(zhì)量記錄的完整、準(zhǔn)確、清晰,為質(zhì)量體系的有效運(yùn)行和產(chǎn)品質(zhì)量滿足規(guī)定的要求并為實(shí)現(xiàn)可追溯性、證實(shí)作用以及采取糾正措施提供客觀證據(jù)。
2.0范圍
適用于物業(yè)管理公司所有與質(zhì)量活動有關(guān)的質(zhì)量記錄控制。
3.0職責(zé)
3.1總辦負(fù)責(zé)本程序的歸口管理。
3.2各部門負(fù)責(zé)與該部門相關(guān)的質(zhì)量記錄的收集、歸檔、貯存及保管。
4.0工作程序流程圖
責(zé)任人/支持文件
質(zhì)量記錄
總辦
總辦
質(zhì)量記錄一覽表
相關(guān)部門
相關(guān)部門
總辦
相關(guān)部門
總辦過期記錄處理登記表
質(zhì)量體系文件更改申請表
5.0控制要求
5.1質(zhì)量記錄的標(biāo)識和編目
5.1.1質(zhì)量記錄表格編碼按《文件控制程序》的編碼規(guī)定執(zhí)行;
5.1.2公司所有質(zhì)量記錄空白表格由總辦文件管理員統(tǒng)一管理,并編制質(zhì)量記錄清單。質(zhì)量記錄清單應(yīng)包括下述內(nèi)容:序號、質(zhì)量記錄名稱、記錄編號、保管部門、歸檔時限和保存期限。
5.2質(zhì)量記錄的填寫
質(zhì)量記錄應(yīng)填寫清晰、正確、內(nèi)容完整,填寫人、審核人、批準(zhǔn)人應(yīng)履行簽字手續(xù)。
5.3質(zhì)量記錄的收集、歸檔、貯存及保管
5.3.1質(zhì)量記錄由最終送達(dá)部門(即保管部門)定期收集,按質(zhì)量記錄清單上相關(guān)的內(nèi)容要求進(jìn)行歸檔、保管。
5.3.2各部門在接收質(zhì)量記錄時,應(yīng)檢查質(zhì)量記錄項(xiàng)目填寫是否齊全、有無簽名,確保所收集的質(zhì)量記錄有效。
5.3.3各部門應(yīng)將質(zhì)量記錄保存在物業(yè)管理公司指定的文件柜中或其它適宜的地方,確保在保存期內(nèi)不會丟失、損壞及變質(zhì)。
5.3.4總辦文件管理員將質(zhì)量記錄清單發(fā)給每個部門一份,并負(fù)責(zé)檢查各部門對質(zhì)量記錄的歸檔管理是否符合規(guī)定的要求,確保質(zhì)量記錄按時歸檔,并方便存取和檢索。
5.4質(zhì)量記錄的查閱、歸檔期限、保存期
5.4.1如因工作需要,需查閱存檔的質(zhì)量記錄,應(yīng)先填寫《質(zhì)量記錄查閱審批單》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可查閱。
5.4.2總辦根據(jù)有關(guān)規(guī)定,確定每種質(zhì)量記錄的保存期限,并詳細(xì)列入質(zhì)量記錄清單中。
5.5質(zhì)量記錄表格的增加和更改
5.5.1根據(jù)物業(yè)管理公司實(shí)際工作的需要和變化,可以增加新的質(zhì)量記錄表格,或?qū)σ巡荒軡M足要求的質(zhì)量記錄表格予以更改。由使用部門提出增加、更改申請,填寫《文件更改申請表》,按《文件控制程序》中的有關(guān)規(guī)定實(shí)施更改。
5.5.2總辦文件管理員在收到增加或更改的質(zhì)量記錄表格后,應(yīng)更改質(zhì)量記錄清單中的相應(yīng)內(nèi)容,并與更改后的質(zhì)量記錄表格一起發(fā)給各部門文件管理員,同時收回作廢的質(zhì)量記錄清單。
5.6質(zhì)量記錄的處理
對超過保存期限的質(zhì)量記錄,由各部門提出,并填寫《過期質(zhì)量記錄處理登記表》,報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批后,由相關(guān)部門銷毀。
6.0相關(guān)文件
6.1 《文件控制程序》
7.0質(zhì)量記錄
7.1 質(zhì)量記錄清單
7.2 《過期質(zhì)量記錄處理登記表》
7.3 《文件更改申請表》
第3篇 工作記錄管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)工作程序
一、目的
規(guī)范各類工作記錄的管理工作,確保工作記錄的有效性。
二、適用范圍
適用于物業(yè)部管理服務(wù)工作中各種規(guī)定記錄的管理工作。
三、職責(zé)
1、公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)對各類記錄的編制、編碼、使用、保存進(jìn)行審核和實(shí)施檢查、監(jiān)督。
2、各部門和記錄的填寫人員應(yīng)遵守本規(guī)程關(guān)于記錄控制的規(guī)定和要求。
四、程序要點(diǎn)
1、記錄的作用
(1)證據(jù)的作用:為體系、過程、活動是否符合規(guī)定提供證據(jù)。
(2)分析的作用:為分析過程是否在受控狀態(tài)提供分析的信息、數(shù)據(jù)和資料。
(3)追溯的作用:為追溯過程的實(shí)施和結(jié)果提供追溯。
2、記錄的形式和來源
(1)公司形成記錄的形式有,但不限于:
a、質(zhì)量體系文件規(guī)定、設(shè)計(jì)并要求填寫的格式記錄;
b、凡需填寫、編制、繪制的憑證、單據(jù)、臺賬、清單、簽收單、計(jì)劃、登記表、措施卡、卡片、證件、圖表、報(bào)告等規(guī)定格式形成的記錄。
(2)分供方提供的記錄
3、記錄形成的要求
(1)應(yīng)使用規(guī)定的記錄格式。
(2)應(yīng)由規(guī)定的人填制。
(3)填寫應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整、清晰。
(4)記錄有要求時應(yīng)按規(guī)定履行編制、審核、批準(zhǔn)手續(xù)。
4、記錄的標(biāo)識
(1)記錄由記錄的名稱和記錄的編號及版本與標(biāo)識予以識別。記錄的編碼和版本號執(zhí)行《質(zhì)量體系文件編碼管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》的相關(guān)規(guī)定。
(2)具有追溯作用的記錄應(yīng)編錄應(yīng)編制記錄的編號(no)。
5、記錄的收集
(1)記錄應(yīng)按下列要求進(jìn)行收集:
a、記錄填寫、編制部門收集;
b、記錄接收部門收集;
c、記錄歸口管理部門收集。
(2)記錄收集時間:
a、連續(xù)收集;
b、按月、季、年集中收集。
6、記錄的編目
品質(zhì)部負(fù)責(zé)編制公司及各部門使用的《工作記錄清單》,按受控文件下發(fā)各部門,作為使用、形成質(zhì)量記錄的依據(jù)?！豆ぷ饔涗浨鍐巍窇?yīng)隨記錄的增刪,表格的更改而更改,以保持其與實(shí)際的一致性。編目更改的實(shí)施執(zhí)行《文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定。
7、記錄的查閱
(1)記錄應(yīng)按規(guī)定的路線和時間進(jìn)行傳遞,以發(fā)揮記錄的使用價值。
(2)合格要求在商定期內(nèi)的工作記錄可提供給接收服務(wù)或管理的住戶或其代表查閱,具體實(shí)施執(zhí)行《質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定并予以記錄。
8、記錄歸檔
(1)下列性質(zhì)的記錄應(yīng)予歸檔:
a、有關(guān)物業(yè)接管驗(yàn)收的記錄;
b、有關(guān)委托物業(yè)管理合同的記錄;
c、有關(guān)質(zhì)量策劃――計(jì)劃的記錄;
d、有關(guān)質(zhì)量體系文件發(fā)放審批,更改審批的記錄;
e、有關(guān)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置,調(diào)整和職責(zé)權(quán)限規(guī)定的記錄;
f、有關(guān)重大安全責(zé)任事故的記錄;
g、有關(guān)火災(zāi)、重大治安事件的記錄;
h、有關(guān)管理評審內(nèi)部質(zhì)量審核的記錄;
i、有關(guān)不合格評審、糾正、預(yù)防措施的記錄;
j、有關(guān)工作檢查、評比的記錄;
k、有關(guān)員工績效考評的記錄;
l、有關(guān)工作狀態(tài)、設(shè)備檔案的記錄;
m、其他有必要作為原始憑證的記錄。
(2)記錄的形成、保管部門應(yīng)按規(guī)定將應(yīng)予歸檔的文件交檔,詳見《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》。
(3)歸檔文件應(yīng)妥善保存。
9、記錄的貯存。記錄的貯存環(huán)境應(yīng)有利于防止丟失、損壞、污染、蟲食,確保記錄的完整性、可使用性。
10、記錄的保管
(1)記錄由形成人或形成部門負(fù)責(zé)保管。應(yīng)予歸檔的記錄在未歸檔前由規(guī)定的交歸部門或人員負(fù)責(zé)保管。
(2)記錄的保管人或部門,不得對所保管的記錄作非授權(quán)的更改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借。
11、記錄的處置
(1)保管和歸檔超期的記錄按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定進(jìn)行位置。
(2)記錄的保管部門和保存期限由提出記錄要求的文件予以規(guī)定。
五、記錄
《質(zhì)量記錄清單》
六、相關(guān)支持文件
1、《質(zhì)量體系文件編碼管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》
2、《質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》
3、《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》
第4篇 實(shí)驗(yàn)記錄本管理員工作職責(zé)
1.以實(shí)驗(yàn)記錄本掃描工作為主。
2.協(xié)助制定實(shí)驗(yàn)記錄本相關(guān)管理制度。
3.協(xié)助對實(shí)驗(yàn)記錄本進(jìn)行檢查、歸檔、整理等。
4.宣傳實(shí)驗(yàn)記錄本相關(guān)規(guī)定,及時更新相關(guān)信息。
第5篇 管理處工作記錄控制工作程序
管理處工作記錄控制程序
為加強(qiáng)對工作記錄的標(biāo)識、收集、整理、編目、借閱、歸檔、存儲、防護(hù)、處理、檢查等工作的管理,保證管理處工作記錄資料的完整性、有效性。
1.工作記錄的定義
1.1各部門工作記錄的形式包括各類文稿、打印稿、錄音帶、錄像帶、照片、膠片等。
1.2各部門工作記錄包括一切與服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的記錄,如人員資格證書和培訓(xùn)記錄、分承包方的有關(guān)合同、協(xié)議書和資格證明、各類現(xiàn)場工作記錄、閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶、顧客來信等。
2.管理職責(zé)
2.1綜合管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查各部門工作記錄控制情況。
2.2各部門文件主管指定專人負(fù)責(zé)本部門工作記錄的管理。
3.現(xiàn)場工作記錄的管理
3.1現(xiàn)場的工作記錄應(yīng)裝在文件夾中,并在文件夾上標(biāo)明該記錄名稱。
3.2現(xiàn)場工作記錄應(yīng)字跡清晰,無污損或破損等現(xiàn)象。各業(yè)務(wù)班長應(yīng)負(fù)責(zé)對現(xiàn)場的工作記錄進(jìn)行檢查,并于每月初將上月的工作記錄收集整理后,送至綜合管理部文件管理員處存檔。
4.已收集的工作記錄的管理
4.1文件管理員應(yīng)在每月5日前將上月本部門填寫完畢的工作記錄收集齊全。
4.2文件管理員應(yīng)檢查本部門各崗位使用的工作表格的有效性,防止過期表格的誤用,并對已失效的表格即時進(jìn)行作廢處理。
4.3對已收集的工作記錄,文件管理員應(yīng)按照不同崗位、專業(yè)的類別進(jìn)行排序,確保序號的連續(xù)性(有斷號的需注明),并對已收集的工作記錄,進(jìn)行合理地編目、標(biāo)識,以便于工作記錄的查找和檢索。
4.4結(jié)合管理處的實(shí)際情況,對已收集的工作記錄進(jìn)行歸檔。一般可按月/季/年度定期將工作記錄歸檔,但須于首日后進(jìn)行。對于數(shù)量較少或延續(xù)性不強(qiáng)的工作記錄,每年歸檔一次,于每年一月份進(jìn)行;對于數(shù)量較多或延續(xù)性不強(qiáng)的工作記錄,每月或每季歸檔一次,于每月或每季15日前進(jìn)行。
4.5如工作記錄是傳真件,應(yīng)復(fù)印后保存復(fù)印件。如工作記錄破損,應(yīng)即時修補(bǔ)。
5.已歸檔工作記錄的管理
綜合管理部應(yīng)安排適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)對已歸檔的工作記錄進(jìn)行存放,并標(biāo)識工作記錄的名稱、產(chǎn)生的時間段、保存期限和存檔人。并在《工作記錄存儲清單》上進(jìn)行登記。《工作記錄存儲清單》須定期校正,一般每月進(jìn)行一次,以確保準(zhǔn)確性。
工作記錄的保管應(yīng)注意防潮、防火、防蟲蛀、鼠害。
6.工作記錄的借閱
工作記錄的借閱由文件管理員負(fù)責(zé)。借閱工作記錄須在《借閱登記表》上登記。如借閱時間超過1天(隔夜外借)時,須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可借出。借出的工作記錄由文件管理員負(fù)責(zé)跟進(jìn),并及時收回歸檔。
7.工作記錄的報(bào)廢
文件管理員應(yīng)參照制定的《工作記錄一覽表》確定工作記錄的保存期限。超過保存期限的工作記錄可填寫《工作記錄報(bào)廢申請表》并經(jīng)綜合管理部主管批準(zhǔn)后作報(bào)廢處理。
閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶的保存期限至少為一個月。
8.工作記錄的檢查
綜合管理部主管每月至少一次對工作記錄進(jìn)行一次抽查,每季度至少一次對工作記錄進(jìn)行一次全面檢查。并將檢查情況記錄在《工作記錄檢查記錄表》上。
三、工作記錄一覽表
序號文件名稱保存時間
1合同登記表合同失效后1年
2借閱登記表至少2年
3文件資料存儲清單至少2年
4文件處理表同該文件保存期
5公章證照登記表永久
6公章證照使用申請表至少1年
7物資申請報(bào)告至少3年
8物資申請單至少1年
9ci制作申請表至少1年
10消殺工作記錄表至少3年
11洗手間定時清潔記錄表至少1年
12泳池、泳樂設(shè)施運(yùn)行記錄表表至少1年
13安全管理員交接班記錄表至少1年
14安全管理員巡查記錄表至少1年
15安全管理員巡邏簽到表至少1年
16裝修現(xiàn)場監(jiān)控記錄表至少1年
17出入卡不存
18來訪人員登記表至少1年
19物資搬運(yùn)放行條至少3年
20管理處進(jìn)出人員登記表至少1年
21裝修申請表永久保存
22裝修管理責(zé)任書永久保存
23裝修施工人員登記表永久保存
24裝修許可證永久保存
25裝修違章通知書至少1年
26停車場車位租用協(xié)議書失效后保存1年
27停車場管理協(xié)議書失效后保存1年
28停車場車輛情況登記表至少2年
29駛出車輛異常情況記錄表至少3年
30停車卡不存
31車輛進(jìn)出憑證至少1月
32未收費(fèi)車輛登記表至少1年
33拾遺物品登記表處理后保存1年
34監(jiān)控中心交接班記錄表至少1年
35值班記錄表至少5年
36消防演習(xí)情況記錄表至少2年
37消防設(shè)施清單永久保存
38公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄表至少3年
39停水/電/氣/試消防設(shè)施通知至少1年
40分承包方設(shè)備保養(yǎng)維修記錄表失效后保存1年
41設(shè)備(工具)匯總表失效后保存1年
42設(shè)備(設(shè)施)檢查記錄表至少5年
43機(jī)電設(shè)備年度檢修計(jì)劃至少5年
44設(shè)備搶修(大修)記錄表永久保存
45分承包方保養(yǎng)效果評估表至少3年
46電力運(yùn)行記錄表至少3年
47智能門禁系統(tǒng)檢查表至少1年
48電纜絕緣測試記錄表永久保存
49閉路監(jiān)控系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)記錄表至少1年
50業(yè)主(住戶)資料卡永久保存
51委托銀行代收款協(xié)議書永久保存
52____房屋交付驗(yàn)收表永久保存
53物品領(lǐng)用登記表永久保存
54租戶管理協(xié)議書永久保存
55工程遺留問題處理記錄表至少5年
56求職表員工離職后1年
57轉(zhuǎn)正審批表員工離職后1年
58面談表員工離職后1年
59家庭服務(wù)
情況記錄表至少5年
60代客購物登記表至少5年
61郵件簽收登記表至少1年
62家庭服務(wù)協(xié)議書至少5年
63客戶服務(wù)情況統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告至少5年
64家庭服務(wù)回訪記錄表至少5年
65前期介入情況周記錄表n01-no9至少2年
66入住須知永久保存
67夜間查崗計(jì)劃安排表至少2年
68夜間查崗情況登記表至少2年
69鑰匙配制申請表至少3年
70鑰匙使用登記表至少3年
71鑰匙清單至少3年
72商戶管理協(xié)議書至少5年
73商鋪消防管理責(zé)任書至少5年
74商鋪從業(yè)人員情況登記表至少5年
75商鋪設(shè)施檢查記錄表至少5年
76員工申訴表至少1年
77調(diào)動通知書員工離職后1年
78人員編制申請表至少2年
79交接清單至少2年
80房屋移交驗(yàn)收情況通報(bào)表至少5年
81房屋驗(yàn)收記錄表永久保存
82職員(工)即時獎懲通知書至少2年
83普通員工考核評分匯總表(月)至少2年
84__年__季度職員(工)考核評分表員工離職后1年
85內(nèi)務(wù)管理情況檢查記錄表至少1年
86技術(shù)維修類人員等級考核個人申報(bào)表員工離職后1年
87技術(shù)維修人員部門考核評分表員工離職后1年
88員工過失通知書員工離職后1年
89員工警告通知書員工離職后1年
90員工獎勵通知書員工離職后1年
91解除勞動合同審批表員工離職后1年
92解除勞動合同通知書員工離職后1年
93離職人員完善手續(xù)表員工離職后1年
94業(yè)務(wù)管理部綠化(地)養(yǎng)護(hù)巡查周記表至少2年
95保潔工作檢查記錄表至少1年
96緊急集合情況記錄表至少2年
97顧客投訴(建議)記錄表永久保存
98緊急事件登記表永久保存
99緊急事件處理表永久保存
100物資領(lǐng)(借)用單至少2年
101倉庫物資盤點(diǎn)表至少2年
102工作記錄存儲清單至少2年
103工作記錄檢查情況記錄表至少2年
104工作記錄報(bào)廢申請表至少2年
105新員工試用情況反饋表員工離開后1年
106培訓(xùn)(會議)記錄表至少1年
107崗位證書登記表失效后1年
108培訓(xùn)計(jì)劃至少2年
109社區(qū)文化活動記錄表至少2年
110管理報(bào)告至少5年
附工作記錄表格:
1、《工作記錄存儲清單》
2、《工作記錄檢查記錄表》
第6篇 物業(yè)精細(xì)化管理--維修講解記錄工作精細(xì)化
物業(yè)精細(xì)化管理--維修講解及記錄工作要精細(xì)化
一、維修程序
寫字樓內(nèi)一業(yè)主入駐不久,辦公室里的小套間門鎖不能開關(guān)了,于是給管理處打電話,要求趕快檢查維修。維修人員立即趕到,熟練地將鎖芯拆掉,換了新的安上。鑰匙一開一試,門鎖正常,故障排除了,于是給業(yè)主開了單據(jù)收取維修費(fèi)用。不料業(yè)主堅(jiān)決不付,認(rèn)為維修人員未經(jīng)檢查測試,怎么就確認(rèn)是這個鎖芯的故障呢定然是寫字樓內(nèi)這種故障太多了,由此說明房地產(chǎn)開發(fā)公司選用的門鎖以次充好,應(yīng)該由房地產(chǎn)開發(fā)公司支付這筆費(fèi)用。維修人員拿著管理處近期的維修記錄,請業(yè)主查看,證明寫字樓內(nèi)出現(xiàn)此類故障并不像業(yè)主所說,業(yè)主這才解除疑慮交了維修費(fèi)用。
精細(xì)化操作建議:
1、首先向業(yè)主講明故障原因、維修方式和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),經(jīng)業(yè)主同意后再進(jìn)行維修;
2、每次維修結(jié)束要做好工作記錄,以便關(guān)鍵時刻能派上用場;
3、物業(yè)管理服務(wù)工作要講究時效,如果事先將工作做細(xì),則事后會規(guī)避諸多麻煩,同時也會取得客戶的信賴和認(rèn)可。
二、維修方式
某日一業(yè)主投訴所住單元樓道內(nèi)的聲控照明燈多處有不亮或長明現(xiàn)象,管理處隨即通知了地產(chǎn)公司進(jìn)行更換和修復(fù)。因施工人員緊張,四天以后才能修復(fù)。又因該小區(qū)二期工程未竣工,地產(chǎn)施工人員通過管理處的協(xié)調(diào),同意盡快在兩天后處理此事,管理處安排維修人員。兩天內(nèi),對長明燈白天將電源斷掉,天黑前再將電源連接上。
精細(xì)化操作建議:
1、暴露的照明燈電源在修復(fù)之前。其附近一定要有警示標(biāo)識,必要時應(yīng)有保護(hù)措施。以文字形式告知業(yè)主,嚴(yán)防有觸電或漏電現(xiàn)象。
2、加強(qiáng)巡視檢查次數(shù),提高工作質(zhì)量。
第7篇 記錄和記錄管理控制工作程序
1 目的
本程序用于標(biāo)識、保存和處置職業(yè)健康安全記錄,為職業(yè)健康安全管理體系的有效運(yùn)行提供真實(shí)的證據(jù)和信息。
2 范圍
適用于本礦與職業(yè)健康安全管理體系相關(guān)記錄和管理。
3 職責(zé)
3.1企管科是職業(yè)健康安全記錄的主管部門,負(fù)責(zé)記錄的管理和監(jiān)督檢查。
3.2各單位負(fù)責(zé)本單位記錄的填寫、收集、保管、標(biāo)識和管理。
4 工作流程
4.1記錄表格的設(shè)計(jì)與要求
4.1.1記錄表格的內(nèi)容應(yīng)與職業(yè)健康安全管理體系文件協(xié)調(diào)一致,接口清楚。
4.1.2記錄表格由記錄產(chǎn)生部門設(shè)計(jì)整理。必要時,在某些較復(fù)雜的記錄表格中要有填寫說明。
4.13記錄表格由記錄產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)人審批,多部門使用的由業(yè)務(wù)歸口負(fù)責(zé)人審批。
4.1.4記錄表格編號按《職業(yè)健康安全管理體系文件編號規(guī)則》執(zhí)行。
4.2記錄的填寫、收集、整理
4.2.1記錄必須用鋼筆填寫,做到內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、清晰,填寫及時。表格中的所有項(xiàng)目必須按規(guī)定填寫。
4.2.2職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行過程中形成的記錄,由記錄產(chǎn)生部門指定人員收集、整理。
4.2.3記錄一般為文字記錄形式,也可以采用磁盤、電子媒體或其他媒介等。
4.3記錄的貯存和保管
4.3.1記錄由產(chǎn)生部門保存,填寫人記錄完畢定期交付保存者。
4.3.2記錄保存者確保收集記錄的連續(xù)性,不得缺損和丟失。
4.4記錄的查閱
外來人員查閱記錄,須經(jīng)管理者審批后方可進(jìn)行。
4.5記錄差錯的修正和空格的要求
4.5.1當(dāng)記錄存在筆誤和計(jì)算差錯時,只允許劃改(在差錯處劃一道橫線),并在修正處加蓋修改人員印章或簽名。
4.5.2當(dāng)有空格時,應(yīng)在空白處劃一道斜線“ / ”表示此處無內(nèi)容。
4.6表格的修改,
4.6.1當(dāng)表格不能滿足要求時,記錄產(chǎn)生部門應(yīng)重新設(shè)計(jì)表格,并執(zhí)行4.1條款。
4.6.2新表格到位后,表格發(fā)放部門應(yīng)將作廢的表格收回處理。
4.6.3每月5日前表格發(fā)放部門將新增表格和作廢表格清單上報(bào)企管科。
4.7記錄的處理
記錄超過保存期,由保管部門列出清單,填寫《記錄處理申請單》,由企管科批準(zhǔn)后,處理如下:
4.7.1需留著參考的,在記錄的首頁上加蓋“作廢”印章,分開保存。
4.7.2其余記錄由保管部門銷毀,企管科監(jiān)督執(zhí)行。
第8篇 規(guī)范運(yùn)行班組記錄的管理工作
抓好班組管理，規(guī)范班組記錄對一個企業(yè)的管理工作尤為重要。安全管理必須從班組管理抓起，只有規(guī)范班組人員的行為，規(guī)范班組記錄，使班組管理日趨規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度 化，才能更好地推動企業(yè)創(chuàng)一流、雙文明達(dá)標(biāo)工作順利進(jìn)行。現(xiàn)就如何規(guī)范變電所班組記錄 的管理工作，筆者淺談一下思路和方法。
1 問題提出
國家電力公司要求企業(yè)的班組做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。這是企業(yè)創(chuàng)一流的必備條 件，也是當(dāng)前電力企業(yè)第二次改革的需要。規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是相輔相成的，只有達(dá)到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化之后，才能促使現(xiàn)代化得以落實(shí)。要在班組記錄上實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，就必須制 訂出一套規(guī)范化的現(xiàn)場記錄格式。而現(xiàn)在大部分班組普遍存在以下幾個問題。
1.1 述語不統(tǒng)一
我局所轄變電運(yùn)行班組記錄(特別是運(yùn)行日志)中，對記錄只作大體規(guī)定，至于如何詳細(xì) 記錄、具體格式、統(tǒng)一述語未作具體規(guī)定。運(yùn)行日志述語五花八門。
1.2 內(nèi)容不規(guī)范
諸如，在日常檢修運(yùn)行日志記錄中，發(fā)現(xiàn)個別班組對當(dāng)天出現(xiàn)的異常情況記錄不規(guī)范、不全面。開關(guān)跳閘時，只記錄該開關(guān)跳閘時間及何種保護(hù)動作，但該開關(guān)跳閘前運(yùn)行工況以 及跳閘時出現(xiàn)何種現(xiàn)象等關(guān)鍵的情況在記錄中被漏記，一定程度上給分析事故和處理事故造 成麻煩。對于小接地電流電網(wǎng)系統(tǒng)，發(fā)生10 kv、35 kv系統(tǒng)接地，在記錄上只反映時間、接 地相，而接地時出現(xiàn)的相電壓變化、消弧線圈動作情況以及本所有無接地現(xiàn)象等，在運(yùn)行日 志上沒有認(rèn)真詳細(xì)記錄。
1.3 內(nèi)容不充實(shí)
在變電所設(shè)備檢修記錄中普遍存在著 '就事論事”的記錄，不能詳細(xì)記錄存在的缺陷，遺留的問題，結(jié)論如何等。在設(shè)備檢修后， 出現(xiàn)了異常運(yùn)行或檢修單位出現(xiàn)重復(fù)性檢修時，安監(jiān)、生技部門分析責(zé)任時，這些問題往往 造成運(yùn)行單位和檢修單位之間的扯皮現(xiàn)象。
上述這些問題的存在，原因是多方面 的，但集中反映出一個突出的問題，就是現(xiàn)場運(yùn)行記錄有待于統(tǒng)一規(guī)范化。
2 記錄規(guī)范化的特點(diǎn)
2.1 可操作性
運(yùn)行班組的現(xiàn)場記錄應(yīng)根據(jù)設(shè)備現(xiàn)場情況、當(dāng)天工作，以及異常運(yùn)行情況和要求進(jìn)行詳細(xì)記錄。因此每種記錄應(yīng)使用典型述語，符合一流企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，具有可操作性。
2.2 統(tǒng)一性
為了便于操作和執(zhí)行，運(yùn)行班組的每種現(xiàn)場記錄都必須按統(tǒng)一格式、統(tǒng)一述語，進(jìn)行詳細(xì)記錄，有嚴(yán)格的要求，而且按照時間順序一一記載，既整潔又規(guī)范，具有統(tǒng)一性。
2.3 制約性
現(xiàn)場記錄典型述語一經(jīng)批準(zhǔn)，運(yùn)行班組應(yīng)認(rèn)真遵照執(zhí)行，平時應(yīng)加大考核力度，獎優(yōu)罰 劣，使之各種記錄日趨完善。
現(xiàn)場記錄是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，記錄正確，不僅對分析設(shè)備健康狀況提供了可靠依 據(jù)，也是企業(yè)現(xiàn)代化科學(xué)管理的必不可少的條件。 (石 峰 劉 壯 尹志剛)
第9篇 化工公司質(zhì)量記錄管理工作程序
化工公司質(zhì)量記錄管理程序
1.目的
對質(zhì)量記錄進(jìn)行控制和管理,旨在提供產(chǎn)品質(zhì)量或法律法規(guī)達(dá)到規(guī)定要求和質(zhì)
量管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。
2.適用范圍
適用于本公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的所有質(zhì)量記錄的控制。
3.職責(zé)
iso辦公室制定本程序,相關(guān)部門配合執(zhí)行。
4.定義
4.1質(zhì)量記錄:是指本公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的證據(jù),如某產(chǎn)品的檢驗(yàn)記錄等。
5.作業(yè)內(nèi)容
5.1iso辦公室負(fù)責(zé)建立'質(zhì)量記錄一覽表',包括名稱、保存期限、保存地點(diǎn)等。
5.2質(zhì)量記錄的表格格式版本的更改與作廢按《文件管理程序》執(zhí)行。
5.3質(zhì)量記錄要求字跡端正清楚、內(nèi)容詳盡真實(shí)、項(xiàng)目填寫齊全、數(shù)據(jù)可靠,各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門的質(zhì)量記錄的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé),且應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量記錄的定期收集、分類編目、歸檔保管和查閱處理以及保存等。
5.4質(zhì)量記錄保存時須注意防潮、防霉、防火、防蟲、防鼠以及防止丟失。
5.5因工作需要,非本部門人員查閱本部門質(zhì)量記錄時,需經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。
5.6非本公司人員查閱本公司記錄時,須管理者代表以上負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可。
5.7質(zhì)量記錄保存期滿后,由各部門負(fù)責(zé)銷毀,并做銷毀記錄在工作記錄上。
6.附件
6.1附件一、質(zhì)量記錄一覽表
7.參考文件
7.1文件管理程序
第10篇 地產(chǎn)公司工程建設(shè)部門工作日記記錄管理規(guī)定
地產(chǎn)公司工程建設(shè)部門工作日記記錄管理規(guī)定
第一條 工作日記的目的:
1、如實(shí)反映每日工作內(nèi)容,確保事情的可追溯性;
2、整理工作思想,合理安排時間,以提高工作效率;
3、對工作中的得失進(jìn)行總結(jié),隨時調(diào)整以減少失誤。
第二條 工作日記的格式、內(nèi)容、要求及原則:
1、第一項(xiàng):記錄日期,х年х月х日、星期х、天氣情況、要求記錄正確和真實(shí);
2、第二項(xiàng):按優(yōu)先順序列出當(dāng)天需處理事宜(包括之前未完成事宜,作為當(dāng)日計(jì)劃);
計(jì)劃擬訂的原則:以權(quán)重排序,選取處理緊急且重要的事宜,其次處理緊急不重要的事宜,再次處理重要但不緊急的事宜,最后處理不緊急不重要的事宜。
3、第三項(xiàng):記錄領(lǐng)導(dǎo)安排的事宜。須寫明何人、何時、何地所作地指示,是口頭指示、電話指示還是書面指示,完成的要求等等。
4、第四項(xiàng):事情摘要
須寫明時間、地點(diǎn)、人物、處理結(jié)果,重要文件的去向(如合同、協(xié)議、簽證是否存檔等),對于未完成事宜的記錄,已處理到哪一步驟,是否尋求領(lǐng)導(dǎo)及其他部門的支持,計(jì)劃何時完成等等。
5、第五項(xiàng):記錄特殊事件(如居民投訴、重大質(zhì)量、安全事故等),要求按照第4條;
6、每周四對本周工作進(jìn)行小結(jié)并安排下周計(jì)劃,16:30前發(fā)至各部門經(jīng)理處;
7、每月工程建設(shè)部門計(jì)劃協(xié)調(diào)會之前,部門經(jīng)理須將本月工作總結(jié)和下月工作計(jì)劃發(fā)至設(shè)計(jì)部曹友云處。
第三條 值班日記記錄制度:
1、休息日及夜間值班日記由當(dāng)班值班人員記錄。
2、值班日記的目的、格式、內(nèi)容、要求及原則同工作日記。
第四條 制度執(zhí)行和檢查
項(xiàng)目經(jīng)理、工程管理部經(jīng)理、分管副總每月將不定期抽查各人工作日記,對于執(zhí)行情況將會在每月的績效考核中予以體現(xiàn)。
第11篇 成本管理體系記錄控制工作程序
成本管理體系記錄控制程序
1、目的
記錄是證實(shí)成本管理、成本水平和成本發(fā)生過程符合要求及成本管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)性文件,對記錄進(jìn)行控制是為了更有效地開展分析、采取糾正和預(yù)防措施以及為保持和改進(jìn)成本管理體系有效性提供信息。
2、范圍
本程序適用于本公司與成本管理體系的運(yùn)行和成本水平、成本發(fā)生過程的控制有關(guān)的所有記錄。
3、職責(zé)
3.1成本部是記錄控制的歸口管理部門,負(fù)責(zé)全公司成本記錄的策劃、建立以及對各部門和單位記錄的檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)的管理與控制。
3.2各部門和單位負(fù)責(zé)本部門和本單位記錄的管理與控制。
3.3實(shí)施記錄的有關(guān)人員應(yīng)按規(guī)定填寫記錄,并對記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、及時性、充分性負(fù)責(zé)。
4、工作程序
4.1記錄一般分為:
a)與成本管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄;
b)與成本水平和成本發(fā)生過程控制有關(guān)的記錄。
4.2記錄表格的設(shè)計(jì)
4.2.1成本部應(yīng)組織有關(guān)部門和單位對本公司成本管理體系運(yùn)行和成本水平以及成本發(fā)生過程的控制都需要建立哪些記錄進(jìn)行識別和策劃,并提出《記錄表格清單》。
4.2.2成本部負(fù)責(zé)制定《記錄表格設(shè)計(jì)規(guī)范》以確保全公司所有記錄表格的統(tǒng)一性和規(guī)范性。
4.2.3各部門和單位應(yīng)依據(jù)《記錄表格清單》,結(jié)合本部門或本單位、本專業(yè)和成本管理活動實(shí)際的情況,按照《記錄表格設(shè)計(jì)規(guī)范》,自行設(shè)計(jì)記錄表格。表格設(shè)計(jì)完成后,其表格的形式及內(nèi)容應(yīng)報(bào)成本部進(jìn)行審查,經(jīng)審查通過后,成本部應(yīng)形成全公司的《記錄表格樣冊》,各部門和單位應(yīng)按樣冊規(guī)定的表式制備記錄表格。
4.2.4記錄表格的修改應(yīng)執(zhí)行4.2.3條規(guī)定,并調(diào)整《記錄表格樣冊》,作廢的記錄表格應(yīng)全部收回。
4.3記錄的標(biāo)識
4.3.1記錄應(yīng)有唯一性的準(zhǔn)確標(biāo)識,以保持可追溯性。各部門和單位應(yīng)按以下編號規(guī)則正確實(shí)施記錄的編號:
例:《文件發(fā)放登記表》的編號為:××3.4.2-01其中:××――××機(jī)械制造有限公司;3.4.2――cca2102:2005成本管理體系標(biāo)準(zhǔn)條款號;01――第1號記錄表。
4.3.2記錄的名稱應(yīng)準(zhǔn)確概括其活動內(nèi)容,不得重名,各部門和單位在策劃和設(shè)計(jì)表格時應(yīng)予以注意。
4.4記錄的填寫
4.4.1各部門和單位實(shí)施記錄的人員應(yīng)認(rèn)真填寫記錄,確保理解記錄表格中所要求的填寫內(nèi)容,字跡應(yīng)清晰可辨,所記錄的活動應(yīng)真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、記錄完整、全面、充分、記錄的傳遞、送達(dá)和收取應(yīng)做到及時。
4.4.2記錄的填寫不得涂抹、省略。
4.4.3記錄不許修改,但可勘誤。
4.5記錄的貯存
4.5.1記錄的貯存應(yīng)有適宜的貯存條件,做到專柜存放,專人管理,并建立《記錄保管臺帳》。
4.5.2記錄的貯存應(yīng)有防潮、防盜、防火、防霉?fàn)€、防蟲蛀等措施。
4.6記錄的檢索
4.6.1對歸檔保存或以其他方式保存的記錄應(yīng)進(jìn)行編目和分類,便于檢索,查閱時應(yīng)易查找,借閱時應(yīng)辦理借閱手續(xù)。
4.6.2當(dāng)公司外部組織(包括:政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會、上級主管部門、顧客等)要求提供記錄時,應(yīng)在商定的期限內(nèi)按時向其代表提供所要查閱的記錄。
4.7記錄的保護(hù)
各部門和單位應(yīng)保護(hù)好記錄,妥善保管,確保不丟失、損壞和變質(zhì)。
4.8記錄的保存限期
4.8.1上級有規(guī)定或有要求的按上級規(guī)定或要求的保存期限執(zhí)行。
4.8.2供方的評價記錄應(yīng)保存到與其終止合同為止。
4.8.3成本管理體系運(yùn)行的記錄一般保存3-5年。
4.8.4與會計(jì)有關(guān)的記錄按會計(jì)制度執(zhí)行。
4.8.5記錄具體的保存限期應(yīng)由成本部根據(jù)本公司產(chǎn)品特點(diǎn)、法規(guī)要求及合同要求另行規(guī)定。
4.9記錄處置
成本部對已超過保存期限或已作廢的記錄,應(yīng)及時收回并銷毀。銷毀時應(yīng)辦理審批手續(xù),做好記錄,按規(guī)定的方式和程序進(jìn)行銷毀,并注意防止保密內(nèi)容的泄露。
4.10國家及行業(yè)規(guī)定的記錄表格,應(yīng)按其有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5、相關(guān)/支持性文件
5.1《記錄表格設(shè)計(jì)規(guī)范》
6、記錄
6.1《記錄保管臺帳》
6.2《記錄表格清單》
6.3《記錄借閱登記表》
6.4《記錄表格的建立和修改審批表》
