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體系如何搭建
公司的制度體系構(gòu)建如同建造一座堅固的大廈，需要堅實的根基和明確的設(shè)計。應(yīng)明確公司的核心價值觀和戰(zhàn)略目標(biāo)，這是制度體系的基石。接著，梳理各部門的職能，確定各項業(yè)務(wù)流程，這相當(dāng)于大廈的藍(lán)圖。然后，制定具體的操作規(guī)程和行為準(zhǔn)則，為員工提供清晰的行為指南。定期評估和更新制度，確保其適應(yīng)公司的發(fā)展變化。
體系框架
制度體系框架應(yīng)包括四大支柱：組織架構(gòu)、政策與程序、職責(zé)與權(quán)限、以及監(jiān)控與評價。組織架構(gòu)定義了公司內(nèi)部的部門設(shè)置和匯報關(guān)系；政策與程序則詳細(xì)規(guī)定了工作流程和行為規(guī)范；職責(zé)與權(quán)限明確每個角色的任務(wù)和權(quán)力范圍；監(jiān)控與評價機(jī)制則保證制度的有效執(zhí)行和持續(xù)改進(jìn)。
重要性和意義
公司制度如同法律，它規(guī)范行為，維護(hù)秩序，促進(jìn)公平公正。良好的制度能提高工作效率，減少沖突，保障公司的長期穩(wěn)定發(fā)展。制度也是企業(yè)文化的一部分，塑造員工的行為模式，體現(xiàn)公司的價值取向。然而，制度并非萬能，過度依賴可能導(dǎo)致僵化，需適度靈活性以應(yīng)對不確定性。
制度格式
制度文件應(yīng)保持清晰、一致的格式，便于閱讀和理解。通常包括標(biāo)題、修訂記錄、目的、適用范圍、定義、責(zé)任方、程序和附錄等部分。標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，目的闡述應(yīng)直接，程序描述應(yīng)具體可操作。注意語言的正式性，避免使用口語化或模糊的表達(dá)。制度的修訂歷史和版本控制也至關(guān)重要，確保信息的準(zhǔn)確性和時效性。
在構(gòu)建和執(zhí)行公司制度的過程中，我們需注重其實際效果，不斷調(diào)整和完善，使之成為推動公司前進(jìn)的有力工具。而作為管理者，我們的任務(wù)是確保這些制度既能夠指導(dǎo)實踐，又能激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)新性。
公司文件制度范文
第1篇 檢驗檢疫公司文件管理制度
檢驗檢疫集團(tuán)公司文件管理制度
第一章 總則
第一條 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,提高收發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,結(jié)合集團(tuán)實際,特制定本制度。
第二條 本制度適用范圍:各級政府、機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位來文,集團(tuán)上報、下發(fā)的各種文件、資料,子公司上報的文件。
第三條 文件由辦公室統(tǒng)一管理。
第二章 收文的管理
第四條 公文的簽收。
簽收文件須檢查收文單位或收件人姓名。
簽收文件須核對文件的份數(shù)、標(biāo)題等內(nèi)容,發(fā)現(xiàn)問題及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。
簽收文件須簽寫姓名并注明時間。
第五條 收到的文件須分類登記。登記內(nèi)容包括:收文日期、編號、來文單位、文件主題。
第六條 各類會議帶回的文件和材料,在傳達(dá)和匯報后交辦公室保管,個人不得存放。
第七條 文件須附“文件處理傳閱單”,由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì),在當(dāng)天或第二天分送領(lǐng)導(dǎo)閱簽或送承辦部門閱辦;涉及到兩個以上部門,按批示次序依次傳閱。
第八條 文件的傳閱。傳閱文件嚴(yán)格遵守傳閱范圍和詳細(xì)規(guī)定,不得將保密范圍內(nèi)的文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場所,不得將文件轉(zhuǎn)借他人閱看。閱批文件一般不得超過兩天,閱批后及時交給辦公室,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé);有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見的,辦公室應(yīng)責(zé)成相關(guān)部門和人員辦理有關(guān)事宜。
第三章 發(fā)文的管理
第九條 發(fā)文范圍:以集團(tuán)名義上報、下發(fā)的各類文件。
第十條 辦公室負(fù)責(zé)文件的上報下發(fā),其它部門不得擅自向上、向下發(fā)送文件。
第十一條 發(fā)文的程序。各職能部門發(fā)文須事先向辦公室提出申請。辦公室同意發(fā)文后,職能部門草擬文稿,且須在文稿紙首頁詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位和擬稿人。擬稿部門負(fù)責(zé)人核稿并簽字。辦公室調(diào)整文稿內(nèi)容與格式,確定分發(fā)或報送份數(shù),并報集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批后,方可發(fā)文。
第四章 文件的借閱和清退
第十二條 留用文件須辦理借閱手續(xù),明確責(zé)任人、借閱和歸還時間。
第十三條 借閱人不得翻印和復(fù)印文件,不允許拆卷和在文件上勾劃,不得轉(zhuǎn)借他人,絕密文件在指定地點(diǎn)閱讀。
第十四條 辦公室定期收繳已處理的和限期清退的文件;文件丟失須及時查明原因和責(zé)任人,并向領(lǐng)導(dǎo)報告。
第五章 文件的歸檔與銷毀
第十五條 文件原稿由辦公室存檔,并保持完好。
第十六條 不具備存查價值的文件,經(jīng)辦公室主任審批后,方可銷毀。銷毀秘密文件應(yīng)到指定場所,由兩人以上監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。下發(fā)到各部門的無密級文件由其自行銷毀,并向辦公室上報銷毀清單。
第十七條 違反文件管理制度的,視情節(jié)輕重,由辦公室提出對責(zé)任人的處理意見,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示后處罰。無污物、污水、浮土;四周墻壁及其附屬物、裝飾品無蜘蛛網(wǎng)、浮塵;照明燈、電風(fēng)扇、空調(diào)上無浮塵;衣柜、鏡子上無浮塵、污跡,檔案櫥內(nèi)各類書籍資料排列整齊,無灰塵,櫥頂無亂堆亂放現(xiàn)象;辦公桌上無浮塵,物品擺放整齊;桌椅擺放端正,各類座套干凈整潔;計算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備保養(yǎng)良好,無灰塵、浮土;廁所墻面、地面、便池清潔干凈,無雜物、無異味;花壇、綠地內(nèi)無雜草、雜物。
第二十七條 衛(wèi)生清理實行部門責(zé)任制,部門負(fù)責(zé)人為責(zé)任人。各部門辦公室的衛(wèi)生,由各部門負(fù)責(zé)日常保潔,公共衛(wèi)生清理實行部門區(qū)域負(fù)責(zé)制。
第二十八條 責(zé)任區(qū)衛(wèi)生應(yīng)定期清掃,集團(tuán)辦公室定期進(jìn)行衛(wèi)生檢查。
第二十九條 衛(wèi)生工作,列入年終部門評比考核項目。
第三十條 吸煙須在指定場所。工作場所內(nèi)嚴(yán)禁隨地吐痰,亂丟垃圾等。
第三十一條 垃圾、污物、廢物的清除,須合乎衛(wèi)生要求。垃圾處理物須放置在規(guī)定場所或垃圾桶內(nèi)。
第三十二條 工作場所使用的器具、用品,須依規(guī)定放置。
第三十三條 對違反本管理辦法者及其所在部門,根據(jù)情節(jié)輕重,進(jìn)行批評教育或處罰。
第2篇 公司文件及檔案管理制度（7）
公司文件及檔案管理制度(七)
第一章總則
第一條為加強(qiáng)對公司各類文件、檔案的規(guī)范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營管理服務(wù),特制訂本制度。
第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營、管理工作和活動中形成的,具有備用、備查價值的各類資質(zhì)證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實物等不同形式的歷史記錄。
第三條本制度適用于公司各部門。
第二章基本原則及管理范圍
第四條檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,維護(hù)檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第五條根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點(diǎn)制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案,須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)制定三類專項檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。
第三章管理機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)
第六條管理模式
公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門,采取總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。
第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種。
一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實物等檔案;
二、技術(shù)類檔案主要包括:各工程項目的開發(fā)報建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案,以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。
第八條重要檔案基本管理要求
合同造價部、招投標(biāo)采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業(yè)性很強(qiáng)的部門必須設(shè)置專門的檔案室或檔案柜,并設(shè)專職人員保管,其它部門根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。
第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責(zé)
一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度,確定公司系統(tǒng)全宗編號原則和檔案分類體系;
二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作,加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè);
三、監(jiān)督落實同步歸檔制度,指導(dǎo)各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、維護(hù)檔案的完整和安全,做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作;
五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。
第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條檔案歸檔范圍及歸檔時間
一、對于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個人不得據(jù)為己有、拒絕移交;
二、必須嚴(yán)格按照歸檔時間進(jìn)行歸檔。如無正當(dāng)理由延遲歸檔者,將對相關(guān)人員進(jìn)行失職問責(zé)。
第十一條歸檔要求
一、歸檔專業(yè)技術(shù)要求
(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復(fù)印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處;
(二)歸檔的文件材料應(yīng)對照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集,工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整;
(三)文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;
(四)聲像類、實物類檔案要清晰完整,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等信息。
二、相關(guān)工作要求
(一)如因工作需要不能及時歸檔的,應(yīng)主動向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;
(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等,一律對當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人失職問責(zé)嚴(yán)肅處理;
(三)新成立公司,在取得營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個工作日內(nèi),必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。
第十二條檔案立卷
一、立卷原則
綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當(dāng)年立前一年的卷,并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;
二、立卷時間:綜合檔案立卷時間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項目開發(fā)報建工作完成后立即開始立卷,該工程項目完工后45天內(nèi)完成組卷工作;
三、各部門專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔,并做好檔案預(yù)立卷工作。
第十三條檔案移交
一、檔案對外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時,須上報公司總經(jīng)理審批。凡政府部門批復(fù)的文件及附圖,在政府有關(guān)部門需回收時,公司行政人事部須留存復(fù)印件備查。
二、公司內(nèi)部移交要求:
(一)行政人事部接收檔案時,應(yīng)根據(jù)移交目錄,與移交人共同逐頁清點(diǎn),雙方在每一頁都要簽名確認(rèn)。對重要、機(jī)密類的案卷,更需要仔細(xì)核對,經(jīng)查驗無誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見附表一)
(二)全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。
三、對調(diào)出、離職等人員,在辦理調(diào)離手續(xù)前,必須清還檔案。沒有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調(diào)離手續(xù)。
四、電子檔案管理(略)
第五章檔案的利用
第十四條檔案借閱基本程序
僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必須在檔案室當(dāng)場查閱后歸還,不得私自帶出復(fù)印。(檔案查詢審批表見附表二)
第十五條檔案借閱事項規(guī)定
一、借閱檔案必須按時歸還,并及時辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見附表三)
二、借閱檔案最長應(yīng)在7個工作日內(nèi)歸還,一次性借閱時間超過10天以上,須上報公司總經(jīng)理審批;
三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記;
四、嚴(yán)格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;
五、涉及根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報公司總經(jīng)理審批
,各檔案室即可辦理;
六、新入職和未轉(zhuǎn)正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報公司總經(jīng)理簽字同意;
七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時,必須及時歸還檔案;
八、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應(yīng)立即向公司行政人事部報備,按公司規(guī)定失職問責(zé)處理;
九、密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;
十、外單位借閱檔案,應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內(nèi)容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱;
十一、實物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。
第十六條檔案資料借閱規(guī)定
一、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制;
二、復(fù)印完畢須注明用途,根據(jù)情況加蓋“再復(fù)印無效”印章。
第十七條檔案密級確定與管理
公司檔案密級分為絕密、機(jī)密和秘密三類。(密級事項劃分表見附表四)。密級檔案保管要求如下:
一、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄;
二、查閱機(jī)密檔案資料,只能在閱覽室內(nèi)查閱;
三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀,必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行,采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負(fù)責(zé)保密;
四、須在設(shè)備完好的保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖;
五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況,應(yīng)及時報告公司總經(jīng)理,查明情況嚴(yán)肅處理;
六、不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密,不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛?不準(zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密;
七、檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:
(一)涉及公司商業(yè)機(jī)密;
(二)涉及公司專利或技術(shù)秘密;
(三)涉及公司員工個人隱私;
(四)檔案形成部門規(guī)定限制使用。
第十八條檔案統(tǒng)計
公司行政人事部應(yīng)在每年年終對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。統(tǒng)計工作必須做到實事求是,如實反映情況,務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,符合客觀實際,不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計表格式見附表五)
第六章檔案的保管和鑒定
第十九條檔案室設(shè)置及管理規(guī)定
一、公司應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關(guān)好門窗,確保檔案安全;
二、檔案室應(yīng)按照“十防”進(jìn)行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風(fēng);
三、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)防火災(zāi);
四、定期對檔案室進(jìn)行檢查,每半年進(jìn)行一次全面盤查,對檔案室設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。
第二十條檔案鑒定與銷毀流程
檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求
(一)經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時,應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定;
(二)技術(shù)檔案鑒定時,需附工程技術(shù)部門的專業(yè)意見;
(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。
二、檔案銷毀規(guī)定
(一)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,由公司行政人事部負(fù)責(zé)妥善安排,不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售;
(二)銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字;
(三)檔案室應(yīng)及時做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應(yīng)立卷歸檔、長久保存。
第二十一條檔案保管期限
檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定。
第七章獎懲規(guī)定
第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查,對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻(xiàn),或者進(jìn)步非常突出的部門或個人,整理相關(guān)材料上報公司總經(jīng)理,給予相應(yīng)表彰和獎勵。
第二十三條罰則
一、工作不負(fù)責(zé)任,未認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求,導(dǎo)致檔案管理工作混亂,根據(jù)實地檢查情況,對于檔案管理人員給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟(jì)處分。
(一)檔案保管期限內(nèi),檔案嚴(yán)重缺失,或因管理、使用不當(dāng),造成檔案材料損壞、遺失等;
(二)未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細(xì)則,導(dǎo)致工作流程不清晰,關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等;
(三)未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項工作流程規(guī)定,未經(jīng)批準(zhǔn),檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四)未按照公司統(tǒng)一全宗編號規(guī)定編排目錄,立卷歸檔不及時,且目錄與內(nèi)容嚴(yán)重不符等;
(五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí),導(dǎo)致公司整體管理水平偏低,各項檢查嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)等;
(六)專兼職管理員態(tài)度不端正,工作責(zé)任心不強(qiáng),未按要求管理本部門的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等。
二、因管理或使用不當(dāng),違反公司檔案保密規(guī)定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等情況,公司將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重性給予相應(yīng)處分。
第八章附則
第二十四條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。
附表:一、《檔案移交登記表》
二、《檔案查詢審批表》
三、《檔案借閱審批表》
四、《公司密級事項劃分表》
第3篇 物業(yè)管理公司文件管理制度-6
物業(yè)管理公司文件管理制度6
第一節(jié)總則
一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認(rèn)真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。
三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實際、實事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節(jié)文件分類
一、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用規(guī)定。
二、決定、決議。對重要事項或重大行動做出安排,用決定。經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項,用決議。
三、通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級文件,要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項,用通知。
四、通報。表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要信息,用通報。
五、請示、報告。向上級請求批示與批準(zhǔn),用請示。向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用報告。
六、批復(fù)。答復(fù)請示事項用批復(fù)。
七、函。商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等,用函。
八、會議紀(jì)要。傳達(dá)會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用會議紀(jì)要。
第三節(jié)文件格式
一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部份組成。
二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要概括文件的主要內(nèi)容。
三、發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。
四、公司發(fā)文代號分為四種:①___發(fā)、②___人發(fā)、③___客發(fā)。冠以上述發(fā)文代號的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對全公司具有效力,對外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。
發(fā)文一般應(yīng)該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請示、報告、簡報等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文。
___發(fā)用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號;___人發(fā)、___客發(fā)分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號,總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。(公司其他部門均以___發(fā)的代號發(fā)文,以②、③代號發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級分為絕密、機(jī)密、秘密。
七、緊急程度分為特急、急、平。
八、文件內(nèi)容要求事實清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準(zhǔn)確。
九、發(fā)文單位必須注明全稱。
十、多頁文件應(yīng)標(biāo)明頁碼。
十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側(cè)留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節(jié)收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時分送相關(guān)部門。
第五節(jié)辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。
四、文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),防止漏辦或延誤。
五、嚴(yán)格按照時限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。
第六節(jié)發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《___公司發(fā)文稿紙》。
二、發(fā)文程序如下:
公司內(nèi)部發(fā)文:
擬稿人→部門經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案
對外發(fā)文:
擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案
第七節(jié)其他
一、時限要求:
1、特急:限4個工作時內(nèi)完成。
2、急:限8個工作時內(nèi)完成。
3、平:限16個工作時內(nèi)完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險柜內(nèi)。
2、機(jī)密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險柜內(nèi)。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。
第4篇 公司文件及檔案管理制度
公司文件及檔案管理制度
(七) 第一章總則
第一條 為加強(qiáng)對公司各類文件、檔案的規(guī)范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營管理服務(wù),特制訂本制度。
第二條 本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營、管理工作和活動中形成的,具有備用、備查價值的各類資質(zhì)證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實物等不同形式的歷史記錄。
第三條 本制度適用于公司各部門。第二章基本原則及管理范圍
第四條 檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,維護(hù)檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第五條 根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點(diǎn)制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案,須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)制定三類專項檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。第三章管理機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)
第六條 管理模式公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門,采取總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。
第七條 管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種。
一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實物等檔案;
二、 技術(shù)類檔案主要包括:各工程項目的開發(fā)報建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案,以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。
第八條 重要檔案基本管理要求合同造價部、招投標(biāo)采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業(yè)性很強(qiáng)的部門必須設(shè)置專門的檔案室或檔案柜,并設(shè)專職人員保管,其它部門根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。
第九條 檔案管理部門(行政人事部)主要職責(zé)
一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度,確定公司系統(tǒng)全宗編號原則和檔案分類體系;
二、 統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作,加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè);
三、 監(jiān)督落實同步歸檔制度,指導(dǎo)各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、 維護(hù)檔案的完整和安全,做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作;
五、 推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條 檔案歸檔范圍及歸檔時間
一、對于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個人不得據(jù)為己有、拒絕移交;
二、 必須嚴(yán)格按照歸檔時間進(jìn)行歸檔。如無正當(dāng)理由延遲歸檔者,將對相關(guān)人員進(jìn)行失職問責(zé)。
第十一條 歸檔要求
一、歸檔專業(yè)技術(shù)要求
(一) 歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復(fù)印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處;
(二) 歸檔的文件材料應(yīng)對照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集,工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整;
(三) 文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;
(四) 聲像類、實物類檔案要清晰完整,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等信息。
二、 相關(guān)工作要求
(一) 如因工作需要不能及時歸檔的,應(yīng)主動向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;
(二) 原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等,一律對當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人失職問責(zé)嚴(yán)肅處理;
(三) 新成立公司,在取得營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個工作日內(nèi),必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。
第十二條 檔案立卷
一、立卷原則綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當(dāng)年立前一年的卷,并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;
二、 立卷時間:綜合檔案立卷時間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項目開發(fā)報建工作完成后立即開始立卷,該工程項目完工后45天內(nèi)完成組卷工作;
三、 各部門專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔,并做好檔案預(yù)立卷工作。
第十三條 檔案移交
一、檔案對外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時,須上報公司總經(jīng)理審批。凡政府部門批復(fù)的文件及附圖,在政府有關(guān)部門需回收時,公司行政人事部須留存復(fù)印件備查。
二、 公司內(nèi)部移交要求:
(一) 行政人事部接收檔案時,應(yīng)根據(jù)移交目錄,與移交人共同逐頁清點(diǎn),雙方在每一頁都要簽名確認(rèn)。對重要、機(jī)密類的案卷,更需要仔細(xì)核對,經(jīng)查驗無誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見附表一)
(二) 全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。
三、 對調(diào)出、離職等人員,在辦理調(diào)離手續(xù)前,必須清還檔案。沒有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調(diào)離手續(xù)。
四、 電子檔案管理(略)第五章檔案的利用
第十四條 檔案借閱基本程序僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必須在檔案室當(dāng)場查閱后歸還,不得私自帶出復(fù)印。(檔案查詢審批表見附表二)
第十五條 檔案借閱事項規(guī)定
一、借閱檔案必須按時歸還,并及時辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見附表三)
二、 借閱檔案最長應(yīng)在7個工作日內(nèi)歸還,一次性借閱時間超過10天以上,須上報公司總經(jīng)理審批;
三、 借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記;
四、 嚴(yán)格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;
五、 涉及根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報公司總經(jīng)理審批,各檔案室即可辦理;
六、 新入職和未轉(zhuǎn)正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報公司總經(jīng)理簽字同意;
七、 節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時,必須及時歸還檔案;
八、 借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應(yīng)立即向公司行政人事部報備,按公司規(guī)定失職問責(zé)處理;
九、 密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;
十、 外單位借閱檔案,應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內(nèi)容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱;
十一、實物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。
第十六條 檔案資料借閱規(guī)定
一、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制;
二、 復(fù)印完畢須注明用途,根據(jù)情況加蓋“再復(fù)印無效”印章。
第十七條 檔案密級確定與管理公司檔案密級分為絕密、機(jī)密和秘密三類。(密級事項劃分表見附表四)。密級檔案保管要求如下:
一、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄;
二、 查閱機(jī)密檔案資料,只能在閱覽室內(nèi)查閱;
三、 屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀,必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行,采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負(fù)責(zé)保密;
四、 須在設(shè)備完好的保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖;
五、 檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況,應(yīng)及時報告公司總經(jīng)理,查明情況嚴(yán)肅處理;
六、 不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密,不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛?不準(zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密;
七、 檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:
(一) 涉及公司商業(yè)機(jī)密;
(二) 涉及公司專利或技術(shù)秘密;
(三) 涉及公司員工個人隱私;
(四) 檔案形成部門規(guī)定限制使用。
第十八條 檔案統(tǒng)計公司行政人事部應(yīng)在每年年終對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。統(tǒng)計工作必須做到實事求是,如實反映情況,務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,符合客觀實際,不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計表格式見附表五)第六章檔案的保管和鑒定
第十九條 檔案室設(shè)置及管理規(guī)定
一、公司應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關(guān)好門窗,確保檔案安全;
二、 檔案室應(yīng)按照“十防”進(jìn)行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風(fēng);
三、 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)防火災(zāi);
四、 定期對檔案室進(jìn)行檢查,每半年進(jìn)行一次全面盤查,對檔案室設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。
第二十條 檔案鑒定與銷毀流程檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求
(一) 經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時,應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定;
(二) 技術(shù)檔案鑒定時,需附工程技術(shù)部門的專業(yè)意見;
(三) 鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。
二、 檔案銷毀規(guī)定
(一) 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,由公司行政人事部負(fù)責(zé)妥善安排,不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售;
(二) 銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字;
(三) 檔案室應(yīng)及時做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應(yīng)立卷歸檔、長久保存。
第二十一條 檔案保管期限檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定。第七章獎懲規(guī)定
第二十二條 公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查,對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻(xiàn),或者進(jìn)步非常突出的部門或個人,整理相關(guān)材料上報公司總經(jīng)理,給予相應(yīng)表彰和獎勵。
第二十三條 罰則
一、工作不負(fù)責(zé)任,未認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求,導(dǎo)致檔案管理工作混亂,根據(jù)實地檢查情況,對于檔案管理人員給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟(jì)處分。
(一) 檔案保管期限內(nèi),檔案嚴(yán)重缺失,或因管理、使用不當(dāng),造成檔案材料損壞、遺失等;
(二) 未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細(xì)則,導(dǎo)致工作流程不清晰,關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等;
(三) 未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項工作流程規(guī)定,未經(jīng)批準(zhǔn),檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四) 未按照公司統(tǒng)一全宗編號規(guī)定編排目錄,立卷歸檔不及時,且目錄與內(nèi)容嚴(yán)重不符等;
(五) 未組織專兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí),導(dǎo)致公司整體管理水平偏低,各項檢查嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)等;
(六) 專兼職管理員態(tài)度不端正,工作責(zé)任心不強(qiáng),未按要求管理本部門的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等。
二、 因管理或使用不當(dāng),違反公司檔案保密規(guī)定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等情況,公司將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重性給予相應(yīng)處分。第八章附則
第二十四條 本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。附表:
一、《檔案移交登記表》
二、 《檔案查詢審批表》
三、 《檔案借閱審批表》
四、 《公司密級事項劃分表》
五、 《檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計表》
第5篇 某公司文件和檔案管理制度
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理。
五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實進(jìn)行登記，注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。
八、對于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。
九、本公司的文件及檔案包括：安全生產(chǎn)會議記錄（含紀(jì)要）、安全費(fèi)用提取使用記錄、員工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動防護(hù)用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設(shè)備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺賬（包括安裝、運(yùn)行、維護(hù)等）、有關(guān)強(qiáng)制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴(kuò)建項目“三同時”、風(fēng)險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護(hù)記錄、應(yīng)急演習(xí)信息、技術(shù)圖紙等。
第6篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度格式怎樣的
物業(yè)公司文件檔案管理制度
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1. 公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會文件:董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等3.公司管理制度:公司運(yùn)營、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財務(wù)資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實施計劃等7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報價體系等9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復(fù)、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。
第7篇 公司文件管理制度-6
公司文件管理制度6
第一章總則
第一條為提高行文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)我公司的實際情況,特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括上級函、電、來文、公司上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條全公司各類文件由辦公室統(tǒng)一管理。
第二章收文的管理
第四條公文的簽收。
(1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室秘書均需注意檢查封口和郵票,對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
(2)對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應(yīng)立即報告上級機(jī)要部門,并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管。
(1)辦公室秘書對上級公文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司總經(jīng)理親啟的文件,總經(jīng)理啟封后,也應(yīng)交辦公室秘書辦理正常手續(xù)。
(2)公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交辦公室秘書進(jìn)行登記編號,個人不得私自保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。
(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容及性質(zhì)閱簽后,由辦公室秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司總經(jīng)理閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
(2)一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室秘書直接分轉(zhuǎn)處理,如涉及幾個單位會辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
(3)為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),辦公室秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門,如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
(1)傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密制度,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
(2)閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有公司總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件要求和公司總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
(3)閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失、泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室秘書。
(4)辦公室秘書對文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任。承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理,不得將文件壓放、分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定。
(1)全公司上報、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
(2)各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文,應(yīng)分別向公司辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,則由辦公室分別按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。
(3)對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管范圍的文件,須由集團(tuán)公司董事長批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍。
(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報,均屬發(fā)文的范圍。
(2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項。
①發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件。
②公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、生活福利等工作的決定,發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報其他有關(guān)全公司的重大事項。
(3)公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項。
①對上級機(jī)關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定,同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。
②在公司日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項,應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)部室書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。
③凡各業(yè)務(wù)部室如開專題會議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以用部室名義發(fā)會議紀(jì)要。
④各業(yè)務(wù)部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各部室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規(guī)定。
(1)各單位需要發(fā)文,應(yīng)事先向辦公室提出申請。
(2)辦公室同意發(fā)文時,主辦單位應(yīng)以集團(tuán)公司指示或工作實際需要草擬文件初稿。
(3)草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整,嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。
(4)文稿擬就后,擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁,詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章,標(biāo)定日期和密級。
(5)辦公室應(yīng)根據(jù)公司的要求和上級有關(guān)指示精神,對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿,應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿。
(6)經(jīng)辦公室審查、修改后的文稿,送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))。
(7)對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬稿部門重新纂寫清楚。
(8)需經(jīng)會簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽。
(9)文稿審核、會簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書,統(tǒng)一編號后送打印室打印。
(10)文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對,校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。文件打印后,由辦公室派專人按量印刷,再由辦公室秘書分發(fā)并檢查落實情況。對印刷質(zhì)量不好的文件,辦公室秘書應(yīng)拒絕蓋章分發(fā)。
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需要本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條,對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第十三條辦公室秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、必須及時
查明原因和責(zé)任者,并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。
第十四條各部門應(yīng)定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍。
(1)上級機(jī)關(guān)來文包括上級對公司報告、申請的批復(fù)統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
(2)公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等。
(3)公司總經(jīng)理辦公會以及各種專業(yè)例會記錄。
(4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報發(fā)言材料等。
(5)上級領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報告、指示、記錄,以及公司向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料。
(6)反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作的音像攝制品。
(7)公司日志和大事記。
(8)公司向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。
(9)業(yè)務(wù)部室日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務(wù)部室負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條立卷要求。
(1)文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主頁、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
(2)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
第七章文件的銷毀
第十七條對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件,辦公室應(yīng)定期清理、造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
第8篇 k公司文件打印規(guī)章制度
規(guī)章制度是用人單位根據(jù)國家法律、法規(guī)的規(guī)定,保障勞動者的勞動權(quán)利,督促勞動者履行勞動義務(wù)而制定的。小編為大家搜集了一篇“公司文件打印規(guī)章制度”,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友!
一、董事會和公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后,屬董事會的由董事長簽發(fā),屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā),屬黨內(nèi)的由黨支部書記簽發(fā)。 業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿,分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。 屬于秘密的文件,核稿人應(yīng)該注“秘密”字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報送。
二、已簽發(fā)的文件由核稿人登記,并按不同類別編號后,按文印規(guī)定處理。 文件由擬稿人校對,審核后方能復(fù)印、蓋章。
三、董事會和公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)報送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并報告報送結(jié)果。 秘密文件由專人按核定的范圍報送。
四、經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。
五、外來的文件由辦公室文書負(fù)責(zé)簽收,并于接件當(dāng)日填寫閱辦單,按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門,辦好文件閱辦;屬急件的,應(yīng)在接件后即時報送。
六、文件閱辦部門或個人,對有閱辦要求的文件,應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢,并將辦理情況反饋至辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的,應(yīng)向辦公室說明原因。 文印管理規(guī)定
七、所有文印人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定,不得泄露工作中接觸的公司保密事項。
八、打印正式文件,必須按文件簽發(fā)規(guī)定由總經(jīng)理簽署意見,送信息中心打印。各部門草擬的文件、合同、資料等,由各部門自行打印。打印文件、發(fā)傳真均需逐項登記,以備查驗。
九、文印人員必須按時、按質(zhì)、按量完成各項打字、傳真、復(fù)印任務(wù),不得積壓延誤。工作任務(wù)繁忙時,應(yīng)加班完成。辦理中如遇不清楚的地方,應(yīng)及時與有關(guān)人員校對清楚。
十、文件、傳真等應(yīng)及時發(fā)送給有關(guān)人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的,追究當(dāng)事人的責(zé)任。
十一、嚴(yán)禁擅自為私人打印、復(fù)印材料,違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。 辦公用品 購置領(lǐng)用規(guī)定
十二、公司領(lǐng)導(dǎo)及未實行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核部門所需的辦公用品,由辦公室填寫《資金使用審批表》,報總經(jīng)理審批后購置。實行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核的部門所需購置辦公用品,到辦公室領(lǐng)用,辦理出入庫手續(xù),明確金額。需購置的,由部門負(fù)責(zé)人填寫《資金使用審批表》,報總經(jīng)理審批后由辦公室購置。大額資金的使用,由總經(jīng)理審核并報董事長批準(zhǔn)后辦理。
十三、辦公用品購置后,須持總經(jīng)理審批的《資金使用審批表》和購貨發(fā)票、清單,到辦理出入庫手續(xù)。未辦理出入庫手續(xù)的,財務(wù)部不予報銷。
十四、各部門所用的專用表格等印刷品,由部門自行制定格式,按規(guī)定報總經(jīng)理審批后,由辦公室統(tǒng)一印制。
十五、辦公用品只能用于辦公,不得移作他用或私用。
十六、所有員工要勤儉節(jié)約,杜絕浪費(fèi),努力降低消耗和辦公費(fèi)用。
第9篇 投資公司文件收發(fā)和輪閱管理制度
投資開發(fā)公司文件收發(fā)和輪閱管理制度
一、編制目的
為維護(hù)公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和安全性,維護(hù)公司的利益,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。
三、相關(guān)職責(zé)
1.公司員工必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。
2.綜合辦公室負(fù)責(zé)文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。
四、文件收發(fā)程序
1.凡上級和有關(guān)部門發(fā)、送本公司的文件,均應(yīng)由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)開拆、登記。
2.收到文件要及時拆封,及時分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對需送閱的文件應(yīng)登記后及時送閱。時效性較強(qiáng)的會議通知和文件等,應(yīng)立即交總經(jīng)理閱簽。
3.各類文件送閱前由綜合辦公室負(fù)責(zé)人擬辦,并提出擬辦意見。
4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)及時轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門辦理。如需復(fù)印、打印的文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理。
5.各職能部門需要發(fā)文件,先由各職能部門自行擬稿,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審稿,交辦公室負(fù)責(zé)人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。
6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專門人員應(yīng)及時編好文號,確定印制份數(shù),并逐項將文件標(biāo)題、文號、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時,留二份與底稿一并歸檔。
7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機(jī)密和掛號文件在封發(fā)時需注明,由綜合辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。
五、文件輪閱程序
1.文件輪閱由辦公室專人負(fù)責(zé)。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應(yīng)將文件送回,待后補(bǔ)閱。
2.輪閱時不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意,辦理有關(guān)登記手續(xù),借閱時間一般不超過五天,復(fù)印件應(yīng)妥善保管。
3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應(yīng)及時收集、整理,分類存查,并按規(guī)定立卷歸檔。
六、其他
1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
2.本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。
第10篇 物業(yè)公司文件資料管理制度
1、目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
2、適用范圍
適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3、職責(zé)3.1 各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。
3. 2 綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。
3. 3 辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3. 4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關(guān)文件
《文件控制程序》q/ph-qp-
4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-
4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1 文件的產(chǎn)生
5.1.1 各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對文件進(jìn)行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1 受控文件
a)內(nèi)業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.
5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序]( q/ph-qp-
4.2.3 )。
5.2.2 非受控文件
與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:
a)內(nèi)行文、外行文: 1b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件: 2c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議: 3d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī): 4e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件: 5f)照片、錄像帶:6g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
-.-
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。
并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。
確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5 文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應(yīng)立即追回,同時作好文件的補(bǔ)救工作。
5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還
5.6.1 借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2 借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3 借閱的文件、資料歸還時,辦公室應(yīng)對文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
5.6.4 機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定
a)a級機(jī)密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結(jié)及公司章程、董事會決議,公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
b)b級機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
c)c級機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機(jī)密和c級機(jī)密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按
5.5.1 、
5.5.2和
5.5.3條款執(zhí)行。
5.7 文件的復(fù)制、破損和丟失
5.7.1 未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。
5.7.2 文件使用人應(yīng)對文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時,應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。
補(bǔ)發(fā)新文件時應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8 文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應(yīng)及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9 文件的作廢與銷毀
5.9.1 內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2 在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。
文件銷毀處理時需兩個人進(jìn)行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4 辦公室對于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格
序號
名稱
編號
存放地點(diǎn)
存放時間
1
[印制文件登記表]
qr―wd01―02―01
辦公室
一年2
[存檔備案資料目錄]
qr―wd01―02―02
辦公室
長期
3.[文件分發(fā)登記表]
qr―wd01―02―03
辦公室
一年
4
[文件、資料借閱登記表]
qr―wd01―02―04
辦公室
一年
5[文件復(fù)印登記表]
qr―wd01―02―05
辦公室
一年
6
[文件補(bǔ)發(fā)申請表]
qr―wd01―02―06
辦公室
一年
7
[作廢、銷毀文件登記表]
qr―wd01―02―07
辦公室
一年
日期: 日期: 日期:
第11篇 物業(yè)公司文件資料管理制度作業(yè)指導(dǎo)書
物業(yè)公司作業(yè)指導(dǎo)書--文件、資料管理制度1目的規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
2適用范圍適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3職責(zé)3.1各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。
3. 2綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。
3. 3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3. 4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4相關(guān)文件《文件控制程序》q/ph-qp-
4.2.3 《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-
4.2.4 5工作程序和管理辦法
5.1文件的產(chǎn)生
5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對文件進(jìn)行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1 受控文件a)內(nèi)業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.
5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-
4.2.3 )。
5.2.2 非受控文件與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:a)內(nèi)行文、外行文:1b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5f)照片、錄像帶:6g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號-.-文件盒編號同號柜序列號文件柜編號文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。
并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。
確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應(yīng)立即追回,同時作好文件的補(bǔ)救工作。
5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還
5.6.1 借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2 借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3 借閱的文件、資料歸還時,辦公室應(yīng)對文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
5.6.4 機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定a)a級機(jī)密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結(jié)及公司章程、董事會決議,公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
b)b級機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
c)c級機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機(jī)密和c級機(jī)密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按
5.5.1、
5.5.2和
5.5.3條款執(zhí)行。
5.7文件的復(fù)制、破損和丟失
5.7.1 未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。
5.7.2 文件使用人應(yīng)對文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時,應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。
補(bǔ)發(fā)新文件時應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8文件、資料的更新文件增加條款和更新時應(yīng)及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀
5.9.1 內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2 在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。
文件銷毀處理時需兩個人進(jìn)行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4 辦公室對于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6使用的記錄表格序號名稱編號存放地點(diǎn)存放時間1[印制文件登記表]qr-wd01-02-01辦公室一年2[存檔備案資料目錄]qr-wd01-02-02辦公室長期3[文件分發(fā)登記表]qr-wd01-02-03辦公室一年4[文件、資料借閱登記表]qr-wd01-02-04辦公室一年5[文件復(fù)印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年6[文件補(bǔ)發(fā)申請表]qr-wd01-02-06辦公室一年7[作廢、銷毀文件登記表]qr-wd01-02-07辦公室一年起草人:審核人:審批人:日期:日期:日
第12篇 關(guān)于公司文件及規(guī)章制度的管理規(guī)定
公司文件及規(guī)章制度是企業(yè)保證正常生產(chǎn)工作秩序的基本法則，是廣大員工共同遵守的行為規(guī)范。為了加強(qiáng)公司文件及規(guī)章制度的嚴(yán)肅性，克服隨意性，真正發(fā)揮公司各項管理制度應(yīng)有的作用，制定本規(guī)定。
一、公司的重要管理事項和重復(fù)出現(xiàn)的生產(chǎn)、經(jīng)營、行政等管理活動，經(jīng)公司研究，總經(jīng)理簽批后以公司文件的形式發(fā)放。各條線的專項管理制度，由相關(guān)條線負(fù)責(zé)起草，綜合性管理制度由綜合管理辦公室負(fù)責(zé)起草，統(tǒng)一由總經(jīng)理簽批。
二、公司內(nèi)部制定的規(guī)章制度，要符合和體現(xiàn)公司的有關(guān)規(guī)定精神，統(tǒng)一到綜合管理辦公室審查備案，確保規(guī)定與公司的相關(guān)規(guī)定不相違背。
三、公司的文件、規(guī)章制度及有關(guān)綜合管理工作計劃，統(tǒng)一由綜合管理辦公室管理，技術(shù)、財務(wù)專業(yè)性文件由技術(shù)、財務(wù)部門編制審批發(fā)放，并做到監(jiān)督執(zhí)行和考核。對文件、規(guī)章制度的發(fā)放和廢止，要做好登記記錄。
四、要加強(qiáng)公司文件及規(guī)章制度的執(zhí)行力度。文件及管理制度一旦發(fā)放，就嚴(yán)格執(zhí)行，在執(zhí)行中存在的問題及時修正，堅決杜絕有章不循的現(xiàn)象存在。
五、各部門要增強(qiáng)制度的嚴(yán)肅性，各級領(lǐng)導(dǎo)帶頭、認(rèn)真組織學(xué)習(xí)制度內(nèi)容，加強(qiáng)組織觀念、制度觀念、法制觀念，逐步走上以法治廠的軌道。
第13篇 物業(yè)公司文件、資料管理制度作業(yè)指導(dǎo)書
物業(yè)公司作業(yè)指導(dǎo)書--文件、資料管理制度
1目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
2適用范圍
適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3職責(zé)
3.1各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4相關(guān)文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5工作程序和管理辦法
5.1文件的產(chǎn)生
5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對文件進(jìn)行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1受控文件
a)內(nèi)業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:
a)內(nèi)行文、外行文:1
b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2
c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3
d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4
e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
_-_._-__
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計和
檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應(yīng)立即追回,同時作好文件的補(bǔ)救工作。
5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應(yīng)對文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
5.6.4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定
a)a級機(jī)密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結(jié)及公司章程、董事會決議,公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
b)b級機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
c)c級機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機(jī)密和c級機(jī)密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7文件的復(fù)制、破損和丟失
5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。
5.7.2文件使用人應(yīng)對文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時,應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應(yīng)及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀
5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文
件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進(jìn)行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6使用的記錄表格
序號名稱編號存放地點(diǎn)存放時間
1[印制文件登記表]qr-wd01-02-01辦公室一年
2[存檔備案資料目錄]qr-wd01-02-02辦公室長期
3[文件分發(fā)登記表]qr-wd01-02-03辦公室一年
4[文件、資料借閱登記表]qr-wd01-02-04辦公室一年
5[文件復(fù)印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年
6[文件補(bǔ)發(fā)申請表]qr-wd01-02-06辦公室一年
7[作廢、銷毀文件登記表]qr-wd01-02-07辦公室一年
起草人:審核人:審批人:
第14篇 _建筑公司文件管理制度（2）
建筑公司文件管理制度
1.目的
對與公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系要求有關(guān)的文件進(jìn)行控制,確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別,并在使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件。
2.適用范圍
適用于公司與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系有效運(yùn)行有關(guān)的文件的控制。
3.相關(guān)文件
3.1《記錄控制管理程序》
4.定義
5.責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)
5.1責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)
本制度的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)是總工程師,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本制度實施的監(jiān)督指導(dǎo)。
5.2本制度的責(zé)任部門是辦公室,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本制度實施的監(jiān)督檢查,建立受控文件總清單。
5.3相關(guān)部門
本制度的相關(guān)部門是公司各職能部門,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本部門文件的使用和管理;建立本部門受控文件清單;負(fù)責(zé)規(guī)定的文件的編制、發(fā)放管理。
5.4執(zhí)行層
本制度的執(zhí)行層是項目部,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本項目部文件的使用和管理,建立本部門受控文件清單;負(fù)責(zé)規(guī)定的文件的編制。
6.工作程序
6.1質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系中使用的文件類型:
6.1.1第一類型:質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理手冊:向組織內(nèi)部和外部提供關(guān)于綜合管理體系的一致信息的文件。
6.1.2第二類型:質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理目標(biāo)指標(biāo)、管理方案等:表述綜合管理體系的目標(biāo)指標(biāo)和如何實現(xiàn)和應(yīng)用于特定產(chǎn)品、項目或合同的文件。
6.1.3第三類型:規(guī)范:闡明要求的文件。
6.1.4第四類型:指南性文件:這類文件闡明推薦的方法或建議。
6.1.5第五類型:形成文件的程序、作業(yè)指導(dǎo)書和圖樣:這類文件提供如何一致地完成活動和過程的信息。
6.1.6第六類型:管理記錄:這類文件為完成的活動或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)。
6.2文件的編號
6.2.1綜合手冊的編號
md/sc -2010
批準(zhǔn)年號
手冊
明大公司代號
6.2.2綜合管理體系程序文件編號
md/c_-__-2010
批準(zhǔn)年號
程序編號
程序文件
明大公司代號
6.2.3各部門/項目部產(chǎn)生的文件(如:指導(dǎo)書、指南、規(guī)章制度等)
md/ gl(gy)-__-____
批準(zhǔn)年號
順序號
工藝技術(shù)文件代號
管理文件代號
明大公司代號
6.2.4記錄編號
見《記錄控制管理程序》
6.2.5部門簡稱
工程部(工)、經(jīng)營經(jīng)營預(yù)算部(經(jīng))、辦公室(辦)。
6.2文件的受控狀態(tài)
6.2.1文件分為受控與非受控兩種,受控文件加蓋唯一分發(fā)號進(jìn)行標(biāo)識并標(biāo)明其版序號。如:a/0版、b/0版等。
6.2.2所有受控文件應(yīng)分類編制受控文件清單,并對受控文件實施動態(tài)管理,及時獲得本行業(yè)最新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,以及本單位編制或更新的文件,并有效控制作廢文件,以確保文件現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別。
6.4文件和資料的編制和審批
6.4.1綜合管理手冊由辦公室組織編制,管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
6.4.2綜合管理體系程序文件由辦公室組織各部門按章節(jié)內(nèi)容分別編制,組織會審后,由主管副經(jīng)理審核,管理者代表審批。
6.4.3其它需編制的文件由各需要部門/項目部編制,根據(jù)文件性質(zhì)由公司各業(yè)務(wù)主管部門審批(其它文件有特殊規(guī)定審批權(quán)限者,執(zhí)行相應(yīng)文件)。
6.4.4對于外來文件的適用性,應(yīng)由各業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。
6.5文件的發(fā)放
6.5.1對綜合管理體系要求的文件在發(fā)布前應(yīng)由規(guī)定的人員對文件的充分性和適宜性進(jìn)行審批,審批后方可進(jìn)行發(fā)放。
6.5.2文件經(jīng)審批后,由編制部門根據(jù)審批發(fā)放范圍填寫《文件發(fā)放登記表》,保證文件發(fā)至所需要的各個場所,確保在使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件。
6.5.3當(dāng)對原文件有新的需求時,可填寫《文件復(fù)制(領(lǐng)用)申請表》,經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)用文件或復(fù)印件。
6.6文件的更改
在綜合管理體系活動中必要時對文件重新進(jìn)行評審與更新,對更新文件再次批準(zhǔn)。
6.6.1當(dāng)文件的內(nèi)容、形式需要更改時,由申請人填寫《文件更改申請表》,由原文件審批人簽發(fā),當(dāng)原審批人不在職時,由現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)審批,但必須獲得原審批文件的前景資料。
6.6.2文件更改審批后,應(yīng)通知使用有效文件的各場所,按審批內(nèi)容更改,保持文件的有效狀態(tài)。
6.6.2當(dāng)文件經(jīng)過多次修改或發(fā)生大幅度變動時,由原編制部門提出申請,換版發(fā)行,同時收回所有舊版文件,以防誤用。
6.6.4對于作廢的文件,由原編制部門回收并記錄,辦理銷毀手續(xù)進(jìn)行銷毀。出于積累知識或其它正當(dāng)理由而保留的作廢文件,必須加蓋作廢標(biāo)識,由原編制部門登記。
6.7應(yīng)確保文件保持清晰,不得任意涂改、亂寫亂畫,并易于識別文件的有效性。
6.8外來文件包括政府頒布的外部標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)以及顧客圖紙等,為確保外來文件得到識別,應(yīng)按照文件控制要求進(jìn)行受控和發(fā)放。
第15篇 公司文件管理制度
公司文件管理制度范本(5)
1目的
為了加強(qiáng)對文件的控制,樹立文件的嚴(yán)肅性,特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司管理體系文件(含管理類文件、技術(shù)類文件、圖紙資料、記錄表式)的控制。
3職責(zé)
3.1公司辦負(fù)責(zé)本制度的監(jiān)督執(zhí)行。
3.2各文件使用部門負(fù)責(zé)按本制度要求對所使用的文件進(jìn)行管理。
3.3文件領(lǐng)取人負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行妥善保管。
3.4公司辦文件管理員負(fù)責(zé)管理體系電子文件的管理。
4管理體系文件管理
4.1本制度是依據(jù)《文件控制程序》制訂的,是《文件控制程序》的進(jìn)一步細(xì)化。
4.2文件編寫
4.2.1文件編號、編制、審批規(guī)定按《文件控制程序》執(zhí)行。
4.2.2文件格式
4.2.2.1頁邊距規(guī)定:上2.2cm,下2.2cm,左3cm,右2.2cm。
4.2.2.2頁眉、頁腳規(guī)定:頁眉1.6cm,頁腳1.6cm。
4.2.2.3標(biāo)題規(guī)定:標(biāo)題為三號字,字體為黑體。
4.2.2.4正文規(guī)定:正文為小四號、宋體字,正文條款號及一級條款內(nèi)容為黑體,條款號與其后內(nèi)容之間空兩格,正文行間距為22磅,同時一級條款段前0.5行、段后0.5行;如最后一頁內(nèi)容較少,可適當(dāng)縮小行間距,以減少一頁;文字居左對齊;無條款號的段落段前空兩格。
4.2.2.5頁碼規(guī)定:頁碼為五號字,居中。
4.2.2.6文件編號及版次格式:文件編號為五號黑體字。
4.2.2.7內(nèi)容格式及要求
a)一般情況文件分為6個一級條款,“1目的”描述本文件的目的,“2適用范圍”描述本文件適用的控制范圍,“3職責(zé)”描述本文件中各相關(guān)部門各自承擔(dān)的職責(zé),“4管理內(nèi)容”描述文件控制的要求,標(biāo)題“管理內(nèi)容”可根據(jù)文件主題更改為其他標(biāo)題,“5相關(guān)文件”列出本文件編制過程中引用的文件名稱,“6記錄”列出本文件所涉及的記錄表式。一級條款數(shù)量可根據(jù)文件內(nèi)容具體情況確定。
b)二級條款,如一級條款有若干下一層次內(nèi)容,應(yīng)采用二級條款,如:4.2、4.3、…;
c)三級條款,如二級條款有若干下一層次內(nèi)容,應(yīng)采用三級條款,如:4.2.1、4.2.2、…;
d)四級條款,如三級條款有若干下一層次內(nèi)容,應(yīng)采用四級條款,如:4.2.2.1、4.2.2.2、…,也可以a)、b)、…、表示;條款號最多為四位。
e)文件頭(含標(biāo)題、文件編號)可采用程序文件格式,也可采用本文件格式,采用本文件格式時,文件應(yīng)有“編制、校對、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布日期、實施日期”。
4.2.3文件封面的要求
a)文件可采用封面,也可不采用,如采用封面文件封面應(yīng)統(tǒng)一;
b)文件封面應(yīng)有文件名稱、文件編號、編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布日期、實施日期等信息;
c)文件封面應(yīng)有受控狀態(tài)標(biāo)識,發(fā)放時應(yīng)有發(fā)放編號;
d)文件封面應(yīng)有公司辦統(tǒng)一編制。
4.2.4文件類型
所有編寫的文件(含記錄表式)應(yīng)采用“word”或“e_cel”類型。
4.2.5各部門在編寫文件時,文件格式應(yīng)符合要求,文件審核人在審核時,應(yīng)對文件格式進(jìn)行審查。
4.3文件發(fā)放
4.3.1所有文件由公司辦統(tǒng)一發(fā)放,發(fā)放管理應(yīng)符合《文件控制程序》要求。
4.3.2發(fā)放前,由公司辦確定文件發(fā)放范圍,經(jīng)管理者代表確認(rèn)后,實施發(fā)放。
4.3.3文件下發(fā)時,應(yīng)收回作廢文件,作廢文件管理按4.9條款執(zhí)行。
4.3.4《管理手冊》、《程序文件》發(fā)放至部門級,相關(guān)作業(yè)文件發(fā)放至作業(yè)現(xiàn)場,發(fā)放時應(yīng)在文件封面加蓋“受控”章、注明發(fā)放編號、標(biāo)明使用部門,如文件無封面,則在文件首頁上加蓋“受控”章、注明發(fā)放編號、標(biāo)明使用部門。
4.4現(xiàn)場文件管理
4.4.1現(xiàn)場使用的管理體系文件必須是現(xiàn)行有效版本,不得使用無效版本文件,以下情況之一可視為無效版本文件:
a)無批準(zhǔn);
b)無文件編號;
c)無受控狀態(tài);
d)無實施日期。
4.4.2文件領(lǐng)取人不得在非工作時間持有文件,不得將文件帶出公司外,不得復(fù)印。
4.4.3文件領(lǐng)取人應(yīng)妥善保管領(lǐng)用文件,因保管不善導(dǎo)致文件丟失,其責(zé)任由文件領(lǐng)取人負(fù)責(zé)。
4.4.4公司所有下發(fā)的文件,應(yīng)保持清晰,不得亂涂亂畫。
4.5文件評審
4.5.1文件在執(zhí)行過程中或新文件發(fā)布前,如需進(jìn)行評審,由公司辦組織相關(guān)部門、確定組織評審人員對文件進(jìn)行評審。
4.5.2文件評審過程中,評審人員對評審后文件的充分性和適宜性負(fù)責(zé),評審后應(yīng)對所評審文件存在的主要問題及隨后應(yīng)采取的措施進(jìn)行記錄。
4.5.3評審時,由原文件編制部門記錄評審意見,并執(zhí)行評審意見的更改。
4.6文件更改
4.6.1本公司文件采取換頁或換版方式更改。
4.6.2文件在執(zhí)行過程中,如需更改,應(yīng)明確更改的文件名稱、編號、更改的條款及更改后條款內(nèi)容。
4.6.3更改應(yīng)詳細(xì)說明更改理由,涉及工藝更改的,應(yīng)有更改后工藝驗證的記錄。
