第1篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定2
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(二)
一、檔案分類
所屬部門、項目部需進(jìn)行檔案分類,明確各類檔案的保管人,并結(jié)合公司實際,將檔案分為以下類別:
檔案的分類
類別號檔案的類別名稱檔案涉及部門/項目部備注
1l合同/協(xié)議公司、項目部、財務(wù)部
2l公司文件/通知公司、項目部
3l上級公司文件公司
4l政府主管部門文件公司、項目部
5l相關(guān)部門文件公司、項目部
6l政策法規(guī)文件公司、項目部
7l工程開發(fā)圖紙、資料項目部
8l業(yè)戶檔案、資料項目部
9l日常工作資料公司、項目部、各部門日常工作中各部
門、各專業(yè)涉及的文檔資料(含質(zhì)量認(rèn)證要求記錄),按質(zhì)量認(rèn)證文件要求管理。
9l1客服日常工作資料客服專業(yè)
9l2工程日常工作資料工程專業(yè)
9l3保安日常工作資料保安專業(yè)
9l4保潔日常工作資料保潔專業(yè)
9l5綠化日常工作資料綠化專業(yè)
9l6財務(wù)日常工作資料項目部財務(wù)
二、檔案編號
1、檔案盒/文件夾統(tǒng)一編號:
(1)檔案盒/文件夾編號構(gòu)成:類別號-部門/項目部識別號-檔案盒序號
(2)檔案盒/文件夾編號說明:
類別號:1l-9l,9l1-9l6
部門/項目部識別號:gs-公司;gsc-公司財務(wù);gsr-公司人力;gsz-公司綜合計劃;gy-國英項目部;ty-桃園項目部;qsy-清上園項目部。
③檔案盒/文件夾序號:各部門、項目部、各專業(yè)確定,以檔案存放地點或保管人為單位對所管理的檔案盒/文件夾排序。
如:1l-gy-03,代表國英項目部合同類檔案,合同檔案盒的排序為03;9l1-ty-05,代表桃園項目部工程日常工作類檔案,該檔案盒的排序為05;
2、檔案盒/文件夾內(nèi)文件編號:
在檔案盒/文件夾編號下所列文件目錄的序號即為此盒/夾內(nèi)文件的編號。
三、建立檔案盒/文件夾明細(xì)單
整理所有的檔案盒/文件夾,按要求統(tǒng)一編號并填寫《**物業(yè)部門/項目部檔案盒/文件夾明細(xì)單》
四、建立檔案盒內(nèi)存檔文件目錄
整理每個檔案盒/文件夾內(nèi)所有文件,分別填入《**物業(yè)部門/項目部×××檔案盒/文件夾文件存檔目錄》,其中的編號即為該檔案盒/文件夾在附件2中的編號,其中的序號即為該文件在此檔案盒/文件夾的編號,同時在該文件右上方用筆標(biāo)注所排序號,使文件編號與文件存檔目錄相符。
四、各類檔案保管的基本要求
1、按檔案的存放和使用部門設(shè)專人保管,每類檔案必須明確保管責(zé)任人。
2、檔案的保管須做到標(biāo)識清晰,分類明確,易查找。
3、檔案的鑒定必須由公司指定人員負(fù)責(zé),對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定,其他未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)決定。
4、檔案的借出必須由部門經(jīng)理、項目部經(jīng)理確認(rèn)并經(jīng)過登記后方可借出。文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任。
5、重要檔案資料入室時必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補,損壞嚴(yán)重需追究借閱人員的責(zé)任。
6、檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件丟失和泄密。
7、保管檔案的環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防蟲、防變質(zhì)等,配置有效的滅火器材和防潮物品及設(shè)施,檔案管理人員需及時進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文檔管理要求。
第2篇 某某物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
某物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
總 則 為了加強對檔案的管理工作,有效地保護和利用檔案,維護公司的合法權(quán)益,為公司的發(fā)展服務(wù),特制定本制度。本規(guī)定所稱的檔案、是指公司各部門以及個人在從事工作、經(jīng)營管理、日常運營等活動中直接形成的對公司有保存價值和利益關(guān)系的各種不同形式的資料和記錄。
公司的檔案管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理的原則,共同維護檔案的完整和安全,以保證公司在日常經(jīng)營管理和發(fā)展壯大中的借鑒和利用。本規(guī)定適用于**物業(yè)公司各部門。
第一章 檔案管理的機構(gòu)與職責(zé)
第一條 公司檔案管理工作實行二級管理。一級管理是指公司人力行政部的統(tǒng)籌管理,對公司的檔案資料實行統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管,并進(jìn)行日常管理;二級管理是指各部門的檔案管理工作。
第二條 財務(wù)部、人力行政部檔案由其本部門負(fù)責(zé)保管(公司指定檔案資料由公司人力行政部保管)。財務(wù)部、人力行政部等的檔案管理亦遵循本規(guī)定執(zhí)行。
第三條 公司人力行政部應(yīng)對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)。公司人力行政部可定期和不定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
第四條 公司各級檔案管理工作暫不設(shè)專崗,但必須明確責(zé)任人即兼職檔案管理員。根據(jù)公司發(fā)展需要,按照公司人力行政相關(guān)流程及規(guī)定進(jìn)行申請、報批。公司各級檔案管理員,應(yīng)保持相對穩(wěn)定,名單須在人力行政部備案,。檔案管理員如有變動須按照公司人力行政部相關(guān)規(guī)定辦理。
第五條 檔案管理員在工作變動或離職時,應(yīng)嚴(yán)格履行工作交接手續(xù),嚴(yán)禁擅自帶走或銷毀。 檔案管理員應(yīng)忠于職守,嚴(yán)守公司秘密,不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。公司各部門、所有人員均有保護檔案的義務(wù)。
第六條 人力行政部應(yīng)逐步完善檔案制度,確保檔案安全和方便利用,采用科學(xué)手段,逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
第二章 檔案的管理 公司所有檔案資料均應(yīng)進(jìn)行專人、專柜管理。 檔案管理員應(yīng)做好文件資料的準(zhǔn)確、及時歸檔。 所有檔案資料劃分四個密級:普通級、秘密級、機密級和絕密級。檔案管理員在文件資料歸檔時,對檔案資料進(jìn)行密級劃分。
1、'普通'資料含:部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。
2、'秘密'資料含:公司有效證件、各項手續(xù)辦理資料、單位往來函件。
3、'機密'資料含:公司各類經(jīng)濟合同、客戶檔案、設(shè)計方案及圖紙、總裁會會議紀(jì)要(決議)、不動產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證、重要工作計劃、重要會議紀(jì)要。
4、'絕密'資料含:公司相關(guān)政府批文、預(yù)決算書、會計憑證、財務(wù)報表、資金合同、相關(guān)財務(wù)往來文件、與其它經(jīng)濟組織的合作合同、其它經(jīng)核定為絕密的文書。 在公司發(fā)展過程中產(chǎn)生的一些極具保存價值的文件資料、實物等,皆視為珍貴檔案(與檔案密級無關(guān)),需嚴(yán)加管理,珍貴檔案的界定由總裁裁決。 檔案管理員應(yīng)做好檔案資料的管理工作,對于應(yīng)當(dāng)歸檔的材料,各部門須按照規(guī)定,定期向部門的檔案管理員移交、集中管理,任何個人不得占為己有。
公司檔案管理實行'即時歸檔'、'月度歸檔'及'年度歸檔'制度:
1. '即時歸檔'指短周期的單項工作或大型工程項目,在項目完成后或施工項目竣工驗收后,及時將屬于歸檔范圍內(nèi)的資料整理出來,移交到人力行政部存檔。日常工作中產(chǎn)生的重要文件也要即時歸檔;
2. '月度歸檔'指日常文件在每月10日前將上月需歸檔的資料整理后移交公司人力行政部保管。
3. '年度歸檔'指每年一月份把上一年度檔案管理工作進(jìn)全面匯總,并移交公司人力行政部。年度歸檔適用于跨地域子公司。 財務(wù)部、人力行政部應(yīng)在每年第一個月10日前將檔案總目錄、匯總性報告交公司人力行政部。
歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批或其它原因不能歸檔的,保存復(fù)印件或電子版復(fù)制文件。 庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
第十六條 檔案管理員應(yīng)注意檔案資料的保護工作,檔案的存放地點要做到'八防':防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防光。
第三章 附則 本規(guī)定由人力行政部制定并負(fù)責(zé)解釋,經(jīng)總裁批準(zhǔn)后執(zhí)行,修改時亦同。 本規(guī)定自頒發(fā)之日起開始執(zhí)行,凡既有的與本規(guī)定相同,相似的規(guī)章制度即日起自選廢止。
附件1:公司檔案分類對照表:
類別號類別范圍00珍貴資料由總裁界定需特殊保管的資料及物品
01法規(guī)性文件包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等
02重大決議包括公司重大決議或由總裁辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等
03計劃性文件包括公司總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、預(yù)算計劃、財務(wù)計劃等
04總結(jié)性文件包括公司年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、項目工程總結(jié)、調(diào)查報告等
05批示性文件包括公司各類各類命令、工作指示、批復(fù)等
06技術(shù)性資料包括各類工程圖紙、竣工資料等
07憑證性文書材料包括公司各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證,如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本
08證件性文書資料包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、公司或公司領(lǐng)導(dǎo)人獲得各類榮譽牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等
09匯報性文書資料包括公司上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料
10人力行政資料包括企業(yè)下屬各部門的人力行政任命、人力行政調(diào)整、人力行政管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料
11聲像制品資料包括公司及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等
12題贈性資料包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等
13電子文件及數(shù)據(jù)各類電子版文件及數(shù)據(jù)
6、檔案管理員作業(yè)規(guī)范
為使公司各部門檔案管理員工作不斷標(biāo)準(zhǔn)化,保證檔案完整性及保密性,合理有效利用檔案資料,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本規(guī)范。
檔案管理部門及負(fù)責(zé)人:
1、公司檔案管理部門為人力行政部;
2、公司立檔單位為各部門; 3、各部門均設(shè)檔案管理員(兼職),負(fù)責(zé)管理文件資料。
各部門檔案管理員(兼職)職責(zé):
1、了解本部門的工作業(yè)務(wù),掌握本部門文件材料的
歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料;
2、認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集整理,并向公司人力行政部辦好交接簽收手續(xù)。
3、按規(guī)定手續(xù)辦理查閱借閱手續(xù),應(yīng)積極地提供,做好服務(wù)工作。
歸檔文件的整理:
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。
2、歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起。
3、歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,附件為兩件以上并可單獨成文的可分別計算件數(shù),原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊(本)為一件,來文與復(fù)文可為一件,重要文件的草稿各為一件。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立檔,但跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年立檔;沒有復(fù)文的,放在請示年立檔;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立檔;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立檔;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其它文件的立檔按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
6、整理文件時應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
7、歸檔材料的文字須是打印、藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。
8、案卷整理的幅面應(yīng)以a4紙為準(zhǔn)(210mm*297mm),材料過窄或小于a4幅面的粘貼在a4的幅面并留出左側(cè)裝訂線;材料過寬應(yīng)按a4的幅面折疊整齊,折疊時盡量減少折疊次數(shù),同時折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外;字跡難辨認(rèn)的,應(yīng)附抄件。
9、歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機裝訂,資料已有金屬裝訂的在歸檔時去除,以避免銹蝕資料。
10、應(yīng)在歸檔文件左側(cè)預(yù)留出寬度為1cm的裝訂區(qū)域。
11、歸檔材料必須文字清楚,嚴(yán)禁作涂改、貼補或其他任何技術(shù)處理。
12、存檔文檔為易褪色材料(如熱感紙傳真文件),必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔。
13、文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的,要在修補或托裱后再歸檔,修裱時應(yīng)注意盡量保持文件的原貌。 各部管理員應(yīng)做到每日進(jìn)行文件歸檔,切忌拖拉積壓。逾期辦理者將在日常工作考核中扣減分?jǐn)?shù)。
第3篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(試行)
第一章總則
第一條為加強公司的檔案管理,實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化,充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用,根據(jù)****工業(yè)區(qū)、**地產(chǎn)控股的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實際情況,特制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱檔案,是指公司總部及各屬下公司在生產(chǎn)經(jīng)營、管理過程中形成的對本單位、公司和社會具有保存價值以備查考利用的各種文字、圖表、聲像資料和實物等不同形式的歷史記錄。
凡是總部及各屬下公司在生產(chǎn)經(jīng)營和職能活動中形成的,具有保存價值的原始材料,包括收發(fā)文、電、內(nèi)部資料、會議文件、會議記錄或紀(jì)要、本單位編印的出版物原稿與印本、印模、錄像帶、錄音帶、照片、計算機軟盤、光盤等,都屬于文件材料的歸檔范圍。
人事檔案、會計檔案由各相關(guān)各部門歸檔保管。
第三條在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下,總部綜合管理部負(fù)責(zé)總部檔案的收集、整理和保管,并指導(dǎo)、監(jiān)督各屬下公司檔案管理工作;各屬下公司檔案由各單位行政管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管。
第四條各屬下公司必須配備固定的檔案管理人員,負(fù)責(zé)各公司檔案立卷、歸檔和保管。各屬下公司的檔案管理工作是年終績效考核的重要內(nèi)容。
第二章歸檔責(zé)任和要求
第五條總部及各屬下公司應(yīng)將文件材料的立卷歸檔工作列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍,分管領(lǐng)導(dǎo)要督促檢查承辦人員做好立卷歸檔工作,確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。各種文件材料須在規(guī)定時間內(nèi)完成立卷歸檔,不得積存。
第六條歸檔要求:
(一)歸檔的文件材料,應(yīng)以保持文件之間的歷史聯(lián)系為原則,反映出各公司工作的歷史真實面貌;
(二)案卷內(nèi)的文件應(yīng)按照文件的問題、時間順序或重要程度作系統(tǒng)排列。擬定案卷題名要簡明確切,概括反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。填好案卷封面,編寫卷內(nèi)文件目錄、張?zhí)?、劃分保管期?以便查找利用;
(三)歸檔案卷應(yīng)依照一定方案排列,按照保管期限分開年度編制案卷目錄;
(四)歸檔的文件材料原則上須是原件(即定稿及其打印正本),沒有原件的可以復(fù)印件歸檔,但須加注說明;
(五)需歸檔保存的文件材料,應(yīng)將底稿隨同印本同時歸入案卷。需長期保存,但使用頻繁的文件可留復(fù)印件一至二份,供日常借閱使用,以減少原件的磨損。
(六)項目合同、公司制度建設(shè)以及有關(guān)公司股權(quán)的重要文件應(yīng)單獨存放,如與其他文件共同存放,必須列出單獨目錄,以便查找。
(七)公司發(fā)文過程中形成的初稿、修改稿應(yīng)同終稿合并存放。
第七條如發(fā)現(xiàn)歸檔的文件材料的作者、標(biāo)題、年月日、印章、頁次等標(biāo)志有錯誤,立卷人員不得在原文上涂改增刪,應(yīng)在備考表中加以說明。
第三章檔案管理和利用
第八條各屬下公司要定期檢查檔案保管狀況,對損壞或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修補、復(fù)制或采取其他保護措施。
第九條檔案保管期限分為永久、長期(十六年~五十年)和短期(五年~十五年)三種,檔案數(shù)量不多的單位可只分為長期、短期兩種,對超過保管期限的檔案,必須進(jìn)行鑒定。鑒定工作由分管領(lǐng)導(dǎo)、工作人員共同進(jìn)行,經(jīng)過鑒定,對失去使用、保管價值的檔案,必須編制銷毀清冊,經(jīng)負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后,由工作人員銷毀。
第十條總部及各屬下公司行政部門應(yīng)根據(jù)工作需要,編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,有條件的單位應(yīng)使用電腦儲存和檢索檔案,逐步實現(xiàn)檔案檢索電子化。
第十一條總部及屬下各公司行政部門應(yīng)建立檔案的借閱、保密制度。
第十二條各屬下公司或臨時機構(gòu)因各種原因被撤銷,應(yīng)在撤銷前指定專人,將該機構(gòu)在各項工作活動中形成與收集的具有保存利用價值的文件材料進(jìn)行分類整理、立卷、填寫案卷目錄,在規(guī)定時間內(nèi)向公司總部移交。
第四章附則
第十七條本規(guī)定由總部綜合管理部負(fù)責(zé)解釋、修訂。
第十八條本規(guī)定自頒布之日起執(zhí)行。
附件1:文書檔案立卷歸檔辦法
第4篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定12
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(十二)
(一)總則
公司實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),各負(fù)其責(zé)。分級歸檔,集中管理”的原則。
公司的檔案是公司全體員工在日常工作中直接形成,能反映公司日常活動,業(yè)務(wù)往來,重要事項、歷史沿革、人員變化等重要的各種資料。其特點是有重要保存價值。包括計算機文字、書面文稿、圖紙、圖表、照片、聲像等資料。
在工作中形成的具有保存、查考價值的各種信息載體的項目資料均要立卷、歸檔。
公司的所有工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定,定期向本部門移交,在一個工作周期內(nèi)自己經(jīng)手的各種檔案資料。任何人不得據(jù)為己有。
(二)管理機構(gòu)和崗位職責(zé)
公司的檔案管理工作為總經(jīng)理負(fù)責(zé)制。公司設(shè)立檔案室,行政人事部門負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理工作。辦公室定期到各部門,復(fù)制各部門計算機內(nèi)所形成的文字資料和圖片資料。每個年度的一月份,到各部門指導(dǎo)督促催辦檔案的立卷歸檔和上繳保管工作。各部門的經(jīng)理為本部門檔案管理的負(fù)責(zé)人,各部門指定一名工作人員為兼職檔案員,經(jīng)辦本部門檔案的管理工作。
行政人事的檔案管理職責(zé)是,掌握國家有關(guān)的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策的動態(tài),做好信息的傳達(dá)工作,根據(jù)國家有關(guān)的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策變化和公司領(lǐng)導(dǎo)的指示及時調(diào)整公司的管理制度;檢查、指導(dǎo)和督促各部門的檔案工作,組織對有關(guān)人員的培訓(xùn)。檔案的編目工作均由辦公室按照檔案編目要求統(tǒng)一進(jìn)行。保證檔案的齊全完整,并使每個部門的檔案在公司檔案管理體系中形成一個有機的整體。
(三)歸檔范圍
1、各類請示,報告,會議紀(jì)要。
2、意向書、協(xié)議書、項目申請書,
3、重要的治談和會議記錄、備忘錄,
4、開發(fā)項目機會性分析可行性研究報告
5、公司資信變動情況,
6、外出考察、調(diào)查培訓(xùn)等活動中形成及收集的材料(包影像資料),
7、企業(yè)負(fù)責(zé)人,名單,及人選情況,
8、合同、章程,
9、向上級單位上報的報告書及批復(fù),
10、有關(guān)部門出具的證明制將:
11、營業(yè)合法證件(包括企業(yè)負(fù)責(zé)人證件),
12、營業(yè)執(zhí)照和營業(yè)證書內(nèi)容文稿,
13、企業(yè)代碼證書等。
14、與重要的客戶來往的信件、函電,
15、歷年工作總結(jié),
16、年度預(yù)算報告;
(四)立卷程序
根據(jù)“誰辦誰立卷”的原則,項目協(xié)議、合同簽訂或重要的文檔資料形成后,經(jīng)辦人要建立檔案材料收集袋,隨時積累材料。
對每年年度內(nèi)各部門形成的文件材料立卷、歸檔,上交辦公室后,辦公室按照文件的重要程度應(yīng)劃分永久、長期、短期保管期限。
(五)管理與利用
1、公司辦公室應(yīng)建立檔案的統(tǒng)計登記表,完善借閱制度。對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等隋況進(jìn)行精確的統(tǒng)計并注意收集檔案的利用效果。
2、檔案存放案卷的箱柜必須堅固,并有防盜、防潮防高溫、防蟲鼠、防潮、肺塵等設(shè)施。定期檢查檔案曲保管情況,對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修補和復(fù)制。
3、檔案管理人員調(diào)動工作時,應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)
4、辦公室根據(jù)工作需要,編日常管理與查詢系統(tǒng),編制各種必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,力求查找方便,調(diào)卷迅速準(zhǔn)確,積極為一線部門提供服務(wù)。
5、檔案的移交、鑒定與銷毀
各部門凡以公司名義行文所形成的檔案應(yīng)在第二年的上半年向公司檔案室移交,交接取方根據(jù)移交目錄清點核對,并履行簽字蓋章手續(xù)。移交目錄一式兩份,交接雙方各執(zhí)一份。
各部門在人員發(fā)生變化時,應(yīng)及時辦理檔案移交手續(xù)。按照工作移交的有關(guān)規(guī)定,列出清單,部門經(jīng)理作為監(jiān)交人,負(fù)責(zé)清點核對檔案的移交工作。
辦公室應(yīng)根據(jù)保管期限的規(guī)定,定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案應(yīng)在本單位主管領(lǐng)導(dǎo)主持下,由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成的鑒定小組共同進(jìn)行。鑒定結(jié)束后應(yīng)自本單位領(lǐng)導(dǎo)提出鑒定報告。
經(jīng)過鑒定失去保存價值的檔案,要登記造冊,經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷毀。銷毀檔案應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊簽字。
(六)考核與獎懲
對于將材料散存在個人手中,歸為已有,不按要求立卷、歸檔、上交者,辦公室應(yīng)寫出書面報告,上報公司領(lǐng)導(dǎo)做出處理意見。
對于丟失、銷毀、出賣、私自攜帶出公司者,將視情節(jié)輕重,給子處理,問題嚴(yán)重的,按照《中華人民共和國檔案法”》有關(guān)規(guī)定處理。
對于完成好的部門和個人,公司將予以表彰和獎勵。
(七)其它
其它檔案,參照國家檔案局頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第5篇 x物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定:
1.公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。
2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)主管許可,他人不得動用。
3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)主管書面確認(rèn),如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況,對不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。
9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的,對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
第6篇 學(xué)校物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
為加強對公司檔案工作的管理,使檔案工作各環(huán)節(jié)實現(xiàn)規(guī)范化、制度化和科學(xué)化管理,有效地保護和利用檔案,充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用,為公司的發(fā)展提供服務(wù),特制定本制度。
一、組織管理
(一)機構(gòu)設(shè)置
1.公司行政辦公室下設(shè)檔案室,負(fù)責(zé)全公司檔案管理工作。由公司行政辦公室專人負(fù)責(zé)管理。
2.公司各部門辦公室人員,負(fù)責(zé)本部門的日常檔案材料的積累和歸檔工作,受公司檔案室指導(dǎo)。
(二)管理職能
1.執(zhí)行國家及學(xué)校有關(guān)檔案工作的方針政策。
2.統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織和管理全公司的檔案工作。
3.保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。
4.做好檔案的收集、整理、分類、保管、統(tǒng)計、銷毀、保密、補充、修改及提供利用工作。
5.參與主要項目和技術(shù)引進(jìn)項目檔案材料的審查、驗收、整理及設(shè)備開箱驗收資料的歸檔工作。
二、檔案的收集、立卷、歸檔
1.凡以公司名義發(fā)出的公文一律由行政辦公室統(tǒng)一收集管理。
2.如有某項工作由幾個部門共同參與辦理,在工作中所形成的材料,應(yīng)由主辦部門收集歸卷。
3.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)。
4.本公司召開會議,由會議主辦部門專人將會議材料和檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)。
5.歸檔工作應(yīng)做到主動、及時、手續(xù)齊備。文件材料按年度、機構(gòu)問題和保管期限進(jìn)行分類,要求分類準(zhǔn)確,組卷合理,案卷裝訂及編目符合要求。
6.公司檔案室按年度搜集、催交各部門未按時歸檔或歸檔不全的文件材料。
三、檔案的借閱
1.建立借閱登記簿,按規(guī)定辦好借閱登記和借閱手續(xù)。涉及密級檔案或查閱非本部門檔案時,須填寫《檔案查閱審批單》。
2.查閱檔案中有關(guān)本單位會議記錄簿及核心機密檔案,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱。外單位借閱檔案須持介紹信,注明查閱檔案的內(nèi)容和用途,總經(jīng)理或行政辦公室主任同意方可查閱,并要求在檔案室內(nèi)查閱,密集資料一律不外借。查閱本部門檔案需由部門負(fù)責(zé)人同意,借閱本部門業(yè)務(wù)以外的檔案時,須由行政辦公室主任同意方可查閱。
3.從檔案室借出檔案材料,檔案員要講明注意事項,借閱人不得自行轉(zhuǎn)接他人,不準(zhǔn)拆毀、涂改、標(biāo)記、抽頁、污損、拍照和復(fù)印等。
4.各部門人員只限查閱本部門檔案,摘錄檔案內(nèi)容,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意,方可摘錄。
5.借閱檔案一般不超過三天,如有特殊情況不能歸還時,要申明理由辦理續(xù)借手續(xù)。對無故不按期歸還者,要視其情節(jié)給予一定處罰。
6.借閱人歸還檔案時,檔案員應(yīng)逐卷逐頁清點檢查。如果發(fā)現(xiàn)缺頁或損壞,必須向當(dāng)事人當(dāng)面提出,經(jīng)雙方核準(zhǔn)后,方可履行手續(xù)。
7.證書和獎狀等實物檔案一般不借閱原件,只借影印印件。凡正在研制的科研項目的技術(shù)文件材料,一律不準(zhǔn)對外借閱。
四、檔案的保管和鑒定
1.歸檔后的檔案應(yīng)按專業(yè)特點和文件材料形成規(guī)律進(jìn)行分類、編號、組卷、登帳、入庫、上架管理。
2.檔案上架要按年度、保管期限分別排列,做到排列系統(tǒng),主次分明,便于查找。
3.底圖檔案一律裝袋平放,嚴(yán)禁折疊,藍(lán)圖檔案裝訂成冊。
4.檔案人員要熟悉和掌握各類檔案,每季檢查核對一次。發(fā)現(xiàn)丟失、泄密、霉?fàn)€、蟲蛀、鼠咬等要及時修復(fù),采取補救措施,底圖因年久破損而影響復(fù)制質(zhì)量,應(yīng)由歸檔部門重新描制。
5.檔案室內(nèi)應(yīng)保持適宜的溫度(14-18)、濕度(50%-60%),嚴(yán)禁煙火和存放食物,要經(jīng)常除塵、通風(fēng)。堅持做到七防:防火、防光、防塵、防潮、防蟲、防污染、防盜。
6.對已到保管期限和失去保管價值的檔案,要按規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀,并填寫清冊,檔案室應(yīng)組織鑒定小組進(jìn)行鑒定。
7.檔案人員要愛護檔案,不準(zhǔn)隨意折卷、撕頁、涂改勾畫,對違反檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的行為,有關(guān)部門要嚴(yán)肅處理。
五、檔案的保密和銷毀
1.檔案工作人員要嚴(yán)格遵守黨和國家安全保密守則,不得利用職權(quán)擅自擴大檔案的利用范圍,不得向外透漏檔案機密。
2.公司的歷史資料、圖紙和重要資料等,不準(zhǔn)到處亂放。檔案的銷毀由檔案室會同有關(guān)部門,對超過保管期限的檔案,依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的本身利用查考價值提出存毀意見。
3.檔案的銷毀須鑒定小組嚴(yán)格審查鑒定,編制銷毀清冊,由批準(zhǔn)人、鑒定人和銷毀人簽字后方可銷毀。
4.檔案銷毀的有關(guān)手續(xù)要注明立卷永久保管,銷毀的案卷必須在《案卷目錄》、《統(tǒng)計帳》上注銷。
六、檔案的交接
1.公司檔案管理主要范圍為文書管理、人事資料管理、公司執(zhí)照、工程資料等。文書管理包含黨群、行政轉(zhuǎn)發(fā)或下發(fā)的各類文件、會議記錄、會議紀(jì)要、照片、音像等材料及公司制訂的工作條例、章程、制度等文字材料;人事資料管理包含人事部下發(fā)的各類文件、制定的各項管理規(guī)定、聘任決定、員工人事檔案等;公司執(zhí)照包含**省大學(xué)城物業(yè)經(jīng)營有限責(zé)任公司營業(yè)執(zhí)照(正、副本)、組織機構(gòu)代碼證(正、副本)、統(tǒng)計登記證(正、副本);工程資料包含工程合同、工程驗收報告等資料。
2.**省大學(xué)城物業(yè)經(jīng)營有限責(zé)任公司營業(yè)執(zhí)照(正、副本)、組織機構(gòu)代碼證(正、副本)、統(tǒng)計登記證(正、副本),由行政辦公室檔案室負(fù)責(zé)保管。各部門因辦理公務(wù)時需要提供以上證照的原件或復(fù)印件時,須填寫《物業(yè)公司證照借用審批單》。使用過程中妥善保管,一般借用期限為三天以內(nèi),做好借用登記。
3.公司員工檔案實行人事代理制在市人才中心代理。
4.存檔流程:公司各部門指定專人負(fù)責(zé)各部門的日常檔案材料的積累和歸檔工作,由公司檔室指導(dǎo)。公司各部門的文件材料均由各部門自行收集、積累、整理、立卷,對本部門制定的規(guī)章制度或收到涉及公司或本部門相關(guān)的學(xué)校及校外文件,按文件要求進(jìn)行處理后,按年度在次年年初送交公司檔案室存檔,部門領(lǐng)導(dǎo)要對存檔文件進(jìn)行把關(guān)。歸檔應(yīng)是原件,份數(shù)為一份,要求材料完整準(zhǔn)確,有保存價值,有歷史記載性,不重復(fù)。認(rèn)真履行交接手續(xù),檔案員與各部門要在交接憑據(jù)上簽字,以便存查。
5.公司各部門在本年度年終時,對本年度涉及公司或本部門相關(guān)的學(xué)校及校外文件尚未歸檔及仍在處理流程中的文件進(jìn)行等級,
